En fundamental forståelse av hvordan et vellykket prosjekt vil se ut, bør alltid være det sentrale målet ved oppstarten av ethvert prosjekt.
Et solid definert prosjektomfang er en nøkkelfaktor for å oppnå dette. Å utvikle et slikt omfang er imidlertid en kompleks prosess.
Prosjektomfanget er mer enn bare en beskrivelse av prosjektets mål og milepæler. Det omfatter også en oversikt over leveranser, obligatoriske oppgaver, detaljerte kostnadsoverslag, nødvendige ressurser og fastsatte tidsfrister.
Ofte spesifiserer omfanget også konkret hva prosjektet ikke vil levere. Dette kan virke ulogisk, da et prosjekt i utgangspunktet ikke skal levere noe utenfor det definerte omfanget. Likevel velger noen å fremheve dette for å skape ekstra trygghet.
Prosjektomfanget er et dokument som etablerer avtaler mellom alle involverte parter, og det forventes at alle refererer til det gjennom hele prosjektperioden. La oss utforske hvordan vi kan utvikle et slikt dokument.
Utvikling av omfanget
Før du kan definere et omfang, må du ha en metode for å generere ideer og innhold som vil danne grunnlaget for det potensielle prosjektomfanget. Det finnes flere teknikker du kan benytte, og her er noen eksempler:
#1. Idémyldring
Idémyldring er en velkjent metode, men en vellykket idédugnad kan fortsatt være like overraskende og verdifull som den var for mange år siden.
Målet er å samle en gruppe interessenter for å generere så mange ideer som mulig. Deretter gjennomgås ideene, de justeres, prioriteres og til slutt enes man om de endelige uttalelsene som utgjør prosjektkravene.
Moderatoren for diskusjonen spiller en avgjørende rolle for suksessen. Han eller hun må sørge for at diskusjonen holder seg fokusert, samtidig som rom for fri idégenerering opprettholdes.
Du kan også opprette fokusgrupper og gjøre tilsvarende, men med flere grupper av interessenter i stedet for bare én. Dette kan være nyttig hvis interessentene har ulike kompetanseområder.
#2. Intervjuer
En annen tilnærming er å gjennomføre individuelle intervjuer med hver interessent. Dette kan redusere noe av kaoset, men det krever også at intervjueren har gode ferdigheter.
#3. Undersøkelser
En mindre effektiv, men likevel brukbar metode er å gjennomføre detaljerte undersøkelser med forhåndsdefinerte svaralternativer. Dette kan redusere autentisiteten i interessentenes svar, men det kan likevel være nyttig hvis du har god kjennskap til alternativene.
#4. Referansemåling
Du kan analysere prosjektomfangsresultater fra lignende prosjekter som det du planlegger å starte. Dette kan forenkle prosessen ved å samle beste praksis og identifisere potensielle utfordringer. Dette krever ikke banebrytende innsats, men det kan likevel være effektivt.
#5. Prototyping
Prototyping er en interessant metode som kanskje ikke brukes ofte nok. Det innebærer å lage en modell av det endelige prosjektet for å identifisere kravene og potensielle problemer. Dette gir deg en konkret følelse av prosjektet før det i det hele tatt starter.
#6. Arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS)
WBS er en tradisjonell metode for å strukturere fremtidige oppgaver i et prosjekt. Utfordringen er at den krever at du kjenner og forutser alle oppgavene helt i begynnelsen av prosjektet.
Dette er sjelden tilfelle, og WBS blir ofte oppdatert eller endret i løpet av prosjektet, noe som delvis undergraver dens opprinnelige formål. Likevel er det en gyldig måte å definere prosjektomfanget ved å liste opp alle forventede oppgaver.
Hvorfor er prosjektomfanget viktig?
Prosjektomfanget definerer rammene for prosjektet og setter forventningene til hva prosjektet skal levere. Her er noen mer spesifikke grunner til at prosjektomfanget er viktig:
#1. Klarhet
En klar forståelse av hvordan leveransen skal se ut er essensielt. Uten denne visjonen er det umulig å avgjøre hva et vellykket resultat vil være.
#2. Sette forventninger
Omfanget setter forventningene for teamet, interessenter og brukere. Det reduserer konflikter og misforståelser. Det definerer hvordan man skal handle i uforutsette situasjoner.
#3. Veiledning
Et godt prosjektomfang gir retningslinjer for beslutninger. Det endelige målet er at alle beslutninger skal være i tråd med prosjektets mål.
Retningslinjene bidrar også til at prosjektet holder seg innenfor de opprinnelige rammene og ikke utvides utover disse.
#4. Ressursstyring
Prosjektomfanget styrer ressurser ved å identifisere oppgaver og leveranser som kreves for å fullføre prosjektet. Dette sikrer riktig ressursallokering.
Komponenter i prosjektomfang
Nå som vi har sett på hvordan vi utvikler omfanget og hvorfor det er viktig, er det essensielt å forstå hvilke komponenter et godt prosjektomfang bør inneholde.
- Prosjektmål
- Beskriver de overordnede målene og formålet med prosjektet, og hva prosjektet skal oppnå.
- Leveranser
- En liste over dokumenter, tjenester eller ferdige produkter som er en del av det forventede resultatet av prosjektet.
- Milepæler
- Viktige tidspunkter i prosjektet som indikerer riktig fremdrift. Disse sikrer at prosjektet er i rute hvis milepælene nås.
- Omfangsgrenser
- En tydelig definisjon av hva som er innenfor og utenfor prosjektets omfang. Det er lurt å inkludere elementer som interessenter kan anta er innenfor omfanget på listen over «ikke i omfang».
- Antagelser
- Dokumenter eventuelle forutsetninger om prosjektet, for eksempel tidslinjer, milepæler, budsjettprognoser og ressursallokering. Dette kan også inkludere antagelser om de spesifikke leveransene.
- Begrensninger
- List opp begrensninger som kan påvirke fremdriften til prosjektet.
- Risikoer
- Identifiser potensielle risikoer som kan sette prosjektet i fare, og definer strategier for å redusere disse risikoene.
- Interessenter
- Identifiser alle nøkkelinteressenter som er involvert i prosjektet, samt deres roller og ansvar.
- Akseptkriterier
- Definer når en leveranse anses som vellykket eller fullført. Hva skal oppfylles for at prosjektet skal være ferdig?
Mal for å lage et prosjektomfang
Ved å sette sammen alle disse elementene, får du en mal for hvordan du kan opprette et prosjektomfang som vil definere hele prosjektets levetid. Her er en steg-for-steg-metode for å lage en prosjektomfangserklæring for et programvare-, app- eller nettutviklingsprosjekt:
➡️ Definer prosjektmålene ved å bruke en av teknikkene beskrevet ovenfor. Begynn med å definere de overordnede målene, og oversett dem til spesifikke krav. Dette bør inkludere en definisjon av hva programvaren eller nettstedet skal oppnå som et endelig resultat.
➡️ Identifiser prosjektleveransene, som kan være produkter, dokumenter, tjenester eller andre viktige aktiviteter med definerte suksesskriterier. Dette kan inkludere en liste over alle funksjoner og egenskaper for programvaren eller nettstedet.
➡️ Definer prosjektets grenser, inkludert hva som er inkludert og hva som er ekskludert fra omfanget. Dette bør inneholde en klar beskrivelse av begrensningene og ekskluderingene.
➡️ Identifiser prosjektets antagelser, for eksempel antagelser om ressurser, tidslinjer eller budsjetter.
➡️ Definer prosjektets begrensninger som kan påvirke prosjektet. Dette kan omfatte lignende områder som i antagelsene, men fra et begrensingsperspektiv (hva om dette eller hint skjer i stedet for det som ble avtalt).
➡️ Identifiser prosjektrisikoer og strategier for å håndtere dem. Det er viktig å løse risikoer før de blir reelle problemer.
➡️ List opp prosjektets interessenter, inkludert deres roller og ansvar.
➡️ Definer prosjektets akseptkriterier, som må oppfylles for at prosjektet skal anses som fullført og vellykket. Dette er en detaljert beskrivelse av hva et vellykket prosjektresultat innebærer.
Beste praksis for å opprette et prosjektomfang
Når du bruker denne malen og utarbeider det perfekte omfanget for ditt neste prosjekt, er det alltid lurt å vurdere erfaringer fra tidligere prosjekter.
Det er mange prosjekter som allerede er gjennomført, og man kan anta at emnet er godt utforsket, og at hvert nytt prosjektomfang dermed bør være en suksess.
Det er imidlertid langt fra sannheten. Selv i dag er det mange prosjekter som mislykkes, blant annet på grunn av mangelfull definisjon av prosjektomfanget. Her er noen beste praksiser for å skape et pålitelig prosjektomfang.
#1. Involver interessentene
Involver alle interessenter så tidlig som mulig, og så mye som mulig. Jo færre antagelser og jo flere fakta, desto bedre for prosjektet. Å ignorere ideene og ønskene til de viktigste interessentene kan føre til betydelige problemer i løpet av prosjektet.
Mange problemer dukker ofte opp i akseptkriterie-fasen, som er det verste tidspunktet for å fikse dem innenfor de opprinnelige tidslinjene for prosjektet.
#2. Følg malene og prosessene
Jo mindre solide prosessene er, desto større er sjansen for kaos og uforutsigbarhet. Prosesser skal strukturere prosjektet. Maler vil definere forventningene til leveransene, noe som øker sannsynligheten for at de blir akseptert raskere.
#3. Vær spesifikk og målbar
Bruk et velkjent språk som alle interessenter forstår. Kommuniser med konkrete fakta, ikke med følelser eller vage uttalelser. Unngå formuleringer som kan beskytte noen i tilfelle noe går galt. En åpen, ærlig og målbar formulering er den beste forsikringen for et godt samarbeid.
#4. Samarbeidsorientert tilnærming
Bruk en samarbeidsorientert tilnærming når beslutninger skal tas. Involver så mange parter og interessenter som mulig for å få deres synspunkter. Ta hensyn til disse synspunktene når du formulerer konklusjonene. Alle visjoner og perspektiver er viktige. Prøv å forstå andre før du forventer at de skal forstå deg.
#5. Gjennomgå og oppdater ofte
Gjør revisjoner og oppdateringer av omfanget så tidlig som mulig. Jo senere endringene kommer, desto vanskeligere vil det være å håndtere konsekvensene. Det er ikke lurt å vente med potensielle problemer i håp om at de forsvinner av seg selv, så det er bedre å ta tak i dem tidlig.
Fordeler med et godt prosjektomfang
Anta at du har fulgt alle rådene ovenfor, laget solide maler og prosesser, involvert alle interessenter og definert et presist prosjektomfang. Hva er da fordelene med denne innsatsen? Her er noen reelle fordeler du vil merke:
For det første kan du forvente betydelige forbedringer i prosjektplanleggingen. Siden du allerede har brukt mye tid på planlegging (for eksempel med WBS-definisjonen), er du bedre forberedt på planleggingsaktivitetene i løpet av prosjektet.
Du vil også oppleve bedre kommunikasjon blant alle parter og interessenter, ikke bare i ditt interne team. Alle er på samme side og har klare mål som er felles for alle. Hvis folk beskriver suksess med de samme ordene, betyr det at du er synkronisert.
Reduksjon av uplanlagte risikoer er en annen stor fordel. Jo mer innsats som legges i å definere og håndtere risikoer i prosjektomfanget, desto mindre sannsynlig er det at uventede risikoer oppstår. Du vil også være bedre i stand til å gjøre dynamiske endringer i prosjektplanen hvis situasjonen krever det.
Forbedret ressursstyring er en annen fordel. En god plan resulterer i optimal allokering av de riktige personene til de rette fasene av prosjektet. Dette er ikke magi, men et naturlig resultat av god prosjektplanlegging.
En annen direkte konsekvens er at interessentene dine blir fornøyde, og tilfredshetsmålingene vil nå høye tall. Folk vil like å jobbe med prosjektet, og de vil sannsynligvis investere mer kreativ tid fordi det føles som det rette å gjøre. En dårlig definisjon av prosjektomfanget fører derimot ofte til oppfatningen om at ingenting fungerer.
Til slutt vil prosjektresultatene dine være av høyere kvalitet. Resultatene er et direkte resultat av de aktivitetene du utfører underveis i prosjektet. Hvis aktivitetene har en god plan og beskrivelse, vil resultatene sannsynligvis følge etter.
Konklusjon
Der har du det. En konkret plan for hvordan du kan gå frem for å definere et prosjektomfang. Det er ikke alt du trenger for å lykkes, men forhåpentligvis vil dette gi deg viktig veiledning på veien.
Du kan deretter se på de beste malene for prosjektcharter for en smidig oppstart av prosjektet ditt.