Ressursstyring er prosessen som brukes av ressursforvaltere eller bedrifter for å administrere ressursene sine for å oppnå organisasjons- eller prosjektmål. Ressurser kan være mennesker, tid, enheter og økonomi.
Med riktig ressursstyring kan du effektivt administrere ressursene og levere prosjektet med reduserte kostnader og innenfor budsjett.
Ressursstyringsverktøyet kan bidra til å allokere riktige ressurser til riktig oppgave eller prosjekt for å få jobben gjort innenfor budsjett og tid, og uten store problemer eller eskalering i prosjektet.
Bildekreditt: wikimedia.org
Innholdsfortegnelse
Hva er viktigheten av ressursstyring?
I ressursforvaltning er et av de viktigste kriteriene for ressursoverholdelse riktig allokering av ressurser. Når ansatte blir over- eller underutnyttet, forårsaker det en enorm utbrenthet, som kan føre til en høy avgang.
Ved å integrere prosesser og teknologi i automatisering, kan ressursstyring utformes effektivt og effektivt. Hvis det gjøres riktig, kan ledere ideelt sett disponere mennesker og ressurser på et budsjett. I følge a studere av PMI Pulse, Dårlig ressursstyring kan miste opptil 11,4 % av selskapets ressurser.
Under denne globale pandemien driver Covid og arbeid hjemmefra bedrifter til å ta i bruk ressursstyringsverktøy for å administrere ressurser og gjennomføre prosjekter innenfor omfang og tidslinjer.
Kort sagt er ressursplanlegging et av de essensielle kriteriene som må oppfylles for å oppfylle forpliktelser under prosjektleveransen. Det hjelper med prosjektplanlegging, gir synlighet av nødvendige ressurser og ferdigheter, hjelper til med å flytte ressurser etter utnyttelse og kapasitet, og tillater prioritering av aktiviteter for å overholde prosjekttidsfrister.
Hvordan gjøres ressursforvaltningen?
På grunn av teknologiske fremskritt har tidligere ressursstyringsmetoder blitt faset ut eller er i det minste foretrukket i dagens scenario.
Tradisjonelle kalendere, Excel-regneark, Microsoft Access, Word-dokumenter ble brukt til å administrere, tildele og planlegge ressurser tidligere.
Bildekreditt: quickscrum.com
Tradisjonelle eller manuelle metoder for ressursstyring vil være tidkrevende og vil kanskje ikke gi forventede resultater, spesielt når det gjelder styring av flere prosjekter og team på forskjellige steder og WFH-kulturen (arbeid hjemmefra).
Dagens ressursstyringsverktøy gir bedre synlighet av prosjektene eller oppgavene de jobber med, deres tilgjengelighet og tidsplaner. Dens sanntidstilkoblingsmekanisme lar ledere, ansatte og interessenter holde seg oppdatert og få en klar ide om pågående prosjekter og prosjekter i pipelinen som hjelper til med å ta informerte beslutninger og sette milepæler.
Noen av fordelene med ressursstyringsverktøy er listet opp nedenfor:
- Sett forventninger og følg for å lukke
- Øk fleksibiliteten i å administrere eksterne team
- Enkelt å planlegge og planlegge handlinger med korte møter
- Sanntidssporing av ansattes arbeidsstatus
- Tilgjengelighet og tilkobling av team og leder i henhold til deres behov oppstår
- Mikrostyring kan elimineres, noe som fører til generell tilfredshet
Hvorfor små og mellomstore bedrifter (SMB) må ta i bruk ressursstyringsprogramvare (RMS)
Ressurser er en ressurs for enhver organisasjon, uavhengig av størrelse. Hvis ressursene er allokert riktig, bør det ikke være noen eskalering, forstyrrelser, sammenbrudd og viktigst av alt, tap av inntekter. RMS og andre CRM-verktøy vil hjelpe bedrifter med å nå sine forretningsmål og holde seg konkurransedyktige i dagens konkurranseutsatte marked.
Først og fremst er kostnader, dyktighet og mangel på synlighet i implementeringen faktorene som gjør at SMB-er bruker RMS for å administrere forretningsdriften. Med introduksjonen av SaaS (Software-as-a-Service) basert RMS og brukervennlige og enkle plattformer, har scenariet endret seg i dag.
Den nye gjennomførbarheten av abonnementsbasert prissetting av RMS oppfordrer også SMBer til å implementere RMS for forretningseffektivitet.
RMS hjelper små og mellomstore bedrifter med å planlegge ressurser og tildele oppgaver riktig, øke åpenheten, muliggjøre automatisering, opprettholde digital transformasjon, være konkurransedyktig, forbedre arbeidsflyten, løse ressursallokeringsproblemer, redusere kompleksiteten til flere prosjekter, enkeltpunkt for ansvarlighet, høy kontroll, etc.
I avsnittet nedenfor vil vi se noen av bransjens beste programvare for ressursstyring som er fordelaktig for små og mellomstore bedrifter.
Teamdeck
Teamdeck er en mye brukt alt-i-ett RMS. Selskapet hevder at ressursstyringsapplikasjonene deres brukes av team fra Nord-Amerika, Sør-Amerika, Europa, Australia, Midt- og Fjernøsten og Afrika.
Verktøyet inkluderer alle tilgangsalternativene som trengs for å administrere ressurser som planlegging, planlegging, tidtaking, ferieadministrasjon og mer. Den enkle kalendervisningen lar deg utføre de viktige oppgavene med å spore ikke-allokerte ressurser, tilordne aktiviteter til dem og overvåke tidsplanen deres.
Ut fra inntekt eller fakturering kan ledere beregne KPIer (Key Performance Indicators) og ROI (Return on Investment), og deres adaptive rapporter hjelper til med å bestemme teamforpliktelsen.
Programvaredashbordet hjelper til med å forutsi fremtidige prosjektkrav basert på prosjekter i pipelinen.
Funksjoner
- Utvidet rapportering som budsjett- eller lønnsrapporter
- Riktig ressursstyring, inkludert timebasert oppfølging og teamferier.
- Håndtering av ressurspermisjoner, inkludert godkjenning/avslag, helligdager, ressursfravær og årsaker.
- Kontroller ressursutnyttelsen ved å overvåke bruken på tvers av ulike prosjekter
I et nøtteskall kan hele teamarbeidet planlegges og kontrolleres med denne programvaren, og datadrevne beslutninger kan tas basert på avanserte rapporteringsstrukturer. Den er basert på et programvareabonnement og den billigste i denne kategorien, med start på $0,9 per måned, men til denne prisen gis ikke tilgang til mobil- og Teamdeck-appen.
Wrike
Wrike programvare er en del av det verdenskjente virtualiserings- og skyselskapet Citrix. Den har omfattende funksjonalitet, som sikrer at ressurser og teamledere forblir strukturert gjennom hele prosjektets livssyklus.
Programvaren lager visuelle prosjekter gjennom Kanban-tavler og Gantt-diagrammer og fungerer sammen i et spredt miljø og flere prosjekter.
Dashbordet deler arbeidet inn i tre seksjoner: Oppgaver, Prosjekter og Mapper. Mapper er en hierarkisk struktur for organisering av oppgaver i prosjekter. Hvert prosjekt har i oppgave et spesifikt rammeverk. Prosjektlederen kan allokere de spesielle oppgavene til individuelle ressurser med data og forfallsdatoer.
Programvaren har innebygde maler som hjelper til med å maksimere ressurs- og prosjektproduktiviteten på flere måter, inkludert å lage produktveikart, synlighet av innkommende prosjekter, effektive kommunikasjonsplaner, dele opp komplekse prosjekter i faser som er enkle å implementere, etc.
Funksjoner
- Prosjektautomatisering og risikoestimering
- Gir 360-graders synlighet av sluttaktiviteter
- Skreddersydde verktøy for alle lag og alle bransjer
- Kraftige verktøy som talekommandoer og smarte svar
Wrike-plattformen tillater 400+ integrasjoner som Salesforce, ulike CRM-verktøy, Slack, Microsoft Teams og mange andre som ikke vil stoppe eller hindre vellykket implementering av forpliktelser. Programvaren er abonnementsbasert, og prisen starter på $ 9,8 bruker/måned. Den har også en 14 dagers prøveperiode.
dette bør gå til #3
Smartsheet
Smartsheet gjør deg til en proff på ressursstyring med et fugleperspektiv av organisasjonens rutineaktiviteter.
Den kraftige tidsregistreringen gjør det mulig å spore til minuttnivå for å få mest mulig ut av arbeidsstyrken din. Personer-delen tillater rollebasert tilgang og kan hjelpe deg med å administrere fulltidsansatte og kontraktører.
Dessuten kan du sjekke hver prosjektoversikt og ha tallene som indikerer eventuell under- eller overutnyttelse av ressursene.
I tillegg støtter Smartsheet 100 angre-redo-planleggingsoperasjoner i en aktiv nettleserøkt.
Med sine prosjektmaler kan man oppdatere eller importere flere prosjekter samtidig.
Til syvende og sist gjør tids-, utgifts-, budsjett- og bruksrapportene det enkelt å analysere den generelle ytelsen og forbedre for fremtidige prosjekter deretter.
Til slutt har du alt og mer å oppleve førstehånds med en 14-dagers gratis prøveperiode uten kredittkort.
Prognose
Prognose plattformen er en prisvinnende programvare. Den har vunnet mange titler fra verdens ledende G2-evalueringsplattform for beste prosjektledelse, ressursstyring, oppgavestyring og mange andre.
Det er en komplett prosjektledelsesprogramvare som bidrar til å sikre den endelige gjennomføringen av aktiviteter og absorpsjon av kapasiteten til alle ressurser. De andre modulene som prosjektledelse, teamsamarbeid, tidsstyring, forretningsintelligens og AI-arbeidsautomatisering kan enkelt integreres med ressursadministrasjonsplattformen.
Noe av dets unike er at det er en av de raskeste live-programvarene som hjelper team fra SMB med å implementere den raskere og begynne å levere. Den har en høyere brukeradopsjonsrate enn noen annen programvare i denne kategorien.
Funksjoner
- Raskere tidssporing av ressurser basert på forslag til kunstig intelligens
- Gir en sanntidsvisning av utnyttelsen og kapasiteten til alle ressursene
- Juster arbeidsmengden for å unngå problemer
- Beregner automatisk ressursbruk for bedre å forstå tiden brukt på bruk.
Prognoseprogramvare hjelper ressurs- eller prosjektledere med å planlegge og justere aktiviteter for å adressere flaskehalser og sette standarder for å overholde tidsfrister. Prisen starter på $29/sete/måned for minimum 10 seter. Denne programvaren er tilgjengelig for en 14-dagers prøveversjon.
Activecollab
Activecollab er en annen brukervennlig programvare som håndterer alle faser av prosjektledelse, inkludert arbeidsledelse, teamsamarbeid, tids- og ressursstyring, kundeadministrasjon og lønnsomhet.
Ledere eller direktører kan bruke denne programvaren til å planlegge prosjektaktiviteter og administrere ressurser fra begynnelse til ferdigstillelse.
Det er et enkelt miljø for å bygge effektiv kommunikasjon og samarbeid med teamet ditt, andre ledere og kunder. Det er gratis for små prosjekter med en grense på 3 brukere.
Funksjoner
- Automatisert oppgaveplanlegging
- Importer prosjekter fra andre apper og integrering Zapier, Slack, Webhooks
- Oppgaveliste og Kanban-visning
- Integrasjon av skylagring
En enkel plattform for å vurdere prosjektstatus, tid brukt på ressurser og forretningslønnsomhet som bidrar til å sikre at forpliktelser er innenfor budsjett. Prisen starter på $7,5 for tre brukere. Du kan teste denne programvaren gratis i 14 dager før du bruker den i arbeidsmiljøet ditt.
Flyte
Flyte ble eksplisitt utviklet for ressursstyring, planlegging og kapasitetsplanlegging. Det hjelper med å opprette og tildele oppgaver på sekunder, legge til prosjektfaser og tidsfrister, tildele ressurser og administrere teamkapasitet.
Ifølge selskapet brukes det i ulike bransjer, inkludert byråer, konsulentfirmaer, arkitektfirmaer, IT-firmaer og andre.
Plattformen muliggjør integrering av eksisterende bedriftsarbeidsflyter for prosjektledelse, planlegging, slake oppdateringer og mer. Bortsett fra visualisering av ressurskapasitet og prosjektrapporter, kan denne programvaren også håndtere komplekse prosjektkrav.
Funksjoner
- Denne plattformen gir ressursprognoser som viser prosjektestimater kontra faktiske.
- En forhåndsutfylt innebygd timeliste hjelper ressursene med å få jobben gjort på en enkel måte.
- Fleksibilitet i ressursplanlegging for ledere og til å logge tid til ressurser fra hvor som helst
- Personopplysningsbeskyttelse støttet av GDPR og SOC2-overholdelse
Float er en av de mest populære ressursstyringsplattformene i denne kategorien. Enkel å bruke og enkel å implementere, fra $6 per måned. Det er også en 30 dagers prøveperiode.
Saviom
Saviom er en avansert ressursadministrasjonsprogramvare med tilpassede konfigurasjonsalternativer som kan justeres i henhold til prosjektkrav. Programvaren sies å bidra til å redusere ressurskostnadene med 10 til 30 % og øke ressursutnyttelsen med 10 til 20 %.
En av dens unike er at plattformen forutsier full åpenhet om ressurser, inkludert krav, ubetalte ressurser, over- og underutnyttelse, kapasitetsplanlegging ved bruk av sanntids multidimensjonal analyse.
Det er en omfattende ressursstyringsplattform som hjelper SMBer å forutsi ressursbehov på forhånd basert på tilbuds- og etterspørselsanalyse.
Programvaren hjelper deg raskt å identifisere og tildele de riktige ressursene i tide, basert på muligheter, lokasjoner, interesseområder osv.
Funksjoner
- Forstå prosjektøkonomi som kostnader, inntekter, fortjenestemarginer,
- Optimaliser ufakturerte ressurser for å forbedre ressursutnyttelsen
- Det hjelper med å identifisere gap mellom ressursmatrise-lignende faktisk og prognose
- Intelligent virksomhetsdashbord for analyse og rapportering
Hvis du ser etter ende-til-ende ressursstyringsprogramvare for engineering, regnskap, IT, konstruksjon, rådgivning, er Saviom ditt beste valg. Det hjelper med ressursplanlegging, kapasitetsplanlegging, rapportering og analyse, samt integrasjon med andre arbeidsflytplattformer. Priser er tilgjengelig på forespørsel for et tilbud.
Prosess
Prosess er programvare for arbeid og ressursstyring. Det er en brukervennlig programvare for å lage flere arbeidsflyter, tilordne forskjellige ressurser og spore fremgang.
En av nøklene til arbeidsflytstyring er dokumentorganisering, og denne programvaren gir et enkelt grensesnitt for å lage, organisere og dele dokumenter på tvers av team.
Dra-og-slipp-grensesnittet lar ledere opprette og tildele oppgaver til team på få minutter og spore fremgang og motta varsler via dashboards. Noe av dets unike er at du kan lage oppgaver basert på betingelser som er oppfylt, for eksempel: hvis / da.
Funksjoner
- Oppretting av arbeidsflyt basert på godkjenningsmatrise, enten enkelt- eller flertrinns
- Evne til å integrere mer enn 1000 applikasjoner
- Planlegg og tilordne arbeidsflyter automatisk og oppdater de andre appene dine
- Integrerte skjemaer for automatisk datainnsamling fra andre apper
Det er en komplett programvare for teamsamarbeid og arbeidsflytadministrasjon med flere funksjoner som oppgaveautomatisering, innebygde planlagte arbeidsflyter og andre automatiseringsmoduler som gjør det enkelt å opprette, tildele og spore arbeidsflyter og ressurser. Programvaren kan brukes gratis i 14 dager med kostnader fra USD 25 per måned/bruker.
Instagantt
Instagantt er en Gantt-kartplattform for prosjektledelse. Gantt-diagrammet er en stolpediagrammetode som kan brukes til å planlegge, planlegge og spore prosjekter av alle størrelser.
Bortsett fra å være en søylediagramplattform, har den også forskjellige innebygde funksjoner for å hjelpe med å administrere oppgaver, team og budsjetter og gjøre prosjekter til en suksess.
Det er en komplett prosjektledelsesprogramvare som hjelper til med å planlegge prosjekttidsfrister, etablere avhengigheter og grunnlinjer, allokere ressurser og utføre teamarbeid.
Arbeidsbelastningsfunksjonen sikrer at ressursen ikke blir overbelastet eller underbrukt, noe som skaper et balansert team og arbeidsmengde.
Funksjoner
- Raskere Gantt-diagrammer med intuitiv plattform
- Interaktivt dashbord for å visualisere tidsfrister, fremdrift og ressurser for hvert prosjekt
- Enkel Asana-prosjektintegrasjon
Hvis du ser etter en prisvinnende ressurs- og prosjektstyringsprogramvare basert på Gantt-kartplattformen, er denne programvaren nok. Denne avanserte Gantt-kartløsningen er tilgjengelig til rimelige priser, fra $5/måned. Du kan til og med prøve prøveversjonen 7 dager før du kjøper.
Mavenlink
Mavenlink er en prisvinnende programvare for dynamisk ressursoptimalisering. Det ble kåret til 1. for ressursstyring, prosjektledelse og arbeidsledelse av G2 Grids i 2021.
Den brukes til å distribuere team i sanntid basert på forretningsscenarier med ulike behov. Programvaren lar deg se innvirkningen på produktivitet og fortjeneste når justeringer gjøres på ressursnivå.
Den har en egenart med prognoseressurser som trengs for kommende prosjekter. Det bidrar også til å analysere kravene og lønnsomheten til pågående prosjekter.
Denne programvaren har alt du trenger for å administrere ressurser i sanntid og møte stadig økende forventninger.
Funksjoner
- Designet for å demonstrere kontinuerlig forbedring med sanntidsrespons
- Definere områder for bærekraftig utvikling
- Bidra til å balansere ressurskompetanse basert på prosjektetterspørsel
- Vurderer flere planer samtidig
Mavenlink har vunnet en rekke priser. Det er ikke bare en avansert programvare for ressursstyring, men gir også en plattform for omfattende prosjekt- og oppgavestyring med prognoser for fremtidige ressursbehov. Priser er tilgjengelige når du ber om et tilbud.
Hubplanner
Hubplanner tilbyr en komplett løsning med flere nøkkelfunksjoner, som ressursstyring, oppgaveplanlegging, tidtaking og prosjektplanlegging i ett dashbord, som er enkelt å implementere og bruke.
Det enkle dashbordet gir fullstendig åpenhet om hele teamets tidsplan på tvers av prosjekter og arrangementer. Rapporteringsstrukturen er utviklet med tanke på design på bedriftsnivå, som gir omfattende indikatorer for å spore bruk.
Den har en egen planleggingsmodul for planlegging som kan integreres i ressursstyring. Dets unike er at lederen kan planlegge prosjektbudsjettet, mate faktureringssatser og beregne prosjektutgifter.
Funksjoner
- Enkel dra-og-slipp-plan for prosjektteam
- Den kan overvåke implementeringen av individuelle ressurser eller prosjekter
- Den kan vise sanntidsanalyse av alle prosjektene og ressursene dine
- Ressurspermisjoner og ferie, arbeidsflyt for forespørsel og godkjenning
Denne programvaren kan brukes gratis i 60 dager. Hvis du ser etter en ende-til-ende ressursadministrasjonsaktivitet, vil hubplanleggeren få jobben gjort. Prisen starter på $7 per ressurs/måned.
Konklusjon
Ressursstyring er en av de mest utfordrende oppgavene i enhver fase av prosjektledelsen, men med riktig verktøy og programvare kan det bli mye enklere.
Nesten alle ressursstyringsverktøyene diskutert ovenfor er prisvinnende, har nesten samme funksjonalitet og er SaaS-baserte med små forskjeller i funksjoner. SMB-er kan teste disse verktøyene og deretter komme til enighet før de fullfører et kjøp.
Interessert i å få en virtuell assistent? Ta en titt på virtuelle assistenter for virksomheten din fra disse plattformene.
Lag et KPI-dashbord ved hjelp av disse verktøyene.