Å dele filer via Google Disk er en praktisk metode for å gi klienter og samarbeidspartnere tilgang til dokumenter uten at de trenger å laste dem ned lokalt. Hvis du ønsker å gi begrenset tilgang over en tidsperiode, kan du enkelt angi en automatisk utløpsdato for delte filer. Her er en trinnvis guide for hvordan du gjør dette.
Viktig: For å kunne bruke denne funksjonen må du, som dokumenteier, ha en betalt G Suite-konto. De du deler filen med trenger ikke en betalt konto for å få tilgang til innholdet.
Hvordan sette en utløpsdato på filer i Google Disk
Start Google Disk med din tilknyttede G Suite-konto. Høyreklikk på filen du ønsker å dele, og velg «Del» fra menyen som dukker opp.
Legg til e-postadressene til de personene du vil dele filen med og trykk på «Send»-knappen. Ved sending til en Gmail-adresse vil disse personene automatisk legges til listen over de som har tilgang. Hvis du sender til andre typer e-postadresser, vil mottakerne få en lenke som leder dem til filen.
Nå, høyreklikk på filen på nytt og velg «Del» igjen.
I delingsdialogen som åpnes, klikk på «Avansert»-lenken.
Ved siden av kontaktinformasjonen til hver person vil du se et tidsurikon. Klikk på dette for å angi en utløpsdato.
Her kan du klikke på nedtrekksmenyen «Tilgang utløper» og velge enten 7 dager, 30 dager eller en egendefinert utløpsdato.
Hvis du velger «Egendefinert dato», åpnes en kalender der du kan spesifisere en mer nøyaktig dato.
For å angi en utløpsdato for en annen person, klikker du på tidsuret ved siden av vedkommendes navn. Du må angi en utløpsdato for hver enkelt person.
Avslutt med å klikke på «Lagre endringer» for å bekrefte endringene for alle brukere.
Det er et viktig punkt å være klar over. Som standard har de du deler med mulighet til å laste ned, skrive ut og kopiere filen. Hvis de gjør dette, vil de fortsatt ha tilgang til disse kopiene etter at utløpsdatoen du har satt har passert. Du kan endre tillatelsene til «kun se» og deretter aktivere «Deaktiver muligheter for nedlasting, utskrift og kopiering for kommentatorer og seere» for å forhindre dette. Merk at dette vil hindre dem i å redigere dokumentet.
Dersom du kun trenger å gi midlertidig tilgang til å se eller kommentere et dokument, er denne funksjonen svært nyttig.