Kutt kostnader & øk effektivitet: 9 beste PSA-programvarer for SMB

0 Shares

Optimalisering av Virksomhetsdriften med PSA-programvare

Å styre og organisere de daglige oppgavene i en bedrift kan være en betydelig utfordring, spesielt for små og mellomstore virksomheter (SMB).

Som eier av en mindre bedrift, er du sikkert klar over hvor viktig, men likevel krevende det er å øke effektiviteten samtidig som kostnadene reduseres. Det er her programvare for Professional Services Automation (PSA) kommer inn som et verdifullt verktøy for å nå disse målene.

PSA-programvare bidrar til å effektivisere driften, øke transparensen og redusere kostnader ved å automatisere mange av de manuelle oppgavene som er knyttet til profesjonelle tjenester. Likevel, med det store utvalget av løsninger på markedet, kan det være vanskelig for SMB-er å velge den mest passende PSA-programvaren.

Denne artikkelen tar for seg noen av de beste PSA-programvarealternativene som finnes, fremhever deres viktigste fordeler, og forklarer hvordan de kan bidra til å senke driftskostnadene.

Fordeler med å Implementere PSA-programvare

Programvare for profesjonell tjenesteautomatisering (PSA) tilbyr en rekke fordeler for bedrifter som ønsker å redusere utgiftene og øke produktiviteten. I tillegg til å tilby verktøy for å overvåke viktige resultatmål, kan PSA-programvare hjelpe organisasjoner med å fordele ressurser på en mer intelligent måte, noe som til syvende og sist reduserer driftskostnadene.

La oss se nærmere på hvordan PSA-programvare kan hjelpe bedrifter med å kutte kostnader:

Reduksjon av administrative oppgaver: Ved å automatisere tidkrevende prosesser som prosjektplanlegging, tidsplanlegging, økonomisk rapportering og arbeidsflytstyring, kan bedrifter spare betydelig tid som kan brukes til mer verdiskapende aktiviteter.
Mer forutsigbare resultater: Med bruk av kunstig intelligens (AI) kan PSA-verktøy hjelpe med å forutse når prosjekter kan ferdigstilles, basert på de tilgjengelige ressursene. Dette gjør det mulig for bedrifter å planlegge mer effektivt, og dermed redusere risikoen for forsinkelser eller budsjettoverskridelser.
Forbedring av økonomiske resultater: PSA-programvare kan også bidra til å minimere budsjettlekkasjer ved å spore planlagte kontra faktiske utgifter og identifisere områder der ikke-fakturerbar tid og utgifter påvirker budsjettet negativt. Ved å oppdage overforbruk tidlig, kan bedrifter ta nødvendige grep for å tette disse lekkasjene og styrke den økonomiske ytelsen.
Økning av prosjektfortjenestemarginer: PSA-programvare kan bidra til å øke prosjektmarginene ved å gi viktig innsikt i hvilke kunder og prosjekter som gir mest lønnsomhet. Denne informasjonen kan brukes til å ta bedre beslutninger om hvilke prosjekter som skal prioriteres og hvordan ressurser bør allokeres for å oppnå optimal effekt.

Anbefalte Fremgangsmåter for Implementering av PSA-programvare

Implementering av PSA-programvare kan være en krevende prosess som krever nøye planlegging og utførelse. Følgende anbefalinger er nyttige å vurdere ved implementering av PSA-programvare:

Definer kriteriene dine: Før du velger en PSA-løsning, er det viktig å definere dine behov. Hva er dine forretningsmål? Hvilke funksjoner er nødvendige for å nå disse målene? Ved å avklare disse behovene kan du velge den mest passende programvaren og etablere realistiske forventninger.
Involver sentrale interessenter: Inkluder prosjektledere, salgsledere og økonomiansvarlige i implementeringsprosessen. Deres innspill er avgjørende for å velge en løsning som møter deres spesifikke krav.
Sett klare mål: Etabler tydelige mål for implementeringen, som for eksempel økt produktivitet, bedre prosjektoversikt eller reduksjon av manuelle prosesser. Disse målene vil hjelpe deg med å måle suksessen av implementeringen og sikre at alle holder fokus.
Utvikle en prosjektplan: Lag en detaljert prosjektplan som skisserer implementeringsprosessen og tidslinjen, inkludert oppgaver, ansvar, tidsfrister og milepæler.
Gi opplæring til ansatte: Sørg for at alle ansatte får tilstrekkelig opplæring i bruk av den nye programvaren for å sikre optimal bruk.
Følg opp fremdriften: Overvåk implementeringen kontinuerlig. Dette vil hjelpe deg med å identifisere eventuelle utfordringer eller problemer tidlig, slik at du kan iverksette nødvendige tiltak for å holde implementeringen på sporet.
Utfør programvaretesting: Test programvaren grundig før full implementering for å sikre at alle funksjoner og integrasjoner fungerer som de skal.

Ved å følge disse anbefalingene øker du sannsynligheten for en vellykket PSA-implementering som oppfyller dine forretningsbehov og bidrar til å nå dine mål.

La oss se nærmere på noen av de beste PSA-programvarealternativene som er tilgjengelige for å strømlinjeforme virksomheten din.

ManageEngine

ManageEngine PSA hjelper virksomheter med å identifisere forbedringsområder og effektivisere sine tjenesteleveringsprosesser. Programvarens sanntidsinnsikt og analyser gir et helhetlig bilde av forretningsprosessene og deres resultater.

Denne programvaren tilbyr en komplett løsning for å administrere alle aspekter av prosjektledelse. Den integreres også med andre programmer og verktøy, inkludert CRM-systemer, regnskapsprogramvare og helpdesk-programvare. ManageEngine tilbyr blant annet følgende nøkkelfunksjoner:

Kontoadministrasjon for å håndtere budsjetter for flere organisasjoner.
Tilpasning av utseendet og funksjonaliteten i selvbetjeningsportalen.
Automatisert fakturering som sparer tid og ressurser ved fakturautstedelse.
Integrasjon med flere innebygde og tredjeparts IT- og forretningsrelatert programvare.
Effektiv prosjektledelse ved hjelp av milepæler og oppgaver.

SuperOps

SuperOps inkluderer en omfattende Service Desk-modul som hjelper ledere med å organisere teamoppgaver og møte kravene fra virksomheter og organisasjoner.

Hver ansatt får et dashbord som viser en oversikt over oppgaver, status for hver oppgave og gjenværende arbeid. Det er også mulig å definere serviceavtaler og følge med på hvor godt disse overholdes.

SuperOps er utstyrt med følgende moduler:

Kundeadministrasjonsmodul for å vedlikeholde en database med kundekontakter, interaksjonslogger og kontrakter.
Automatisert fakturering for å tilpasse og automatisere opprettelse av kontrakter og fakturaer.
Prosjektledelse for å visualisere, samarbeide og gjennomføre prosjekter på en smidig måte.
Tilbudsadministrasjon for å skape forutsigbarhet i pengestrømmen.
Oppgaveautomatisering for å sette repeterende oppgaver på autopilot og redusere monotonien.

Atera

Atera er en skybasert PSA-løsning utviklet for IT-tjenesteleverandører. Den hjelper med å administrere kundestøtteforespørsler, automatisere inntektsadministrasjon og overvåke IT-infrastrukturen.

Denne programvaren er spesielt godt egnet for startups og SMB-er, da den leveres med alle nødvendige moduler, noe som eliminerer behovet for å lete etter flere separate løsninger. Atera tilbyr følgende funksjoner:

Helpdesk og billettsystem for å håndtere henvendelser på farten.
Kundeportal for å lære opp ansatte og kunder.
Faktureringsintegrasjoner for å generere fakturaer basert på timeforbruk, tidsbestemte avtaler og tredjepartsprodukter.
Rapportering og analyser for å ta informerte beslutninger.
Nettverksoppdagelse for å gjennomføre omfattende sikkerhetsskanninger.

Synkro

Syncro tilbyr en rekke verktøy og funksjoner som hjelper Managed Service Providers (MSP) med å strømlinjeforme sin daglige drift og levere bedre tjenester til sine kunder.

Denne PSA-programvaren tilbyr en rekke funksjoner som kan være nyttige for SMB-er, inkludert:

En sentralisert billettplattform for å administrere kundeforespørsler, inkludert muligheten til å opprette, tildele og prioritere billetter.
En innebygd funksjon for tidssporing som gjør det mulig for MSP-er å fakturere kunder for deres tjenester og overvåke de ansattes produktivitet.
Automatisert fakturering for å spare tid på gjentakende fakturaer og beregning av ansatte, eiendeler eller retningslinjer.
Rapportering og analyse for å spore avkastning på investering og omsette data til handlingsrettet innsikt.

Polaris

Replicons Polaris PSA samler 100 % korrekte forretningsdata i sanntid, utfører detaljerte analyser og gir forslag til proaktiv beslutningstaking.

Polaris PSA kan enkelt integreres med ditt eksisterende økosystem gjennom åpne API-er. Programvaren sender ut unntaksbaserte og proaktive varsler som holder deg oppdatert om eventuelle uregelmessigheter som krever din oppmerksomhet. Denne selvkjørende PSA-løsningen forenkler komplekse forretningsbeslutninger for din bedrift.

Denne funksjonsrike PSA-programvaren tilbyr følgende funksjoner:

Analysefunksjon for å få sanntidsinnsikt.
Rammeverk for å håndheve standardiserte retningslinjer, formater, data og arbeidsflyt.
Økonomisk modellering for å optimalisere tjenester, inntekter og priser for å maksimere fortjenesten.
Sentralisert oversikt over kundespesifikke prosjekter for å administrere ytelse og skape transparens.

Rocketlane

Rocketlane er en profesjonell automatiserings-, implementerings- og kundeonboarding-plattform. Det er et verktøy som brukes av moderne bedrifter for å forbedre kundeopplevelsen, redusere tiden det tar å skape verdi, samt øke forutsigbarheten og lønnsomheten for prosjekter.

Prosjektledelse, dokumentsamarbeid og kommunikasjon er integrert i Rocketlane for å levere en enestående, sømløs opplevelse. Innebygde moduler for ressursstyring, tidssporing, porteføljestyring og budsjettering hjelper deg med å fullføre prosjekter innenfor definerte budsjetter og tidsrammer.

Rocketlane hjelper deg med å utføre følgende oppgaver:

Sporing av budsjett, analyse av teamets kapasitet og forutsigelse av etterspørsel for å forbedre fortjenestemarginene.
Planlegging av prosjekter, administrasjon av dokumenter og samarbeid i sanntid fra et sentralisert sted.
Avanserte prosjektmaler og dokumentering av arbeidsflytautomatisering for å forbedre produktiviteten.
En selvbetjent portal for kommunikasjon med kunder og automatisering av statusoppdateringer.
Optimalisering av teamets kapasitet og maksimal utnyttelse av tilgjengelige ressurser.

Scoro

Scoro er et prisvinnende, ende-til-ende PSA-system som brukes av ledende byråer og konsulenter over hele verden.

Fra start til slutt lar Scoro deg administrere arbeidsflyten din fra en sentralisert plattform. Du kan strømlinjeforme og automatisere repeterende oppgaver og sikre at virksomheten fungerer så jevnt og effektivt som mulig. Scoros modulutvalg omfatter:

Ressursstyring for å tildele oppgaver basert på ferdigheter og tilgjengelighet.
Prosjektledelse for å effektivisere arbeidsflyten, øke produktiviteten og spore fremdrift i sanntid.
Kundeadministrasjon for å håndtere kunder, økonomi, regninger og fakturaer.
Rapporter og innsikt for å analysere KPI-er i sanntidsdashbord.

Wrike

Wrike er et skybasert prosjektstyringsverktøy med sanntidsoppdateringer, Gantt-diagrammer, kalendere, ressursstyring med arbeidsbelastningsvisning og tilpassede dashbord.

Den støtter mapper, prosjekter, oppgaver og automatisk tildeling basert på oppgavestatus. Wrike for Marketers er et eget produkt med tilpassede maler, korrekturverktøy og en Adobe-utvidelse. Verktøyet integreres med en rekke andre verktøy, inkludert SalesForce, Dropbox, Slack og Adobe Creative Cloud, og tilbyr et åpent API. Wrike er egnet for markedsføring, drift, kreative team og store til mellomstore IT-team.

Wrike inkluderer blant annet følgende funksjoner:

Sentraliserte dashbord for å se oppgaver, prosesser og analyser.
Automatisering for å opprette automatiserte arbeidsflyter og eliminere manuelt arbeid.
Kanban-tavler for å visualisere prosjektfremdrift.
Gantt-diagrammer for interaktiv prosjektplanlegging.
Ressursstyring for proaktiv tildeling av ressurser.

Kantata

Med Kantata PSA-programvare kan bedrifter enkelt administrere hele prosjektets livssyklus, fra prosjektoppretting og planlegging til sporing av fremdrift og fakturering.

Kantata er designet for å være intuitiv og brukervennlig, noe som gjør det enkelt for SMB-er å ta i bruk plattformen raskt. Den tilbyr en rekke viktige funksjoner, inkludert:

Ressursadministrasjon basert på ferdigheter for å forbedre kunderesultater.
Økonomistyring for å automatisere økonomi og prosjektregnskap.
Analyse og rapportering for å øke forretningsintelligensen og ta datadrevne beslutninger.
Teamsamarbeid for å maksimere produktiviteten gjennom tett samarbeid med teammedlemmer og kunder.
Integrasjon med verktøy som Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks og flere.

Konklusjon

For SMB-er kan bruk av PSA-programvare være et utmerket virkemiddel for å redusere utgifter. PSA-programvare kan hjelpe bedrifter med å spare tid og penger samtidig som de øker effektiviteten ved å automatisere prosesser og effektivisere driften.

I tillegg kan PSA-programvare gi verdifull innsikt i kundedata og trender, slik at bedrifter kan forbedre sine beslutningsprosesser og økonomiske resultater. Alle disse fordelene kan hjelpe små og mellomstore bedrifter med å opprettholde sin konkurranseevne i dagens marked.

Du kan også utforske noen av de beste programvareløsningene for Business Process Management (BPM) for SMB.