Viktigheten av HR og moderne løsninger
Menneskelig kapital er selve livsnerven i enhver bedrift. Det er de ansatte, de faktiske menneskene, som driver virksomheten fremover. Derfor er det essensielt å opprettholde deres motivasjon og administrere dem på en hensiktsmessig måte. Teknologiske fremskritt, som HRMS (Human Resources Management System) programvare med kunstig intelligens og automatisering, har forenklet HR-prosessene betydelig.
Etter hvert som virksomheten vokser, oppstår det nye utfordringer knyttet til skalering, data- og prosesshåndtering, arbeidsstyrkeoptimalisering og mer. Med en økende arbeidsstyrke blir også personaladministrasjonen mer kompleks, fra rekruttering, ansettelse og opplæring til lønnsadministrasjon og overholdelse av regelverk. I tillegg spres sensitiv informasjon over flere systemer og lagringsplasser.
Dette kan føre til utbrenthet i HR-avdelingen og redusere den totale effektiviteten. I dagens konkurransepregede marked, der tid er av stor verdi, har man ikke råd til ineffektivitet, spesielt i vekstfasen.
Hvis HR-prosesser fortsatt baseres på regneark og papirarbeid, går virksomheten glipp av betydelige muligheter!
Så hva er løsningen?
HR-administrasjonsprogramvare, eller HRMS!
Hva er HRMS?
Kort sagt, HRMS er programvare som utnytter teknologi for å effektivisere HR-prosesser. Målet er å øke effektiviteten og produktiviteten i virksomheten ved å automatisere manuelle og repetitive oppgaver. Dette frigjør tid for HR-teamet til å fokusere på andre viktige aktiviteter som bidrar til forretningsvekst.
Programvaren dekker et bredt spekter av personalrelaterte oppgaver, inkludert:
- Arbeidsstyrkeplanlegging
- Rekruttering
- Onboarding av nye ansatte
- Bekreftelse av ansettelse etter prøvetid
- Håndtering av ansattes informasjon
- Administrasjon av transaksjoner og fraværspolitikk
- Tids- og fraværsregistrering
- Lønnsbehandling
- Beregning av lønnsendringer
- Avslutningsprosesser
- Kommunikasjon og administrasjon av regler og forskrifter
- Ansattes engasjement
- Overholdelse av lovverk
- MIS-rapportering
- Opplæring og utvikling
- Resultatvurdering
- Planlegging av etterfølgelse
Hvorfor trenger bedrifter HRMS?
Manuelle metoder kan fungere i oppstarten, men er ikke bærekraftige når virksomheten vokser. For små og mellomstore bedrifter er det avgjørende å investere i et HRMS for å akselerere vekstprosessen. Programvaren automatiserer komplekse oppgaver og reduserer samtidig potensielle feil, da selv små feil kan ha store konsekvenser for produktiviteten.
HRMS-systemer er utstyrt med ny teknologi som dataanalyse og automatisering som gagner både arbeidsgivere, ansatte og kunder. Riktig informasjon når de rette personene til rett tid.
En rapport anslår at det globale markedet for HR-programvare vil være verdt 30 milliarder dollar innen 2030, med en forventet årlig vekst på 9,4 % fra 2017 til 2025.
La oss se nærmere på fordelene for moderne virksomheter.
Effektiv personaladministrasjon
HR-teamet kan overvåke ansattes fremmøte og arbeidstid for å sikre maksimal produktivitet og kompensasjon for overtid. De kan også administrere opplæring, lønn, resultater og ansattes engasjement, slik at de føler seg knyttet til organisasjonen.
KPI-overvåking
HRMS kan automatisk overvåke nøkkeltallsindikatorer (KPI-er) for å evaluere ansattes effektivitet i å nå sine mål. Programvaren kan spore parametre som ansettelsestid, fravær og tidsbruk for å oppnå mål.
Selvbetjening for ansatte
En av de beste funksjonene i HRMS er selvbetjeningsportalene for ansatte. Her kan de få tilgang til sine profiler og annen informasjon, inkludert betingelser, fraværspolitikk, lønn og oppsigelsesprosedyrer. Dette reduserer behovet for å kontakte HR-avdelingen med spørsmål, og sparer tid for begge parter.
Ansatte kan enkelt søke om permisjon via systemet og sjekke sin gjenværende ferie, kommende hendelser og mer.
Reduserer menneskelige feil
Automatisering eliminerer menneskelige feil som kan koste virksomhetene dyrt når det gjelder overholdelse av regelverk, kostnader og tid. Det reduserer feil og duplikater for å sikre korrekt oppgaveutførelse.
Datasikkerhet og personvern
Sikrer overholdelse
Overholdelse av lover og forskrifter er avgjørende for enhver virksomhet. Manglende overholdelse kan føre til alvorlige konsekvenser. HRMS oppdateres regelmessig med endringer i lovverket for å sikre kontinuerlig overholdelse.
Hvorfor velge skybasert eller SaaS HRMS?
I stedet for tradisjonell lokal programvare, kan man vurdere Software-as-a-Service (SaaS) løsninger som driftes i skyen. Dette er abonnementsbasert, og man betaler ikke for hele programvaren. Tjenesteleverandøren gir tillatelse til å bruke programvaren over en bestemt tidsperiode.
Kjent tanke?
Ja, akkurat som Netflix!
I motsetning til lokal programvare krever SaaS-modellen ingen installasjon eller konfigurasjon. Alt er forberedt på forhånd, og man kan begynne å bruke programvaren i løpet av kort tid. Dette sparer kostnader og tid, uten bekymringer for vedlikehold.
SaaS-programvare i skyen gir bedre skalerbarhet, og man kan velge programvare som passer organisasjonens behov. Derfor bør man vurdere SaaS-programvare når man skal investere i et HRMS-system. Her er noen av de beste programvarene man kan vurdere.
Freshteam
Freshteam tilbyr intelligent styring av HR-prosesser og effektiv beslutningstaking. Med deres system for sporing av søknader kan man hente kandidater, planlegge intervjuer og ansette de rette personene. Systemet samler kandidater fra jobbportaler, karrieresider, interne henvisninger, leverandører, sosiale medier og mer.
Lag maler for intervjuer, legg til rekrutteringsteam, arbeidsflytstadier og tilpassede søknadsskjemaer for hver stilling. All informasjon om kandidatene, som e-poster, CV-er, poeng, interaksjonshistorikk og tilbakemeldinger, lagres på ett sted med Candidate 360. Under planlegging av intervjuer kan man invitere paneldeltakere og gi tilbakemelding. Programvaren gir også mulighet for å administrere jobbtilbud og konfigurere felter, registrere beslutninger og utarbeide tilbudsbrev.
Med Freshteam kan du utføre problemfri onboarding ved å starte prosessen på forhånd. Dette sparer tid den første dagen, og nye ansatte kan raskere bli kjent med sine kolleger og organisasjonen. Etter å ha mottatt signert dokumentasjon kan de lastes opp til profilen deres. Oppgaver kan tildeles, aktiviteter spores og påminnelser sendes for å fullføre introduksjonsprosessen.
Bruk dra-og-slipp-felt for å opprette ansattinformasjon og vedlikeholde organisasjonskart for å vise frem enheter i bedriftsstrukturen med navn, avdelinger og stillinger. Opprett og administrer permisjonsordninger for et kalenderår, og kartlegg dem til spesifikke team, lokasjoner, skift eller avdelinger. Du kan også spore permisjoner, generere fraværsrapporter og oppdage trender.
Med mobilappen for iOS og Android kan man utføre rekruttering, sende e-poster, gi tilbakemeldinger og ta avgjørelser. Søk om permisjon eller godkjenn/avvis andre sine forespørsler, og få tilgang til ansattes informasjon hvor som helst.
Bizneo HR
For å automatisere og optimere HR-avdelingen og nå et nytt nivå i administrasjon av personell og talent, er Bizneo HR Human Resources Programvare et godt alternativ. Det er en suite av over 10 teknologiske verktøy som dekker og gir løsninger for å forbedre alle stadier i en ansatts livssyklus i en bedrift.
De viktigste verktøyene fokuserer på å innovere og perfeksjonere rekruttering og utvelgelse, evaluering og opplæring av ansatte for å måle deres ferdigheter og utvikle deres prestasjoner.
I tillegg finnes flere funksjoner for å forenkle den daglige driften:
- Tidsstyring, ferie- og skiftplanlegging.
- Onboarding og offboarding prosesser for å bistå i integreringen av nye ansatte.
- Undersøkelser for å måle tilfredshet, engasjement og arbeidsmiljø.
- Arbeidsflyter som automatiserer rutineoppgaver, varsler og kommunikasjon (sluttdato for kontrakt, lønnsgjennomgang, varsler om fravær).
Integrasjon med andre verktøy (lønnsadministrasjon, tilgangskontroll, tilstedeværelse og ERP) er også en mulighet. Kort sagt, den beste teknologien for å ta HR-administrasjonen til et nytt nivå.
Sage HRMS
Overvinn HR-utfordringer og ta smarte beslutninger med Sage HRMS for å øke effektiviteten i virksomheten. Den tilbyr en dynamisk løsning for å administrere hele ansattens livssyklus, fra ansettelse til pensjonering. Programvaren er skalerbar for å møte økende behov.
Rekrutter dyktige medarbeidere, behold de beste, og identifiser interne kandidater til lederstillinger. Reduser ansattes omsetning ved å øke engasjementet. Forbedre tidsstyringen for hver ansatt, administrer fravær og tilstedeværelse, lønn, resultatvurderinger, fordeler og selvbetjening.
Eliminer kostbare feil og unngå papirarbeid i forbindelse med lønnsutbetalinger og fordeler. Risikovurderinger hjelper deg med å analysere ansatte basert på informasjon, statistikk, ferdigheter, resultater, forsikring og demografi.
Få omfattende instruksjon og opplæring gjennom Sage University. Sage Knowledgebase, Sage City og Sage Resources tilbyr 24/7 support, hjelper med spørsmål og gir oppdateringer om programvaren.
Gusto
Gi anerkjennelse til dine hardtarbeidende medarbeidere ved å støtte dem med Gusto. Alle prosesser fra rekruttering og onboarding til betaling, resultater og forfremmelse, er enkle å administrere med denne programvaren.
Lag profesjonelle tilbudsbrev, introduser nye medarbeidere, unngå papirarbeid og la dem fylle ut profilen sin. All dokumentasjon kan lagres digitalt. De dager med kompliserte lønnsprosesser er over. Bruk programvarens enkle lønnsmodul og arkiver skattene enkelt.
Programvaren synkroniserer automatisk alle data knyttet til tidsregistrering, fordeler og nye ansettelser. Hold ansatte glade og sikre ved å bruke programvaren til å administrere ordninger. Gi teamet ressurser og verktøy for å sikre deres økonomiske fremtid gjennom Gusto Cashout, pendlerfordeler, arbeidsulykkesforsikring, pensjonsordninger og høyskolesparing.
I tillegg finnes verktøy for småbedrifter, som kalkulatorer for burn rate, arbeidsgiverskatt og lønnssammenligning. Programvaren er kompatibel med HIPAA, ACA og ERISA. Den kan administrere COBRA-krav og sende e-post til ansatte etter at de har sluttet.
Cezanne HR
Uansett størrelsen på din organisasjon, er Cezanne HR et godt alternativ for å effektivisere HR-arbeidet. Denne skybaserte suiten lar deg effektivt administrere og støtte arbeidsstyrken din ved å bruke avansert teknologi, automatiseringsverktøy og imponerende funksjoner.
Cezanne HR hjelper virksomheter i over 100 land, og tilbyr oversettelse til 10 språk uten ekstra kostnad. Den støtter også registrering av økonomiske data i lokal valuta og forenkler administrasjonen av flere kontorer over hele verden. Systemet tilbyr fleksibilitet til å utføre ulike oppgaver, fra ansettelse til avslutning.
Den tilbyr en 24/7 nettportal med ekspertartikler, veiledninger, råd, opplæring, smarte varsler, rapportering, konfigurerbare skjemaer og arbeidsflytadministrasjon. Engasjer medarbeiderne via mobilapp eller nettbaserte verktøy for å øke samarbeid og kommunikasjon.
Cezanne tar seg av vedlikeholdet og leverer jevnlige oppdateringer. Alle data er sikret med avansert sikkerhet og databeskyttelse gjennom kryptering, passord og GDPR-overholdelse. Den åpne arkitekturen bidrar også til å forbedre produktiviteten og gir mulighet for integrasjon med tredjepartsapper.
People HR
Lei av å kaste bort tid på repetitive oppgaver?
Bruk People HR til å automatisere disse prosessene og fokusere på områder som krever mer oppmerksomhet. Unngå tidkrevende oppgaver som sporing av sykefravær, oppdatering av ansattes data, godkjenning av ferie og rapportering av statistikk. Bruk søkersporingssystemet til å ansette og beholde talenter som passer til organisasjonskulturen. Del ledige stillinger på ulike jobbportaler, og finn personer som kan bidra til å utvikle virksomheten.
Presenter HR-informasjon med grafiske rapporter til ledelsen og lag handlingsplaner. Lær av andre HR-eksperter og forbedre beslutningstakingen. Du kan også sammenligne HR-statistikk med andre selskaper i din bransje for å finne forbedringsområder.
Få bedre kontakt med de ansatte og hjelp dem med å optimalisere potensialet deres med det dynamiske resultatsystemet. Finn de beste medarbeiderne, og de som trenger litt hjelp til å forbedre resultatene. People HR lar deg enkelt migrere dine data inn i det nye systemet og tilbyr opplæring.
Programvaren er enkel og brukervennlig, selv uten teknisk ekspertise.
Zenefits
HR-administrasjon trenger ikke å være vanskelig med Zenefits. Med et enkelt klikk kan du sende ut tilbudsbrev med alle detaljer og en lenke for aksept. Programvaren tilbyr ferdige maler for tilbudsbrev eller mulighet for å laste opp et eget.
Partneren Checkr utfører grundige og raske bakgrunnssjekker. Nye medarbeidere kan selv utføre onboarding via Zenefits mobilapp eller nettside. Programvaren lager digitale skattedokumenter for ansatte basert på tilgjengelig informasjon.
Du kan bli papirløs ved å bruke den digitale signaturfunksjonen. Gjennom integrasjon med Slack, Salesforce, Google Workspace osv., kan ansatte logge inn på sine kontoer automatisk. Programvaren tilbyr dynamiske organisasjonskart og en ansattkatalog for å forbedre intern kommunikasjon.
Automatiser hendelser som forfremmelser, overføringer, oppsigelser og mer. Programvaren synkroniserer data og endringer i sanntid. Den støtter ikke bare ansatte, men også frilansere, konsulenter og andre. Overhold lovverk ved å automatisere oppgaver.
Opprett og administrer ferieordninger, registrer forespørsler, angi restriksjoner og bruk den automatiske saldokalkulatoren. Programvaren gir støtte for business intelligence ved å rapportere lønn, antall ansatte, statistikk, turnover og aksjeopsjoner.
BambooHR
Dine ansatte er bedriftens viktigste ressurs. Behandle dem med forsiktighet ved å bruke BambooHR, en alt-i-ett-programvare for å samle inn, organisere og analysere ansattes data. Forbedre rekruttering, onboarding, lønnsadministrasjon og utvikling av en bærekraftig bedriftskultur.
BambooHR lagrer all informasjon i en sikker database med dynamiske verktøy for redigering og rapportering. Programvaren kan nås via nettside eller mobilapp.
Tilpass dokumentasjon for å forenkle onboarding prosessen. Bruk e-signaturer for å administrere dokumenter digitalt. Sporing av tid, fravær, fordeler og lønn er også enkelt med BambooHR.
Få dypere innsikt i resultater, ansattes tilfredshet og annen viktig statistikk for å forme fremtidige tiltak. Over 1,56 millioner brukere over hele verden bruker BambooHR. Programvaren tilbyr også en syv dagers gratis prøveperiode.
Konklusjon
HR-prosesser er avgjørende for moderne virksomheter, og krever stor nøyaktighet. Selv små feil kan bli kostbare. Med et skybasert HRMS-system kan man automatisere alle oppgaver uten feil.