Opplever du at det er vanskelig å organisere prosjekter og fastsette prioriteringer? Det hadde vært fantastisk om det fantes en metode for å lette forståelsen av hvilke oppgaver som krever hvilken type fokus og innsats.
Det er her Effekt-Innsats-Matrisen, også kjent som 2×2-matrisen, kommer inn i bildet. Dette er et verktøy som forenkler prioriteringen, og som hjelper team og enkeltpersoner med å knytte arbeidet tilbake til de overordnede målene. Den identifiserer også konkrete handlingstrinn for å komme i gang med arbeidet.
Dersom du ser etter en lettfattelig mal for en effekt-innsatsmatrise, vil denne artikkelen fungere som en glimrende introduksjon. Men la oss først gi deg en rask oversikt over det grunnleggende ved en slik matrise.
Hva er en effekt-innsatsmatrise?
En effekt-innsatsmatrise, eller en 2×2-matrise, er et verktøy som brukes av virksomheter og privatpersoner for å prioritere oppgaver på en effektiv måte. Prioriteringen skjer gjennom en analyse av innsatsen som kreves for en oppgave, og deretter en sammenligning av dette med den effekten oppgaven vil ha.
Ofte utarbeides en effekt-innsatsmatrise gjennom en idémyldringsprosess med teamet. Dette gjør det mulig å kartlegge det totale antallet oppgaver og prosjekter som gjelder for hvert enkelt teammedlem. Deretter kan man vurdere hvor viktige og hvor hastende disse oppgavene er.
Gjennom denne prosessen er det mulig å identifisere den rekkefølgen av oppgaver som må utføres for å oppnå størst mulig effekt med minst mulig innsats.
Som regel er det oppgaver med lav innsats og høy effekt man bør prioritere. Det betyr likevel ikke at oppgaver med lav innsats og lav effekt er verdiløse. Noen ganger kan selv disse være til hjelp på en eller annen måte.
De fire kvadrantene i effekt-innsatsmatrisen
Effekt-innsatsmatrisen består av fire kvadranter, som presentert nedenfor:
Disse fire blokkene er skilt ved å ha effekt på x-aksen og innsats på y-aksen. Hver blokk representerer:
#1. Raske gevinster – Lav innsats og høy effekt
Denne kvadranten inkluderer alle oppgaver som kan utføres enkelt eller raskt, men som har en betydelig innvirkning på virksomheten eller arbeidet. Oppgavene i denne blokken har høyeste prioritet.
#2. Store prosjekter – Høy innsats og høy effekt
Denne kvadranten omfatter oppgaver som krever betydelig innsats, men som har stor innvirkning. Disse betraktes som virksomhetens langsiktige mål og har en relativt høy prioritet.
#3. Fyllstoff – Lav innsats og lav effekt
Denne kvadranten består av oppgaver som enkelt kan gjennomføres, men som ikke gir noen særlig effekt. Dermed er oppgavene i denne blokken ikke av høyeste prioritet.
Det kan likevel være hensiktsmessig å utføre disse oppgavene i ledige stunder eller når du ikke føler deg særlig produktiv, for å få dem unna.
#4. Utakknemlige oppgaver – Høy innsats og lav effekt
Denne kvadranten omfatter oppgaver som krever mye tid og krefter, men som ikke gir tilstrekkelig effekt. Disse oppgavene er unødvendige og bør unngås dersom andre oppgaver krever oppmerksomhet.
Når bør man bruke en effekt-innsatsmatrise?
Effekt-innsatsmatrisen er et nyttig verktøy når du eller teamet ditt har flere prosjekter eller oppgaver med et bredt spekter av potensielle fordeler.
Den er også nyttig når du er usikker på hvilken handling som er best, eller hvor du skal begynne.
Noen ganger kan en 2×2-matrise også hjelpe deg med å strukturere arbeidsflyten din og gjøre den mer oversiktlig.
Oppstartsselskaper eller mindre organisasjoner har ofte mange ulike arbeidsoppgaver som må utføres av en liten gruppe mennesker. I en slik kaotisk struktur kan mange gode ideer og prosjekter bli vanskelig å håndtere. En matrise kan da bidra til å sortere uorden og få organisasjonen på rett spor.
Her er en oversikt over de viktigste fordelene som en effekt-innsatsmatrise kan gi deg og teamet ditt:
Fordeler med Effekt-Innsats-Matrisen
#1. Hold alle informert og synkronisert
Den største fordelen med en effekt-innsatsmatrise er måten den sørger for at alle er samkjørte i arbeidet mot et felles mål. Teamet kan også benytte maler for effekt-innsatsmatriser for å legge til et ekstra lag av organisering i arbeidet.
#2. Optimaliser ressurser og deres allokering
Når du vet hvilke oppgaver som skal gjøres og når, kan du fordele ressursene dine på en mer effektiv måte. De viktigste ressursene kan dermed holdes avsatt til de prioriterte oppgavene.
#3. Etabler en arbeidsrekkefølge og prioriter oppgaver
Effekt-innsatsmatrisen bidrar til å skape en rekkefølge av handlinger/oppgaver organisert etter prioritet. Dette gir teamet en oversiktlig og lineær vei å følge.
#4. Justerer teamet i forhold til virksomhetens mål
I tillegg til å finne de prioriterte oppgavene, forklarer matrisen også hvorfor oppgavene må prioriteres. Dette gir teamet innsikt i de underliggende målene og bidrar til en felles forståelse av selskapets overordnede mål.
#5. Spar tid og maksimer effektiviteten i arbeidsflyten
Ved hjelp av matrisen kan du unngå å bruke tid på oppgaver som krever uforholdsmessig mye tid i forhold til effekten. Dette fører til en mer effektiv arbeidsflyt og øker den samlede produktiviteten.
Selv om effekt-innsatsmatrisen virker enkel, er det likevel noen grep du kan ta for å maksimere utbyttet av dette verktøyet.
Tips for å forenkle effekt-innsatsmatrisen
#1. Definer klare mål for matrisen
Å definere hvorfor er grunnleggende viktig. Sørg for at du også har en klar begrunnelse for matrisen. Tydelige mål og årsaker til å lage matrisen vil gi deg en klar retning for hvordan du skal gjennomføre denne prosessen på en korrekt måte.
#2. Idémyldring rundt alle aktiviteter og oppgaver sammen med teamet ditt
Idémyldring legger til rette for en helhetlig diskusjon. Ved å gjøre dette sammen med teamet ditt, vil ulike perspektiver komme frem, og oppgavene kan prioriteres med hensyn til alle involverte.
#3. Lag en solid handlingsplan for prosessen etter at matrisen er utarbeidet
Det å bare lage en effekt-innsatsmatrise er ikke tilstrekkelig for å få ting gjort. Det som faktisk kreves er en solid handlingsplan og evne til å gjennomføre den. Sørg derfor for at du har en plan klar for alle oppgavene og deres sekvenser for en smidig arbeidsflyt.
#4. Ha god kommunikasjon i teamet og lag rapporter for oppgavene
Når arbeidet har begynt, er det viktig å kommunisere proaktivt med teamet om sekvensen og prioriteringene var nøyaktige nok.
Hvis det er forbedringsområder, sørg for å utarbeide en rapport om hvordan det gikk, inkludert eventuelle justeringer som bør gjøres neste gang du utarbeider en ny effekt-innsatsmatrise.
Dette var det viktigste du trengte å vite om Effekt-Innsats-Matrisen. La oss nå se på noen maler som kan gjøre livet ditt enklere!
Miro
Miro er et fantastisk verktøy som er utviklet for team og enkeltpersoner for å lage diagrammer, tabeller, kart og lignende for å planlegge og organisere arbeidet.
Ved bruk av denne malen har vi merket oss følgende:
- Designet er svært brukervennlig, og alle med grunnleggende ferdigheter i å redigere designmaler kan bruke dette verktøyet.
- Det tilbys begrenset veiledning i hvordan malen for effekt-innsatsmatrise fungerer, så en nybegynner må kanskje undersøke hva dette er og hvordan det utføres.
- Ved oppstart av det første designet spør verktøyet om din erfaring med designverktøy som Miro, noe som gjør det nybegynnervennlig med hensyn til design.
Miro er et «freemium»-verktøy, slik at du kan benytte det til å lage maler kostnadsfritt. Du kan imidlertid også oppgradere det for å få tilgang til premiumfunksjoner som ubegrenset antall prosjekter, samarbeid med flere teammedlemmer osv.
Lucidspark
Lucidspark er et annet designverktøy som er spesielt utviklet for produktivitet og arbeidsrelaterte oppgaver. Det tilbyr et enkelt brukergrensesnitt samt enkel oppretting og redigering av maler.
Her er egenskapene ved Lucidsparks mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Brukergrensesnittet er enkelt og raskt; du kan raskt lage matrisen ved å legge til prosjektene i boksene.
- Malen har et enkelt design, men du kan legge til bilder og endre farger og skrifttyper for å tilpasse den etter dine egne preferanser.
- Den grunnleggende utformingen av de fire kvadrantene er laget for å romme oppgaver med varierende nivåer av innsats og effekt. Du kan omorganisere oppgavene etter behov, og er ikke bundet til kun å definere dem under en bestemt blokk.
Du kan komme i gang med Lucidspark gratis, men du kan også oppgradere den for å få tilgang til flere premiumfunksjoner.
Canva
Canva er et designverktøy som kan brukes til mange ulike designbehov. Du kan bruke det til å lage produktivitetsdiagrammer som effekt-innsatsmatrisen, designe logoer, lage infografikk og mye mer.
Her er noen ting om Canvas mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Har en rekke designfunksjoner som å legge til elementer, farger og skriftendringer, legge til bilder og videoer, lage animasjoner osv., som kan virke litt overdrevet.
- Dette er et godt verktøy for brukere som ofte trenger det til andre designoppgaver og innholdsproduksjon.
- Malen for effekt-innsatsmatrisen har et tradisjonelt design som kun lister oppgaver under blokkene, og har ikke egendefinerte nivåer for det samme.
Canva kan virke noe avansert for mange nybegynnere, bare for bruk til produktivitetsformål.
Det kan imidlertid være et glimrende verktøy for middels eller avanserte brukere som ønsker å lage unike design og maler.
Verktøyet er gratis å bruke, men med premiumversjonen får du tilgang til et bredere utvalg av maler og andre elementer.
Creately
Creately er et produktivitetsverktøy som er spesielt utviklet for virksomheter og organisasjoner for å håndtere organisasjonsoppgaver som å lage en mal for effekt-innsatsmatrise.
Her er egenskapene til Createlys mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Malen er enkel og fargerik, med enkle måter å skrive ned oppgavene under hver kvadrant.
- Matrisens utforming gjør den lett å forstå, men den tilbyr ikke et høyere nivå av tilpasning.
- Den er nybegynnervennlig, men begrenser brukerne fra å tilpasse malen for å oppnå bedre design og layout for matrisen.
Selv om Creately ikke er det beste valget for tilpasning, gjør det jobben svært bra, og er en utmerket løsning for teamledere og ledere som ønsker å få oppgaven gjort enkelt og raskt.
Groupmap
Groupmap er et av de beste verktøyene på denne listen for en mal for effekt-innsatsmatrise. Den kombinerer det beste fra begge verdener; design og effektivitet.
Her er egenskapene til Groupmaps mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Malen er ekstremt godt utformet, hvor du kan klikke hvor som helst og begynne å skrive oppgavene, og resultatet ser likevel flott ut.
- Oppsettet er svært fleksibelt, og du kan mikrojustere nivåene av effekt og innsats som kreves for den aktuelle oppgaven.
- Det er begrenset med muligheter når det kommer til design, men malen har et attraktivt utseende som ivaretar funksjonen.
Når det gjelder design, er det en grense for tilpasningen, hvor du kan endre bakgrunnen og akseoppsettet for å passe dine behov. Du kan likevel lage en utmerket og effektiv matrise med minimal innsats.
Ayoa
Ayoa er et produktivitetskart-designverktøy hvor du kan finne maler for prosjektflytskjemaer, grafer, matriser etc.
Her er egenskapene til Ayoas mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Malen er enkel å bruke og har tilstrekkelige designalternativer for å legge til litt tilpasning.
- Effekt-innsatsmatrisens layout har en fleksibel design med individuelle prosjektbokser for å identifisere hver enkelt korrekt.
- Brukergrensesnittet er nybegynnervennlig, men det er noe tregere enn de andre verktøyene på denne listen.
Den gratis prøveperioden for Ayoa varer kun i 7 dager, deretter må du skaffe deg premiumversjonen for å lage nye maler.
Figma
Figma er et designverktøy som tilbyr ulike maler for ulike typer kart og diagrammer som organisasjoner trenger for produktivitet og teamledelse.
Her er egenskapene til Figmas mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Når du starter et diagram eller en mal i Figma, møtes du av en veiledning i bruken av verktøyet, noe som er en nyttig funksjon for nybegynnere.
- Det finnes også en boks med instruksjoner i hvordan du bruker malen for effekt-innsatsmatrisen, og hvordan du kan tilpasse den for bedre effektivitet.
Verktøyet er minimalistisk og gir tilstrekkelig veiledning for at en nybegynner kan lage en hensiktsmessig effekt-innsatsmatrise uten hjelp fra andre. Det er et utmerket verktøy for både førstegangsbrukere og mer erfarne brukere som ønsker å få oppgaven gjort raskt og effektivt.
Venngage
Venngage er et «freemium»-designverktøy som brukes til å lage ulike designmaler og grafikk. Effekt-innsatsmatrisen er en del av Venngages forretningsversjon, som er en betalt versjon av verktøyet.
Her er egenskapene til Venngages mal for effekt-innsatsmatrisen:
- Malen for effekt-innsatsmatrise tilbyr en fleksibel layout hvor du kan justere mengden innsats og effekt prosjektet har.
- Når det gjelder design, tilbyr verktøyet gode tilpasningsmuligheter og en god startmal for å lage et tiltalende design for å visualisere prosjektene dine på en effektiv måte.
Effekt-innsatsmatrisemalen fra Venngage er et flott verktøy, men nivået av tilpasning som tilbys er ikke tilstrekkelig for å forsvare kjøpet. Hvis du likevel ser etter god designprogramvare for flere designprosjekter, er dette et godt verktøy!
Oppsummering
Effekt-innsatsmatrisen er et viktig verktøy for å evaluere tidslinjen og prioriteringene i arbeidet ditt. For å få best mulig utbytte av dette, trenger du også en ideell mal som fungerer slik du har behov for.
Etter å ha brukt alle disse verktøyene, fant vi ut at du ikke trenger et høyt nivå av tilpasning for å lage en god matrisemal.
Men hvis du velger verktøy som tilbyr dette, kan du maksimere matrisens attraktivitet og effektivitet.
Du kan også se på noen maler for beslutningstrær.