Lag PayPal-fakturaer på 7 enkle trinn!

En veiledning i å lage og sende fakturaer med PayPal

PayPal tilbyr en effektiv og rask løsning for å generere fakturaer og motta betaling. Enten du er en frilanser, en bedriftseier eller bare ønsker å lære hvordan du lager profesjonelle fakturaer raskt, er denne artikkelen for deg.

Her vil vi gjennomgå en trinnvis prosess på 7 enkle trinn for å utnytte PayPals faktureringsverktøy. Du vil lære å lage profesjonelle fakturaer som gjør det enkelt for kundene dine å betale.

PayPal fungerer som en bro for bedrifter, frilansere og privatpersoner, og forenkler prosessen med å sende fakturaer til kunder og motta betalinger på en smidig måte.

Hvorfor PayPal er et gunstig alternativ for frilansere og små bedrifter

• PayPals fakturafunksjon er et praktisk verktøy for å generere og distribuere profesjonelt utformede fakturaer til klienter.
• PayPal muliggjør transaksjoner i lokale valutaer uten behov for valutakonvertering.
• Tjenesten er tilgjengelig i over 200 land og regioner og støtter 25 forskjellige valutaer.
• Med PayPals betalingssporingsfunksjon kan du enkelt følge med på fakturaene dine.
• PayPal prioriterer robust sikkerhet, som er avgjørende for både frilansere og bedrifter, for å sikre trygge transaksjoner.
• Kundene har et mangfold av betalingspreferanser, inkludert kredittkort og bankoverføringer.
• PayPal tilbyr muligheten til å generere personlige betalingslenker for å legge til rette for enklere transaksjoner.
• PayPal-fakturaer er spesielt nyttige for internasjonal handel.
• PayPal opprettholder en oversikt over alle transaksjoner, noe som gjør regnskapsføring enklere.
• Du kan sende fakturaer, overvåke betalinger og håndtere økonomien din via en mobil enhet.
• PayPal tilbyr et automatisk system for betalingspåminnelser.

La oss utforske detaljert hvordan du oppretter en PayPal-konto og sender en faktura til en kunde.

Hvordan opprette en PayPal-konto

Trinn 1: Gå til PayPals offisielle nettside.

Trinn 2: Klikk på «Registrer deg»-knappen.

Trinn 3: Velg om du ønsker en «Individuell» eller «Bedrift»-konto.

Trinn 4: Etter å ha valgt kontotype, fyll inn nødvendig informasjon som e-postadresse, telefonnummer, passord, adresse og navn.

Trinn 5: Les nøye gjennom vilkårene og personvernreglene og godta dem.

Trinn 6: Klikk på «Opprett konto» eller «Neste» for å fullføre prosessen. PayPal vil sende en bekreftelseskode til e-posten din og telefonen. Kontroller innboksen din og skriv inn koden for å verifisere e-postadressen.

Trinn 7: Koble et kreditt-/debetkort eller en bankkonto til PayPal-kontoen din.

Trinn 8: Angi sikkerhetsspørsmål for å beskytte kontoen din ytterligere.

Merk: PayPal kan be om tilleggsinformasjon for å bekrefte kontoen din, basert på din plassering og aktivitet.

Hva hvis du har en personlig konto og ønsker å oppgradere til en bedriftskonto? Her er enkle trinn for å endre kontotype.

Hvordan bytte fra en personlig til en bedriftskonto

Trinn 1: Logg deg på din personlige PayPal-konto.

Trinn 2: Finn innstillingsikonet (⚙️) i øvre høyre hjørne av PayPal-dashbordet og klikk på det.

Trinn 3: I kontoinnstillingene dine vil du finne et alternativ som heter «Oppgrader til en bedriftskonto» eller lignende. Klikk på dette alternativet. Alternativt kan du bla ned og klikke på «Oppgrader til en bedriftskonto».

Trinn 4: Oppgi bedriftsinformasjon som firmanavn, adresse, e-postadresse, juridisk navn og firmanettsted (valgfritt).

Trinn 5: Gi ytterligere informasjon som PayPal kan kreve, som ditt personnummer, arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) eller annen skatterelatert data.

Trinn 6: Bekreft og send inn informasjonen når du er ferdig.

Merk: PayPal kan be om bekreftelse av bedriftskontoen din via e-post eller ved å koble til en bankkonto.

Du kan nå sende fakturaer, motta betalinger under firmanavnet ditt, og nyte fordelene ved en PayPal-bedriftskonto.

La oss nå lære å lage din første faktura.

Slik oppretter du en faktura i PayPal

Før vi begynner, er det viktig å vite hvilken informasjon som bør inkluderes i fakturaen.

Fakturaen din bør inneholde følgende:

• Ditt navn, kontaktinformasjon og bedriftsopplysninger.
• Betalingsvilkår (forfallsdato, betalingsmetoder, gebyrer og totalpris).
• Totalbeløp med angitt valuta.
• Kundens navn og kontaktinformasjon.
• En spesifisert liste over tjenester med antall og priser.
• Fakturanummer og -dato.
• Beskrivelse av tjenestene eller arbeidet som utføres.
• Eventuelle avgifter eller vilkår for forsinket betaling.
• Betalingsinstruksjoner.

Du kan inkludere ekstra informasjon basert på dine spesifikke behov.

La oss lage din første faktura:

Trinn 1: Logg deg på PayPal Business-kontoen din med din e-postadresse og passord etter at du har opprettet den og koblet til en bankkonto.

Trinn 2: I dashbordet finner du et alternativ for «Fakturering». Klikk på det for å begynne.

Trinn 3: Klikk på «Opprett faktura»-knappen for å starte en ny faktura.

Trinn 4: Fyll inn all nødvendig informasjon.

• Kundeinformasjon: Skriv inn kundens e-postadresse i feltet «Faktura til». Du kan også legge til kundens navn. Du har også muligheten til å generere fakturaer for flere kunder.
• Fakturadetaljer:
  • Fakturanummer: PayPal vil generere dette automatisk, men du har muligheten til å tilpasse det.
  • Fakturadato: Datoen du lager fakturaen.
  • Forfallsdato: Datoen du forventer å motta betaling.
  • Referanse: Du kan legge til et referansenummer eller notat hvis det er nødvendig.
  • Varer: Legg til varenavn, antall, pris, skatt og beskrivelse av tjenesten din.

• Melding: Skriv tilpassede meldinger til kunder.
• Vilkår: Hvis du har spesifikke vilkår, kan du nevne dem på fakturaen.
• Vedlegg: PayPal lar deg legge ved filer (JPG, GIF, PNG og PDF opptil 5 filer og 4 MB per fil).
• Memo til deg selv og referansenummer.

Trinn 5: Du bør legge til en beskrivelse av varen eller tjenesten som følger:

• Klikk på «Legg til» for å inkludere hver vare, og sørg for å spesifisere beskrivelse, antall, enhetspris og skatt (hvis aktuelt) for hver vare.
• Klikk «Lagre» etter å ha lagt til hvert element.

Trinn 6: Du kan tilpasse fakturainnstillingene ved å klikke på «Flere alternativer» nederst på fakturaen. Du kan velge valuta (PayPal støtter 25 valutaer), sette opp skattealternativer og konfigurere andre preferanser.

Når du har lagt til alle detaljene og sjekket at alt er nøyaktig, klikker du på «Forhåndsvisning» for å se over fakturaen.

Se nøye gjennom fakturaen for å kontrollere at alt er korrekt og gjør eventuelle endringer.

Trinn 7: Klikk på «Send»-knappen for å sende fakturaen på e-post til kunden din.

PayPal faktureringseksempler

Det finnes ulike typer fakturaer du kanskje trenger å sende, avhengig av arbeidet og dine behov. La oss se på noen vanlige eksempler.

#1. Frilansfakturering basert på levering

Med denne metoden er betalingen knyttet til fullføring og levering av spesifikke oppgaver eller prosjekter som er beskrevet i frilanskontrakten. Frilansere fakturerer kunder for tjenestene sine basert på de spesifikke oppgavene de leverer.

Hvis du er en frilans skribent som ønsker å fakturere per ord, her er hva du bør huske på:

• Bestem din pris per ord (f.eks. $0,1 per ord).
• Avklar detaljer og antall ord med kunden.
• Når du lager en faktura, inkluderer du din kontaktinformasjon, kundens detaljer, betalingsbetingelser og et unikt fakturanummer.
• Oppgi hver artikkel eller lenke som en egen linje på fakturaen. Angi antall ord for hvert innlegg, pris per ord og total kostnad.
• PayPal beregner automatisk totalbeløpet ved å summere kostnadene for alle elementene som er oppført i fakturaen.
• Skriv en melding til kunden.
• Se over fakturaen og send den.

Merk: Husk å legge til kundens e-postadresse.

Ikke glem å følge opp. Du kan bruke PayPals automatiske påminnelsesfunksjon for å hjelpe med dette.

Etter at du har mottatt betaling, registrer transaksjonen i regnskapsprogrammet eller hovedboken, og merk fakturaen som betalt.

#2. Frilansfakturering basert på timebasis

Mange plattformer lar frilansere ta betalt per time. De bestemmer seg for en timepris og multipliserer den med timene de har brukt på arbeidet.

Hvis du er en slik frilanser og trenger å lage fakturaer basert på timebasis, er denne delen for deg!

Her er noen ting du bør huske på når du lager fakturaen:

• Bestem deg for en timepris (f.eks. $25 per time).
• Bruk et tidssporingsverktøy eller programvare for nøyaktig å registrere antall timer du har brukt på prosjektet. Sørg for at du har klare oversikter over oppgavene du har fullført.
• Bruk PayPals faktureringsverktøy, og oppgi ditt navn/bedriftsnavn, kontaktinformasjon, kundedetaljer, betalingsbetingelser og et unikt fakturanummer.
• Oppgi timene du har jobbet med forskjellige oppgaver som linjeelementer på fakturaen. Inkluder datoen, en beskrivelse av arbeidet, antall timer og timepris for hver oppgave.
• Paypal vil automatisk beregne og fylle ut totalbeløpet.

Ved å følge disse trinnene kan du effektivt generere og håndtere fakturaer for ditt frilansarbeid på timebasis, og sikre åpenhet, nøyaktighet og rettidig betaling.

#3. Selger som selger varer

Hvis du er en bedriftseier eller en selger som selger varer, og ønsker å lage fakturaer for flere kunder samtidig, har PayPal en løsning for deg. Du kan generere personlige fakturaer for hver kunde, og du kan også beregne forskjellig moms, rabatter og totalbeløp på ett sted.

La oss se på de enkle trinnene:

• Inkluder bedriftens navn, adresse og kontaktinformasjon øverst på fakturaen. Denne informasjonen identifiserer deg som selger.

• Oppgi kundens navn, adresse og kontaktinformasjon. Du kan også legge til flere kundenavn.

• Legg til datoen fakturaen ble opprettet og tildel et unikt fakturanummer.

• List opp hver vare eller produkt du har solgt. Inkluder en kort beskrivelse, antall, enhetspris og totalpris for hver vare.

• Inkluder all omsetningsavgift, moms eller andre gjeldende avgifter. Spesifiser skattesatsen og beregn skattebeløpet basert på delsummen.

• Hvis du gir rabatter, trekk dem fra delsummen.

• Hvis du tar betalt for frakt, legg også til disse kostnadene.

• Beregn totalt beløp som skal betales.

• Spesifiser betalingsbetingelsene, inkludert forfallsdato og aksepterte betalingsmetoder.

• Du kan legge til personlige meldinger til kundene dine.

• Ikke glem å nevne refusjons- og returpolicyen.

En velstrukturert faktura opprettholder profesjonalitet og legger til rette for rettidig betaling.

Det finnes mange flere bransjer og områder der PayPal-fakturaer kan sendes, inkludert abonnementsbaserte tjenester, konsulenttjenester, e-handel og mer.

Beste praksis for å lage PayPal-fakturaer

For å sikre en problemfri faktureringsprosess og motta betaling raskt, bør du vurdere følgende beste praksis:

1. Nøyaktig kontaktinformasjon: Dobbeltsjekk mottakerens e-postadresse for å unngå å sende fakturaer til feil person.

2. Tydelige fakturadetaljer:

• Inkluder en tydelig og detaljert beskrivelse av varen eller tjenestene som tilbys.
• Spesifiser antall, priser og eventuelle rabatter.
• Spesifiser kostnader for enkel referanse.

3. Fakturanummerering: Tilordne et unikt fakturanummer for hver transaksjon for å opprettholde klarhet og forhindre forvirring.

4. Betalingsvilkår:

• Angi forfallsdatoen tydelig for å sette forventninger om betalinger.
• Spesifiser gebyrer eller straffer for forsinket betaling, hvis aktuelt.

5. Profesjonelt utseende:

• Bruk en PayPal-mal med firmalogo og kontaktinformasjon.
• Sørg for at fakturaen er godt strukturert og lett å lese.

6. Valuta og betalingsmåter:

• Angi valutaen du ønsker å motta betaling i.
• Spesifiser de aksepterte betalingsmåtene, inkludert PayPal, bankoverføringer eller kredittkort.

7. Skatter og avgifter:

• Inkluder eventuelle gjeldende skatter eller avgifter.
• Angi om avgifter er inkludert i prisene eller legges til separat.

8. Vilkår og betingelser:

• Angi refusjons- eller returretningslinjer, hvis relevant.
• Inkluder andre vilkår og betingelser knyttet til transaksjonen.

9. Betalingslenker:

• Bruk PayPals fakturafunksjon til å generere betalingslenker direkte i fakturaen.
• Gjør det enkelt for kunder å klikke og betale direkte via PayPal.

10. Sending og oppfølging: Send fakturaen umiddelbart etter levering av produkter eller tjenester. Følg opp med en høflig påminnelse før eller på forfallsdatoen for å sikre at betalingen ikke blir forsinket.

11. Registrering: Oppbevar oversikt over alle sendte fakturaer og mottatte betalinger. Bruk faktureringsprogramvare eller et regneark for å spore dine transaksjoner.

12. Avstem betalinger: Avstem betalinger jevnlig for å identifisere eventuelle avvik.

13. Sikker kommunikasjon: Bruk sikker e-postkommunikasjon når du sender fakturaer for å beskytte finansiell informasjon.

14. Personlige meldinger: Legg til en kort melding for å takke kunden for handelen.

15. Støttedokumentasjon: Legg ved nødvendige støttedokumenter, som kontrakter eller kvitteringer, til fakturaen.

16. Tilgjengelighet: Sørg for at fakturaen er tilgjengelig for personer med funksjonshemminger ved å følge retningslinjer for tilgjengelighet.

Ofte stilte spørsmål

Er det gratis å lage en faktura med PayPal?

Ja. Det er gratis å bruke PayPal-faktura. Men du må betale gebyrer når du får betalt.

Hvorfor er det bedre å bruke fakturaprogramvare fremfor å lage faktura manuelt?

Det sparer tid, reduserer menneskelige feil og øker profesjonaliteten. Det tilbyr også funksjoner som automatiske påminnelser og sporing for bedre betalingshåndtering.

Avslutningsvis

Fakturaer er en viktig del av forretningsdrift og økonomi. PayPal er en nyttig plattform for å lage detaljerte fakturaer. Ved å følge fremgangsmåten ovenfor og legge til nødvendig informasjon, kan du lage dine egne fakturaer og forbedre betalingseffektiviteten.

Det finnes mange andre plattformer som tilbyr maler og verktøy for å generere fakturaer. Hvis du ønsker å utforske disse alternativene, kan du lese mer om de beste fakturageneratorene for å motta klientbetalinger.