Det kan være svært nyttig å ha et hjelpeark for Google Sheets, spesielt hvis du vurderer å bytte fra det kostbare Microsoft Excel.
Selv om det går gradvis, vinner Google Workspace stadig terreng. Den gratis tilgjengeligheten for personlig bruk gjør overgangen ekstra smidig.
Google Sheets er utvilsomt et av de viktigste verktøyene i Google Workspace.
Vi tenkte derfor at det kunne være nyttig å samle denne ressursen for Google Sheets-brukere, slik at du raskt kan utføre oppgavene dine.
Dette er en oversikt over de mest stilte spørsmålene og veiledningene for Google Sheets.
La oss komme i gang.
Sammenføying av celler i Google Regneark
I Google Sheets har du muligheten til å slå sammen celler enten vertikalt eller horisontalt. I tillegg finnes et tredje alternativ som slår sammen alle de valgte cellene, og som returnerer verdien fra cellen øverst til venstre.
For å gjøre dette velger du de aktuelle cellene og velger deretter ønsket sammenslåingsalternativ.
Horisontalt
Vertikalt
Slå sammen alle
Sortering alfabetisk i Google Sheets
La oss først se på den vanlige vertikale sorteringen. Her kan du opprette et filter for å sortere verdier i stigende eller synkende rekkefølge.
For horisontal sortering blir det litt mer komplisert.
Det finnes ikke noe standardfilter for dette, så vi må bruke sortering og transponering i kombinasjon for å oppnå det ønskede resultatet.
La oss ta et enkelt eksempel med én rad.
Formelen som brukes er:
=TRANSPOSE(SORT(TRANSPOSE(A4:H4),1,TRUE))
La oss gå gjennom denne formelen steg for steg for å forstå den bedre.
Først transponerer vi cellene (TRANSPOSE(A4:H4)), som resulterer i en enkelt, usortert kolonne.
Deretter bruker vi 1 i formelen for å angi at sorteringen skal skje basert på den første kolonnen. I tillegg indikerer «TRUE» at sorteringen skal være i stigende rekkefølge.
Til slutt transponerer vi resultatet tilbake til en rad. Begge transponeringsfunksjonene er nødvendige for å omgå begrensningen i sorteringsfunksjonen, som ikke fungerer direkte på rader.
På lignende måte kan man sortere to eller flere kolonner. I slike tilfeller vil de valgte dataene bli sortert basert på den kolonnen du bruker filteret på.
Søkefunksjon i Google Sheets
Søkefunksjonen er svært viktig når du jobber med store databaser og skal finne et spesifikt ord eller en verdi. Å gjøre dette manuelt kan føles som å lete etter en nål i en høystakk.
Søk gir deg raskt resultatene du trenger, i løpet av sekunder.
Den enkleste måten å søke på er å trykke Ctrl+F (Windows) eller Command+F (Mac). Dette åpner en dialogboks hvor du kan skrive inn søkeordet og trykke enter for å finne det i regnearket.
Det finnes også en mer avansert versjon, der du kan søke med hensyn til store og små bokstaver, søke i forskjellige ark osv.
Du finner denne funksjonen under Rediger > Finn og erstatt.
Her kan du erstatte de funnet verdiene eller bare finne dem.
Opprette grafer i Google Sheets
Grafer er utmerket for å visualisere data og gi innsikt som få andre verktøy kan. Dette er spesielt nyttig for dataingeniører eller når man skal utføre seriøse analyser.
Heldigvis er det en enkel prosess å opprette grafer i Google Sheets. Det krever bare noen få klikk.
Velg dataene, gå til Sett inn > Diagram, og velg blant et bredt utvalg av stiler. Du kan velge mellom kakediagrammer, søylediagrammer, punktdiagrammer, kart, tidslinjer osv., for å vise dataene på ønsket måte.
Tekstbryting i Google Regneark
Tekstbryting er nyttig når en celle ikke er stor nok til å vise all informasjonen. Du har tre muligheter for tekstbryting:
- Overflyt: Lar overskytende tekst flyte over i de tilstøtende tomme cellene.
- Bryt: Justerer cellestørrelsen for å vise alt innholdet.
- Klipp: Cellestørrelsen forblir uendret, og kun en del av teksten vises.
Dersom cellen ved siden av ikke er tom, vil Overflyt og Klipp fungere på samme måte.
Legge til en rullegardinmeny i Google Regneark
Rullegardinmenyer legges til via data validering i Google Sheets.
Hovedformålet med rullegardinmenyer er å sikre datakonsistens og at brukere fyller inn kun godkjente verdier.
La oss ta et eksempel hvor man skal samle inn preferanser (pizza eller burger) for en fest. Hvordan kan man sørge for at brukerne kun oppgir disse to alternativene i Google-arkkolonnen, og unngår andre alternativer?
Dette var et enkelt eksempel på datavalidering der vi begrenset innspill til bare to alternativer (pizza og burger) og avviste alle andre alternativer (som for eksempel en sandwich).
Låse celler i Google Regneark
Dette er en viktig funksjon for å hindre at teamet ditt ved et uhell endrer viktig data. I tillegg kan du velge å vise en advarsel før noen gjør endringer.
La oss fortsette med forrige eksempel. La oss si at valgene er registrert, og at du ønsker å vise en advarsel til alle som prøver å endre dem.
Frys kolonner/rader i Google Regneark
Frys er kanskje ikke det beste ordet for denne funksjonen. Det vi gjør er å «feste» rader og kolonner slik at de forblir synlige mens vi blar i regnearket.
Dette kan være svært nyttig for store databaser, der du ønsker at overskriftene skal være synlige mens du blar nedover til verdiene.
Du kan fryse rader og/eller kolonner ved å plassere markøren i en celle og gå til Vis > Frys.
Deretter kan du velge å feste rad(er) eller kolonne(r) opp til den aktive cellen.
Fremheve duplikater i Google Regneark
Duplikater kan forstyrre hele Google Sheets-databasen din. Det er imidlertid vanskelig å unngå disse fullstendig i en stor database.
Det vi kan gjøre er å bruke betinget formatering for å fremheve gjentakelser.
Gå først til Format og velg Betinget formatering.
Deretter velger du området og bruker en formel (COUNTIF) for å finne duplikatene.
Formelen som brukes her er =COUNTIF(H:H,H1)>1.
Dette vil gjelde for en spesifikk kolonne (H) og fremheve alle verdier som forekommer mer enn én gang.
Fremheving av duplikater er ikke begrenset til dette. La oss se på noen flere scenarioer.
Her har vi flere kolonner, og vi ønsker å finne dupliserte oppføringer i alle kolonnene samtidig:
Her må du endre rekkevidden til A1:C21. Du kan også bruke 1:1000 for å velge nesten hele regnearket.
Formelen som trengs for dette, vil være =COUNTIF($A$1:$C$21,A1)>1.
La oss se på et siste tilfelle. Hvordan vil du for eksempel endre formelen hvis du ønsker å fremheve hele de dupliserte radene, og ikke bare de individuelle cellene?
Her fremhever vi bare den første forekomsten av duplikatene, og ikke alle. Formelen vil være: =COUNTIFS($A1:$A,$A1,$B1:$B,$B1,$C1:$C,$C1)>1
Merk at vi bruker COUNTIFS-funksjonen (og ikke COUNTIF) for å håndtere flere kriterier.
Selv om det finnes mange flere varianter av dette, stopper vi her og går videre til neste tema.
Fjerne duplikater i Google Sheets
Her skal vi fjerne alle duplikatene på en gang.
Først velger du dataene, og deretter går du til Data > Dataopprydding > Fjern duplikater.
Dette baseres imidlertid på rader, ikke kolonner.
Hvis du for eksempel har en 3×3-tabell med duplikater spredt slik at alle rader er unike, vil funksjonen ikke slette noe. I et slikt tilfelle kan du velge individuelle kolonner og bruke opprydding på disse.
Konklusjon
Dette var et kort hjelpeark for å komme i gang med Google Sheets.
Selv om det kan være morsomt å leke med formler, er det ikke alles favoritt. Disse brukerne kan søke etter utvidelser (Utvidelser > Tillegg > Få tillegg) for å gjøre ting enklere.
PS: Selv om Google Sheets er et godt verktøy, finnes det også andre nettbaserte regnearkløsninger som du kan prøve.