Kundeserviceansvarlige håndterer et stort antall henvendelser daglig. For å effektivisere denne prosessen, kan forhåndsdefinerte svar være en uvurderlig ressurs.
Mange av spørsmålene kundestøtte mottar, er repeterende. Å manuelt formulere svar på disse spørsmålene er ineffektivt. Løsningen ligger i å lage maler for standardspørsmål som kan brukes igjen og igjen, noe som sparer verdifull tid.
La oss se nærmere på hva forhåndsdefinerte svar er, deres fordeler og noen av de beste verktøyene som tilbyr denne funksjonen.
Hva er et forhåndsdefinert svar?
Det er lett å forveksle forhåndsdefinerte svar med automatiske svar. Mens autosvar ofte er generiske og upersonlige, er forhåndsdefinerte svar designet for å være informative og skreddersydde.
Dette er altså forberedte svar på gjentagende spørsmål. De er ment å være nyttige og tilpassede, slik at de ikke høres robotaktige ut for kunden.
Hvordan samspiller forhåndsdefinerte svar med bedriftens FAQ/Wiki?
Forhåndsdefinerte svar bør være i synkronisering med bedriftens FAQ, wiki og andre kunnskapsbaser. Et automatisert system bør være på plass for å integrere spesifikk informasjon eller feilsøkingstrinn i de forhåndsdefinerte svarene.
Uten slike plassholdere kan antallet forhåndsdefinerte svar vokse seg uoversiktlig, noe som gjør det vanskelig for kundeservice å administrere. Noen verktøy bruker derfor syntakser eller skriptbasert tekst for å håndtere dette.
Når en medarbeider skriver inn spesifikke koder i e-post eller chat, vil verktøyet automatisk generere det riktige skriptet og hente støtteinformasjon fra bedriftens kunnskapsbase, FAQ eller wiki.
Ved å koble verktøyet til bedriftens kunnskapsbase, kan du også sørge for at svarene inneholder de mest oppdaterte veiledningene og feilsøkingstrinnene. Ellers må du oppdatere alle skriptene manuelt.
Fordeler med å bruke forhåndsdefinerte svar
#1. Tidsbesparende
Forhåndsdefinerte svar eliminerer behovet for å skrive svar på de samme spørsmålene igjen og igjen. Kundestøtte kan dermed bruke tiden på mer krevende oppgaver.
#2. Enkel administrasjon
Kundeservicemedarbeidere kan håndtere et stort volum av henvendelser enkelt ved hjelp av disse verktøyene. For eksempel, hvis du jobber for en internettleverandør, kan spørsmål om priser være hyppige.
I stedet for å skrive det samme svaret hver gang, kan du raskt lime inn det forhåndsdefinerte svaret i chat-vinduet.
#3. Tilfredse kunder
Kunder forventer raske løsninger på sine problemer. Forsinkelser kan føre til at de går til konkurrentene. Ved å bruke forhåndsdefinerte svar, kan du raskt svare på henvendelser og bygge kundelojalitet.
#4. Økt konverteringsrate
Forhåndsdefinerte svar kan bidra til å konvertere potensielle kunder ved å gi dem raske og gode svar. Noen ganger stiller kunder unike spørsmål, og supportmedarbeiderne har begrenset tid.
Ved å svare på standardspørsmål med forhåndsdefinerte svar, kan de bruke mer tid på å håndtere de unike spørsmålene, noe som kan føre til økt konverteringsrate.
Her er noen av de beste appene for forhåndsdefinerte svar:
Typedesk
Repeterende skriving kan være frustrerende for kundestøtte. Typedesk er en plattform som gjør det enkelt å lage og administrere forhåndsdefinerte svar.
Dette flerspråklige verktøyet kan integreres med alle nettsteder og apper du bruker, inkludert Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk og LinkedIn.
Med Typedesk kan teamet ditt gi konsistente svar på kundeforespørsler, noe som forbedrer kundeopplevelsen.
Verktøyet har også en «Team Folders»-funksjon som gjør det mulig å dele og synkronisere alle de forhåndsdefinerte svarene med hele teamet. Støtteledere kan også tilpasse svarene ved å bruke variabler.
Freshdesk
Kundeservice handler om å svare på henvendelser, og Freshdesk gjør det smidig. Med denne appen kan du enkelt engasjere kundene gjennom ulike kanaler.
Denne omnikanal-løsningen tilbyr et komplett støttesystem med fokus på å levere enestående kundeservice raskt. Den forstår kundens behov og svarer med intuitiv støtte.
Ved å redusere antall repeterende oppgaver, kan du spare tid og investere den i mer produktive aktiviteter. Plattformen tilbyr en kunnskapsbase og automatiserte arbeidsflyter for rask håndtering av henvendelser.
Freshdesk lar deg også kommunisere med kundene på deres foretrukne kanaler og bytte modus sømløst.
Social Intents
Er du lei av å bytte mellom flere meldings- og chat-verktøy? Da kan Social Intents være løsningen. Med dette verktøyet kan du chatte med besøkende direkte fra den samarbeidsappen dere allerede bruker.
Dette live chat-programvaren fungerer på Microsoft Teams, Slack og Webex. Siden du ikke trenger å forlate den eksisterende appen, kan du raskt svare på henvendelser og holde kundene fornøyde.
Social Intents lar deg bruke forhåndsdefinerte svar for å gi raske responstider og bygge gode kunderelasjoner. Verktøyet har også proaktive live chat-utløsere som kan engasjere besøkende. Det støtter også samarbeid i teamet for å løse kundeproblemer.
HappyFox
HappyFox er et billett-system for kundestøtte som gir raskere og bedre kundeservice. Det reduserer kaos og organiserer støtteprosessen med funksjoner som et robust billett-system og en selvbetjent kunnskapsbase.
Du kan svare raskere på vanlige henvendelser ved å bruke de forhåndsdefinerte verktøyene. I tillegg til å legge til svarmaler, kan appen også utføre billett-handlinger, som å endre status og legge til tagger.
Når du skal svare på en billett, vil alle tilgjengelige forhåndsdefinerte handlinger være synlige. Du kan også søke etter spesifikke handlinger og bruke dem. Denne plattformen støtter oppretting av egne forhåndsdefinerte handlinger for hvert team.
HappyFox kan også integreres med en rekke apper, inkludert MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier og Twitter.
Crisp
Moderne virksomheter må kunne kommunisere med kundene på direkten. Crisp er en flerkanals meldingsplattform som lar deg gjøre nettopp det. Den tilbyr en rekke verktøy som kan brukes til å forbedre kundeforholdene og øke veksten.
Plattformen har en funksjon som heter «Delt Innboks» som samler samtaler fra forskjellige kanaler, inkludert e-post, Messenger, SMS, live chat og Twitter DM. Dette gjør det mulig å yte optimal kundeservice gjennom godt samarbeid.
Crisp har også en sentral kunnskapsbase. Denne kan kombineres med chatbots og live chat for å gi kundene raskere svar.
UseResponse
UseResponse er en flerkanals kundestøtteprogramvare som reduserer responstiden og forbedrer kundeopplevelsen. Plattformen er skalerbar og tilpassbar og har som mål å hjelpe supportteamet ditt.
Med dette verktøyet kan du enkelt håndtere mer enn ti støttekanaler, inkludert e-post, live chat, Messenger, forum og sosiale medier. Automatiserte varsler og spørringstildeling gjør oppgavene enklere for alle kundeserviceansatte.
I tillegg tilbyr UseResponse avansert analyse og rapporter om kundeservice. Med et system for evaluering av ansatte og SLA kan verktøyet gi bedre kundeservice. Det kan også integreres med andre verktøy som Google, Salesforce, Jira og Zapier.
Klutch
Er du lei av å lete gjennom dokumenter etter det rette svaret? Med Klutch kan du lagre alle svar og veiledninger i én felles kunnskapsbase.
Du trenger ikke lenger bruke tid på å lete etter svar eller skrive de samme svarene igjen og igjen. Du har tilgang til passende forhåndsdefinerte svar fra alle enheter.
Du kan til og med skrive en e-post med ett klikk til kundene dine. Plattformen lar deg lagre ofte brukte utdrag og lenker. Verktøyet er tilgjengelig via skrivebordsapp, Chrome, Edge og alle mobile enheter.
EngageBay
EngageBay tilbyr gode forhåndsdefinerte svar som er nyttige for helpdesk og e-post. Når du får hundrevis av like spørsmål, kan disse svarene spare deg for tid og hjelpe deg med å selge mer.
Kundeservice vil dermed bli mer effektiv og produktiv, og du kan selge flere produkter på kortere tid.
For bedre kunderelasjoner kan du bruke de raske personaliseringsverktøyene. De vil sørge for at de forhåndsdefinerte svarene høres ut som nyskrevne og personlige svar.
EngageBay tilbyr også automatiseringsfunksjoner. Du kan definere vilkårene for kundeforespørsler, og verktøyet vil svare med tilpassede svar.
Du trenger ikke være teknisk anlagt for å bruke verktøyet, takket være de intuitive snarveiene og ikonene. Du kan skrive et hvilket som helst svar og enkelt merke det som forhåndsdefinert for senere bruk.
Konklusjon
Når det er mange henvendelser, kan forhåndsdefinerte svar være en enkel løsning. I tillegg til å gi raske svar, bidrar disse appene til økt produktivitet i supportteamet og kan konvertere flere potensielle kunder.
Hvis du er interessert i å bygge en kunnskapsbase for bedriften din, kan du prøve disse plattformene.