Hvis du har en bedrift eller er en travel person, er sjansen stor for at du mottar og sender viktige e-poster daglig.
Imidlertid kan disse viktige e-postene gå tapt noen ganger. De kan bli slettet ved et uhell eller ondsinnet fjernet fra innboksen. Noen viktige e-poster blir også oppslukt av innboksen din når du mottar mange e-poster daglig.
Fra de mange e-postene du får hver dag, er det noen viktige som du kanskje vil ha tilgang til senere. Det er her e-postarkivering kommer godt med. Ved å arkivere visse e-poster kan du beskytte viktige data du ikke ønsker å miste på grunn av overbelastning eller andre konsekvenser.
Til tross for nytten av e-postarkivering, er det forbløffende hvordan så mange mennesker ikke utnytter denne kraftige funksjonen. I dette innlegget vil vi lære mer om e-postarkivering og dykke ned i noen av de beste e-postarkiveringsprogramvarene du absolutt trenger å bruke.
Innholdsfortegnelse
Fordeler med e-postarkivering
Ved å arkivere en e-post, arkiverer du den for fremtidig referanse. Mange profesjonelle bedrifter bruker arkivering for å sikre dataene sine eller ringer tilbake til en viktig e-post i fremtiden. Her er grunnen til at e-postarkivering kan være til nytte for deg:
#1. Oppbevaring 📦
Hver e-post du mottar lagres på live-servere. Tilstrømningen av e-poster kan føre til at serverens ytelse reduseres. For å forbedre ytelsen, må du slette e-poster. Men hva om det er viktige data i den? Det er der e-postarkivering kan hjelpe deg.
Den lar deg migrere viktige e-postdata til en sikker off-site server eller en sky, hvorfra du enkelt kan få tilgang til den.
Les også: Pålitelige e-postvertstjenester for små og store bedrifter
#2. Sikkerhet 🔒
Når e-postene dine arkiveres, forblir de beskyttet i et trygt miljø med regelmessige sikkerhetskopier av data.
Det finnes e-postarkiveringsverktøy som gir utmerkede gjenopprettingsmuligheter, men det er bare når du har valgt riktig programvare. En viktig indikator på god e-postarkiveringsprogramvare er 99,9 % garantert oppetid.
#3. Produktivitet 👨💻
En maksimal innboks kan gjøre det utfordrende å søke etter en bestemt e-post. Hvis arbeidet ditt krever at du søker etter en bestemt e-post, må du først sortere flere e-poster.
Ved å arkivere e-postene dine kan du enkelt få tilgang til e-postene du trenger fra arkivet og sikkerhetskopien av e-postdata. For å holde teamet ditt på én side, er det også fornuftig å bruke delte innboksverktøy for å administrere team-e-poster også.
#4. Overholdelse ⚖️
Organisasjoner i mange bransjer holder oversikt over e-postkommunikasjon for offisielle formål. Disse kan bli spurt under en revisjon eller etterforskning. Å slette alle e-postene er kanskje ikke den beste ideen hvis du vil holde deg på rett side av loven og ikke vil havne i varmt vann med myndighetene.
Du kan arkivere og lagre viktige e-poster i arkivet og være på den tryggere siden. Samlet sett kan e-postarkivering ha flere fordeler på et personlig og organisatorisk nivå.
Introduksjon til programvare for e-postarkivering
E-postarkiveringsprogramvare er utviklet for katastrofegjenoppretting ved å hjelpe deg med å lagre viktige e-poster og hente dem på forespørsel. Disse verktøyene hjelper også med å fjerne uønsket e-post, frigjøre serverlagringsplass og øke hastigheten på e-postoperasjoner. Samtidig kan du også bruke e-postsikkerhetsløsninger for å beskytte mot spam og phishing-angrep.
E-postarkiveringsprogramvare kan være nyttig i mange tilfeller, enten for personlig eller profesjonell bruk.
Hvis du driver et selskap, må du ha en e-postarkiveringsløsning for å sikre samsvar med bransjeforskrifter, slik at all e-postkommunikasjon i organisasjonen din kan bevares i tilfelle det er en offisiell undersøkelse eller revisjon.
Hvordan fungerer programvare for e-postarkivering
Når du arkiverer visse e-poster, migrerer du dem i hovedsak fra din primære innboks til en egen arkivmappe. Ved å gjøre det kan du lagre e-posten for fremtidig referanse og få tilgang til dem uten problemer.
Med en effektiv e-postarkiveringsløsning kan du flytte viktig e-post til et tryggere sted, noe som muliggjør katastrofegjenoppretting.
Den største fordelen med å bruke programvare for e-postarkivering er at den oppfyller organisasjonskrav, men dette varierer fra programvare til programvare. Bedrifter kan også sette opp arkiveringsverktøyet basert på deres behov. Et selskap kan for eksempel arkivere alle innkommende e-poster om nødvendig, noe som reduserer behovet for å rydde opp i e-postinnboksen ofte.
Før du ser etter en e-postarkiveringsløsning, er det best å se nærmere på funksjonene og samsvarsreglene og bestemme deretter.
Nøkkelfunksjoner å se etter i programvare for e-postarkivering
Før du forplikter deg til en e-postarkiveringsløsning, er det noen nøkkelfunksjoner du ikke bør gå på akkord med.
Dette er minimumskravene hvis du vil ha velfungerende og effektiv programvare for sømløs lagring og sikkerhetskopiering av viktige e-poster. Her er funksjonene som må ha til e-postarkiveringsprogramvare:
- Rask og intuitiv søkefunksjon for å få tilgang til e-postdata som er lagret i programvaren
- Sømløs håndtering av store mengder viktige e-postdata
- Samsvar med regelverket
- Kostnadseffektiv og effektiv
Hvis du kan få tak i et verktøy som tikker av ✅alle kravene ovenfor, har du en perfekt match.
Nå som vi har lært om programvare for e-postarkivering, la oss dykke ned i de beste alternativene du kan bruke for ditt behov.
Mimecast
Mimecast tilbyr en skybasert løsning på arkiveringsproblemene til en organisasjon hvis e-postarkivliste ser uendelig ut. Den lar deg bli kvitt e-postarkiveringsproblemene dine med robuste funksjoner designet for å gjøre ting enklere enn noen gang.
I motsetning til vanlig programvare for e-postarkivering, er Mimecast flott for selskaper i vekst som ønsker å velge en mer kostnadseffektiv løsning.
Siden vedlikehold av programvare for e-postarkivering kan være dyrt og komplisert til tider, fant jeg Mimecasts administrasjonsfunksjoner for e-postarkiv svært nyttige. Hvis du ønsker å arkivere viktige e-poster på et trygt, sikkert og lett tilgjengelig sted, er det lurt å velge Mimecast.
Mailstore Hjem
Hvis du leter etter et one-stop-hjem for e-poster fra flere datamaskiner, systemer og programmer, så er Mailstore Home et fantastisk alternativ som tilfeldigvis også er gratis. Den oppbevarer viktig kommunikasjon via e-post i et trygt og forsvarlig sentralarkiv.
Takket være de avanserte egenskapene til denne e-postarkiveringsløsningen trenger du ikke lenger å miste e-postene dine på grunn av defekte PST-filer, ufullstendig sikkerhetskopiering av data eller andre problemer.
Gjennom sin smarte søkefunksjon gjør MailStore Home det enklere å søke etter en spesifikk e-post, selv fra store arkivdata. Du kan migrere e-poster til den primære innboksen din og gjenopprette dem fra arkivet når du vil.
E-postarkiv Pro
Email Archive Pro gjør arkivering så enkelt som mulig. Med bare et enkelt klikk kan du arkivere flere e-postkontoer og mapper og arkivere dem på et trygt sted for fremtidig referanse. Du kan også gjøre dem om til søkbare PDF-filer for rask og enkel gjenfinning.
Denne e-postarkiveringsløsningen gir også innebygd G-suite-støtte ved å integreres med Gmail API. Med Gmail OAuth kan du glede deg over forbedret sikkerhet og skrivebeskyttet e-posttilgang.
For en sømløs e-postarkiveringsopplevelse er Email Archive Pro virkelig en proff i spillet.
Barracuda
Ønsker din bedrift å minimere krav til e-postlagring og forbedre brukerproduktiviteten? Barracuda er den ideelle løsningen for å gi deg akkurat det. Med dette verktøyet kan du trygt flytte viktig informasjon til en sky, og behandle den som et sekundært lagringsnivå for ekstra beskyttelse av e-postdata.
Siden dataene er lagret utenfor det operative e-postmiljøet, oppbevares de trygt uten å bekymre deg for sletting eller korrupsjon. Ved å administrere volumet av data på e-postserveren din, kan du redusere kostnadene enormt samtidig som du opprettholder ideelle nivåer av driftseffektivitet.
Barracuda sikrer også overholdelse av myndighets- og regulatoriske krav og effektiviserer e-oppdagelse.
Jatheon
Jatheon har en kraftig e-postarkiveringsløsning på stedet for å hjelpe deg med å lagre, hente, administrere og revidere en enorm stabel med e-postdata og ustrukturert bedriftsinformasjon.
Den avanserte arkiveringspakken til Jatheon lar deg analysere de arkiverte dataene og få innsikt som kan brukes på tvers av alle avdelinger. Den effektiviserer e-oppdagelse ved å gi tilgang til å administrere og beskytte data samtidig som den gir spesifikk søkefunksjonalitet for å gjøre det enkelt å finne og hente data.
For en alt-i-ett-løsning for e-postarkivering er Jatheon et utmerket valg. Det kan forbedre datastyringen ved å oppdage problemer før de eskalerer og forhindre ansattes upassende oppførsel.
Oppdrag
Quest er en e-postarkiveringsløsning som gjør lagring, administrasjon og henting av e-postdata enklere enn noen gang, og kan distribueres ganske sømløst.
Med denne løsningen kan du redusere langsiktige datalagringsbehov og behovet for å administrere ytelsen til e-postserveren din ved å lagre enkeltforekomster av e-postvedlegg separat fra serverne.
Quest har også effektive oppbevaringsfunksjoner ved å overholde retningslinjer for overholdelse av forskrifter. I tillegg kan du lage tagger for kategorisering, slik at du kan migrere og hente bare dataene du ønsker.
Libraesva
Libraesva er en av de ledende e-postarkiveringsløsningene for å beskytte viktig forretningsinformasjon, forbedre ansattes effektivitet og forenkle overholdelse.
Hvis du leter etter en enkel, men effektiv e-poststyring, risikostyring og overholdelsesløsning, trenger du ikke lete lenger enn Libraesva.
Enten du bruker en e-postserver lokalt eller i skyen, kan Libraesva tilby de beste e-postarkiveringsløsningene. Den kommer med innebygd integrasjon med Office 365 og Microsoft Exchange, og det eksklusive Outlook-tillegget til programvaren lar deg enkelt få tilgang til den arkiverte e-posten, enten det er på Windows eller Mac.
ArcTitan
ArcTitan er et integrert og automatisert verktøy med Office 365, som gir deg et superraskt e-postsøk etter dataene du har lagret i arkivet. Du vil elske enkel oppsett og kostnadseffektiv distribusjon av denne programvaren. Det gjør viktige e-postdata til et depot ved å lagre dem i arkivet.
Enten du trenger en e-postarkivløsning for din bedrift, utdanning eller MSP, er Arctitan et utmerket alternativ for dynamiske arkiveringsbehov. For ikke å nevne, fjerntilgangen til e-poster gjør avtalen ekstra søt.
N-standig
Hvis du foretrekker skybaserte løsninger for lagring og beskyttelse av e-postdata, finner du N-able en av de beste i bransjen. Det er en robust og kryptert skyløsning for e-postarkivering for å sikre at dataene dine forblir sikre og trygge.
Du kan beskytte dataene dine gjennom den og ivareta samsvarskravene fastsatt av industrirelaterte reguleringsorganer, som HIPAA, FRCP og SOX.
MSPer kan administrere lagringskravene til innkommende og utgående e-poster som en proff med N-stand, samtidig som de reduserer lagringskostnadene for lokal infrastruktur.
Smarsh
Smarsh er et effektivt verktøy for å registrere viktig e-postkommunikasjon, og kan lagre e-poster som inkluderer vedlegg, samtidig som det lar organisasjonen din overholde offentlige forskrifter og journalføringsregler.
En av de beste funksjonene til denne programvaren er at den støtter direkte kildefangst i det opprinnelige formatet for å sikre at hele konteksten til dataene blir bevart.
Det kan hjelpe å skille interne, eksterne, innkommende og utgående meldinger. I tillegg tilbyr den også personlig arkivtilgang som lar dine ansatte få tilgang til e-postloggen deres.
Det er ingen tvil om at Smarsh er litt av en pakke for e-postarkivering.
MailMeter
MailMeter har alle funksjonene du kan forvente av en god e-postarkiveringsprogramvare på ett sted. Fra å navigere i innbokser til å utføre e-discovery og DSAR-søk og tilby e-postadministrasjon i skyen og på stedet, det er den komplette løsningen for dine behov for e-postarkivering.
Verktøyets avanserte grensesnitt gjør det enklere å begrense omfanget av e-postsøk, uansett grunn, ved å bruke definerte kriterier.
MailMeter kan være fenomenalt hvis du driver en bedrift siden du må håndtere store e-postdata. Å investere i denne programvaren kan enkelt forhindre tap av data og beskytte e-postdataene dine.
Arcserve
Arcserve gjør e-postadministrasjon så sømløs som mulig ved å strømlinjeforme e-postfangst og -lagring på tvers av flere lokasjoner, divisjoner og sluttbrukere.
Programvaren kan integreres med ulike tredjepartsplattformer, inkludert Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange og IBM Domino. Så uansett hvilken tjeneste du bruker, trenger du bare Arcserve for å koble det hele sammen.
Cryoserve
For å gjøre det enklere å fange, lagre og søke etter e-poster, er Cryoserve en flott løsning. Populariteten til denne programvaren kan skyldes hvor allsidig den kan være. Den kan brukes som en e-postarkiveringsløsning, en skybasert SaaS, en maskinvareenhet og en hybridløsning som passer din IT-infrastruktur.
Ved å lagre kopier av alle e-poster som mottas og sendes, gjør Cryoserve dataene til en ressurs for daglig bruk. Du kan være rolig og vite at alle dine kritiske forretningsdata er i trygge hender og kan enkelt hentes når det trengs.
Intradyn
Vil du sikre e-postdataene dine i tilfelle fremtidige rettssaker, en rett til å vite-forespørsel eller en eDiscovery-forespørsel? Intradyn kan hjelpe deg med å gjøre det enkelt. Den lagrer innkommende og utgående e-poster for å sikre at du har oversikt over all kommunikasjon samtidig som du beskytter dataene dine for fremtidig referanse.
Intradyn lar deg importere rå e-post i RFC822-format og migrere historiske e-poster. Dessuten fungerer det med alle de beste e-posttjenestene, inkludert MS Exchange, Gmail, Office 365 og mer.
Mikrofokus
Microfocus tar seg av alle dine e-postarkiveringsbehov fleksibelt med ett arkiv og flere plattformer. Dette verktøyet forenkler å fange, lagre, beholde, søke og oppdage all intern og ekstern kommunikasjon via e-post, sosiale medier og tekster.
Hvis du leter etter en løsning som holder oversikt over kommunikasjon på tvers av alle plattformene virksomheten din bruker, er Microfocus verktøyet som gjør det.
Det er trygt å si at det er en alt-under-ett-tak e-postarkiveringsløsning.
Avsluttende tanker
E-postarkiveringsløsninger forenkler lagring og beskyttelse av e-postene dine samtidig som de sikrer rask og sømløs tilgang. Det bidrar også til å overholde bransjereglene for opptak av e-postkommunikasjon for offisielle formål. Dette reduserer den administrative oppgaven med e-postbehandling ettersom prosessen er automatisert. For å øke produktiviteten ytterligere kan du også bruke programvare for e-postmalbygger.
Til syvende og sist koker alt ned til programvaren du velger. De som er oppført i dette innlegget er nøye plukket ut og yter enormt bra når det gjelder hastighet, kostnadseffektivitet og pålitelighet.
Deretter kan du sjekke ut de beste e-postsøppelfiltrerings- og beskyttelsesløsningene.