Folk bruker Microsoft Excel hele tiden for å organisere og analysere data. Den bærbare datamaskinen din kan ha mange av disse filene hvis du bruker Word og Excel.
Hva gjør du for å holde dem trygge? Hvis sikkerheten angår deg, bør du bruke passord for å beskytte sensitiv, konfidensiell informasjon.
Det er derfor du bør lære hvordan du passordbeskytter Excel-regneark. Du kan også passordbeskytte regneark og arbeidsbøker.
Slik passordbeskytter du en Excel-fil slik at ingen kan få tilgang til den uten din tillatelse.
Innholdsfortegnelse
Hvorfor passordbeskyttede Excel-filer er viktige og hvordan er det effektivt?
Excel-regneark inneholder sensitiv informasjon. Når du bruker programvaren på jobben, kan du få tilgang til klientkontaktinformasjon, kredittkortinformasjon, personnummer og kollegainformasjon.
Dessverre kan noen ganger filer deles ved en feiltakelse, og vi kan ikke gjøre noe med det. Dette kan føre til datainnbrudd.
Uautoriserte personer kan få tilgang til sensitive data, som kan brukes til svindel eller identitetstyveri. De kan til og med ødelegge den. Derfor er passordbeskyttelse avgjørende for Excel-filer.
Her er andre grunner til at passordbeskyttende Excel-filer er viktige:
- Passordbeskyttelse holder konfidensiell informasjon trygg.
- Det begrenser filens redigering, kopiering, sletting og utskrift.
- Sikrer at data er beskyttet mot ondsinnet manipulasjon og potensielle brudd.
- Sørg for at sensitive data ikke blir delt uten samtykke.
- Det beskytter brukere mot ondsinnede aktiviteter som datavirus og hackingforsøk.
Les også: Gjenoppretting av Excel-passord er enkelt med disse verktøyene
Ulike beskyttelsesnivåer
Det er tre typer beskyttelse: beskyttelse på filnivå, beskyttelse på regnearknivå og beskyttelse på arbeidsboknivå.
#1. Fil-nivå
Hvis du tar dette tiltaket, vil du forhindre uautoriserte personer i å åpne eller endre filer.
- Sikker filtilgang: Du må passordbeskytte Excel-filen for å åpne den.
- Opprette et passord for å åpne eller endre en fil: Filer kan vises uten passord, men må være passordbeskyttet fra å bli redigert.
- Merk som endelig: Dette hindrer andre brukere fra å gjøre ytterligere endringer.
- Tilgangsbegrensninger: Dokumentrettigheter i selskapets Information Rights Management System (IRM).
- Digitale signaturer: En digital signatur støttet av et sertifikat hjelper med å bevise identitet.
#2. Arbeidsboknivå
Et passord kan hindre andre brukere i å legge til, flytte, slette, skjule og gi nytt navn til regneark i arbeidsboken.
#3. Arbeidsarknivå
Ved å bruke denne funksjonen kan du begrense tilgangen til data i regnearkene slik at ingen av dine viktige regnearkdata blir berørt.
Metoder for passordbeskyttelse av et Excel-ark
Microsoft Excel tilbyr flere metoder for å aktivere passordbeskyttelse. Du kan beskytte en Excel-fil på to forskjellige måter.
Metode 1 – Bruke Info-fanen
Hvis du klikker på Info-fanen, kan du beskytte regnearket ditt ved å lage en eksempelarbeidsbok eller åpne en eksisterende.
Trinn 1 – Klikk på Microsoft Office og naviger til en tom arbeidsbok for å lage et dokument.
Trinn 2 – Velg Fil fra menyen. Det vil vise deg en liste over alternativer. Klikk «Info» til venstre.
Trinn 3 – Info-fanen lar deg redigere sikkerhetsinnstillinger, se versjonshistorikk og administrere alternativer for arbeidsboken din.
Trinn 4 – Klikk på Beskytt arbeidsbok i rullegardinboksen. Hver gang du klikker på ikonet, utvides rullegardinboksen.
Trinn 5 – Du kan holde styr på hvem som kan se og gjøre endringer i regnearket ditt ved å bruke et Beskytt arbeidsbok-alternativ.
Trinn 6 – Klikk på Krypter med passord. Du vil bli bedt om å angi et passord. Lagre passordet ditt i det angitte feltet slik at du husker det.
Trinn 7 – Hvis du ikke har passordet for å hente Excel-filen, mister du tilgangen til det beskyttede regnearket.
Trinn 8 – Du må skrive inn passordet ditt på nytt for å bekrefte det du skrev inn tidligere.
- Klikk på «OK»-knappen nederst for å søke om passordbeskyttelse.
Neste trinn er å skrive inn passordet på nytt og klikke OK. Deretter må passordet skrives inn hver gang du åpner arbeidsboken. Denne metoden viser hvordan du passordbeskytter en Excel-fil ved hjelp av Info-fanen.
Metode 2 – Bruke Review-fanen
Denne metoden kan passordbeskytte arket ditt hvis du vil gjøre det raskt. Når du krypterer regnearket ditt, sørg for at du følger trinnene.
Trinn 1 – Klikk på regnearket du vil passordbeskytte eller opprett en ny tom arbeidsbok.
Trinn 2 – Klikk på Meny-fanen, og klikk deretter på Beskytt-alternativet.
Trinn 3 – Klikk på alternativet Beskytt ark i Beskytt-delen.
Trinn 4 – Dialogboksen Beskytt ark vises. Skriv inn passordet ditt og merk av i boksen Beskytt låste celler og regneark.
Trinn 5 – Du vil se to avmerkingsbokser som standard: Velg låste celler og Velg ulåste celler. Du kan beskytte rader og kolonner ved å velge Sett inn kolonner og Sett inn rader.
Trinn 6 – Pass på at du merker av i de riktige boksene for å beskytte arket ditt. Når du er ferdig, klikker du OK.
Beskyttelse av Excel-arbeidsbok
Du bør bruke beskyttelse på arbeidsboknivå hvis du ikke vil at andre brukere skal redigere regneark i arbeidsboken.
Anta at arbeidsboken din inneholder flere regneark, som hver refererer til en bestemt person eller avdeling. I så fall kan du begrense tilgangen til regnearkene i arbeidsboken.
Du kan følge trinnene nedenfor:
Trinn 1 – Åpne en arbeidsbok.
Trinn 2 – Du kan beskytte en arbeidsbok i Excel ved å klikke på Review-fanen.
Hvis brukeren velger Windows, kan ikke arbeidsbokvinduet endres størrelse, lukkes, flyttes eller skjules og vises.
Trinn 3 – Vennligst skriv inn passordet ditt.
Hvis en arbeidsbok ikke er passordbeskyttet, kan hvem som helst endre informasjonen eller oppheve beskyttelsen.
Trinn 4 – Klikk OK for å bekrefte passordet ditt.
Ytterligere tips for beskyttelse av Excel-fil
Du bør beskytte Excel-regnearkene dine med et passord, men det er flere trinn du kan ta for å sikre at dataene forblir sikre:
✅ Angi parametere rundt deler av regnearket som ikke kan endres eller redigeres. Dette vil bidra til å sikre konsistensen av data. Du bør være spesielt forsiktig hvis regnearket ditt er koblet til et annet regneark som er avhengig av formler og oppdaterte data.
✅ Oppretthold en passordbehandler og endre passordene dine ofte. Et selskap bør oppdatere passord umiddelbart når ansattes tilgang til filer endres for å sikre at bare nåværende ansatte har tilgang til og kan se filene.
✅ Sørg for at tillatelsesnivåene «vis» og «rediger» er satt i henhold til hvem som kan gjøre endringer og hvem som bare kan se dokumentet. For eksempel, hvis du deler filer kun for referanse, er «vis» det riktige alternativet, siden personen eller teamet ikke trenger å endre dataene.
Siste ord
Å beskytte Excel-regnearkene dine med passord er en enkel og effektiv metode for databeskyttelse. Det kan forhindre ondsinnede angrep og uautorisert tilgang og beskytte dataene dine.
Sterke passord og sikkerhetstiltak som tofaktorautentisering kan beskytte sensitive forretningsdata og forhindre datainnbrudd.
Deretter kan du sjekke ut hvordan du passordbeskytter en PDF.