Alle virksomheter, uavhengig av størrelse, er avhengige av avtaler for å fungere. Kontrakter fungerer som juridisk bindende avtaler som etablerer, definerer og regulerer de gjensidige rettighetene og forpliktelsene mellom involverte parter.
Bruken av kontrakter går langt tilbake i historien, lenge før industrialiseringen og utviklingen av en kapitalistisk økonomi. Allerede i kongedømmer og imperier ble avtaler brukt for å fastsette vilkårene for en transaksjon, og partene var forpliktet til å overholde disse vilkårene.
Selv om verden har opplevd store endringer gjennom tidene, har de grunnleggende prinsippene bak kontrakter forblitt de samme. Kontraktsstyring refererer til prosessen med å administrere kontrakter. Dette omfatter hele livssyklusen til en avtale, fra opprinnelsen til den utføres av valgt part og til den eventuelle avslutningen.
Siden kontrakter er komplekse og flerdimensjonale, har kontraktsstyring introdusert ulike nivåer og stadier for å representere alle aspekter av avtalen. Sentrale elementer i kontraktsstyring inkluderer ytelsesanalyse for å maksimere driftsmessig og økonomisk ytelse. Samtidig identifiseres og reduseres finansielle risikoer og omdømmerisikoer som kan oppstå ved manglende overholdelse av kontraktsvilkårene.
Grunnprinsipper for kontraktsstyring
For å administrere arbeidet og de involverte personene i en kontrakt på en effektiv måte, må teamet ha en klar forståelse av oppgavene, ressursene og tidsrammen som kreves for å fullføre prosjektet. Denne grundige forståelsen danner grunnlaget for all kontraktsstyring.
Fordeler med kontraktsstyring
- Opprettholdt kvalitet: Målet med kontrakthåndteringsprosessen er å sikre høy kvalitet på det utførte arbeidet. Dette oppnås ved å sørge for at arbeidet utføres effektivt og i rett tid, og at ressursene brukes på en kostnadseffektiv måte. Kontraktsstyring sikrer at bedriften får maksimal verdi for pengene fra hver inngått kontrakt. Dette gjøres ved å identifisere og redusere risikoer knyttet til finans og omdømme.
- Bedre prosjektkontroll: God prosjektledelse er avgjørende for å styre arbeidet i oppstartsfasen. Det sikrer at arbeidet settes i gang på en strukturert og effektiv måte.
- Økte inntekter: Inntektene øker når kontraktsstyring implementeres. Dette skjer på to måter. For det første kan bedriften holde seg konkurransedyktig i markedet og vinne flere kontrakter. For det andre fører arbeid av høyere kvalitet til bedre resultater, og bedriften kan ta en høyere pris for sine tjenester.
Kontraktsstyring vs. Kontraktsadministrasjon
Kontraktsstyring omfatter hele livssyklusen til en kontrakt, fra opprettelse til avslutning. Kontraktsadministrasjon fokuserer på prosessene som inngår i utarbeidelsen av selve kontrakten mellom de to partene. Kontraktsadministrasjonssyklusen avsluttes når kontrakten er forhandlet og signert. Kontraktsstyring begynner deretter etter signeringen, og varer til avtalen opphører.
Kontraktsadministratorer er ansvarlige for å sikre at begge parter er fornøyd med kontrakten de har utarbeidet sammen. Kontraktsansvarlige sørger på sin side for at alle involverte parter overholder alle avtalens vilkår.
Stadier i kontraktsstyring
Som tidligere nevnt innebærer kontraktsstyring mye mer enn bare å få avtalen signert. Det involverer en rekke handlinger som styrer og utvikler prosesser for å håndtere hvert enkelt ledd i avtalen. Dette oppnås ved å sikre at alle aspekter av kontrakten er tydelig definert.
Opprettelsesfasen
Planlegging er avgjørende for suksessen til enhver strategi. En dyktig leder planlegger alltid prosjektet sitt grundig. Opprettelsesfasen i kontraktsstyring innebærer å utarbeide en fleksibel plan som tar høyde for eventuelle uforutsette hendelser.
Opprettelsesfasen er det første steget på veien mot effektiv kontraktsstyring. I denne fasen vurderer du bedriftens behov og ressurser. Det inkluderer en brainstorming om de kritiske elementene i kontraktsstrategien. Dette sikrer at de påfølgende trinnene er presise og pålitelige, og at det er mulig å gjøre justeringer ved behov. Funksjonene som bør ivaretas i planleggingsfasen er:
- Hvilke typer kontrakter som skal administreres
- Standarder som skal brukes i avtalene
- Ansvar for hvert trinn i prosessen
- Krav for optimal utførelse av arbeidet
- Mulige problemer/flaskehalser for hvert trinn og tilhørende løsninger
- Nødvendige ressurser for implementering av kontraktsstrategien
Opprettelsesfasen legger grunnlaget for de påfølgende stadiene.
Samarbeidsfasen
Samarbeidsfasen følger etter opprettelsesfasen, der grunnlaget for kontraktsstyring er etablert. Denne fasen hjelper primært med å implementere det utarbeidede grunnlaget for nye kontrakter. Dette innebærer også å utvikle nye standardavtaler for både rutinemessige og mer komplekse situasjoner. Den viktigste utfordringen kontraktsledere står overfor i denne fasen, er å finne en løsning som oppfyller kravene samtidig som risikoen reduseres.
Denne fasen er enklest for rutinemessige situasjoner. Alle ledere må finne den riktige kontraktstypen og fylle ut relevant informasjon, samtidig som de kun gjør minimale endringer i kontraktsdokumentet. Oppgaven blir imidlertid mer komplisert ved mer komplekse situasjoner, da det kan være nødvendig å utarbeide et nytt dokument fra bunnen av, som overholder alle gjeldende regler, standarder og rettigheter. En elektronisk signatur følger etter at kontrakten er ferdigstilt.
Signeringsfasen
Signeringsfasen er det nest viktigste trinnet i kontraktsstyring. Det er her du prøver å iverksette strategiene du har planlagt i den forrige fasen. Det er også i denne fasen du benytter deg av programvare for kontraktsadministrasjon som hjelper deg med å utføre kontraktsrelaterte oppgaver. Programvaren er også kjent for å migrere kontrakter til et sentralisert depot.
Programvare for kontraktsstyring er et digitalt verktøy som gjør det mulig for brukere å spore og administrere kontrakter gjennom de ulike fasene av deres livssyklus. Denne programvaren lar også bedrifter fornye varsler, administrere samsvar, fange digitale signaturer og administrere kontraktsmaler.
Et annet viktig trekk ved implementeringsfasen er opplæring. Det sikres at alle parter i kontrakten forstår kontraktens visjon og mål, samt er komfortable med verktøyene som brukes.
Etter fullføringen av implementeringsfasen, etterfulgt av elektronisk signatur fra begge parter, kommer overleveringsfasen, hvor det sikres at kontrakten er feilfri og uten mangler. Alle roller, ansvar, milepæler og mål bekreftes.
Sporingsfasen
I denne fasen settes alle målene i kontraktene dine ut i livet. Det er derfor viktig å være ekstra oppmerksom på alle vilkårene i avtalen og overvåke dem regelmessig for å sikre at alt går som planlagt.
Lederens rolle i kontraktsfasen er å sørge for at alt er i rute og i henhold til kontraktsvilkårene. De er ansvarlige for å identifisere problemer og ha varslingssystemer på plass for å reagere raskt.
Ledere kan hente inspirasjon fra planleggingsfasen i denne sammenheng. Man kan utarbeide en strukturert liste over alle kontraktelementer som skal verifiseres og kontrolleres. Dette vil ikke bare sørge for at ingen del av kontrakten blir oversett, men også gi en rask måte å identifisere avvik mellom de avtalte elementene og det utførte arbeidet.
Fornyelsesfasen
Fornyelsesfasen er egentlig ikke en egen fase i seg selv, men den blir relevant å vurdere etter at kontrakten er gjennomført. Prinsippene for fornyelsesfasen bør imidlertid brukes på alle steder.
Fornyelsesfasen i kontraktsstyring refererer til den situasjonen i kontraktens livssyklus der du avgjør om du vil forlenge kontrakten eller avslutte den. Siden det finnes klausuler om straff eller mislighold i tilfelle av manglende overholdelse av avtalen, er det viktig å vurdere slutten på kontrakten proaktivt i forbindelse med andre kontraktsbeslutninger.
Fornyelse innebærer en evaluering av kontraktsutførelsen og beslutninger om eventuell forlengelse og endringer i kontrakten. Partene bør være oppmerksomme på oppsigelses- og fornyelsesdatoer, og sikre at begge parter har tilstrekkelig tid til å samle informasjon før de tar beslutninger som låser dem til en ny kontrakt.
Fasen etter kontrakt
Fasen etter kontrakt er den siste fasen av kontrakten. Den følger etter avslutningen av kontrakten. I denne fasen sørger man for at alt gjøres på riktig måte, utsteder eller betaler sluttfakturaer og arkiverer kontraktene.
Mange kontraktsledere gjennomfører også en evaluering av kontraktene for å lære av erfaringene til fremtidige kontrakter. Denne evalueringen gir verdifull informasjon og læring som bidrar til å forbedre resultatene av fremtidige kontrakter.
Konklusjon
Kontrakter er kun så gode som personen som administrerer dem. Uansett hvor gode vilkårene i kontraktene er, vil ingen part dra nytte av avtalen hvis den ikke blir håndtert på en tilfredsstillende måte. Derfor er det viktig å følge retningslinjene på en strukturert måte for å få mest mulig ut av kontraktene dine.
Du kan også se på hvor du kan finne juridiske dokumentmaler for kontraktene dine.