Lær hvordan du passordbeskytter en PDF-fil for å holde deg bekymringsfri med konfidensielle filer fra forretnings- eller personlige kilder.
Hackere finner alltid måter å sette bedrifter og enkeltpersoner i feller ved å få tilgang til deres sensitive data og utnytte dem for pengegevinster.
Ifølge Statista har det vært 15 millioner datainnbrudd på verdensbasis i 3. kvartal 2022. Det er en kraftig økning på 167 % sammenlignet med 2. kvartal samme år.
En betydelig del av disse enorme datainnbruddene kommer fra PDF-dokumenter. En viktig årsak er at bedrifter og enkeltpersoner er motvillige til å passordbeskytte PDF-filer eller ikke vet hvordan de skal gjøre det.
Hvis du er bekymret for konfidensialiteten til bedriften din eller personlige data i PDF-filer og leter etter en løsning, har du kommet til rett sted! Les videre for å lære mulige PDF-dokumentsårbarheter, brukssaker for PDF-passordbeskyttelse og verktøy for å hjelpe deg med å passordbeskytte PDF-er.
Innholdsfortegnelse
Sårbarheter i private forretningsdokumenter
Slutt å sirkulere profesjonelle PDF-dokumenter blant kunder, klienter og ansatte hvis du bruker ubeskyttede PDF-filer til forretningsbruk. Når bedriftens PDF-fil er åpen, kan hvem som helst få tilgang til innholdet og bruke det på en fordelaktig måte som du kanskje ikke godkjenner.
Dessuten får hackere ikke alltid tilgang til dine sensitive forretningsdata direkte fra din bedrift. Det kan være mulig at tredjeparter som du har delt bedrifts-PDF-er med, kan bli ofre for et hackingangrep, og deretter organisasjonen din.
Business PDF-er avslører sensitiv og nyttig informasjon som hackere kan bruke for å få tilgang til organisasjonens servere.
For eksempel sirkulerer du en ubeskyttet PDF blant klienter/kunder/leverandører. Hackere ville målrette og få tilgang til e-post eller skylagring av enkeltpersoner som lagret bedriftsdokumentet ditt i PDF.
Gjennom åpen tilgang vil den dårlige skuespilleren vite hvordan du formaterer bedriftsfilene dine. De vil lage en falsk fil, legge til en ondsinnet kjørbar (.exe) fil i PDF-en og sende den tilbake til bedriften din, etterligne et svar fra en klient.
Din ansatte, hvis den ikke har fått mye opplæring i cybersikkerhet, vil kanskje ikke tvile på dokumentet og åpne det sammen med den kjørbare filen. Det kan installere løsepengevare på organisasjonens server og legge bedriftsdataene dine i hackerens hånd.
Hvordan hjelper PDF-passordbeskyttelse?
#1. Forhindre uautorisert kopiering
Noen som ikke kjenner passordet for å åpne en PDF kan ikke få tilgang til dokumentet. Det hjelper deg å beskytte sensitiv informasjon mot uønsket kopiering og lim inn.
Når du deler den passordbeskyttede PDF-filen med en klient/leverandør/ansatt, vet du at du kan stole på dem. Hvis de ikke følger personvernreglene, vet du at det er fra et bestemt sett med personer du har delt PDF-en med.
#2. Stopp ulovlig tilgang til sensitive data
Hvis du lagrer passordfrie PDF-filer på bedriftens server og en ansatt uten å se filen får tilgang til den, kan du være i store problemer. Alternativt kan noen klienter ved et uhell videresende PDF-filen din til en tredjepart som du ikke autoriserte.
I slike scenarier, hvis du hadde passordbeskyttet PDF-ene dine, kan det hende du ikke er et offer for datainnbrudd.
#3. Utskriftsbeskyttelse
Takket være dens evne til å beholde dataintegritet og formatering, foretrekker de fleste å skrive ut fra PDF-filer når de trenger en papirkopi av et dokument. Denne funksjonen øker også sjansen for å bli offentlig distribuert etter å ha blitt skrevet ut uten riktig tillatelse.
Så, å sette opp passordet for en PDF-fil er ikke bare for å hindre andre i å kopiere den, men også for å stoppe dem fra å skrive ut dokumentet. Mange programmer tilbyr deg til og med alternativer for å stoppe utskriftsfunksjonen til en PDF-fil.
Hvis du vil beskytte PDF-dokumentene dine mot uautorisert tilgang, bruk dem til dette formålet.
#4. Unngå dataendringer
PDF-filer tilbyr uovertruffen innholdsintegritet, noe som betyr at dataene som er inkludert der forblir nøyaktige og uendret. Du må imidlertid låse den med et sterkt passord for å beholde konsistens og dokumentets gyldighet. Det blir spesielt viktig når du har tatt med kommentarer og signaturer i det dokumentet.
Dessuten er distribusjon av PDF-filer som inneholder innebygde former for utfyllbare felt uten passordbeskyttelse et stort nei-nei. Å legge til redigeringsbeskyttelse til slike dokumenter vil forhindre at brukere ved et uhell eller vilje gjør endringer mens de jobber med disse.
#5. Gi rollebasert tilgang
Mange bedrifter lar sine ansatte bla gjennom skybasert intern fillagring for å finne det de trenger for virksomheten. Noen sensitive interne dokumenter kan imidlertid alltid lagres i et felles arkiv. Bedrifter må sikre disse filene fra uautoriserte personer, selv om de er en del av organisasjonen.
Når det gjelder PDF-tilgang, er det ikke den eneste grunnen til å bruke passord. Det interne nettverket ditt kan få noen inntrengere som ønsker å stjele dokumentene. Under datainnbrudd fungerer passord som et effektivt tilgangskontrolltiltak for å beskytte dine kritiske data.
#6. Forhindre forhåndsvisninger av private dokumenter
Dessuten hindrer passordbeskyttede PDF-filer folk fra å forhåndsvise innholdet. Du tror kanskje ikke at dette er en avgjørende årsak til passordaktivering, men i visse situasjoner kan en forhåndsvisning forårsake personlig og forretningsmessig skade.
For eksempel har du noen PDF-filer med virksomhetskritiske data på organisasjonens delte datamaskin eller skyplattform. Hvis en kollega, som ikke har autorisasjon til å se dataene, kan forhåndsvise filinnholdet, kan det oppstå uforutsette problemer.
#7. Sikre samsvar med industrien
De fleste bransjer som arbeider med brukerdata må overholde flere regler og forskrifter. Offentlige forskrifter, lover og bransjebaserte standarder er på plass for å sikre personvernet og sikkerheten til sensitive dokumenter fra offentlig og/eller uautorisert tilgang.
For medisinsk industri regulerer HIPAA kontroll hvordan medisinske organisasjoner skal håndtere pasientenes journaler. Den juridiske industrien er en annen som trenger å beskytte konfidensialiteten til klientene.
I tillegg må bedrifter som driver virksomhet i Europa forholde seg til reglene i GDPR. Ved å bruke passordbeskyttelse kan organisasjoner sikre maksimal overholdelse av alle bransjeforskrifter.
#8. Stopp uønsket deling
Selv om PDF-filer er populære fordi de kan deles, kan den samme funksjonen være skadelig for deg hvis du ikke vil at PDF-filen din skal deles med alle andre. Å dele en PDF-fil med noen betyr at de kan dele den med flere personer. Men dette kan forhindres ved å passordbeskytte filen.
Mange apper og plattformer lar deg forhindre videre deling av en PDF-fil ved å begrense antall enheter der brukeren kan åpne filen. Det er også en mulighet for å legge til en utløpsdato. Etter det kan folk ikke åpne eller dele en fil.
#9. Forhindre webbufring
Bortsett fra punktene ovenfor, er en annen grunn til å passordbeskytte en PDF-fil å deaktivere lokal bufring. Når noen viser eller endrer en PDF-fil ved hjelp av en nettleser, kan de utilsiktet lagre en kopi av det dokumentet på enheten sin.
De fleste ganger bufres nettsider på brukerens harddisk for senere bruk for offline tilgang og filgjenoppretting. Passordbeskyttelse av en PDF-fil vil forhindre denne situasjonen og holde dokumentet ditt sikret.
#10. Unngå piratkopiering og beskytt åndsverk
PDF-filer er et utmerket og enestående filformat på tvers av plattformer for distribusjon av elektroniske publikasjoner til abonnenter. Av denne grunn må man iverksette nødvendige tiltak for å hindre uautorisert filproduksjon fra den distribuerte kopien.
Når det gjelder å beskytte lavvolum eller uformelle publikasjoner mot piratkopiering, er passordbeskyttelse svært fordelaktig. Hvis du tilhører en bedrift som distribuerer hvitbøker, bransjerapporter eller casestudier via PDF-dokumenter, kan et passord beskytte dine intellektuelle data mot plagiering.
For ikke å nevne kreative virksomheter som forlags- og filmindustrien må beskytte sine upubliserte manuskripter og manus for å forhindre piratkopiering og lekkasje.
Hvordan passordbeskytte en PDF-fil
Den mest praktiske og rimelige måten å passordbeskytte PDF-filer for bedrifter eller personlig bruk på er Adobe Acrobat Reader-appen. Følg disse trinnene på Adobe Acrobat Reader:
- Åpne PDF-dokumentet du vil passordbeskytte på Adobe Acrobat Reader.
- På sidefeltet Alle verktøy velger du Vis alle verktøy.
- Det vil åpne en fullskjermmeny med tilgjengelige verktøy. Velg Beskytt en PDF. Foreløpig er denne funksjonen kun tilgjengelig for en lisensiert versjon av Adobe Acrobat Reader.
- Inne i Beskytt en PDF-menyen velger du Beskytt med passord.
- Skriv inn et nytt passord og bekreft det ved å skrive inn på nytt.
- Klikk på Ok for å passordbeskytte PDF-en.
Du kan også sette opp et tillatelsespassord for å aktivere rollebasert tilgang til PDF-dokumenter. For eksempel kan ikke en ansatt som kun har tilgang til passordet for å åpne en PDF-fil, kopiere, redigere, endre eller slette PDF-en.
Motsatt, hvis du har delt tillatelsespassordet med den ansatte, kan de gjøre ulike endringer i PDF-filen.
Noen PDF-redigeringsprogrammer, som Foxit, legger til et MS Word-tillegg. Dette tillegget lar deg også lage PDF-er fra Word-applikasjonen. Videre lar tillegget deg bruke passordbeskyttelsesfunksjonen til redigeringsappen for å kryptere PDF-er for ekstra sikkerhet.
MS Offices «Krypter med passord»-funksjon
Microsoft Word 2013 og nyere versjon av denne applikasjonen lar deg passordbeskytte en PDF-fil når du oppretter den fra en Word-fil.
Prosessen er ganske enkel og nevnt i enkle trinn:
- Mens Word-filen er åpen, trykk Alt+F og Alt+E.
- Skjermbildet Opprett et PDF/XPS-dokument åpnes.
- Klikk på Opprett PDF/XPS.
- Velg Alternativer over Publiser-knappen.
- I kontekstmenyen som følger, velg Krypter med et passord.
- Skriv inn et passord og bekreft det.
- Klikk på Publiser for å få en passordbeskyttet PDF-fil fra en Word-fil.
På en Mac ved å bruke forhåndsvisningsappen
Forhåndsvisningsprogrammet på macOS er standard PDF- og bildeviser for Mac-datamaskiner. Den lar også Mac-brukere redigere PDF- og bildefiler. Videre kan du bruke standard PDF-editor for å legge til passordbeskyttelse til dokumentfilen. Du finner alternativet i eksportmenyen til appen.
Passordbeskytt en PDF ved hjelp av Adobe Acrobat
Passordbeskytt en PDF er et nettbasert verktøy fra Adobe som hjelper til med å kryptere en PDF med et sterkt passord på nettet. Du trenger bare å besøke webappen ovenfor og velge en fil fra datamaskinen din for å begrense tilgangen til PDF-filer ved å bruke passord.
Du vil se et visuelt grensesnitt for å angi og bekrefte et passord når du laster opp en ubeskyttet PDF-fil. Ved å klikke på Lagre passord krypteres dokumentet med et passord. Når du er ferdig, vil du se en Last ned-knapp for å få PDF-en på din bærbare eller stasjonære.
PDF 2 Go.com: Beskytt PDF
Beskytt PDF fra PDF 2 Go.com tilbyr et avansert grensesnitt for passordbeskyttelse av PDF-filer og tildeling av rollebasert tilgang. Du kan også importere PDF-filer fra skylagring som Dropbox og Google Drive.
Når du har importert en fil, skriv inn et passord for å åpne dokumentet og bekrefte det. Deretter velger du begrensningene du vil legge til, som Forhindre utskrift, Forhindre kopiering og Forhindre endring. Hvis du velger restriksjoner, må du legge til et eget passord for tillatelseskontroll.
pdfFiller av airSlate
airSlates pdfFiller tilbyr en PDF-passordbeskyttelsesfunksjon for en registrert konto. Du må registrere deg med en e-post for å få tilgang til pdfFiller-nettappen. Du kan laste opp PDF-er og velge alternativet Beskytt ved å klikke på kebabmenyikonet på hver fil og angi et passord.
Du kan også opprette en passordbeskyttet PDF-mappe ved å aktivere den krypterte dokumentmappen på pdfFiller.
Siste ord
I disse dager passordbeskytter de fleste bedrifter og bekymrede enkeltpersoner PDF-er for å holde hackere borte fra din personlige informasjon. Enten du deler en PDF-CV med en arbeidsgiver eller sender et PDF-omfang av arbeidsdokument til en klient, må du passordbeskytte disse filene.
De fleste PDF-redigerere har strenge krypteringsverktøy for å passordbeskytte PDF-filene dine direkte fra din bærbare datamaskin, PC eller smarttelefon. Det er også sky-apper. Du kan bruke de ovennevnte verktøyene for å sikre PDF-filene dine mot nysgjerrige øyne.
Du kan også være interessert i de beste PDF-editorene for personlig eller forretningsbruk.