Kundestøtteledere må svare på hundrevis av spørsmål hver dag. Hermetiserte responsapper kan gjøre jobben deres rask og enkel.
Mange av henvendelsene støtteteamet mottar daglig er like. Å skrive inn svarene på disse spørsmålene manuelt er en kontraproduktiv oppgave. Men brukere kan generere forhåndsdefinerte svar på de vanlige spørsmålene og lagre dem i hermetiske svarverktøy for umiddelbar bruk.
La oss utforske mer om den hermetiske responsen, inkludert deres fordeler og toppverktøy som tilbyr denne tjenesten.
Innholdsfortegnelse
Hva er en hermetisk respons?
Mange mennesker forveksler hermetisk respons med autorespons. Mens autosvar er robotiske og upersonlige, er hermetiske svar beskrivende og personlig tilpasset.
Dette er forhåndsbestemte svar på vanlige spørsmål. Hermetiske svar er alltid nyttige og tilpassede, så det høres ikke maskingenerert ut for kundene.
Hvordan fungerer hermetiske svar med firmaets FAQ/Wiki?
Hermetiske svar og firmawiki, vanlige spørsmål og feilsøkingskunnskapsbase skal være synkronisert. Det bør være et automatisert system for å injisere spesifikke feilsøkingstrinn eller generell informasjon i en plassholder i det hermetiske svaret.
Hvis du ikke bruker tekstplassholdere, vil de hermetiske svarene hope seg opp. Det vil være vanskelig for kundeserviceagenter å håndtere en så lang liste med hermetiske svar. For å løse dette problemet kommer noen skriptbaserte verbiage-tjenester eller verktøy opp med syntakser.
Når et støttepersonell skriver inn bestemte kortkoder eller syntakser i en e-post- eller chat-konsoll, oppretter verktøyet automatisk skriptet. Verktøyet henter også støtteinformasjon fra en bedrifts kunnskapsbase, FAQ eller Wiki.
Å koble verktøyet for hermetiske svar med bedriftens kunnskapsbase hjelper deg også med å mate oppdaterte gjennomganger eller feilsøkingstrinn. Ellers må du oppdatere alle støtteskriptene manuelt.
Fordeler med å bruke hermetiske svar
#1. Sparer tid
Et hermetisert svar sikrer at du ikke trenger å skrive svar på de vanlige spørsmålene. Siden kundestøtteledere raskt kan svare på de vanlige spørsmålene med disse svarene, kan de fokusere på mer produktive oppgaver på spart tid.
#2. Sømløs ledelse
Kundetjenesteleverandører kan enkelt administrere et stort antall kunder ved hjelp av hermetiske responsapper. Hvis du jobber for en internettleverandør, er prisen på tilgjengelige pakker et spørsmål du kanskje får ofte.
I stedet for å svare alle med samme svar ved å skrive, kan du enkelt gjøre denne jobben ved å lime inn det hermetiske svaret i chattevinduet.
#3. Tilfredsstillende kunder
Kunder vil ha en umiddelbar løsning på problemene sine. Hvis det er en forsinkelse i å svare, kan du miste dem til konkurrentene dine. Ved å bruke hermetiske svar kan du svare på spørsmålene deres og sørge for at de forblir lojale mot bedriften din.
#4. Øk samtalefrekvensen
Hermetiske svar hjelper deg også med å konvertere et potensielt kundeemne til en kunde ved å svare på spørsmålene deres raskt og vellykket. Noen ganger stiller en potensiell kunde noen unike spørsmål, og støttepersonalet har mye på tallerkenen.
I den situasjonen kan de svare på de enkle spørsmålene med de hermetiske svarene og bruke tiden til å svare på det unike spørsmålet. Dermed kan du konvertere den potensielle kunden til en kunde og forbedre konverteringsfrekvensen din.
Her er noen av de beste hermetiserte responsappene.
skrivebord
Gjentatt skriving kan være frustrerende og kjedelig for kundestøttepersonell. Skrivebord er en enkel plattform som hjelper dem å bli kvitt dette ved å la dem lage og administrere konsistente hermetiske svar.
I tillegg kan dette flerspråklige verktøyet integreres med alle nettstedene og appene bedriften din bruker, inkludert Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk og Linkedin.
Hvis du velger å bruke typedesk, vil teamet ditt få muligheten til å svare på kundeforespørsler konsekvent. Som et resultat vil kundene og potensielle kunder få en forbedret opplevelse mens de kontakter din kundestøtte.
Dette verktøyet kommer også med Team Folders-funksjonen som lar deg umiddelbart dele og synkronisere alle de ferdige svarene med hvert teammedlem. Dessuten kan støtteledere gjøre hver hermetisert respons unik ved å bruke variabler.
Freshdesk
Formålet med kundeservice er å svare på kundehenvendelser, og Freshdesk lar deg gjøre det sømløst. Du kan engasjere deg med kundene i en meningsfull samtale på tvers av forskjellige kanaler ved å bruke denne hermetiske responsappen.
Denne omnikanalsuiten tilbyr en komplett støtteløsning som fokuserer på å levere enestående kundeservice raskt. Den forstår proaktivt kundenes krav og svarer på dem med den mest intuitive støtten.
Ettersom du trenger å utføre færre repeterende oppgaver, sparer du tid og investerer den i noe mer fruktbart. Denne enhetlige plattformen gir kunnskapsbasen og automatiseringen av arbeidsflyten for å håndtere kundehenvendelser raskt.
Ved å bruke Freshdesk kan du også koble deg til kundene gjennom deres foretrukne kommunikasjonskanal og sømløst endre modusen når som helst.
Sosiale hensikter
Er du lei av å bytte mellom flere meldings- og chatteverktøy? Da er det på tide å bruke Social Intents, en av de beste hermetiserte responsappene. Ved å bruke denne løsningen kan du chatte med besøkende på nettstedet ditt rett fra samarbeidsappen du allerede bruker som et team.
Live chat-programvaren er en populær app som fungerer på Microsoft Teams, Slack og Webex. Siden du ikke trenger å forlate den eksisterende appen, kan du umiddelbart svare på henvendelser og gjøre kundene fornøyde.
Social Intent lar deg bruke hermetiske svar for å hjelpe kundene med raske responstider og bygge kunderelasjoner. Dens proaktive live chat-utløsere er også nyttige for å engasjere besøkende på nettstedet. Dessuten støtter appen samarbeid med alle teammedlemmene for å løse kundenes problemer.
HappyFox
HappyFox er et alt-i-ett billettsystem for helpdesk for raskere og bedre kundestøtte. Det hjelper deg med å redusere kaos og organisere støtteprosessen med funksjoner som et kraftig støttekortsystem og en selvbetjent kunnskapsbase.
Du kan svare raskere på vanlige og hyppige forespørsler ved å bruke dets hermetiske støtteverktøy. Bortsett fra å legge til svarmaler, utfører denne appen billetthandlinger som å endre status og legge til tagger.
Når du er i ferd med å svare på en billett, vil alle tilgjengelige hermetiske handlinger være synlige for deg. Det er også mulig å søke etter bestemte hermetiske handlinger og deretter bruke dem. Denne plattformen støtter oppretting av hermetiske handlinger spesifikke for et team også.
HappyFox støtter også integrasjon med en rekke forretningsapper, inkludert MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier og Twitter.
Sprø
Moderne forretningsscenarier krever at selskaper kobler seg til kundene og leder umiddelbart. Sprø er en flerkanals meldingsplattform som lar deg gjøre det. Den består av en liste over sofistikerte verktøy som du kan bruke til å oppnå kundedrevet revolusjon for bedriften din og låse opp hypervekst gjennom samtaler med dem.
Denne plattformen kommer med en funksjon som heter Delt innboks. Den sentraliserer samtalene dine fra ulike kanaler, for eksempel e-post, messenger, SMS, live chat og Twitter DM. Derfor blir det mulig å gi den beste kundeservicen gjennom uanstrengt samarbeid.
Crisp støtter også et sentralt knutepunkt for en kunnskapsbase. Du kan kombinere det med chatbots og live chats for å forbedre kundeopplevelsen med sanntidssvar.
UseResponse
UseResponse er en flerkanals kundestøtteprogramvare som reduserer responstiden betydelig og forbedrer kundeopplevelsen. Plattformen er en fullstendig skalerbar og tilpassbar suite som tar sikte på å hjelpe supportteamet ditt.
Ved å bruke dette verktøyet kan du enkelt administrere mer enn 10 støttekanaler som e-post, live chat, messenger, fellesskapsfora og sosiale medier. Dens automatiserte varsling og spørringstildeling gjør oppgaven enklere for alle kundestøtteledere.
I tillegg gir UseResponse deg avanserte analyser og rapporter om ytelsen til kundestøtteprosessen. Med en personalvurderingsporer og SLA kan verktøyet tilby bedre kundeservice. Dessuten kan brukere integrere denne appen med andre verktøy, som Google, Salesforce, Jira og Zapier.
Klutch
Er du lei av å søke gjennom dokumenter og disker for å finne det riktige svaret til riktig tid? Bruk Klutch å lagre alle raske svar og veiledninger i én enkelt bedriftskunnskapsbase.
Nå trenger du ikke bruke tid på å søke etter de riktige svarene eller skrive inn de samme svarene for repeterende spørsmål. Få tilgang til passende hermetiske svar fra hvilken som helst enhet og svar med det.
Du kan til og med skrive en e-post med ett klikk til kundene dine. Denne plattformen lar deg også lagre ofte brukte utdrag og lenker. Brukere kan få tilgang til dette verktøyet fra skrivebordsappen, Chrome, Edge og hvilken som helst mobilenhet.
EngageBay
EngageBay kan gi deg de beste hermetiske svarene som er nyttige for kundetjenester som helpdesk og e-post. Spesielt når du får hundrevis av lignende tjenestespørsmål, kan disse hermetiske svarene spare tid og hjelpe deg med å selge mer.
Dermed vil kundeservicen din se et løft og bli mer produktiv ved å selge flere produkter på kortere tid.
For bedre kundeforbindelse kan du også prøve de raske personaliseringsverktøyene. Personaliseringsfunksjonene vil få de hermetiske svarene til å høres ut som noen nyskrevne og personlig tilpassede svar.
For å forbedre forretningseffektiviteten fremmer EngageBay automatiseringsfunksjoner. Bare definer betingelsene for kundeforespørsler, og verktøyet vil svare med personlig tilpassede svar.
Du trenger ikke være en teknisk kyndig person for å bruke dette verktøyet på grunn av dets intuitive snarveier og ikoner. Videre kan brukere skrive et hvilket som helst svar og merke det enkelt som hermetisert for senere bruk.
Konklusjon
Når det er et høyt volum av forespørsler, kan hermetiserte svar-apper gi deg de enkleste løsningene. I tillegg til å svare raskt, gjør disse appene støtteteamet ditt produktivt og konverterer flere potensielle kunder.
Hvis du også er interessert i å lage en kunnskapsbase for din bedrift, kan du prøve disse plattformene for å lage en kunnskapsbase.