Effektivisering av kontraktsprosesser med programvare for kontraktsadministrasjon
Kontrakter er grunnlaget for inntektsstrømmen til enhver virksomhet, og programvare for kontraktsadministrasjon er avgjørende for å sikre at denne prosessen går knirkefritt og effektivt.
I dag er bedriftskontrakter i stor grad digitalisert. Man slipper å jobbe med utkast, endelige utkast, signering og sending per post. Økonomi-, salgs- og kundestøtteteam benytter seg nå av automatiserte verktøy for å produsere hundrevis av kontrakter daglig.
Dersom du ennå ikke har utforsket en app for kontraktsadministrasjon, er du kommet til rett sted. Vi presenterer en oversikt over de beste appene for kontraktsadministrasjon, som gjør det enkelt for deg å velge.
Hva er målet med programvare for kontraktsadministrasjon?
Kontraktsadministrasjonsapper forenkler hele kontraktsprosessen, fra forhandlinger til endelig signering. Høres dette interessant ut? Her er noen av de viktigste fordelene:
Redusert tidsbruk i kontraktsprosessen
Det kan normalt ta opptil fire uker å ferdigstille et kontraktsutkast. Med god programvare for kontraktsadministrasjon kan du derimot generere profesjonelle kontrakter på få minutter og imponere ledelsen.
Økt nøyaktighet i kontrakter
Uforsiktige feil i en kontrakt kan undergrave tilliten til bedriften din. Automatiserte verktøy for kontraktsadministrasjon kan forhindre slike feil. Disse verktøyene bruker tidligere kontrakter for å fylle ut viktig informasjon automatisk.
Du trenger kun å gjøre noen få tilpasninger for å sikre at kontrakten er oppdatert.
Automatisering av viktige prosesser
En kontraktsprosess innebærer mange steg, som forhandlinger, opprettelse, utkast, oppdateringer og påminnelser om signering. Ved å bruke programvare for kontraktsadministrasjon kan du automatisere alle disse trinnene og spare tid og ressurser.
Mulighet for e-signatur
Salgs- og kundestøtteteam kan raskt flytte kontraktsigneringsprosessen fremover ved hjelp av e-signaturer. Digital signering er raskere enn tradisjonell signering.
Nå som du er kjent med fordelene ved programvare for kontraktsadministrasjon, la oss se på noen populære alternativer.
PandaDoc
PandaDoc er en populær og robust programvare for kontraktsadministrasjon, som tilbyr mer enn bare grunnleggende funksjoner. Den lar deg tilpasse, forhandle og inkludere e-signaturer i komplekse kontrakter, samtidig som den holder dialogen i gang og fungerer i ditt tempo.
Denne plattformen inneholder hundrevis av kontraktsmaler som du kan tilpasse med en dra-og-slipp-redigerer og dele med kundene umiddelbart. I tillegg kan du bruke et bibliotek med forhåndsgodkjente klausuler for å generere feilfrie kontrakter.
PandaDocs viktigste funksjoner:
- Sanntidsvarsler
- Sømløs betalingsbehandling
- Mobilapp for Android og iOS
- Ubegrenset antall dokumenter og brukere
- CRM-integrasjon for import av kundedata
Den effektiviserer kontraktsprosessen ved å automatisere oppgaver som godkjenning, signering av ordre og tilpassede brukertillatelser. Teammedlemmer kan også kommentere dokumenter eller fortsette samtalen gjennom en chat-funksjon.
Zoho Contracts
Zoho Contracts er en omfattende programvare som hjelper virksomheter med å effektivisere hele kontraktens livssyklus. Den forbedrer effektiviteten i alle aspekter av kontraktsadministrasjon, styrker overholdelse og reduserer forretningsrisiko. Denne applikasjonen dekker alle dine kontraktsbehov, fra opprettelse til signering.
Zoho Contracts sine nøkkelfunksjoner:
- Juridisk bindende underskrifter
- Handlingspåminnelser
- Forhåndsdefinerte brukerroller og tilgangstillatelser
- Kryptering og private datasentre
- Sentral lagring for virksomheten
Du kan enkelt opprette nye kontrakter med en veiviser, bruke forhåndsdefinerte maler eller lage egendefinerte maler. Funksjoner som en innebygd dokumentredigerer, sporing av endringer og kommentarer gjør samarbeidet sømløst.
I tillegg kan du designe godkjenningsarbeidsflyter, få innsikt fra analyser, spore kontraktshistorikk og administrere kontraktforpliktelser.
ContractWorks
Hvis du er på jakt etter en enkel programvare for kontraktsadministrasjon som er rask å sette opp, er ContractWorks et godt valg. Den øker synligheten i kontrakter og minimerer risikoen for å gå glipp av fornyelsesdatoer.
ContractWorks sine viktigste funksjoner:
- Tilpassede, planlagte rapporter
- Ubegrensede varsler for viktige kontrakter
- AI-tagger for enkel kontraktsnavigering og søk
- AI-verktøy for sporing av viktige datapunkter
- Intuitivt brukergrensesnitt og dedikert implementeringsansvarlig
Denne applikasjonen lar deg inkludere et ubegrenset antall brukere, uavhengig av hvilken plan du velger. Ved hjelp av OCI og en avansert søkefunksjon kan du raskt finne detaljene du trenger.
Du kan også lagre alle kontrakter i en sikker kontraktsdatabase. Den innebygde elektroniske signaturfunksjonen gjør det mulig å sende, signere og arkivere kontrakter fra hvor som helst.
Concord
Concord er en plattform for alle dine kontraktsprosesser. Den gir deg kontroll over utkast, godkjenning, e-signering og lagring, i tillegg til total kontroll over kontraktsyklusen.
På denne plattformen kan du forhandle med eksterne parter, søke etter kontrakter, administrere tidsfrister og rapporter. Den forenkler også dokumentsamarbeid, kommentarer og chat med kolleger og leverandører.
Concords viktigste funksjoner:
- Automatisering av oppgaver med rik integrasjon
- Kontraktsinnsikt med feltsammenligning
- E-postvarsler for fornyelse eller tidsfrister
- Ubegrenset juridisk bindende signaturer
- Automatisk dokumentruting og godkjenning
Concord støtter integrasjon med flere applikasjoner. Du kan integrere den med over 4000 apper gjennom Zapier eller bruke REST API og webhooks. Den kan også kombineres med Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms og mange flere.
DocuSign CLM
DocuSign CLM er et kostnadseffektivt valg for små bedrifter. Den hjelper deg med å organisere hele prosessen ved å lage skreddersydde avtaler, automatisere kontraktsarbeid og gi innsikt i trender, risikoer og muligheter.
Du kan raskt bygge kontrakter ved hjelp av maler, et klausulbibliotek, en dra-og-slipp-redigerer og betingede regler. Plattformen lar deg også versjonskontrollere og rute kontrakter for intern og ekstern gjennomgang.
DocuSign CLMs viktigste funksjoner:
- Automatisering av oppgaver og kompleks arbeidsflytstyring
- Tidsbesparelse gjennom standardisering av prosesser
- Fjerning av flaskehalser for effektivt arbeid
- Forretningsinnsikt med rask gjennomgang og trendinformasjon
- Smidig samarbeid mellom teammedlemmer
I tillegg kan bedrifter bruke DocuSign CLM til å lagre kontrakter sentralt, administrere forpliktelser og søke i avtaler med filtre. Applikasjonen har over 100 forhåndskonfigurerte arbeidsflyttrinn som du kan bruke til å generere, gjennomgå, godkjenne og lagre kontrakter.
Contract Hound
Mister du ofte oversikten over viktige kontrakter? Contract Hound hjelper deg. Denne programvaren lar deg enkelt finne, lagre og organisere alle kontraktene dine.
Contract Hounds viktigste funksjoner:
- Lagring og organisering av dokumenter i en søkbar database
- Mulighet for å legge til et ubegrenset antall brukere gratis
- Sikker signering og godkjenning gjennom integrasjoner
- Responsive supportteam
- Sikker lagringsplass for sikkerhetskopiering
Du kan sette opp påminnelser og varsler for kontraktens utløps- og fornyelsesdatoer. Du kan tilby lese- eller redigeringstillatelse til dine kolleger. Bedrifter kan også bruke Contract Hound til å gjennomgå og signere kontrakter, administrere bevilgninger og spore endringer.
CMx
CMx er et dynamisk verktøy for alle dine kontraktsadministrasjonsoppgaver, tilgjengelig både i skyen og lokalt. Plattformen gir deg tilgang til kontraktsdata, juridiske avtaler og relaterte dokumenter.
Du kan enkelt opprette kontrakter ved å importere godkjente klausuler til MS Word med dra-og-slipp. Du kan også beholde alle kontraktversjoner i en sentral database.
CMx-applikasjonens viktigste funksjoner:
- Avanserte analyser med handlingsrettede data, tilpassede og planlagte rapporter
- Multi-faktor autentisering, sikret multi-tenancy, SSL-sertifikat
- Krypterte data lagret i sikre datasentre
- Arbeidsflyt for kontraktgjennomgang og godkjenning
- Enkel konfigurasjon og finkornet tillatelse
Den støtter også integrasjon med ulike redaktører, apper og SSO-plattformer som Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 og Azure Active Directory.
Evisort
Hvis du ser etter programvare for kontraktsadministrasjon til din raskt voksende bedrift, kan Evisort være det rette valget. Dette AI-drevne verktøyet reduserer arbeidsmengden, gir varsler om utløp, muliggjør raskere kontraktsøk og reduserer transaksjonstiden.
Evisorts viktigste funksjoner:
- Kontraktsautomatisering for å skalere opp ressurser
- Transparente godkjenningsprosesser
- Automatiserte varsler
- Avansert kontraktsanalyse, rapporter og visualisering
- Kodefri integrasjon og tilgangsadministrasjon
Med Evisorts Contract Intelligence Platform kan du forenkle kontraktsadministrasjonen. Det strømlinjeformer også arbeidsflyten og hjelper teamet ditt med å konsentrere seg om strategisk arbeid og samarbeide for raskere avtaleinngåelse. Denne plattformen støtter integrasjon med applikasjoner som Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box og Salesforce.
Viktige funksjoner i et verktøy for kontraktsadministrasjon
Et godt verktøy for kontraktsadministrasjon bør ha følgende funksjoner:
Kontraktmaler
Appen bør tilby vanlige maler som virksomheter bruker ofte. Den bør også gi mulighet til å konvertere en ny kontrakt til en mal for fremtidig bruk.
Sentralt arkiv for kontraktsinnhold
Det bør finnes en database for innhold som ofte brukes i kontrakter. Operatøren bør kunne tilpasse feltene etter behov.
Rollebasert tilgangskontroll
Feltselgere, kontorassistenter, kundestøtte, kontraktskrivere, ledelsens assistenter og bedriftseiere bør ha forskjellige tilgangsnivåer.
Sikker og kryptert lagring
En robust programvare for kontraktsadministrasjon bruker autentiseringsprogramvare og krypteringsprotokoller for å beskytte kontrakter mot uautorisert tilgang.
OCR, AI, PDF og utskrift
Programvaren må inneholde et OCR-program dersom du trenger å legge til innhold fra en fysisk kontrakt. AI kan behandle dataene for å lage profesjonelle PDF-filer.
Noen ganger kan du trenge trykte kopier, så utskriftsmuligheter bør også være tilgjengelig.
Dashbord
Et dashbord som viser viktige beregninger vil hjelpe ledere, økonomiansvarlige og lederteamet med å lage passende forretnings- og økonomiplaner.
Moderne programvare for kontraktsadministrasjon bør vise et dashbord med ventende kontrakter, utkast, kontrakter i prosess, kontrakter sendt til godkjenning og nye kontraktforslag.
Innebygd e-signatur
Sørg for at programvaren inneholder en e-signaturfunksjon. Hvis ikke, kan du måtte kjøpe en egen app for dette, noe som kan forsinke kontraktsprosessen.
Kontraktsprosess
Appen bør tilby en intuitiv arbeidsflyt for kontraktsbehandling. For eksempel kan en feltselger starte kontraktflyten. Deretter vil salgs- eller produktteamet verifisere detaljene og videresende kontrakten til ledere.
Når en leder har fullført prissettingen og vilkårene, kan personen sende kontrakten til ledelsen. Og alt dette bør skje inne i appen.
Administratorovervåking
Det må være avanserte visualiseringsmuligheter for bedriftsledere, økonomiansvarlige og ledelse, for å sikre at alt går i henhold til bedriftens retningslinjer.
Hva er standard kontraktsprosess?
Den typiske kontraktshåndteringsprosessen består av seks trinn. Her er en oversikt over hvert steg i livssyklusen.
Opprettelse
Den første fasen er å opprette en avtale. Du kan bruke en mal eller begynne å skrive den fra bunnen av.
Samarbeid
Kontrakter involverer ofte internt samarbeid, da flere team bidrar med sine innspill.
Redigering
Den første versjonen er sjelden den endelige. Den må gjennom ulike redigeringer og versjonsendringer før den er klar.
Signatur
Når utkastet er klart, må kontrakten signeres. I dag er bruken av elektroniske signaturer økende.
Sporing
Det er også nødvendig å spore forpliktelsene og samsvaret med kontrakten.
Lagring
Alle kontrakter må lagres sentralt, sikkert og i et søkbart arkiv. Dette gjør det enkelt å finne og sortere dokumenter.
Rapportering
Du bør få en tilpasset analyserapport med nyttig innsikt, som hjelper deg med å ta informerte beslutninger.
Fornyelse
Mange kontrakter fornyes etter en viss periode. Det er derfor viktig å holde oversikt over forfallsdatoer.
Anbefalte bøker for å lære om kontraktsadministrasjon
Kontraktsledelse: Kjernevirksomhetskompetanse
Kontraktsutforming og forhandlinger
Prinsipper for kontraktstyring
Kontraktshåndtering: Vinnende hemmeligheter
Avsluttende ord
I denne artikkelen har vi presentert åtte av de beste verktøyene for kontraktsadministrasjon. Du kan velge det som passer dine behov, budsjett og arbeidsmengde. Du kan starte med en prøveversjon før du abonnerer på et verktøy som tilfredsstiller dine krav.
Du er kanskje også interessert i å vite mer om hvor du kan kjøpe og selge internettbedrifter.