Programvare og e-post er en mektig duo som har revolusjonert virksomheters drift, og presset dem mot mer integrerte, effektive og strømlinjeformede prosesser.
Kraften til en enkel, men effektiv e-postinnboks er utrolig og avgjør kvaliteten på kundestøtten din. Men når den samme innboksen brukes av flere personer til å lese, administrere, svare og slette kundesamtaler, kan ting lett komme ut av kontroll.
Derfor har team-e-postadministrasjonsverktøy blitt en avgjørende forutsetning for å lykkes med e-postkundeservice.
Denne artikkelen deler noen av de best delte innboksverktøyene for å hjelpe deg å få mest mulig ut av teamets innbokser og holde dem ryddige.
La oss begynne med en kort diskusjon om delte innbokser.
Innholdsfortegnelse
Hva er en delt innboks og hvordan fungerer det?
Flere brukere bruker en delt e-postinnboks for å sjekke og svare på innkommende e-poster og administrere kundesamtaler. Du kan bruke dem til en felles kalender, slik at teamene dine kan planlegge og se arbeidsskift eller ferie, og kundestøtte.
I motsetning til tradisjonell forretnings-e-post, har ikke en delt innboks sin bruker-ID og passord. Så du kan ikke logge på dem direkte og krever tilgangstillatelse gitt av administratoren. Denne tillatelsen varierer, for eksempel «Full tilgang» eller «Send som». Når du har tilgang, kan du logge på din private innboks og få tilgang til teaminnboksen. Tilgangen kan også variere mellom de forskjellige programvareleverandørene.
De tre vanlige typene tilgangstillatelser er:
- Full tilgang – Du kan logge på den delte innboksen og opptre som eieren.
- Send som – Du kan etterligne innboksen og sende e-poster.
- Send på vegne – Du kan sende en e-post på vegne av den delte innboksen.
Hvorfor trenger du delt innboksprogramvare?
Når du har et lite team, er antallet personer som får tilgang til støtteinnboksene dine lite, og det er ingen forvirring. Foroverkøene er ikke overveldende, og sjansene for at en e-post går ubemerket hen i flere dager er ubetydelig.
Men etter hvert som virksomheten din skalerer, blir feilkommunikasjon utbredt, og folk har en tendens til å overse e-postene de tror kan håndteres av andre. Glemte samtaler, feilplasserte e-poster og dupliserte svar er noen av de største smertepunktene i slike tilfeller. Støtteagenter blir også arbeidssky ved å tenke at de kan la andre svare på akkurat denne meldingen eller vente til andre tar igjen.
Noen andre problemer inkluderer:
- Roller og ansvar: Ingen regler for «hvem» fungerer på «hvilken» e-post
- Spredt eierskap: Alle tror at noen andre vil svare
- Ingen innsyn i ting: Fravær av relevante data om hver støtteagent og deres ytelse
Derfor, den delte innboks-programvaren!
Programvarefunksjoner for delt innboks
Her er de bemerkelsesverdige funksjonene ved å bruke en delt innboks, dette vil hjelpe deg å ta en bedre beslutning:
Team E-postbehandling
Programvare for delt innboks gir uanstrengt administrasjon av e-postadresser for støtte, f.eks [email protected], [email protected], [email protected]etc. Dette forbedrer også åpenheten ettersom du ikke trenger å veksle mellom skjermer eller logge på flere kontoer for å svare på e-poster.
Videre har du en sentralisert oversikt over alle de avgjørende innboksene som lar deg svare på spørsmål raskt og effektivt. Du kan også tildele roller, unngå forlatte e-poster og avstå fra å sende dupliserte svar.
Intern diskusjon
En viktig funksjon i en delt innboksprogramvare er det interne diskusjons- eller «notat»-systemet som lar deg dele viktig informasjon om en e-post i form av notater eller kommentarer. Det gjør det mulig å tilpasse e-poster i en delt innboks, sparer tid for kontekstsøk og øker effektiviteten.
Så alle brukere kan snakke med hverandre via interne notater uten å måtte videresende e-poster frem og tilbake.
Unngå agentkollisjon og innboksforvirring
En agentkollisjon skjer når to teammedlemmer svarer på samme kundeforespørsel og tilbyr en annen løsning. Dette påvirker troverdigheten til støttesystemet ditt. Programvaren for delt e-postbehandling lar deg unngå denne forvirringen ved automatisk å konvertere innkommende e-poster til støttebilletter tildelt ulike agenter via rutingsregler. Denne oppgaven kan også være manuell.
Automatiserte svar og maler
De fleste av de delte innboksverktøyene tilbyr ferdige svar og maler. Du kan bruke dem til å gi raske svar og til å takle lignende spørsmål. Disse automatiserte svarene og hermetiske svarene øker konsistensen og lar teammedlemmene dine umiddelbart løse vanlige kundeproblemer.
Nedenfor er listen over de best delte innboksverktøyene som tilbyr utmerkede gruppe-e-postadministrasjonsfunksjoner.
La oss raskt utforske dem. 😎
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk er en smart og effektiv skybasert programvare med en kraftig funksjon for delt innboks som gir deg mulighet til å administrere støttebehovene dine uten problemer. Den tilbyr en delt plass for alle støtteinnbokser, som f.eks [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]og [email protected]etc.
Den kommer med et enkelt Gmail-lignende brukergrensesnitt som lar deg spore antall billetter som er tildelt en agent, overvåke ytelsen deres over en periode og tilby 24×7 support fra alle enheter.
Funksjoner
- Teamsamarbeid for raskere billettløsning
- Enkelt og brukervennlig brukergrensesnitt
- Agentsporing og overvåking
- 24X7, når som helst, hvor som helst, tilgang
Freshdesk
Freshdesk er en av de beste e-postbehandlingsprogramvarene for team som tilbyr mange utmerkede funksjoner, for eksempel automatisk konvertering av innkommende e-poster til billetter som kan prioriteres, merkes og spesifikt tildeles. Internt samarbeid er der, og du kan også minimere antallet svar som sendes av agentene dine ved å strømlinjeforme funksjonene.
Freshdesk tilbyr også agentkollisjonsdeteksjon og app-integrasjoner for å utvide mulighetene til dine delte innbokser og helpdesk-systemer.
Funksjoner
- Relevansfiltre
- Gruppebilletter med tagger
- Automatiser hverdagslige og repeterende svar
- Sanntidsvisninger av billetter og innkommende e-poster
DraApp
DraApp er en annen e-postbehandlingsprogramvare for team som ligger i din private Gmail-innboks og lar deg motta, administrere, tildele og svare på innkommende delte e-poster. Du kan dele gruppe-e-poster, som «[email protected]», «[email protected]”, etc., og automatiser arbeidsflytene dine med regler.
Den tillater organisering av innkommende e-poster i visuelle tavler og forenkler internt samarbeid via interne chatter, notater og delte utkast. Du kan enkelt tilordne e-poster og overvåke hvilken agent som jobber med hvilken samtale. Videre tilbyr den en fantastisk rapportgenereringsfunksjon for dyptgående kunde- og medarbeiderdatainnsikt.
Postflyt
Postflyt er en alt-i-ett-innboks for team som tilbyr fleksible arbeidsplasser. Verktøyet tillater enkel e-postdeling uten krav til videresending av e-post eller kopi til brukere. Brukerne kan velge interne diskusjoner uten å sende interne tråder til klienter.
Kundenes e-poster vil synkroniseres direkte med teamet, noe som gjør det enkelt å tilpasse for alle teamene, for eksempel support, ansettelse, salg, prosjektleder og utviklere.
Funksjoner
- Enkelt teamsamarbeid
- e-postbehandlere
- Enkel sporing og e-postovervåking
HubSpot
Hubspot er et av de ledende delte innboksverktøyene som lar deg koble alle teamets e-postadresser til en sentral eller universell innboks for effektivt arbeid og smart samarbeid. Du kan også koble de delte e-postadressene til Hubspot Samtaleinnboks for å ha en universell oversikt over e-poster på tvers av alle avdelingene og unngå å gå glipp av en enkelt e-post.
Den kommer med rutingsregler og produktivitetsverktøy, som sikrer effektiv billetttildeling og muliggjør sømløs oppfølging.
Funksjoner
- Merkevarebygging
- Universell innboks for helhetlig e-postvisning på tvers av avdelingene
- Chatbots for automatiserte svar
- Live chat og meldinger på sosiale medier.
Kayako
Kayako tilbyr et kraftig verktøy for å administrere dine delte e-poster effektivt og uanstrengt. Den tilbyr tilpassede visninger av alle samtalene dine og lar deg merke dem for fremtidig referanse og rask håndtering. Du kan automatisk rute komplekse forespørsler til ekspertstøttepersonell og minimere responstiden for presserende forespørsler.
Funksjoner
- Makroer og hermetiske svar
- Analytics for innsikt i responsberegninger
- Flerkanals samtalehåndtering
- Flere tredjepartsintegrasjoner
Private notater lar agentene dine samarbeide internt, og unngår svarkollisjon og innboksforvirring. Du kan også få en universell oversikt over alle kundeaktivitetene.
Hjelp speideren
De Hjelp speideren lar deg motta, løse, administrere og tildele delte e-poster effektivt, samtidig som du holder forvirringen unna. Du kan organisere alle støtteforespørslene i én enkelt kø, eller opprette separate postbokser for forskjellige merker, avdelinger og delte e-postadresser. Det letter uanstrengt internt samarbeid via private notater, tagger og lagrede svar. Du kan raskt veksle mellom chat-samtaler og e-post for å se alle nye innkommende forespørsler i sanntid.
Andre funksjoner inkluderer avansert søk, raske visninger, varsler og tilfredshetsvurderinger, sanntidsindikatorer for kollisjonsdeteksjon, tilpasset mappe, bulksvar, automatisering av arbeidsflyt, etc.
HappyFox
HappyFox lar deg holde dine delte innbokser ryddige og organiserte til enhver tid uten å miste effektivitet og oversikt over innkommende e-poster. Den tilbyr en rask migrering av gruppeinnboksene dine, for eksempel delt innboks Gmail og Outlook, etc., til HappyFox Help Desk og lar deg utnytte funksjonene for forbedrede støttefunksjoner.
Funksjoner
- «Oppgaver» og «forfallsdatoer» for å holde orden.
- Tillegg av billettabonnenter
- Kollisjonsvarsler
- Smarte regler og ferdige handlinger
Et av særtrekkene er at det fungerer for alle avdelinger, som f.eks.[email protected]», «[email protected]», «[email protected]», og «[email protected]”, osv. Du kan fordele arbeidsmengden slik du ønsker ved å bruke “Kategorier”-funksjonen og opprette køer av dine delte innbokstråder for å løse dem på en ryddig måte.
Hiver
Hiver er en unik programvare for delt innboks som lar teamet ditt samarbeide i Gmail og levere en fantastisk kundeopplevelse. Det delte innboksens dashbord sitter rett inne i din personlige Gmail og lar deg delegere innkommende forespørsler med et enkelt klikk. Du kan skrive private notater og dele dem umiddelbart med teamet ditt for sømløst samarbeid.
Funksjoner
- E-posteierskap og e-poststatus
- Øyeblikkelig internt samarbeid fra den personlige Gmail-innboksen
- Automatiserte arbeidsflyter og kundetilfredshetsundersøkelser
- Handlingsbar innsikt i SLA-brudd og arbeidsbelastningsfordeling
Du kan også spore nøkkelberegninger og agentytelse fra ett enkelt dashbord. Hiver tilbyr også e-postmaler for å levere raskere svar. Den lar deg konvertere Gmail-kontoen din til en helpdesk også. Du kan også migrere til Gmail drevet av Hiver for en enkel overgang.
Spor
GrooveHQ er et av de best delte innboksverktøyene for bedrifter som for tiden skalerer og ser etter en uanstrengt overgang. Det hjelper deg enkelt å holde styr på alt og administrere hele den delte innboksen. All innkommende kundekommunikasjon, som e-poster, chatter, meldinger på sosiale medier, telefonsamtaler osv. kommer på ett sted.
Du kan tilordne billetter til spesifikke teammedlemmer, samarbeide om private notater, bringe teammedlemmer inn i loopen via «@mentions» og takle kollisjonsdeteksjon. Dens fantastiske rapporterings- og sporingsfunksjoner lar deg få mest mulig ut av ressursene dine.
SupportBee
SupportBee er et effektivt e-postsamarbeidsverktøy med et kjent e-postgrensesnitt og tilbyr upåklagelige samarbeidsfunksjoner. Du kan tildele billetter til spesifikke agenter eller spesifikke team, kommentere dem og diskutere dem etter behov. Agentene dine kan dele utkast til svar for å vurdere dem før de sendes til en kunde.
SupportBee kan skryte av en lynrask import av innkommende e-poster og har en automatisk oppdateringsfunksjon som ikke krever en manuell oppdatering. Det er tre billettkategorier – besvart, ubesvart og arkivert. Derfor kan du umiddelbart se billettene som trenger umiddelbar oppmerksomhet og løse dem på prioritert basis.
SharedBox
SharedBox er en helpdesk og delt innboks-programvare bygget på Slack som lar deg administrere kundekommunikasjon og tilby støtte direkte fra Slack-dashbordet. Du kan motta meldinger, tweets og e-poster i Slack og samarbeide om delte e-post- og Twitter-kontoer også.
Hver konto har et støttenettsted der brukerne dine kan administrere og svare på kundekommunikasjon. Du kan også legge til flere e-poster.
Verktøy for delt innboks: Det er på tide å gjøre e-post mer samarbeidsvillig
De delte innboksverktøyene som deles her, gjør mye mer enn bare å administrere støtteinnbokser. De sparer tid, øker kundetilfredsheten og forbedrer produktiviteten til kundeserviceteamet ditt. Dessuten hjelper de deg med å fremme en transparent og ansvarlig organisasjonskultur og tilrettelegge for synlighet på tvers av hele systemet.
Du kan bygge rutingregler, lagre svar for støtte, sette potensielle salg på autopilot ved å opprette en chatbot og gi mer kontekst til samtalene dine.
Så invester i et av disse verktøyene og gi bedriften din det riktige forspranget!