Programvare og e-post utgjør en slagkraftig kombinasjon som har omformet måten virksomheter opererer på, og ført til mer integrerte, effektive og smidige prosesser.
Effektiviteten av en enkel, men velorganisert e-postinnboks er enorm og direkte knyttet til kvaliteten på kundeservicen. Likevel, når samme innboks deles av flere for å lese, administrere, svare på og slette kundekommunikasjon, kan fort kaos oppstå.
Derfor har verktøy for teamadministrasjon av e-post blitt en nødvendighet for å oppnå suksess med e-postbasert kundeservice.
Denne artikkelen presenterer noen av de beste verktøyene for delte innbokser, som vil hjelpe deg med å optimalisere teamets e-postbehandling og holde innboksene ryddige.
La oss starte med en kort introduksjon til hva delte innbokser faktisk er.
Hva er en delt innboks, og hvordan fungerer den?
En delt e-postinnboks benyttes av flere brukere for å gjennomgå og svare på innkommende e-poster samt håndtere kundesamtaler. Disse kan også brukes i forbindelse med en felles kalender, slik at teamene kan planlegge og se arbeidsvakter eller ferie, i tillegg til kundeservice.
I motsetning til tradisjonell forretnings-e-post, har ikke en delt innboks sin egen bruker-ID og passord. Direkte innlogging er derfor ikke mulig, og tilgang må gis av en administrator. Tillatelsesnivåene kan variere, fra «Full tilgang» til «Send som». Med tilgang kan du logge inn på din egen private innboks og derfra få tilgang til teamets innboks. Tilgangsfunksjonene kan også variere mellom ulike programvareleverandører.
De tre vanligste tilgangstillatelsene er:
- Full tilgang – Du kan logge inn i den delte innboksen og operere som eier.
- Send som – Du kan etterligne innboksen og sende e-poster.
- Send på vegne av – Du kan sende e-post på vegne av den delte innboksen.
Hvorfor er programvare for delte innbokser nødvendig?
I et lite team, der få personer har tilgang til støtteinnboksen, er forvirring sjeldent. E-postkøene er håndterbare, og risikoen for at en e-post blir oversett i flere dager er liten.
Men etter hvert som virksomheten vokser, øker også feilkommunikasjonen. Folk har en tendens til å overse e-poster de mener andre kan håndtere. Glemte samtaler, feilplasserte e-poster og duplikate svar er vanlige problemer. Støttemedarbeidere kan også bli passive, i den tro at andre tar seg av oppgaven eller at de kan vente til andre har tid.
Andre utfordringer inkluderer:
- Roller og ansvar: Manglende klare retningslinjer for hvem som skal håndtere hvilke e-poster.
- Spredt eierskap: Alle tror noen andre vil svare.
- Manglende oversikt: Fravær av data om den enkelte medarbeiders innsats og ytelse.
Derfor er programvare for delte innbokser en nødvendighet!
Funksjoner i programvare for delt innboks
Her er noen av de viktigste funksjonene ved å bruke en delt innboks, som vil hjelpe deg å ta en mer informert beslutning:
E-postbehandling for team
Programvare for delte innbokser forenkler administrasjonen av e-postadresser for kundeservice, for eksempel [email protected], [email protected], [email protected], osv. Den bidrar også til økt transparens, da du slipper å veksle mellom ulike skjermer eller logge inn på flere kontoer for å besvare e-poster.
Du får også en sentralisert oversikt over alle viktige innbokser, som gjør at du kan besvare henvendelser raskt og effektivt. Du kan tildele roller, forhindre at e-poster blir oversett og unngå duplikate svar.
Intern diskusjon
Et sentralt trekk ved delt innboksprogramvare er det interne diskusjons- eller «notatsystemet», som gjør det mulig å dele viktig informasjon om en e-post i form av kommentarer eller notater. Det muliggjør kontekstspesifikk kommunikasjon innenfor den delte innboksen, noe som sparer tid og øker effektiviteten.
Dette gjør det mulig for alle brukerne å kommunisere internt uten å måtte videresende e-poster frem og tilbake.
Unngå kollisjon mellom medarbeidere og forvirring i innboksen
En medarbeiderkollisjon oppstår når to teammedlemmer svarer på samme kundeforespørsel og tilbyr ulike løsninger. Dette skader troverdigheten til kundestøttesystemet. Programvare for delt e-postbehandling forebygger denne forvirringen ved automatisk å konvertere innkommende e-poster til støttebilletter som tildeles ulike medarbeidere via distribusjonsregler. Dette kan også gjøres manuelt.
Automatiserte svar og maler
De fleste verktøy for delte innbokser tilbyr forhåndslagde svar og maler. Disse kan brukes til å gi raske svar og håndtere repeterende spørsmål. Disse automatiserte svarene og forhåndssatte formuleringene øker konsistensen og gir teammedlemmene muligheten til raskt å løse vanlige kundeproblemer.
Nedenfor følger en liste over de beste verktøyene for delte innbokser som tilbyr fremragende funksjoner for gruppeadministrasjon av e-post.
La oss se nærmere på dem. 😎
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk er en intelligent og effektiv skybasert programvare med en kraftig funksjon for delte innbokser, som gir deg muligheten til å administrere kundestøttehenvendelser på en enkel måte. Den tilbyr en felles arena for alle kundestøtteinnbokser, som [email protected], [email protected], [email protected] og [email protected] etc.
Den har et brukervennlig grensesnitt som ligner på Gmail, som gjør at du kan spore antall billetter som er tildelt en medarbeider, overvåke ytelsen over tid og tilby døgnkontinuerlig kundestøtte fra alle enheter.
Funksjoner
- Teamsamarbeid for raskere løsning av billetter
- Enkelt og brukervennlig grensesnitt
- Sporing og overvåking av medarbeidere
- Tilgang døgnet rundt, når som helst og hvor som helst
Freshdesk
Freshdesk er en av de beste programvarene for e-postbehandling for team, og tilbyr mange utmerkede funksjoner, som automatisk konvertering av innkommende e-poster til billetter som kan prioriteres, merkes og spesifikt tildeles. Intern samarbeidsfunksjonalitet er tilgjengelig, og du kan også redusere antall svar som sendes av medarbeiderne dine ved å effektivisere funksjonene.
Freshdesk tilbyr også deteksjon av medarbeiderkollisjon og appintegrasjoner for å utvide funksjonaliteten til de delte innboksene og helpdesk-systemene dine.
Funksjoner
- Relevansfiltre
- Gruppering av billetter med merker
- Automatisering av rutinemessige og repeterende svar
- Sanntidsvisninger av billetter og innkommende e-poster
DraApp
DraApp er en annen programvare for e-postbehandling for team, som er integrert i din private Gmail-innboks. Den lar deg motta, administrere, tildele og svare på innkommende delte e-poster. Du kan dele gruppemails, for eksempel «[email protected]» og «[email protected]», og automatisere arbeidsflyten med regler.
Den gir mulighet for organisering av innkommende e-poster i visuelle tavler og forenkler internt samarbeid via interne chatter, notater og delte utkast. Du kan enkelt tildele e-poster og overvåke hvilken medarbeider som jobber med hvilken henvendelse. I tillegg tilbyr den en fantastisk funksjon for rapportgenerering, som gir dyp innsikt i kunde- og medarbeiderdata.
Mailflow
Mailflow er en alt-i-ett innboks for team som tilbyr fleksible arbeidsmiljøer. Verktøyet muliggjør enkel deling av e-post uten krav om videresending eller kopiering til brukere. Brukerne kan velge interne diskusjoner uten å sende interne tråder til klienter.
Kundens e-poster synkroniseres direkte med teamet, noe som gjør det enkelt å tilpasse for alle avdelinger, som support, rekruttering, salg, prosjektledelse og utviklere.
Funksjoner
- Enkelt teamsamarbeid
- E-postbehandlere
- Enkel sporing og e-postovervåking
HubSpot
HubSpot er et av de ledende verktøyene for delte innbokser, som lar deg koble alle teamets e-postadresser til en sentral eller universell innboks for effektivt arbeid og smart samarbeid. Du kan også koble de delte e-postadressene til HubSpot samtaleinnboks for å få en samlet oversikt over e-poster i alle avdelinger og unngå å overse noen e-poster.
Den leveres med rutingregler og produktivitetsverktøy, som sikrer effektiv tildeling av billetter og muliggjør sømlos oppfølging.
Funksjoner
- Merkevarebygging
- Universell innboks for helhetlig e-postvisning på tvers av avdelinger
- Chatbots for automatiserte svar
- Live chat og meldinger på sosiale medier
Kayako
Kayako tilbyr et kraftig verktøy for å administrere delte e-poster effektivt og enkelt. Det tilbyr tilpassede visninger av alle samtalene dine og lar deg merke dem for fremtidig referanse og rask håndtering. Du kan automatisk rute komplekse henvendelser til eksperter i kundestøtte, og minimere responstiden for hasteforespørsler.
Funksjoner
- Makroer og forhåndssatte svar
- Analyse for innsikt i responstid
- Håndtering av samtaler på flere kanaler
- Integrasjon med flere tredjeparter
Private notater lar medarbeiderne dine samarbeide internt, noe som forhindrer konflikter og forvirring. Du kan også få en universell oversikt over all kundeaktivitet.
Help Scout
Help Scout lar deg motta, løse, administrere og tildele delte e-poster effektivt, og samtidig unngå forvirring. Du kan organisere alle kundestøtteforespørsler i én enkelt kø, eller opprette separate innbokser for forskjellige merker, avdelinger og delte e-postadresser. Det forenkler internt samarbeid via private notater, merker og lagrede svar. Du kan raskt veksle mellom chatsamtaler og e-post for å se alle nye innkommende forespørsler i sanntid.
Andre funksjoner inkluderer avansert søk, raske visninger, varsler og tilfredshetsvurderinger, sanntidsindikatorer for kollisjonsdeteksjon, tilpassede mapper, bulksvar, automatisering av arbeidsflyt osv.
HappyFox
HappyFox lar deg holde dine delte innbokser ryddige og organiserte til enhver tid, uten å miste effektivitet og oversikt over innkommende e-poster. Den tilbyr rask migrering av gruppeinnbokser, for eksempel delte innbokser i Gmail og Outlook, til HappyFox Help Desk og lar deg utnytte funksjonene for forbedret kundestøtte.
Funksjoner
- «Oppgaver» og «forfallsdatoer» for å holde orden.
- Mulighet for å legge til abonnenter til billetter
- Varsler om kollisjoner
- Smarte regler og forhåndsdefinerte handlinger
En av de unike egenskapene er at den fungerer for alle avdelinger, som «[email protected]», «[email protected]», «[email protected]», og «[email protected]», osv. Du kan fordele arbeidsmengden etter eget ønske ved hjelp av «Kategorier»-funksjonen og opprette køer av dine delte innbokstråder for å løse dem på en strukturert måte.
Hiver
Hiver er en unik programvare for delte innbokser, som gir teamet ditt muligheten til å samarbeide i Gmail og levere en fantastisk kundeopplevelse. Dashbordet for delte innbokser er integrert i din personlige Gmail og lar deg delegere innkommende henvendelser med et enkelt klikk. Du kan skrive private notater og dele dem umiddelbart med teamet for sømløst samarbeid.
Funksjoner
- Eierskap og status for e-post
- Umiddelbart internt samarbeid fra den personlige Gmail-innboksen
- Automatiserte arbeidsflyter og kundeundersøkelser
- Innsikt i brudd på SLA og fordeling av arbeidsmengde
Du kan også spore viktige beregninger og ytelsen til medarbeiderne fra ett enkelt dashbord. Hiver tilbyr også e-postmaler for å levere raskere svar. Det lar deg også konvertere Gmail-kontoen din til en helpdesk. Du kan også migrere til Gmail drevet av Hiver for en enkel overgang.
Groove
GrooveHQ er et av de beste verktøyene for delte innbokser for bedrifter som for tiden er i vekst og ser etter en enkel overgang. Det hjelper deg enkelt å holde oversikt over alt og administrere hele den delte innboksen. All innkommende kundekommunikasjon, som e-poster, chatter, meldinger på sosiale medier, telefonsamtaler osv. samles på ett sted.
Du kan tildele billetter til spesifikke teammedlemmer, samarbeide via private notater, involvere teammedlemmer ved bruk av «@omtale» og håndtere deteksjon av kollisjoner. Dets imponerende funksjoner for rapportering og sporing lar deg få mest mulig ut av ressursene dine.
SupportBee
SupportBee er et effektivt verktøy for e-postsamarbeid med et gjenkjennelig e-postgrensesnitt, og tilbyr utmerkede samarbeidsfunksjoner. Du kan tildele billetter til spesifikke medarbeidere eller team, legge til kommentarer og diskutere dem ved behov. Medarbeiderne kan dele utkast til svar for å vurdere dem før de sendes til en kunde.
SupportBee kan skilte med lynrask import av innkommende e-poster og har en automatisk oppdateringsfunksjon som eliminerer behovet for manuell oppdatering. Det er tre billettkategorier – besvart, ubesvart og arkivert. Derfor kan du umiddelbart se billettene som krever umiddelbar oppmerksomhet og løse dem etter prioritet.
SharedBox
SharedBox er en helpdesk- og delt innboks-programvare bygget på Slack, som lar deg administrere kundekommunikasjon og tilby støtte direkte fra Slack-dashbordet. Du kan motta meldinger, tweets og e-poster i Slack og samarbeide om delte e-post- og Twitter-kontoer.
Hver konto har et supportnettsted der brukerne kan administrere og svare på kundekommunikasjon. Du kan også legge til flere e-poster.
Verktøy for delte innbokser: Det er på tide å gjøre e-post mer samarbeidsvillig
Verktøyene for delte innbokser som er presentert her, gjør mye mer enn bare å administrere kundestøtteinnbokser. De sparer tid, øker kundetilfredsheten og forbedrer produktiviteten til kundeserviceteamet ditt. I tillegg hjelper de deg med å fremme en transparent og ansvarlig organisasjonskultur, og tilrettelegge for synlighet i hele systemet.
Du kan bygge rutingregler, lagre svar for kundestøtte, sette potensielle salg på autopilot ved å opprette en chatbot og gi mer kontekst til samtalene dine.
Så invester i et av disse verktøyene og gi virksomheten din et konkurransefortrinn!