10 Beste Verktøy for Dokumentsamarbeid på Nett

Digitale Dokumenter for Teamarbeid: En Ny Standard

Den brå overgangen til hjemmekontor har transformert nettbaserte dokumenter for teamsamarbeid til en ny standard. Samarbeid på nett gir muligheten til å jobbe med et teamprosjekt uten fysisk nærhet.

Teamarbeid er essensielt for å fullføre store prosjekter på en effektiv måte. Tidligere var det nødvendig at teammedlemmene var fysisk til stede for å samarbeide optimalt. En markant økning i antall ansatte som jobber hjemmefra har krevd at bransjen omstiller seg og ser etter alternativer som elektroniske dokumenter for teamsamarbeid.

Tenk deg et teamprosjekt der dere jobber hardt for å overholde tidsfristen. Et av teammedlemmene kan ikke møte på jobb på grunn av en personlig situasjon. Prosjektet vil sannsynligvis bli forsinket med mindre dere benytter dere av et verktøy for dokumentsamarbeid. Du kan enkelt invitere det fraværende teammedlemmet til plattformen, og prosjektet kan fortsette uten forsinkelse.

La oss utforske noen av de beste nettbaserte dokumentverktøyene for teamsamarbeid og deres fordeler.

Monday

Ord som ensformig, kjedelig og rutinepreget dukker ofte opp når man tenker på mandager, men Monday tar sikte på å endre dette. Monday er skreddersydd for å imøtekomme behovene til ansatte som jobber med teamprosjekter. Team kan opprette tilpassede arbeidsflyter, og Monday tilpasser seg automatisk for å passe teamets behov på best mulig måte.

Monday passer perfekt for virksomheter av alle størrelser og har mange funksjoner.

• Gir deg muligheten til å tildele oppgaver til teammedlemmer og spore fremdriften for hvert medlem. Denne funksjonen eliminerer uklarheter rundt arbeidsbelastningen når du jobber med et online prosjekt.
• Brukergrensesnittet er oversiktlig og gir deg et helhetlig overblikk gjennom en intuitiv og brukervennlig design.
• Du kan tagge teammedlemmer med @, noe som forenkler kommunikasjonen. Teammedlemmer trenger ikke lenger å kommunisere via lange e-poster for små beskjeder.
• Integrer alle applikasjonene på ett sted for å skape en sentral destinasjon for teamprosjekter. Du kan hente filer fra Google Drive, Dropbox og andre ressurser ved hjelp av Monday.
• Plattformen er tilgjengelig på flere plattformer. Du har tilgang til prosjektet ditt på alle ledende operativsystemer. Monday er for tiden tilgjengelig på nett, Android, iPhone og iPad.

ClickUp

ClickUp er en alt-i-ett applikasjon som er utviklet for å legge til rette for teamsamarbeidsprosjekter med sine spesialiserte funksjoner. De tilpassbare og unike funksjonene gjør den til et viktig verktøy for bedrifter i alle størrelser. Du kan enkelt administrere gruppeoppgaver, dokumenter, påminnelser, mål, kalendere og mer ved hjelp av ClickUp.

Du har også en meldingsfunksjon der du kan sende individuelle eller gruppemeldinger på samme plattform.

Noen fordeler ved å bruke denne plattformen inkluderer:

• Du får åtte forskjellige visningsalternativer for å administrere teamsamarbeidsprosjekter.
• Noen ganger jobber teammedlemmer med flere prosjekter samtidig. ClickUp gir deg muligheten til å opprette egendefinerte statuser for hvert enkelt prosjekt.
• Det er et utmerket verktøy for administratorer, som kan tildele oppgaver til flere medlemmer samtidig. Administratorer kan spore alle tildelte oppgaver ved hjelp av tabellvisningen og multitask-funksjonen.
• ClickUp benytter SCRUM-metodikk for å gi innsiktsfull, men samtidig lettfattelig informasjon om forskjellige parametere på tvers av plattformen.
• Tredjepartsintegrasjoner er sømløse, og plattformen gir deg mulighet til å hente filer fra alle populære applikasjoner.

Prøv ClickUp for å se hvordan det kan hjelpe deg.

Document360

Document360 er en plattform hvor team kan samle og lagre viktig informasjon på ett sted. Den tilbyr alt du forventer av et verktøy for dokumentsamarbeid: enkel deling, arbeidsflyt, versjonshistorikk, kommentarer, tagging, påminnelser om gjennomgang og mer.

Den har et brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt å generere og distribuere innhold for gjennomgang. Den har en integrert søkefunksjon som gjør det lett for brukerne å finne den informasjonen de leter etter i dokumentasjonen.

Opprett og administrer artiklene dine med kraftige dokumentasjonsfunksjoner, som:

• Lag prosedyrer, standard driftsprosedyrer, medarbeiderhåndbøker, referansedokumenter, systemdokumenter og utgivelsesnotater.
• Document360 har rike tekstredigerere som WYSIWYG- og Markdown-redigerere. I tillegg støttes flere versjoner og artikkelkommentarer for internt samarbeid med teammedlemmene.
• Kategoribehandlingen hjelper deg med å opprette kategorier og underkategorier, gruppere sammenlignbare filer og etablere et godt strukturert hierarki for all informasjonen din.
• Innholdet lagres automatisk, og du kan når som helst gjenopprette tidligere versjoner av innholdet du har slettet.
• Document360 gir deg muligheten til å tildele ulike roller til brukerne dine, slik at du kan styre hvem som har tilgang til hvilket innhold.
• La dine ansatte eller kunder enkelt få tilgang til dokumentasjonen din med sømløs pålogging.

Document360 kan kobles til en rekke ulike programvareapplikasjoner, inkludert Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier og Integrately for å gi et sømløst teamsamarbeid.

Zoho Writer

Zoho er et annet funksjonsrikt skybasert tekstbehandlingsverktøy som synkroniserer dokumentene dine i sanntid. Zoho sørger for at MS Word-dokumentene dine importeres til plattformen uten formateringsfeil. Zoho lar deg også samarbeide om teamprosjekter ved hjelp av deres sanntidsdelingsfunksjoner. Når du deler dokumentene dine med andre teammedlemmer, kan du se markørbevegelsene og endringene de gjør.

Noen fordeler ved å bruke Zoho Writer inkluderer:

• Den skybaserte naturen til Zoho gjør teamsamarbeid effektivt og raskt.
• Dokumentene du oppretter på Zoho, tar ikke opp lokal systemlagring, men lagres i skyen.
• Sanntidssynkroniseringsfunksjonen sikrer at dokumentene dine aldri blir ødelagt i tilfelle en ulykke.
• Zoho har et moderne brukergrensesnitt med enkel navigering til alle viktige tekstbehandlingsalternativer.
• Administratorer kan kontrollere tilgangsrettighetene til hvert medlem i et teamprosjekt og gi tillatelser til spesifikke funksjoner.

Dropbox Paper

Dropbox Paper er et online dokumentverktøy for teamsamarbeid fra teknologigiganten Dropbox. Hvis teamet ditt allerede bruker Dropbox for lagring av filer, vil Dropbox Paper gi deg mange flere fordeler. Team kan enkelt organisere dokumenter, tildele oppgaver, lage systematiske arbeidsflyter og samarbeide om prosjekter.

I tillegg gjør oppgavehåndteringsverktøyene i Dropbox Paper funksjoner som ellers ville vært kompliserte i en online setting, mye enklere. Plattformen lar deg nevne andre gruppemedlemmer, tildele oppgaver og administrere gjøremålene dine effektivt. Noen spennende funksjoner i denne plattformen inkluderer:

• Du kan utveksle et bredt spekter av multimedia på Dropbox Paper, som YouTube-lenker, GIF-er, Pinterest-tavler, posisjoner på Google Maps, lyd fra SoundCloud og mye mer.
• Paper støtter innebygde forhåndsvisninger av Inversion- og Sketch-filer. Du kan også konvertere dokumentene dine til PPT-filer uten å bruke et tredjepartsprogram.
• Du kan velge en mal for prosjektet ditt fra det omfattende malbiblioteket i Dropbox Paper. Det finnes mange maler for brainstorming, produktlanseringer, produktspesifikasjoner, feilsporingsprosjekter og mer.
• Dropbox Paper gir deg mulighet til å koble kalenderen din til plattformen. Hele arbeidsplanen din synkroniseres til plattformen. Paper tilpasser seg deretter og gir tilgang til agendaer, bakgrunnsdokumenter, oppgaver og møtearrangementer direkte gjennom applikasjonen.
• Mobilapplikasjonen gir deg mulighet til å ta bilder med kameraet og gi tilbakemelding.

Google Dokumenter

Google Dokumenter er et tekstbehandlingsprogram fra Google som har en annen tilnærming til tekstbehandling. De fleste tekstbehandlere som Word og Open Office var offline-verktøy som var lokale programmer lagret på en datamaskin. Google Dokumenter er derimot en skybasert tekstbehandler som krever en internettforbindelse for å fungere.

Ved å velge en nettbasert løsning åpner det seg en ny verden av muligheter for tekstbehandlere, som teamsamarbeid. Dokumenter lar deg dele et dokument med andre medlemmer, noe som gjør det til en plattform for grunnleggende teamsamarbeid. Det er viktig å merke seg at Dokumenter hovedsakelig er et tekstbehandlingsprogram, og du vil ikke finne skreddersydde funksjoner som i de andre verktøyene som er nevnt i denne artikkelen. Likevel er Dokumenter et utmerket alternativ for teamsamarbeid, spesielt hvis du bruker det som din primære tekstbehandler.

Noen fordeler ved å bruke Google Dokumenter:

• Google Dokumenter sender et varsel som e-post når et dokument deles med deg.
• Medlemmer trenger ikke å registrere seg spesielt for Dokumenter. Det er nok å ha en Google-konto for å bruke plattformen.
• Du kan se nylige revisjoner av et dokument og hvem som har gjort endringene.
• Du kan sømløst importere alle viktige formater av Word-dokumenter i Dokumenter.
• Sanntidssynkroniseringsfunksjonen sikrer at du aldri mister data i tilfelle nettverksbrudd.

Hvis du bruker Google Workspace for din virksomhet, kan det være en god idé å sjekke ut denne programvaren for å gjøre e-posten om til en effektiv helpdesk.

Bit

Bit er ikke en vanlig tekstbehandler, men er hovedsakelig rettet mot teamsamarbeidsprosjekter. Du kan opprette dynamiske notater, dokumenter, wikier, kunnskapsbaser, prosjekter, kundeleveranser, tekniske dokumenter og mer ved hjelp av de kraftige administrasjonsverktøyene i Bit. I tillegg kan du lage separate arbeidsområder for alle prosjektene dine.

Samarbeid i Bit er effektivt og bidrar til å opprettholde åpenhet mellom de ulike teammedlemmene.

Noen fordeler ved å bruke Bit:

• Arbeidsområdefunksjonen i Bit lar deg organisere prosjekter, kunder og team. Du kan også flytte dokumenter mellom ulike arbeidsområder, noe som eliminerer behovet for å laste opp den samme filen flere ganger.
• Omtalefunksjonen med bruk av «@» er en stor effektivitetsforsterker når du jobber med teamsamarbeid.
• Bit har en minimalistisk, men innovativ editor som gjør det enkelt å opprette dokumenter. Effektiviteten økes ytterligere ved å kombinere editoren og sanntidssamarbeidsfunksjonene.
• Du kan legge til visuelle nettlenker, rike medier, videoer, grafikk, design, innbygging, innlegg i sosiale medier, undersøkelser og mye mer direkte i editoren.
• Bit gir deg også funksjonen for å spore engasjementet i dokumentene du har delt. Denne innsikten er en fin måte å forbedre dokumentene dine og øke engasjementet.
• Du kan lagre alle viktige filer i Bit for å øke brukervennligheten på tvers av plattformene til løsningen.

Confluence

Confluence er et delt arbeidsområde som gir team muligheten til å samarbeide, organisere og publisere effektivt. Det er åpent og samarbeidsorientert, og det hjelper teamet ditt med å yte sitt beste arbeid sammen. Det kan ofte være vanskelig å spore endringer, kommentarer eller tilbakemeldinger fra andre teammedlemmer, men denne plattformen løser problemet. Du får et universelt søkealternativ som lar deg søke i hele arbeidsområdet og finne matchende informasjon.

Noen fordeler ved å bruke denne plattformen inkluderer:

• Confluence lar deg integrere applikasjoner fra Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace har mer enn 3000 applikasjoner som du kan legge til i plattformen.
• Plattformen er tilgjengelig på flere plattformer som Android, iOS og nett.
• Den tilbyr førsteklasses Jira-integrasjon direkte i plattformen.
• Du får fantastiske organisasjonsfunksjoner, og det universelle søkealternativet er en stor fordel.
• Det finnes mange flotte maler for markedsføring, produkt, HR og mer i malbiblioteket.
• Du får sømløs integrasjon med populære plattformer som Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive og mer.
• Confluence-nettsteder følger personvernkontroller og industriverifiserte standarder for datakryptering.

Microsoft Word

Microsoft Word har lenge vært et synonym for tekstbehandlingsprogramvare. Word har alltid vært ledende i bransjen når det gjelder å tilby en forenklet, men kraftig tekstbehandlingsløsning. Microsoft har likevel tatt programvaren til et nytt nivå ved å introdusere funksjoner for teamsamarbeid. Den nyeste versjonen av Word har mange funksjoner som:

• Du får funksjonen til å konvertere dokumenter til nettsider uten å bruke tredjepartsapplikasjoner.
• Du kan enkelt dele et dokument med teammedlemmer ved hjelp av sanntidsdelingsfunksjonen i Word.
• Word har en integrert oversetter som er spesielt nyttig når du jobber med medlemmer med ulik kulturell bakgrunn.
• Du kan legge til 3D-modeller direkte i dokumentene dine ved hjelp av Word.
• Sanntidssynkroniseringsfunksjonen sikrer at du aldri mister dokumentene dine.
• Word er nå tilgjengelig på Android, iOS, web og Windows, noe som legger til rette for arbeidsflyt på tvers av plattformer.

Notion

Du forventet kanskje dette, ikke sant?

Notion er den mest funksjonsrike og brukervennlige plattformen for teamsamarbeid på denne listen. Plattformen gir bedrifter muligheten til å effektivisere driften for å sette mål, spore arbeidsflytstatus, kundeemnehåndtering og mer via ett sentralisert verktøy. Den har et dra-og-slipp-grensesnitt som hjelper deg med å organisere, omorganisere og utvikle nye ideer eller planer.

Notion gir betydelige fordeler for teamsamarbeid, som:

• Notion gir bedrifter mulighet til å opprette og vedlikeholde en kunnskapsbase for en rekke oppgaver som prosjektretningslinjer, kodeinstruksjoner, HR-arbeidsflyter og mer.
• Plattformen har en integrert kalender og Kanban-tavler som teammedlemmer kan bruke for å lage raske notater og spore fremdriften.
• Teammedlemmer kan legge til kommentarer på oppgaver og prosjekter for bedre kommunikasjon og åpenhet.
• Du kan bruke Notions API for å integrere systemene deres med ulike tredjepartsapplikasjoner som Slack, Figma og Invision.
• Det er svært enkelt å lage gjøremålslister, forberede møtenotater og sette opp ukentlige agendaer ved hjelp av denne enhetlige plattformen.

Du kan også bruke Notion på ditt eget tilpassede domene. Hvis du av en eller annen grunn ikke er fornøyd, kan du prøve de ovennevnte nettbaserte dokumentverktøyene for samarbeid som et alternativ til Notion.

Avsluttende kommentar 👩‍💻

Online teamsamarbeid effektiviserer prosjekter samtidig som man unngår ulempene med tradisjonell utvikling, som reisetid til kontoret og faste arbeidstider. Det er viktig å bruke elektroniske dokumenter for å organisere arbeidsflyten, sette agendaer og mer.

Plattformer som Notion, Monday og Paper er spesielt tilrettelagt for teamrelaterte prosjekter med sine spesialiserte funksjoner. Disse plattformene er perfekte for bedrifter av alle slag og for enkeltpersoner.

Google Dokumenter, Word og Zoho er tekstbehandlingsprogrammer som tillater samarbeid i sanntid. Det er viktig å merke seg at disse applikasjonene ikke har de samme organisasjonsfunksjonene som de andre verktøyene på denne listen.

Nå kan du utforske noen av de beste nettbaserte regnearkene for din virksomhet.