Hva er egentlig prosessutvinning?
Prosessutvinning er en metode som gransker bedriftsprosesser grundig, litt som en MR-skanning, for å avsløre potensielle forbedringer og gi innsikt i kjernevirksomheten.
Ettersom virksomheter omfatter mange sammenvevde prosesser, krever optimalisering en detaljert analyse av hvert enkelt trinn.
Å gjøre dette manuelt er som å lete etter en nål i en høystakk. Derfor trenger du et system som fremskynder denne analysen, slik at du raskt kan få verdifull innsikt.
Det er her prosessutvinning kommer inn i bildet.
Denne metoden gir deg muligheten til å identifisere flaskehalser og forbedre prosessene dine ved hjelp av datadrevet innsikt.
Derfor er det viktig for bedriftseiere og analytikere å ha kunnskap om prosessutvinning og teknikkene som brukes.
Denne artikkelen vil utforske hva prosessutvinning er, dens betydning, hvordan den fungerer, bruksområder og mer.
La oss dykke inn!
Hva innebærer prosessutvinning?
Prosessutvinning er en analysemetode som tar utgangspunkt i hendelseslogger fra organisasjoners databaser, administrasjonssystemer og andre informasjonssystemer.
Målet er å avdekke hvordan bedriftens prosesser faktisk fungerer, slik at man kan identifisere problemer og områder som kan forbedres. Denne tilnærmingen er relevant for alle typer virksomheter og kan anvendes på en rekke arbeidsflyter.
Hovedformålet med prosessutvinning er å analysere og optimalisere forretningsprosesser. I tillegg kan metoden brukes for:
- Samsvarskontroll
- Støtte for prosessautomatisering
- Prosessharmonisering
Men hva er egentlig forretningsprosesser?
Prosesser er ofte komplekse med mange avvik, interaksjoner og gjentakelser. Ved hjelp av prosessutvinning kan du enkelt kartlegge og overvåke den faktiske tilstanden til prosessene, i stedet for å forholde deg til teoretiske modeller. Dette gjøres ved å:
- Bruke hendelseslogger og sanntidsdata for å identifisere flaskehalser
- Fjerne unødvendige trinn i arbeidsflytene
- Presentere innsikt i sanntid
Dette gir virksomheter mulighet til å fokusere innsatsen på å forbedre sine prosesser. Derfor kalles det også «business process mining», som hjelper deg med å forstå sanntidsdata fra bedriftens tradisjonelle prosesser.
Prosessutvinning er en gren av data mining, som nå ofte kalles datavitenskap. Teknikken bak prosessutvinning ligner på data mining, men de to har forskjellig bruksområde.
Data mining bruker ulike metoder og algoritmer for å utforske data, mens prosessutvinning analyserer hendelseslogger og prosesser basert på sanntidsdata for å «utvinne» innsikt.
Prosessutvinning fokuserer på flere perspektiver:
- Kontrollflyt: Her fokuseres det på rekkefølgen av aktiviteter, med mål om å finne den mest optimale veien for å utføre aktiviteten.
- Organisasjon: Dette perspektivet ser på ressurser som avdelinger og roller, med mål om å forbedre organisasjonsstrukturen.
- Tid: Her analyseres frekvensen og tidspunktet for hendelser.
- Sak: Dette perspektivet vurderer ulike egenskaper ved prosesser eller saker.
Hvordan fungerer prosessutvinning?
Prosessutvinning starter med å hente data fra hendelseslogger. Ved å trekke ut og kombinere disse loggene, visualiseres hvordan prosessene fungerer i virkeligheten.
La oss se nærmere på prosessen gjennom disse trinnene:
Analyse og bearbeiding av data
De fleste bedrifter lagrer store mengder data i en sikker database, ofte i skyen. Det finnes verktøy for prosessutvinning som kan konvertere disse dataene til hendelseslogger.
Dette gjør det mulig å analysere alle operasjonelle prosesser. Verktøyene tildeler en saks-ID, aktivitet og tidsstempel til hver datadel. Prosessutvinning bruker disse elementene til å analysere arbeidsflyten, identifisere forbedringsområder, effektivitet og prioriteringer.
Evaluering av hver prosess
Ved hjelp av hendelseslogger kan prosessutvinningsverktøy analysere og lage grafer for hvert trinn i arbeidsflyten. Deretter sammenlignes disse grafene med ideelle grafer, slik at du får et bilde av hvordan systemet skal fungere.
Ved å sammenligne disse grafene, kan du tydelig se hvor det er ineffektivitet og hvor ting fungerer bra.
For eksempel kan en prosess for lagerstyring innebære mange trinn for å sikre at produkter sendes, transporteres og leveres. Med grafer som viser hvert trinn, kan du identifisere små ineffektiviteter og forbedre dem.
Prioritering av forbedringer
Etter å ha laget grafer for prosessene, analyseres avvikene mellom den faktiske og den ideelle flyten. Deretter er det på tide å prioritere forbedringstiltak. Dette gjøres basert på hvor raskt og alvorlig endringene må utføres.
Prosessutvinningsverktøy gir informasjon om tidsbruken for hvert trinn, noe som hjelper deg med å identifisere problemer som krever umiddelbar handling.
Prioriter for eksempel å fikse ineffektivitet i arbeidsflyten eller flaskehalser for å redusere ressursbruk.
Overvåking av arbeidsflyter
I det siste trinnet overvåker prosessutvinning systemene kontinuerlig og oppretter hendelseslogger for å samle inn data om viktige målinger.
Dette gir et klart bilde av sanntidsdata, som viser om arbeidsflyten er strukturert og leverer effektive resultater. Du kan også se effekten av forbedringstiltak.
Egenskaper ved prosessutvinning
Prosessutvinning involverer følgende:
#1. Prosessoppdagelse
Identifisering av prosesser: Brukere har ofte ikke full oversikt over hvordan prosessene fungerer. Prosessutvinning bidrar til å visualisere prosessene og gir en bedre forståelse ved bruk av sanntidsdata og hendelseslogger.
For eksempel kan HR-avdelinger bruke dette til å forstå kompleksiteten i rekrutteringsprosessen, forbedre tempoet i ansettelser og redusere frafall av kandidater.
Identifisering av prosessavvik: Bedrifter som jobber med ulike arbeidsflyter må forstå avvik. Prosessoppdagelse hjelper med å identifisere forskjeller mellom faktiske og ideelle prosesser. Dette kan også gi innsikt i usynlige avvik.
For eksempel vil en god forståelse av prosesser hjelpe virksomheten med å forenkle automatiseringsprosjekter. Ofte fører forvirring i startfasen av RPA-prosjekter til feil.
#2. Samsvarsanalyse
- Analyse av avvikende tilfeller: Bedrifter foretrekker å ha standardiserte prosesser, men dette kan være vanskelig å oppnå. Prosessutvinning hjelper til med å oppdage ulike prosessvariasjoner og avvik.
- Identifisering av årsaker: Prosessutvinning identifiserer prosesser som avviker fra det som er ønskelig. For eksempel kan selskaper oppdage feil ved å finne de underliggende årsakene, og deretter klassifisere, forstå og løse dem.
#3. Prosessvalidering
Prosessutvinning bruker sanntidsdata for å gi innsikt. Dette gjør det mulig å validere funn og bekrefte den nåværende flyten. I tillegg brukes den i compliance- og revisjonsprosesser.
For eksempel kan en skattekonsulentvirksomhet gå gjennom sine transaksjoner og prosesser for revisjon, noe som kan redusere behandlingstiden med 50 %.
#4. Prosessforbedring
- Ytelsesovervåking: Prosessutvinningsverktøy tilbyr et brukervennlig grensesnitt som kan spore KPI-er og identifisere de beste og dårligste prosessene.
- Identifisering av flaskehalser: Prosessutvinning hjelper med å identifisere flaskehalser, slik at disse kan elimineres for å forbedre virksomhetens ytelse.
- Forslag til forbedring: Process mining tilbyr spesifikke forslag for å øke ytelsen, som:
- Identifisering av automatisering og RPA-muligheter: Ikke alle prosesser er ideelle for automatisering. Feil identifikasjon kan føre til mislykkede prosjekter.
- Identifisering av prosessforbedringsscenarier: Prosessutvinning identifiserer flaskehalser og avvik for å øke effektiviteten og implementere endringer.
Viktigheten av prosessutvinning
Forretningsprosesser er komplekse og har mange unntak. Prosessutvinning gir innsikt i hvor komplekse og sammenvevde prosessene egentlig er.
Derfor er det viktig for bedriftseiere å forstå prosessene sine og identifisere og forebygge flaskehalser. Prosessutvinning tilbyr flere fordeler, inkludert:
Reduserte kostnader
Prosessutvinning gir innsikt i områder som trenger endringer, som for eksempel automatisering. Dette bidrar til økt effektivitet, som igjen resulterer i reduserte kostnader og spart tid.
Datadrevne beslutninger
For å ta gode beslutninger trenger du data av høy kvalitet som er relevante, nøyaktige, fullstendige, tilgjengelige og brukervennlige. I tillegg trenger du analysefunksjoner og datavisualisering.
Mange organisasjoner mangler gode nok data for å ta beslutninger. Prosessutvinning hjelper ved å levere hendelseslogger og rådata, som brukes til å trekke ut prosesssekvenser og eliminere datahull. Dermed får du tilgang til nøyaktig og objektiv innsikt for å ta informerte beslutninger.
Åpenhet
Som bedriftseier forstår du viktigheten og verdien av digital transformasjon. Men er alle beslutningstakere enige med deg?
Prosessutvinning er en metode som bidrar til å opprettholde åpenhet i hele teamet. Teknikken bruker data for å visualisere dagens prosesser og systemer, med tanke på tid, penger, omdømme og arbeidslivskvalitet. I tillegg viser den verdien som digital transformasjon kan gi.
Helhetlig forståelse
For å gjøre gode investeringer i teknologi, må du fokusere på å forstå behovene dine og markedssituasjonen. Prosessutvinning hjelper deg med å gjøre dette. Du får en omfattende forståelse av mange ting, inkludert:
- Om investeringen vil føre til forbedring
- Hvor de største problemene finnes
- Variasjoner i prosesser på tvers av organisasjonen
Prosessutvinning gir også innsikt uten menneskelige feil.
Samsvar
Revisjon av hele virksomheten er tidkrevende, men prosessutvinningsverktøy bidrar til å redusere tiden det tar.
I tillegg identifiserer verktøyene prosesser som ikke er i tråd med retningslinjer, slik at du kan fikse dem i tide. En bedrift kan også redusere tiden det tar å utføre kundeanalyser ved hjelp av prosessutvinning.
Bedre kundeopplevelse
Ved å identifisere forbedringsområder, optimalisere prosesser og fjerne flaskehalser, reduseres behandlingstiden. Dette gir raskere levering av produkter eller tjenester til kundene, og forbedrer dermed kundeopplevelsen. Resultatet er økt kundelojalitet og høyere inntekter.
Bruksområder for prosessutvinning
#1. Finansielle tjenester
For å lage en god plan for vekst og optimalisering av finansielle tjenester, trenger du ekspertise.
Med prosessutvinning kan ledere og beslutningstakere innen finansielle tjenester raskt se hvordan prosessene utføres i sanntid. I tillegg er det enkelt å få objektiv innsikt i de pågående prosessene, se trender og dykke ned i detaljer for ulike enheter og saker.
Prosessutvinning hjelper deg med å se variasjoner, manglende overholdelse og feil, og analysere hvordan disse påvirker resultatet.
#2. Operasjonell fortreffelighet
Operative ledere møter stadig nye utfordringer. Når man prøver å ta i bruk ny teknologi, må man redusere kompleksiteten, bruke automatisering og finne områder for kostnadsbesparelser.
Prosessutvinning hjelper deg med å identifisere ineffektivitet i forretningsprosessene dine og maksimere kapasiteten til systemer og ansatte. I tillegg kan den spore hele forretningsmiljøet og varsle deg når det er riktig å ta tak i feil, manglende overholdelse og ineffektivitet.
Åpenhet bidrar også til å holde alle i teamet oppdatert, noe som forbedrer samarbeid og effektivitet. Du kan også styre virksomheten gjennom endringer, slik at ressursene ikke går til spille.
#3. SAP-migrering
Moderne virksomheter sliter ofte med å oppnå end-to-end transformasjon uten å integrere et ERP-system. Under migrasjon kan bedrifter møte utfordringer som:
- Dårlig prosessinnsikt
- Manglende harmonisering på tvers av enheter
- Ytelsesgap
- Ineffektiv endring
- Kommunikasjonsutfordringer
- Ukjente variasjoner i prosessen
Med prosessutvinning kan bedrifter analysere prosessene som gjennomgår SAP-migrering. Prosessutvinningsverktøyene gir SAP-eksperter innsikt i eksisterende prosesser.
#4. Intelligent automatisering
For å maksimere verdien av automatisering kan du bruke prosessutvinning. Med de rette verktøyene kan du oppnå ditt fulle operasjonelle potensial.
Prosessutvinning hjelper deg med å svare på følgende spørsmål:
- Hva er forventet avkastning for automatiseringsinitiativet?
- Hva er de vanligste prosessunntakene?
- Hvilken prosess er mest egnet for automatisering?
- Hvordan varierer investeringen mellom ulike land?
Sammen med prosessutvinning kan du også bruke andre intelligente automatiseringsteknikker, som AI og RPA.
#5. Ordrebehandling
Ordrebehandling dekker hele prosessen, fra håndtering av kundeordrer til administrasjon av kontoer. Denne forretningsprosessen innebærer mange variasjoner. Med prosessutvinning kan du visualisere hele prosessen. Visualisering av årsakene viser hvordan man kan redusere forsinkelser, omarbeid og endringer.
Prosessutvinning lar deg også identifisere automatiseringsmuligheter og problemer med leveranser. Det er også nyttig for å overvåke prosessytelsen kontinuerlig.
Konklusjon
En virksomhet kan ha mange prosesser som kan innebære komplikasjoner, feil og ineffektivitet. Hvis du ønsker å strømlinjeforme disse prosessene og administrere dem effektivt, trenger du moderne teknikker som prosessutvinning.
Prosessutvinning kan bidra til å forbedre effektiviteten til forretningsprosessene dine. Den hjelper deg med å oppdage feil i operasjonene og finne de underliggende årsakene, slik at du kan jobbe med å fikse dem. Mange organisasjoner har brukt prosessutvinning for å forbedre sine prosesser, spare tid og oppnå høyere fortjeneste.
Du kan også utforske noen datautvinningsteknikker og hvordan du bruker dem.