Denne utrolige programvaren for prosjektledelse i byråer kan være løsningen for deg hvis du opplever at det er vanskelig å styre prosjekter i byrået ditt.
Digital markedsføring har etablert seg som standard for alle typer produkter og tjenester. Mange selskaper som trenger digital markedsføring, har problemer med å håndtere sin egen markedsføring på nett, fordi de mangler et dedikert team.
For å fylle dette behovet har det dukket opp en rekke digitale markedsføringsbyråer. Dette har ført til at verktøy for prosjektledelse i byråer er blitt uunnværlige for denne typen virksomheter.
I denne artikkelen vil vi se på noen av de ledende og mest kostnadseffektive programvareløsningene for byråadministrasjon som ditt markedsføringsteam kan dra nytte av.
Vanlige Utfordringer Markedsføringsbyråer Står Ovenfor
#1. Kundebehandling
Flertallet av markedsføringsbyråer angir sanntids kundebehandling som sin største utfordring. Etter hvert som byrået ditt vokser, må du kanskje håndtere 5 til 10 kunder samtidig. Dette er nødvendig for å opprettholde omsetning og lønnsomhet. Det kan imidlertid være en krevende oppgave å overvåke alle kundenes prosjekter på daglig basis og rapportere fremdrift.
#2. Prosjektledelse
Med økende kundebase vil også antallet aktive prosjekter vokse. Det blir vanskelig å administrere disse prosjektene i regneark. Menneskelige feil, utilsiktet sletting av oppgaver, oppgaver som blir liggende ubehandlet, manglende ressurser og lignende faktorer kan gjøre byråledelse til en utfordring.
#3. Samarbeid
Når du starter et digitalt markedsføringsbyrå og tar på deg prosjekter for kunder, vil du raskt se at prosjektteamet jobber i adskilte enheter.
Byråeiere opplever ofte at teamet fokuserer på de oppgavene de liker, som ofte er de enkleste. Det kan også være vanskelig å kommunisere med hele teamet om oppgaveutførelse, innholdsproduksjon osv.
#4. Administrasjon av Markedsføringsressurser
Å håndtere flere kunder kan føre til at innhold for én kunde blir blandet med innhold for en annen. Det er også vanskelig å få tilgang til medieressurser når de er lagret på enkeltpersoners datamaskiner, spesielt når teamet for sosiale medier eller PPC-ledelsen trenger tilgang til innhold.
#5. Levering av Prosjektresultater til Avtalt Tid
Prosjektteamets medlemmer kan komme til å utsette levering av prosjektresultater på grunn av manglende oversikt over prosjektet.
Det kan også hende at medieinnhold, tekster til innhold, innlegg til sosiale medier og PPC-annonser er klare, men teamet likevel ikke utfører oppgavene sine.
En annen utfordring er at innhold kan være produsert, men ingen har tenkt på å sende det til kunden.
Uansett årsak, er det sannsynlig at du vil oppleve forsinkelser i kundeprosjekter når du driver et digitalt markedsføringsbyrå.
Hva er Programvare for Prosjektledelse i Byråer?
Verktøy for prosjektledelse i byråer er spesialiserte applikasjoner som er utviklet for å hjelpe digitale markedsføringsbyråer i deres daglige arbeid.
Programvare for prosjektledelse for byråer inkluderer vanligvis disse funksjonene:
- Et dashbord for å gi en samlet oversikt over alle prosjekter på ett sted.
- Automatisk registrering av timer for prosjekter som faktureres per time.
- Et sikkert og sentralisert lager for alt kreativt innhold.
- Digitale tavler for idémyldring.
- Verktøy for dataanalyse som kan brukes til å generere prosjektrapporter.
- Tilgangsstyring basert på roller for å legge til rette for sømløst samarbeid både internt og eksternt.
- Tilgang til arbeidsrelaterte applikasjoner fra hvor som helst og på alle enheter, uten at det går på bekostning av sikkerheten.
- Prosjektstyringsverktøy som Gantt-diagrammer, styring av avhengigheter, prioriteringsmatriser osv.
Ved å overføre byråets prosjekter til en slik app og innføre bruken av den for alle kundeprosjekter i alle team, kan man eliminere mange av flaskehalsene som oppstår i forbindelse med prosjektledelse.
Hvordan Hjelper Programvare for Prosjektledelse i Byråer?
- Du får full oversikt over alle kundeprosjekter med dashbordvisningen.
- Du kan overvåke den daglige bruken av prosjektressurser og fordele oppgaver på en rasjonell måte.
- Du kan lage en oversikt over kompetanse slik at du unngår å ta på deg prosjekter der den nødvendige kompetansen ikke er tilgjengelig.
- Du kan gi prosjektteamet enkel tilgang til forretningsapper, medieressurser og innhold fra en sentral programvare.
- Du kan loggføre aktiviteten for alle prosjektressursene for revisjons- og resultatevaluering.
- Du vil ikke miste oversikten over fakturerbare timer eller innhold i forbindelse med et kundeprosjekt.
- Du kan gi dine teammedlemmer et tilgjengelig arbeidsområde der de enkelt kan samarbeide om ideer, kreativt innhold, tekster, koder osv.
Nå har vi sett på det grunnleggende ved programvare for prosjektledelse i byråer. Nedenfor finner du eksempler på fremstående applikasjoner for byråadministrasjon som brukes av vellykkede digitale markedsføringsbyråer over hele verden:
monday.com
Hvis du driver et kreativt byrå, vil monday.com hjelpe deg med å administrere alt fra prosjekter og markedsføringskampanjer til salgspipeliner og arrangementskalendere. Byråer kan bruke plattformen til å spore kundeprosjekter, administrere kundehistorikk, planlegge interne oppgaver, samarbeide om prosjekter og styre fakturaer og betalinger.
I monday.com kan bedrifter enkelt tildele oppgaver til teammedlemmer og spore fremdriften. Ved tildeling av en ny oppgave blir vedkommende varslet, noe som øker ansvarsfølelsen. Alle prosjekter og oppgaver kan vises i en tidslinje og en kalendervisning.
monday.com hjelper deg med å overholde tidsfrister, og viser prosjektstatus og forfallsdato. På denne måten kan teamene se hvilke prosjekter som er i rute og hvilke som har forfalt. Det finnes også en delbar tavle og ulike maler.
Plattformen har også en funksjon for tidssporing for å holde oversikt over tiden som brukes på de ulike oppgavene og prosjektene. Hvis du fakturerer kundene per time, kan du også bruke det samme verktøyet til å registrere total tid brukt på et prosjekt i forbindelse med fakturering.
Wrike
Wrike er en effektiv programvare for prosjektledelse i byråer som gir deg mulighet til å gjennomføre flere prosjekter på kortere tid. Den gir en 360-graders oversikt over alle oppgaver og prosjekter, for å maksimere lønnsomheten.
Denne plattformen fungerer som et samlet arbeidsområde der alle ressurser er lagret, noe som bidrar til å øke effektiviteten og effektivisere kommunikasjonen i teamet. Det er lagt opp til sømløst samarbeid mellom kolleger, noe som bidrar til å fjerne hindringer og øke produktiviteten.
I tillegg hjelper verktøyet deg med å oppnå åpenhet, slik at du kan holde alle interessenter fornøyde og oppnå lojalitet. Andre viktige funksjoner omfatter:
- Visuelt markeringsverktøy i sanntid
- Oversikt over arbeidsbelastning
- Delte teamkalendere
- Gantt-diagrammer med ett klikk
- Tidsmåler
- Tilpasning av arbeidsflyt
Hvis du bruker denne programvaren, trenger du ikke å bytte mellom de ulike applikasjonene du bruker. Den støtter integrasjon med Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox og HubSpot.
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics er et pålitelig verktøy for markedsføringsbyråer. Det lar deg skalere virksomheten din ved hjelp av funksjoner som automatisert kunderapportering og tilpassbare dashbord. Byråer kan også dra nytte av følgende funksjoner i dette verktøyet:
- Tilpassbare maler for markedsføringsrapporter
- Dra-og-slipp-basert rapportbygger for automatisering
- Personlig dashbord med egendefinerte beregninger, mål, widgets og innebygd innhold
- Funksjon for å spore fremdrift i forhold til mål
- SEO-verktøysett for nettstedsrevisjoner, søkeordrangeringer og overvåking av tilbakekoblinger
I tillegg kan du koble til over 70 markedsføringskanaler fra AgencyAnalytics, inkludert Ahrefs, Amazon Ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , YouTube, Vimeo og WooCommerce.
Produktivt
Productive er en komplett løsning for alle byråer som er opptatt av lønnsomhet og kontroll over egen virksomhet. Denne skalerbare plattformen kan brukes til datakonsolidering, ressursplanlegging, kompleks budsjettering og mer.
Markedsføringsselskaper kan også bruke verktøyet til å lagre økonomiske data, administrere potensielle kunder, lage budsjetter og sørge for effektiv teamkommunikasjon. Hvis du ønsker å levere prosjektene raskere, kan du bruke denne plattformen til å hjelpe teamet med å holde fokus på prioriteringer og dermed effektivisere prosjektarbeidet.
Productive kan også spore fakturerbar tid for å spare tid ved å generere fakturaer automatisk. Den samme plattformen kan også overvåke budsjett og fortjenestemarginer i sanntid.
Whatagraph
Alle markedsføringsbyråer må generere mange rapporter for interne team og kunder. Whatagraph forenkler denne oppgaven ved å automatisere prosessene for å generere og levere rapporter. Plattformen er brukervennlig, skalerbar og kan hente data fra over 40 kilder for å presentere dem på en transparent måte.
Byråer kan velge blant en rekke forhåndsdefinerte maler eller lage en rapport fra bunnen av. Dra-og-slipp-widgetene gir brukerne stor fleksibilitet. Det er også mulig å blande data i Whatagraph ved å bruke egendefinerte formler.
Plattformen støtter også deling av direkte rapporter via lenker og planlegging av rapporter som sendes automatisk. Den gir også en oversikt over resultater basert på team, kontoer eller regioner.
Hive
Hive tilbyr alle verktøyene et markedsføringsbyrå trenger for å lykkes med prosjektledelse. Her kan du planlegge og organisere en rekke komplekse prosjekter og oppgaver. Plattformen egner seg også godt til å definere prosjektbaselinjer og tildele oppgaver til ulike teammedlemmer.
Du kan merke og kategorisere aktiviteter for å få full oversikt over aktiviteter i sanntid. Det er også mulig å bruke plattformen til å registrere tid og fakturerbare timer. Hive kan også sentralisere kundenes godkjenninger, tilbakemeldinger og forespørsler.
Gainapp
Gainapp er spesielt egnet for digitale markedsføringsbyråer som jobber mye med sosiale medier. I kampanjer på sosiale medier må byrået kunne samarbeide med kunden og innholdsproduksjonsteamet i sanntid.
Design og tekster må sendes frem og tilbake mellom innholdsproduksjonsteamet og kunden for å få tilbakemeldinger på design, kreative forslag og godkjenninger. Dette kan gjøres enkelt i Gainapp.
Gainapp gir følgende brukervennlige arbeidsflyt for ditt markedsføringsbyrå for sosiale medier:
- Opprett, importer og last opp kreativt innhold og tekster.
- Lagre alt innholdet i sikker skylagring i mapper.
- Del relevante mapper med kunden for å få tilbakemelding og forslag.
- Kunde- og byråledere kan automatisk godkjenne innhold.
- Publiser innholdet på sosiale medier.
Du kan starte en gratis prøveperiode for å gjøre deg kjent med grensesnittet før du velger en betalingsplan.
Teamwork
Du kan bruke Teamwork til å dele komplekse prosjekter inn i flere oppgaver og underoppgaver. Deretter kan du organisere dem i en tidslinje basert på budsjettert tid for fullførelse, tidsfrister og avhengigheter.
Dette er ikke begrenset til ett prosjekt. Du kan gjøre dette for så mange prosjekter som du ønsker, enten det er gjentakende, timebaserte eller engangsprosjekter.
Her er noen av de viktigste funksjonene i denne programvaren for prosjektledelse i byråer:
- Administrer et ubegrenset antall enkle eller komplekse kundeprosjekter
- Spor og overvåk alle fakturerbare timer
- Klienter kan også få tilgang til en tilpasset versjon av appen
- Skaler opp og ned etter hvert som kundeprosjektene øker eller reduseres
I skrivende stund bruker over 6000 byråer over hele verden Teamwork for effektiv og rimelig prosjektledelse for eksterne, fysiske og hybride byråer.
Accelo
Accelo har blitt en ledende utvikler av programvare for forretningsautomatisering for digitale byråer. Derfor har de god forståelse for utfordringene som er forbundet med å administrere digitale markedsføringsbyråer.
Med sin erfaring i bransjen har de utviklet Accelo, et styringsverktøy som gir deg fordeler på følgende områder:
- Samler ansatte, fakturering og kunder i én sentral app
- Fanger opp alle fakturerbare timer på en nøyaktig måte
- Synkroniserer timeplanene til alle ansatte i ditt digitale markedsføringsbyrå for å utnytte de ansattes arbeidsdag på en effektiv måte
- Etablerer et enkelt kommunikasjonsmedium med kunden for å holde dem fornøyde
- Holder prosjektene innenfor budsjettet
- Tilbyr nettbasert prosjektledelse for engangs-, timebaserte og gjentakende prosjekter
- Gjør byrået ditt lønnsomt fra dag én ved å redusere tap av fakturerbare timer
Improvado
Improvado bruker Extract, Transform og Load-teknikken (ETL) for dataintegrasjon. Ved hjelp av ETL samler verktøyet data fra byråets markedsføring fra ulike prosjekter, team, enkeltansatte og forretningsapplikasjoner for å gi en oversikt over byråets status.
Verktøyet gir mulighet til å koble til datakilder fra tredjeparter fra ulike kampanjeplattformer, som for eksempel Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing ads, LinkedIn, YouTube og Facebook Ads.
Etter at du har samlet inn prosjektdata fra de nevnte kildene, kan du generere datavisualiseringer på plattformer som Google Data Studio, Tableau, Power BI og Looker direkte fra nettappen Improvado.
Du kan også lagre dataene for ditt digitale markedsføringsbyrå på robuste databaseplattformer som PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB og Snowflake.
Avsluttende Ord
Ifølge en fersk undersøkelse av den globale digitale markedsføringsvirksomheten, rapporterer Expert Market Research (EMR) at digital markedsføring genererte en omsetning på omtrent 305 milliarder dollar i 2020.
Rapporten sier også at bransjen bør forvente en sammensatt årlig vekstrate (CAGR) på 17,6 % fra 2021 til 2026, og vil akkumulere en inntekt på omtrent 807 milliarder dollar innen utgangen av 2026.
Kort sagt, digitale markedsføringsbyråer er kommet for å bli. De må imidlertid ta i bruk programvare for prosjektledelse for å forenkle kundebehandlingen.
Deretter kan du vurdere å se på digitale markedsføringsverktøy for å øke omsetningen og engasjementet.