Blir det for komplisert for deg å administrere prosjekter og prioritere ting? Hvor flott ville det vært om det fantes en måte å hjelpe deg med å forstå hvilke oppgaver som krever hva slags oppmerksomhet og energi.
Det er her Impact Effort Matrix eller 2×2-matrisen kommer inn i bildet. Det er et verktøy som forenkler prioritering og hjelper team og enkeltpersoner å koble seg tilbake til målene sine og identifisere handlingsrettede trinn for å komme i gang med arbeidet.
Hvis du leter etter en enkel matrisemal for effektinnsats, er denne artikkelen en utmerket innledning. Men først, la oss få deg opp i fart med det grunnleggende om effektinnsatsmatrisen.
Innholdsfortegnelse
Hva er en effektinnsatsmatrise?
En Impact Effort Matrix eller en 2×2 matrise er ikke annet enn verktøy bedrifter og enkeltpersoner bruker for å prioritere oppgaver effektivt. Prioriteringen skjer ved å analysere innsatsen som må tas for en oppgave og sammenligne den med virkningen den vil ha.
For det meste lages en effektinnsatsmatrise ved idemyldring med teamet ditt. Ved å gjøre det kan du identifisere det totale antallet oppgaver og prosjekter for alle teammedlemmer. Du kan deretter finne ut hvor viktig og haster disse oppgavene er.
Med denne øvelsen kan du identifisere rekkefølgen på oppgavene som må gjøres for å oppnå best effekt med minst mulig innsats.
Vanligvis er oppgavene med lavest innsats og størst effekt de du må fokusere på. Det er imidlertid ikke dermed sagt at oppgavene med lav innsats og lav effekt er ubrukelige. Noen ganger kan selv de hjelpe på en eller annen måte.
De 4 kvadrantene av effektinnsatsmatrisen
De 4 kvadrantene i effektinnsatsmatrisen er som vist nedenfor:
Disse fire blokkene er adskilt ved å ha innvirkning på X-aksen og innsats på y-aksen. Hver av blokkene er som følger:
#1. Raske gevinster – lav innsats og høy effekt
Denne blokken inkluderer alle oppgavene som kan gjøres enkelt eller raskt, men som har betydelig innvirkning på bedriften eller arbeidet ditt. Oppgavene i denne blokken har høyeste prioritet.
#2. Store prosjekter – høy innsats og høy effekt
Denne blokken inkluderer alle oppgavene som krever en betydelig innsats og har stor innvirkning. Disse regnes som selskapets langsiktige mål og har en anstendig høy prioritet.
#3. Fill-Ins – Lav innsats og liten effekt
Denne blokken inkluderer alle oppgavene som enkelt kan gjøres, men som ikke gir stor nok effekt. Så oppgavene under denne blokken er ikke den største prioriteringen.
Du kan imidlertid fortsatt gjøre disse oppgavene i ekstra tid eller når du ikke føler deg produktiv, bare for å få disse oppgavene ut av veien.
#4. Utakknemlige oppgaver – høy innsats og liten effekt
Denne blokken inkluderer alle oppgavene som tar mye tid og krefter, men som ikke gir nok effekt. Disse oppgavene er svært unødvendige og bør forlates ugjort hvis alle andre oppgaver må gjøres.
Når skal man bruke en effektinnsatsmatrise?
Effektinnsatsmatrisen er et must å jobbe med når du eller teamet ditt har flere prosjekter eller oppgaver med et bredt spekter av potensielle fordeler.
Du trenger det også når du er forvirret om den beste handlingen eller bestemmer deg for hvor du skal begynne.
Noen ganger kan 2×2-matrisen til og med hjelpe deg med å organisere arbeidsflyten din og gjøre den rotfri.
Vanligvis har oppstartsbedrifter eller mindre organisasjoner massevis av forskjellig arbeid som må gjøres av en veldig liten gruppe mennesker. I en slik kaotisk struktur kan mange ideer og prosjekter bli hemmet. Så en matrise kan sortere rotet og få organisasjonen i gang.
Her er en liste over fantastiske fordeler som effektinnsatsmatrisen har for deg og teamet ditt:
Fordeler med Impact Effort Matrix
#1. Hold alle i sløyfen og synkroniser
Den beste fordelen med effektinnsatsmatrisen er faktisk måten den bringer alle på samme side for å jobbe mot et mål. Teamet ditt kan også bruke maler for effektinnsatsmatrise for å legge til et nytt lag med organisering av arbeidet.
#2. Optimaliser ressurser og deres tildeling
Når du vet hvilke oppgaver som må gjøres og når de må gjøres, kan du administrere ressursene dine og fordele dem riktig. Så de kritiske ressursene beholdes for de prioriterte oppgavene.
#3. Oppretter en sekvens av arbeidsoppgaver og prioriterer oppgaver
Effektinnsatsmatrisen bidrar til å skape en sekvens av handlinger/oppgaver organisert basert på prioritering. Dette skaper en lineær vei for teamet å følge gjennom.
#4. Justerer teamet med selskapets mål
Sammen med å finne de prioriterte oppgavene, forklarer matrisen også hvorfor oppgavene må prioriteres. Så teamet forstår målene bak det, og på sin side forstår selskapets mål.
#5. Sparer tid og maksimerer effektiviteten i arbeidsflyten
Med matrisen kan du unngå å bruke tid på ting som krever altfor mye tid for mye mindre effekt. Så arbeidsflyten din blir mer tidssensitiv, og arbeidseffektiviteten øker.
Så enkel som effektinnsatsmatrisen ser ut, er det fortsatt et par ting du kan gjøre for å maksimere fordelene og nytten av denne praksisen.
Tips for å forenkle effektinnsatsmatrise
#1. Definer klare mål for matrisen
Hvorfor av alle ting er viktig overalt. Pass på at du finner det for matrisen også. Å ha klare mål og grunner for å lage matrisen vil gi deg en nøyaktig retning for å utføre denne praksisen riktig.
#2. Brainstorm alle aktivitetene og oppgavene med lagkameratene dine
Brainstorming muliggjør alltid en helhetlig diskusjon om ting. Å gjøre det sammen med lagkameratene dine vil bringe et annet perspektiv til matrisen, og oppgavene kan prioriteres med alle i tankene.
#3. Lag en solid handlingsplan for prosessen etter å ha laget matrisen
Bare å lage effektinnsatsmatrisen kommer ikke til å få ting gjort. Det er faktisk det eneste som vil ha en solid handlingsplan og gjennomføre den. Så sørg for at du har en plan klar for alle oppgavene og sekvensene deres for en jevn arbeidsflyt.
#4. Ha sterk kommunikasjon i teamet og lag rapporter for oppgavene
Når arbeidet har startet, må du proaktivt kommunisere med teamet om sekvensen eller prioriteringene var nøyaktige nok.
Hvis det var forbedringsområder, sørg for å lage en rapport om hvordan det gikk med justeringer til neste gang du lager en ny effektinnsatsmatrise.
Det var alt du trengte å vite om Impact Effort Matrix. La oss nå se noen Impact Effort Matrix-maler som vil gjøre livet ditt enklere!
Miro
Miro er et fantastisk verktøy designet for team og enkeltpersoner for å lage diagrammer, tabeller, kart og mer for å planlegge og organisere ting.
Mens vi brukte denne malen, er det noen ting vi fant ut:
- Designaspektet er svært brukervennlig, og alle med grunnleggende kunnskap om å endre disse designmalene kan bruke dette verktøyet
- Det er ikke mye hjelp til å forklare hvordan malen for effektinnsatsmatrise fungerer, så en nybegynner må kanskje undersøke hva det er og hvordan det gjøres.
- Mens du starter ditt første design, ber verktøyet om din erfaring med å bruke designverktøy som Miro, noe som gjør det nybegynnervennlig når det gjelder design.
Miro er et freemium-verktøy, så du kan bruke det til å lage maler gratis. Du kan imidlertid også oppgradere den for å få tilgang til premiumfunksjoner som ubegrensede prosjekter, samarbeid med flere teammedlemmer, etc.
Lucidspark
Lucidspark er et annet designverktøy spesielt laget for produktivitet og arbeidsrelaterte oppgaver. Den har et enkelt brukergrensesnitt og enkel opprettelse og redigering av maler.
Her er funksjonene til Lucidspark effektinnsatsmatrisemalen:
- Brukergrensesnittet er enkelt og raskt; du kan lage matrisen raskt ved å legge til prosjektene i boksene
- Malen har en grunnleggende design, men du kan legge til bilder og endre farger og fonter for å gjøre den til din egen
- Den grunnleggende utformingen av de fire kvadrantene er laget for å inneholde oppgaver med varierende nivåer av innsats og effekt, ikke bare definere dem under én blokk, men du kan flytte dem deretter.
Du kan komme i gang med Lucidspark gratis, men du kan også oppgradere den for å få tilgang til andre premiumfunksjoner.
Canva
Canva er et designverktøy som kan brukes til alle slags designbehov. Du kan bruke den til å lage produktivitetsdiagrammer som effektinnsatsmatrisen, designlogoer, infografikk og mye mer.
Her er noen ting om Canva-malen for effektinnsatsmatrisen:
- Har en rekke designfunksjoner som å legge til elementer, farger og skriftendringer, legge til bilder og videoer, lage animasjoner osv., noe som er litt overkill
- Flott verktøy for brukere som ofte vil bruke det til andre designkrav og innholdsskaping
- Effektinnsatsmatrisemalen har en tradisjonell design som bare kan liste oppgaver under blokkene og ikke har egendefinerte nivåer for det samme.
Kun for produktivitetsbruk kan Canva virke litt for avansert for mange nybegynnere.
Imidlertid kan det være et utmerket verktøy for middels eller avanserte brukere for å lage unike design og maler.
Det er gratis å bruke, men å ha premiumversjonen vil gi deg tilgang til forskjellige maler og andre elementer.
Kreativt
Kreativt er et produktivitetsdesignverktøy spesielt laget for bedrifter og organisasjoner for å håndtere organisasjonsoppgaver som å lage en mal for effektinnsatsmatrise.
Her er funksjonene til Creately impact-innsatsmatrisemalen:
- Malen er enkel og fargerik, med veldig enkle måter å skrive ned oppgavene under hver kvadrant
- Oppsettet av matrisen gjør det enkelt å forstå, men tilbyr ikke et høyere nivå av tilpasning
- Nybegynnervennlig, men begrenser brukerne fra å tilpasse malen for bedre design og layout for matrisen
Selv om Creately ikke er den beste for tilpasning, gjør den jobben sin veldig bra og er en flott løsning for teamledere og ledere som ønsker å få oppgaven gjort enkelt og raskt.
Gruppekart
Gruppekart er et av de beste verktøyene på denne listen for en mal for effektinnsatsmatrise. Den kombinerer det beste fra begge verdener, dvs. design og effektivitet.
Her er funksjonene i malen for gruppekart-effektinnsatsmatrise:
- Malen er ekstremt godt laget, hvor du bare kan klikke hvor som helst og begynne å skrive oppgavene, og den vil fortsatt se fantastisk ut
- Oppsettet er veldig flytende, og du kan mikrojustere nivåene av effekt og innsats som trengs for den oppgaven
- Det er ikke mye å gjøre når det gjelder design, men malen har et attraktivt design som gjør jobben
Designmessig er det en grense for tilpasningen din der du kan endre bakgrunnen og akseoppsettet for å passe dine behov. Du kan imidlertid lage en utmerket og effektiv matrise med minimal innsats.
Ayoa
Ayoa er et produktivitetskartdesignverktøy hvor du kan finne maler for prosjektflytskjemaer, grafer, matriser, etc.
Her er funksjonene til Ayoa-malen for effektinnsatsmatrise:
- Malen er enkel å jobbe med og har nok designalternativer til å legge til litt tilpasning
- Impact Effort matrise layout har en flytende design med individuelle prosjektbokser for å identifisere hver av dem riktig
- UI er nybegynnervennlig, men det er noe tregere enn resten av verktøyene på denne listen
Den gratis prøveversjonen av Ayoa varer bare i 7 dager, deretter må du få premiumversjonen for å lage nye maler.
Figma
Figma er et designverktøy som tilbyr ulike maler for ulike typer kart og diagrammer som organisasjoner trenger for produktivitet og teamledelse.
Her er funksjonene til Figma effektinnsatsmatrisemalen:
- Når du starter et hvilket som helst diagram eller mal på Figma, blir du møtt med en veiledning om bruk av verktøyet, som er en flott funksjon for nybegynnere
- Det er også en boks med instruksjoner om hvordan du bruker malen for effektinnsatsmatrisen og hvordan du kan tilpasse den for bedre effektivitet.
Verktøyet er minimalistisk og gir nok veiledning for en nybegynner til å lage en respektabel effektinnsatsmatrise uten noen andres hjelp. Det er utrolig for førstegangsbrukere og til og med veteraner som ønsker å få det gjort og støvet raskt.
Venngage
Venngage er et freemium-designverktøy som brukes til å lage forskjellige designmaler og grafikk. Impact Effort Matrix er en del av forretningsversjonen av Venngage, som er en betalt versjon av verktøyet.
Her er funksjonene til Venngage effektinnsatsmatrisemalen:
- Malen for effektinnsatsmatrise tilbyr en flott flytende layout der du kan justere mengden innsats og innvirkning prosjektet har
- Designmessig tilbyr verktøyet flott tilpasning og en anstendig startmal for å lage et attraktivt design for å vise prosjektene dine effektivt.
Effektinnsatsmatrisemalen fra Venngage er et flott verktøy, men tilpasningsnivået den tilbyr er ikke god nok til å rettferdiggjøre kjøpet. Uansett, hvis du leter etter god designprogramvare for flere designprosjekter, er dette et godt verktøy å ha!
Innpakning
Impact Effort Matrix er en viktig praksis for å måle tidslinjen og prioriteringene for arbeidet ditt. For å gå med det trenger du også en ideell mal som fungerer akkurat slik du trenger den.
Etter å ha brukt alle disse verktøyene, fant vi ut at du ikke trenger å ha høye nivåer av tilpasning for å få en anstendig matrisemal.
Men hvis du går for verktøyene som tilbyr det, kan du maksimere matrisens attraktivitet og effektivitet.
Du kan også se på noen maler for beslutningstre.