Enhver organisasjon besitter eiendeler, både fysiske og immaterielle. Effektiv håndtering av disse ressursene er nøkkelen til å optimalisere IT-prosessene, fremme produktivitet og øke virksomhetens totale effektivitet.
I dagens teknologidrevne verden er det ikke lenger nødvendig å føre manuelle register over aktiva og bruke tid på repetitiv datainntasting og vedlikehold.
Heldigvis finnes det avanserte teknologier, som for eksempel programvare for IT-ressursstyring, som kan bistå i sporing og effektiv administrasjon av virksomhetens eiendeler. Disse verktøyene genererer også journaler, noe som frigjør tid som ellers ville gått med til gjentagende oppgaver.
Dette gjør at du kan fokusere på mer strategisk viktige aktiviteter og komme et skritt nærmere dine forretningsmål. Slik programvare er svært nyttig for å opprettholde samsvar med reguleringer og for optimal ressursplanlegging. I tillegg kan du redusere behovet for å ansette en egen kapitalforvalter, eller bruke store summer på slike tjenester.
Før vi dykker dypere inn i detaljene, la oss se på noen sentrale punkter ved kapitalforvaltning.
Hva innebærer IT-ressursstyring?
IT-ressursstyring refererer til systemet som brukes for å administrere alle organisasjonens IT-relaterte eiendeler. Dette kan inkludere programvarelisenser, fysisk utstyr, opphavsrett, aksjer og obligasjoner, for å nevne noe.
Programvare for IT-ressursstyring er spesifikt utviklet for å hjelpe deg med å håndtere virksomhetens ressurser. Dette er en spesielt verdifull løsning for selskaper som forvalter eiendeler, da den bidrar til effektiv administrasjon og fjerning av hindringer. Dette fremmer bedre organisering og fremgang.
I dag finnes mange eiendeler i digital form. Derfor er det viktig å benytte et IT-aktivastyringssystem for å ta kontroll over digitale ressurser, overføre dem, administrere programvarebeholdningen og mye mer.
Programvare for IT-ressursstyring kan ha følgende funksjoner:
- Forenkling av aktivabeholdningen med et agent-push-verktøy, skanning av spesifikke enheter ved forespørsel om inventar, tilpasset prosess og automatiske produktoppdateringer
- Tilbyr innsyn i programvarebruk med rapporter og sporing av applikasjonskjøringer
- Automatisk identifisering av eiendeler med funksjoner som automatisk enhets- og produktgjenkjenning, automatisk oppdagelse, gjenkjenning av programvarepakker og raskt og enkelt legge til produkter
- Rapportering av samsvar og bruk, inkludert integrert rapportering om konfigurasjonsadministrasjonsprodukter, trendanalyse, aktivahistorikk, detaljert webbasert rapportering, tilpassede rapporter og varsler
- Administrasjon av IT-kontrakter med integrerte systemer for kontraktshåndtering, som administrerer kontrakter og garantier, leieavtaler og vedlikehold, automatisk overvåking, varsler, definisjon av tidsplaner knyttet til leieavtaler, opplasting og vedlegg av dokumenter og mer
- Håndtering av lisenser og avstemming
Hvordan fungerer programvare for IT-ressursstyring?
For det første gir kapitalforvaltningsprogramvare en oversikt over alle IT-aktiva i en organisasjon, fra maskinvare og programvare til maskinutstyr og inventar. Programvaren bidrar til å øke effektiviteten i IT-prosessadministrasjonen. Den gir deg mulighet til å spore eiendelene dine, planlegge og registrere utskiftninger. Programvaren prioriterer også eiendeler basert på deres verdi for å legge til rette for fokusert administrasjon.
Programvaren kan beregne avskrivninger og gi påminnelser når en eiendel trenger reparasjon eller utskiftning. I tillegg til materielle eiendeler, sporer et slikt system også immaterielle ressurser som programvare, lisenser, digitale dokumenter, opphavsrett, patenter og forretningspolicyer. Den lagrer også informasjon om fornyelser og vedlikehold av systemer eller utstyr som brukes.
Hvilke fordeler gir programvare for kapitalforvaltning? 👍
Personvern
Dine eiendeler er din private eiendom og er i utgangspunktet konfidensielle. Å ansette noen eksternt til å administrere dine eiendeler kan innebære en risiko, da vedkommende vil få kjennskap til dine eiendeler og potensielt kunne dele denne informasjonen.
Bruk av et kapitalforvaltningssystem minimerer denne risikoen. Du trenger ikke å ansette andre og betro dem dine eiendeler. Du kan heller benytte et solid forvaltningssystem for å spore dine eiendeler og få fullstendig oversikt over dem.
Kostnadseffektivt
I tillegg til personvernhensyn, er ansettelse av en person eller et byrå for kapitalforvaltning et betydelig økonomisk engasjement. Derimot vil programvare for kapitalforvaltning være langt mer kostnadseffektivt og koster gjerne bare noen få dollar per måned.
I tillegg vil du oppleve at effektiviteten ikke reduseres ved å bruke programvare. Prøv det selv for å se effekten. Mange leverandører tilbyr dessuten en gratis prøveperiode slik at du kan teste programvaren uten å betale.
Klar sporing og tydelige mål
Programvare for aktivaspørring vil spore alle dine eiendeler, og gir deg en 360-graders oversikt og bedre kontroll. Ved hjelp av varsler vil du motta påminnelser om fornyelsesdatoer eller vedlikeholdsperioder for alle eiendeler. Den vil også vise tydelige mål du må oppnå for å administrere eiendelene i et oversiktlig dashbord og med periodiske rapporter.
Holder deg organisert
Programvare for ressursadministrasjon holder deg organisert slik at du kan fokusere på de områdene som trenger din oppmerksomhet. Den prioriterer dine eiendeler for at du skal kunne administrere dem mer effektivt. Alt er organisert på en slik måte at det bidrar til et forbedret arbeidsmiljø, økt energi og bedre effektivitet.
Er du klar til å dra nytte av alle disse fordelene?
I så fall, la oss se nærmere på noen av de beste programvarene for IT-ressurser som jeg vil nevne her.
Freshservice
Forbedre ressursutnyttelsen, få økt synlighet, reduser kostnadene og styrk en effektiv IT-administrasjon med Freshservice. Programvaren gjør det mulig å evaluere og spore alle IT-ressurser som programvarelisenser, maskinvareressurser, virtuelle eiendeler, kontrakter og mange andre konfigurasjonselementer som er i bruk og på lager. Den hjelper deg også med å integrere eiendelsinformasjon i IT-service desk-arbeidsflytene.
Identifiser IT-ressurser automatisk i organisasjonen, søk etter ny programvare og maskinvare, og planlegg periodiske skanninger for å oppdatere ressursinformasjonen din med Discovery Probe. I tillegg kan du identifisere lokaliseringen av IT-ressursene, brukeren av den ressursen og annen informasjon som versjon, oppdateringsstatus, IP-adresse osv.
Registrer og spor konfigurasjonselementer som maskinvare, programvare, tjenester osv. og deres relasjoner på ett brukergrensesnitt. Få tilgang til nøyaktige data på CMDB for rotårsaks- og konsekvensanalyse for å forbedre håndteringen av problemer og endre beslutninger deretter. Spor og administrer alle eiendeler fra ett enkelt, oversiktlig vindu, uansett hvor du befinner deg.
Spar tid på gjentagende prosesser som ressursallokering, offboarding og onboarding av ressurser ved å bruke forhåndsdefinerte arbeidsflyter. Du kan også få en 360-graders oversikt over SaaS-applikasjonene for å optimalisere bruken med datadrevne handlinger.
Start administrering av dine IT-ressurser fra kun $19/måned/agent og få en 21-dagers gratis prøveperiode med alle funksjonene. Planlegg når du skal kjøpe lisenser og identifiser kontraktsbrudd ved hjelp av rettidige varsler. Du kan også fremskynde kontraktsfornyelser med automatiske godkjenningsarbeidsflyter.
Asset Panda
Asset Panda er en programvare for aktivaspørring og -administrasjon som lar deg holde orden på alle registreringer ved å tilpasse seg din arbeidsstil. Programvaren kan spore alt fra bærbare datamaskiner og konfigurerer seg i henhold til hvordan du administrerer utstyret ditt.
Med bedre sporing av eiendeler kan du få bedre forretningsresultater, økte besparelser og færre tap av eiendeler. Asset Pandas konsoliderte programvare for aktivaspørring kan vise garantiinformasjon, historikk, bilder og brukermanualer på ett sted.
Du kan også dele data med teamet ditt i organisasjonens møterom eller lagerrom for å sikre felles forståelse. Gi ledere mulighet til å se rapporter, administratorer til å se aktivahistorikk og frontlinjearbeidere til å administrere eiendeler. Du kan laste ned mobilappen på Android- eller iOS-enheter for praktisk bruk hvor som helst.
Øk arbeidsflyten med tilpassede handlinger for enklere og raskere ressursadministrasjon og oppdateringer. Lag tilpassede felter for å legge inn data på ditt eget språk slik at alle enkelt kan se hva som er nødvendig. Dette gjør det enkelt for alle å komme i gang.
I tillegg vil fullstendig revisjonssporing gi forbedrede prognoser og ansvarlighet for hver enkelt eiendel. Alle relevante interessenter vil automatisk motta informasjon som vil forbedre planlegging og effektivitet. Få enkel onboarding og økt datasikkerhet for hver enkelt stilling i organisasjonen.
Du får også enklere tilgang til viktig informasjon, forbedret selvbetjening for de ansatte og raskere identifisering av eiendeler. Du kan bruke den innebygde strekkodeskanneren som er kompatibel med flere enheter for å unngå komplisert og dyrt skannerutstyr.
Se hvordan Asset Panda kan bidra til din virksomhet med en gratis demonstrasjon. Prisene starter fra $125/måned for opptil 500 eiendeler.
SysAid ITSM
Tilpass forbedrede IT-avdelinger og mellomstore team til å administrere eiendeler, oppfylle krevende krav og administrere servicedesken med SysAid ITSM. Programvaren gir deg gode verktøy slik at du kan ha kontroll og mer automatisering slik at du kan fokusere på viktige oppgaver med en personlig tilnærming.
Start konfigureringen av SysAid for å møte dine spesifikke behov. Systemet reduserer repeterende oppgaver og gir rom for mer automatisering slik at produktiviteten øker. Forbedre opplevelsen for ansatte og agenter ved å tilby et høyere nivå av støtte og verktøy slik at de kan løse henvendelser og problemer selv.
Du finner mange maler som hjelper deg med å komme raskt i gang. SysAids kapasitet for administrasjon av endringer, problemer og henvendelser sørger for bedre serviceadministrasjon i hele organisasjonen.
Arbeidsflytdesigneren gir deg den enkleste måten å konfigurere, opprette eller dele vanlige arbeidsflyter i organisasjonen og på tvers av avdelinger. Den samler også alle systemer og applikasjoner på ett sted. Integrer med dine favorittapplikasjoner for å øke verdien til servicedesken med minimal eller ingen ekstra kostnad.
Med et ubegrenset antall maler, skjemaer og tilpassede felt kan du tilpasse SysAid i henhold til organisasjonens behov. Bestill en demonstrasjon eller prøv programvaren gratis for å se om den gir deg den tjenesten du forventer.
Snipe-IT
Unngå regneark og ta i bruk brukervennlig programvare for kapitalforvaltning – Snipe-IT. Systemet har kraftige funksjoner som et robust JSON REST API slik at du raskt kan bygge tilpasset automatisering og integrasjoner.
Du vil få standard sikkerhetstjenester for bedrifter som bcrypt med beskyttelse mot brute-force-angrep, HTTPS-informasjonskapsler, 2FA, passordsikkerhet og mye mer. Det er en åpen kildekode-programvare der sikkerhet, tilsyn og åpenhet blir opprettholdt.
Skytjenesten til Snipe-IT tilbyr 99,99 % garanti på SLA-oppetid for rask og pålitelig ytelse. De har kraftige servere i flere datasentre over hele verden for å tilby et nettverk med lav ventetid og raskere tilkobling, uansett hvor du befinner deg.
Dine data er alltid trygge i det datasenteret du velger når du registrerer deg. Du kan også være vert for programvaren selv og begynne å bruke Snipe-IT gratis, eller velge rimelige abonnementer som passer dine behov.
TOPdesk
Kunnskap er makt og nøkkelen til effektivitet, og derfor lar TOPdesk sin CMDB- og IT-programvare for kapitalforvaltning deg registrere og holde oversikt over dine eiendeler i en enkel oversikt. Systemet hjelper deg med å se organisasjonens objekter, brukere, hvordan de henger sammen, og når de skal byttes ut.
TOPdesk vil spare deg tid slik at du kan fokusere på de potensielle problemene som kan oppstå når som helst. Programvaren er svært fleksibel på mange måter, blant annet at den lar deg utforme alle aktivakort basert på malene for å fange opp den informasjonen du trenger.
Du kan også legge til forskjellige funksjoner som best passer til dine prosesser. I tillegg kan du opprette felter som er relevante for de spesifikke eiendelene. REST API-et gir deg også mulighet til å integrere programvaren med andre verktøy for å administrere og arbeide effektivt med eiendelene.
Se den grafiske oversikten over dine eiendeler hvor komplekse konfigurasjoner fremstår som lett håndterbare. I tillegg kan du bruke visuell representasjon til konsekvensanalyser. Du kan også se de berørte eiendelene for å raskt identifisere årsaken til eventuelle forstyrrelser.
Atlassian
Gi bedriftsteam, IT Ops og Dev mulighet til å samarbeide i høy hastighet med Jira Service Management. Lever bedre serviceopplevelser uten den kompleksiteten som ofte kjennetegner tradisjonelle ITSM-løsninger. Alle team, som IT, HR og juridisk kan også raskt sette opp servicedesken og tilpasse seg i skala kontinuerlig.
Følg arbeidsgangen via en samarbeidende og åpen plattform i hele organisasjonen. Du kan også koble problemene på tvers av inntaksdata og Jira fra andre utviklingsverktøy. IT-drift- og supportteamene får dermed tilgang til informasjonen de trenger for raskt å respondere på hendelser, endringer og forespørsler.
Gjennomføringen av en fullstendig revisjonssporing ved hjelp av verktøyet hjelper deg med å eliminere unødvendig arbeid, fremme kritisk utviklingsarbeid og iverksette endringer. Jira har også mange funksjoner som hjelper deg med å gi alle teamene det de trenger for raskere verdiskapning.
Du kan administrere henvendelser, hendelser, problemer, endringer, eiendeler og konfigurasjoner uten vanskeligheter. I tillegg kan du integrere systemet med de verktøyene du foretrekker for å lette arbeidsdagen. Du kan også bygge egne tilpasninger med REST API for å optimalisere servicedesken.
Du kan bruke programvaren gratis (gjelder kun for tre agenter) eller velge et abonnement som passer dine behov, fra $60/måned.
Reftab
Reftab er en IT Asset Management-programvare som er spesielt designet for enkel bruk. Alle organisasjoner, uavhengig av størrelse, kan bruke systemet til å tildele varer eller distribuere eiendeler over hele verden.
Regneark kan til tider være frustrerende og bortkastet tid, og Reftab gjør det svært enkelt ved å gi varsler om vedlikehold og garantier, avskrivninger, eierskapsverifisering og mer. Reftabs dra-og-slipp-design gir deg også tilgang til å spore alt.
Verktøyet bidrar kontinuerlig til å forbedre måten du jobber på ved å fjerne kompleksitet. Du får en innebygd strekkodeskanner som lar deg tildele enheter til brukere raskt, fylle ut tilpassede arbeidsordrer osv.
Den enkle plattformen gjør det mulig å spore utstyret slik at du vet hvor varen er, hvem som bruker den, og når du går tom. Den har mange funksjoner, som tilpassede felter og kategorier, spor elementer til brukere, registrer lånehistorikk og alle endringer av eiendeler, e-postvarsler, statusetiketter og avskrivning av eiendeler.
Prisen for mindre team som trenger viktige eiendeler og e-postvarsler, er $30 per måned.
👉 Bonuspoeng: Hvordan velge programvare for IT-ressurser
Hver organisasjon er unik og har ulike krav og mål. Derfor er det viktig å velge en løsning som oppfyller dine spesifikke behov, er i tråd med dine mål og er økonomisk overkommelig, spesielt hvis du er en liten bedrift.
Slik velger du programvare for IT-ressursstyring:
- Gjør research på ulike programvareleverandører for kapitalforvaltning, og les vurderinger og tilbakemeldinger fra kunder for å danne deg et bilde.
- Kartlegg eiendelens livssyklus, og velg en løsning som gir sanntidstilgang til de ulike avdelingene som er ansvarlige for overvåking av eiendelene.
- Ha en klar forståelse av dine kapitalforvaltningsbehov. Snakk gjerne med ansatte og teknikere for å få et helhetlig bilde og avklar dine mål før du velger programvare.
- Med mange leverandører som tilbyr forskjellige abonnementspriser og tilleggsfunksjoner, bør du velge de som er økonomisk overkommelige for din organisasjon. Sammenlign deretter leverandørene basert på faktorer som funksjoner, tillegg, priser, gratis prøveperioder, rabatter og fornyelsespriser.
- Sjekk om programvaren er kompatibel med din eksisterende teknologi. Du må se nærmere på programvarens støttede operativsystem, maskinvareoppgraderinger, støttede formater (f.eks. disker, kassetter) og språket den er skrevet i.
- Finn ut hvor sikker programvaren er. Velg en programvare som hjelper deg med å kontrollere datatilgang for brukere, begrense webområder, konfigurere en dataadministrasjonsløsning, aktivere rapporter og andre funksjoner.
Konklusjon 👨🏫
Ved å ha nøyaktig oversikt over dine organisatoriske ressurser og administrere dem effektivt, bidrar du til å drive virksomheten din mot suksess. Bruk derfor programvare for IT-ressursstyring for å administrere alle eiendelene dine og spore dem som en profesjonell. Dette vil gi deg økt effektivitet og produktivitet, bedre aktivakontroll, full oversikt og mange nyttige funksjoner til en overkommelig pris.