Du må være kjent med e-postsignaturene i e-postbunnteksten. Finn ut hvordan du lager en profesjonell e-postsignatur for deg selv.
Enten du er en ny eller erfaren profesjonell, er e-postsignaturen avgjørende for kommunikasjonsstrategien din. Ikke betrakt det bare som en avmelding ved bunnteksten på e-posten – grip den som en mulighet til å vise din profesjonalitet og en enkel måte å gjøre et varig inntrykk på.
Denne guiden viser deg hvordan du skriver en e-postsignatur som er fengende og informativ på samme tid. Vi vil også dele noen ressurser der du kan opprette e-postsignaturer eller få signaturmaler.
Innholdsfortegnelse
Hva er en e-postsignatur?
Når du mottar e-poster, må du ha sett en blokk med tekst, bilder og lenker på slutten av noen e-poster. Dette kalles e-postsignaturen. Den inneholder vanligvis navnet og kontaktinformasjonen til e-postavsenderen. Det kan også inkludere betegnelse, webadresse, bilde, ansvarsfraskrivelse, etc.
Hovedmålet med en e-postsignatur er å tilby forsikring til mottakerne om at de kommuniserer med et ekte menneske i stedet for noen roboter. Ved å bruke en profesjonelt utformet e-postsignatur kan du etablere identiteten til deg og din bedrift. Derfor tjener e-postsignaturer også formålet med et digitalt visittkort.
Hvorfor trenger du en god e-postsignatur?
I tilfelle du fortsatt lurer på nødvendigheten bak en god e-postsignatur, her er noen grunner.
Personlige grunner
#1. Sikrer et positivt førsteinntrykk
Et positivt førsteinntrykk er avgjørende for enhver profesjonell kommunikasjons- eller nettverkssetting. En godt utformet e-postsignatur kan med rette projisere bildet ditt til mottakeren.
#2. Sparer verdifull tid
Når du har satt en e-postsignatur for alle utgående e-poster, trenger du ikke å legge til hilsen og signatur hver gang du skriver en e-post. Dermed sparer det verdifull tid.
#3. Markedsfører personlig merkevare
Du kan legge til en logo og slagord i e-postsignaturen din for å markedsføre din personlige merkevare. Hvis du er frilanser eller nylig har startet en liten bedrift, vil det å legge til merkevareinformasjon i signaturen din gjøre merkevaren din kjent blant dine bekjente.
#4. Gjør deg lett å huske
Vil du at folk skal huske deg? Legg til en minneverdig og særegen e-postsignatur til e-postene dine. Med riktig type signatur på slutten av e-posten din kan du sikre at mottakerne husker deg.
#5. Vis din personlighet
Noen ganger kan det hende du ikke har nok omfang til å skildre personligheten din i e-posten din. Du kan imidlertid alltid bruke e-postsignaturen for å vise din personlighet. Velg stilen, fargen og fonten som stemmer med personligheten din.
Profesjonelle grunner
#1. Viser din profesjonalitet
Mens du samhandler med verden som en profesjonell, bør hvert ord i e-posten din, sammen med e-postsignaturen, vise det. En sofistikert e-postsignatur vil tillate mottakerne å jobbe med deg.
#2. Skaper troverdighet
En god e-postsignatur spiller også en avgjørende rolle for å etablere din troverdighet overfor andre. Derfor er en profesjonell e-postsignatur nødvendig mens du kommuniserer med kunder, kolleger eller potensielle arbeidsgivere.
#3. Lar andre kontakte deg enkelt
E-postsignaturer inneholder kontaktinformasjonen din, for eksempel telefonnummer og e-postadresse. Det gjør at de enkelt kan kontakte deg hvis de ønsker det.
#4. Får nye følgere på sosiale medier
Du kan også inkludere lenker til sosiale mediekontoer til organisasjonen din, som Facebook, LinkedIn, Twitter og Instagram. Med dette kan du gjøre andre oppmerksomme på din sosiale tilstedeværelse og få nye følgere til bedriftssidene dine.
#5. Fremmer merkevarekonsistens
En e-postsignatur bidrar også til å styrke selskapets merkevarebygging og visuell identitet. Ved å sikre at alle i bedriften din bruker e-postsignaturer med samme stil, kan du fremme merkeidentitet.
Trinn-for-trinn-veiledning for å lage en e-postsignatur
På Gmail
Gmail-brukere kan legge til en e-postsignatur i e-postene sine ved å bruke denne metoden:
- Gå til Gmail-innboksen din.
- Klikk på Innstillinger (tannhjulikon) øverst til høyre og velg Se alle innstillinger.
- På Generelt-fanen, bla ned til du finner Signatur-alternativet.
- Klikk på Opprett ny-knappen.
- Legg til et navn for signaturen før du klikker på Opprett-knappen.
- Nå vil markøren plasseres i en boks der du må legge til e-postsignaturen din.
- Her kan du velge skriftstil, skriftstørrelse, tekstfarge, fet skrift, kursiv, understreking, justering og punkttegn.
- Gmail-signaturen støtter også hyperkoblinger og bilder.
- Du kan også gjøre nødvendige endringer i signaturinnstillingene.
- Rull ned mer for å klikke på Lagre endringer-knappen.
- Signaturen vil være klar til bruk.
På Outlook
For å legge til en signatur i Outlook-e-posten din, er dette hva du må gjøre:
- Åpne Outlook-innboksen og klikk på Fil-menyen.
- Velg Alternativ fra venstre side.
- Velg Mail-fanen fra Outlook-alternativer-vinduet.
- På høyre panel klikker du på Signaturer…
- Signatur og stasjonær-vinduet åpnes med fanen E-postsignatur.
- Velg Outlook-e-posten din fra rullegardinmenyen for e-postkontoen din.
- Klikk på Ny-knappen. Etter å ha lagt til et navn for signaturen, klikk OK.
- Skriv og tilpass signaturen din i Rediger signatur-boksen.
- Du kan velge skriftstil, størrelse, fet skrift, kursiv, understreking, justeringsstil, lenker osv.
- Den lar deg også importere informasjon fra et visittkort.
- Klikk på Lagre-knappen.
- Velg hvilken signatur som skal brukes for nye e-poster og svar/videresendinger.
- Klikk på OK-knappen, og signaturen vil være klar til bruk.
På Yahoo Mail
Hvis du vil opprette en e-postsignatur i Yahoo Mail-kontoen din, er dette hva du trenger å gjøre:
- Logg på Yahoo Mail-kontoen din.
- Mens du er i innboksen, klikk på Innstillinger øverst til høyre og velg Flere innstillinger.
- Velg Skrive e-post fra venstre panel.
- Under Signatur-delen klikker du på glidebryteren ved siden av e-post-ID-en du vil legge til signaturen til.
- Når alternativet er slått på, vises en boks der du kan legge til e-postsignaturen din.
- Du kan tilpasse den med emoji, fet skrift, kursiv, justering, innrykk, kuler og gjennomstreking,
- Den lar deg også velge skriftstil og størrelse og lar deg legge til hyperkoblinger.
- Avslutt innstillingene når du er ferdig. Den neste e-posten du sender vil ha signaturen du nettopp opprettet.
Gode fremgangsmåter for e-postsignatur
✅ Tommelregelen for en e-postsignatur er å holde den kort og kun inkludere nødvendig informasjon.
✅ Mens du lager en profesjonell e-postsignatur, bruk en ren, lesbar, profesjonell font som Arial eller Times New Roman. Det anbefales å unngå stiliserte skrifter for profesjonell bruk, men du kan bruke dem til strengt personlige e-poster.
✅ Med mindre du har separate e-poster for personlig og profesjonell bruk, er det bedre å bruke flere e-postsignaturer. Dermed kan du bruke passende signaturer mens du samhandler med forskjellige målgrupper.
✅ Gjør det visuelt tiltalende ved å bruke de riktige skriftene, formatene, avstandene og grafikken.
✅ Selv om du ønsker å gjøre signaturen fengende, bør du holde deg til å bruke en eller to farger. For mange farger kan distrahere folk.
✅ E-postsignaturen skal inneholde hodebildet ditt, firmalogoen, webadressen til nettstedet og lenken til sosiale medier-profiler.
✅ Lag en e-postsignatur som enkelt kan leses fra alle enheter, inkludert smarttelefoner og nettbrett.
✅ Før du bruker en ny e-postsignatur i e-posten din, test den på forskjellige enheter og e-postklienter for å sikre utseendet og funksjonaliteten til signaturelementene.
✅ Hvis alle bedriftens ansatte skal bruke e-postsignaturer, bør de bruke et enkelt format som samsvarer med merkevareidentiteten.
✅ Bruk alltid den nyeste informasjonen i e-postsignaturen, for eksempel e-postadresse, telefonnummer, URL, etc.
✅ Inkluder aldri din personlige informasjon, for eksempel hjemmeadresse og personlig kontaktnummer, for å unngå sikkerhetsrisiko.
✅ Det kan være begrensninger for hvilken informasjon du kan legge til i e-postsignaturen din, noe som utdyper din bransje og plassering. Du bør finne ut dem fra ditt juridiske team for å sikre overholdelse.
#1. HubSpot
HubSpot tilbyr en gratis e-signaturgenerator for å lage en e-postsignatur for deg selv. Den har seks maler å velge mellom som kan tilpasses i henhold til ditt yrke og merkevareidentitet.
Her kan du legge til navn, betegnelse, firmanavn, kontaktinformasjon og mer. Du kan til og med inkludere lenker til dine sosiale mediekontoer, for eksempel LinkedIn, Facebook, Twitter og Instagram. Om nødvendig kan du til og med legge til flere egendefinerte felt i e-postsignaturen din.
For stilisering tilbyr HubSpot tilpasningsalternativer for temafarge, tekstfarge, lenkefarge, skrifttype og skriftstørrelse. Det er også muligheter for å laste opp hodebildet og firmalogoen sammen med å lage en tilpasset CTA.
#2. Nygammelt stempel
Newoldstamp er en plattform for å generere egendefinerte signaturer. Dette nettbaserte verktøyet er perfekt for deg og teamet ditt for å lage e-postsignaturer skreddersydd for dine merkevarekrav.
På denne løsningen får du en fullmerket signaturgeneratorside som inneholder tilpassbare maler. Du kan legge til ditt eget design og bruke fargene og skriftene du ønsker på e-postsignaturen.
Det er også et sentralisert dashbord som kan brukes av selskapene. Newoldstamp fikk også et analyse- og bannerhåndteringssystem som vil være nyttig for deg. Signaturene kan integreres med Google Workspace, MS Exchange og Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Hvis du leter etter en plattform for å lage e-postsignaturer for enkeltpersoner eller organisasjoner, kan du velge WiseStamp. Den kan designe profesjonelle e-postsignaturer som kan forvandle e-posten din til et overbevisende markedsføringsverktøy.
E-postsignaturene som genereres av denne løsningen passer til Gmail (individuell eller Workspace), Outlook (skrivebord og nett), Apple Mail og Yahoo. Denne brukervennlige e-signaturdesigneren lar deg velge riktig font, farge, layout, form og andre elementer.
Det finnes også alternativer for å legge til rike funksjoner, inkludert ansvarsfraskrivelse, video, knapp, banner osv. Hvis du lager signaturer for bedriften din, kan du bruke den til å generere en enhetlig e-postsignatur for hele selskapet.
Populære ressurser for e-signaturmaler
#1. Microsoft 365 e-postsignaturmalbibliotek
De som leter etter en profesjonelt utseende Outlook-e-postsignatur bør velge Microsoft 365 Email Signature Gallery. Dette ressursbiblioteket inneholder 20 e-signaturmaler som enkelt kan tilpasses med bilder, nettstedkoblinger, firmalogoer og sosiale profiler.
Ved å bruke disse 100 % fullt tilpassbare malene kan du legge til et profesjonelt preg på Outlook-e-postene dine. Den lar deg være kreativ med fonter, grafikk, bilder, videoer, animasjoner og overganger.
Malene er tilgjengelige på MS Word, slik at du enkelt kan redigere dem for personalisering. Etter å ha opprettet e-postsignaturene kan du raskt dele og publisere disse hvor som helst.
#2. Mail signaturer
Hvis du trenger gratis e-signaturmaler som er mørkemodusvennlige, er Mail Signaturer det rette stedet. Denne nettsiden lar deg laste ned klare til bruk signaturmaler for forretningsbruk og personlig bruk. Det trenger ikke engang at du har HTML-kunnskap for å lage eller tilpasse e-postsignaturer.
Denne innebygde signaturgeneratoren lar deg også tilpasse malene. Signaturer generert her kan brukes på Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server og mange flere. Det er også alternativer for tilpasset skriftstil og tre skriftfarger.
Populære eksempler på e-postsignaturer
E-postsignatur for Green Energy Company
Bildekreditt: Mail Signaturer
Dette eksemplet er perfekt for alle som jobber i et miljøvennlig selskap. Banneret stiller et retorisk spørsmål som indirekte ber mottakerne spare papir ved å ikke skrive ut e-posten. Den primære skriftfargen som brukes her er grønn, som er symbolet på natur og skog.
E-postsignatur for bilfirma
Bildekreditt: Mail Signaturer
I denne e-postsignaturen blir prisen vunnet av bilfirmaet fremhevet med et stort banner. Hodebildet sikrer at avsenderens informasjon ikke går tapt på grunn av banneret. Hovedfargen på denne signaturen er rødbrun, men den kan variere basert på merkefargen til bedriften din.
Siste ord
En e-postsignatur er en fin måte å nærme seg andre profesjonelt på. Det gjør det også mulig for mottakerne å enkelt kommunisere og få kontakt med deg. Nå som du vet hvordan du lager en profesjonell e-postsignatur, kan du legge den til din favoritt e-postklient ved å følge trinnene nevnt her.
Det kan også være lurt å vite om eSignature-løsninger og eSignature APIer.