Excels tekst til kolonner-funksjonen deler tekst i en celle i flere kolonner. Denne enkle oppgaven kan spare en bruker for hjertesorgen ved å manuelt separere teksten i en celle i flere kolonner.
Vi starter med et enkelt eksempel på å dele opp to dataeksempler i separate kolonner. Deretter skal vi utforske to andre bruksområder for denne funksjonen som de fleste Excel-brukere ikke er klar over.
Innholdsfortegnelse
Tekst til kolonner med avgrenset tekst
For det første eksemplet vil vi bruke Tekst til kolonner med avgrensede data. Dette er det mer vanlige scenariet for å dele tekst, så vi starter med dette.
I eksempeldataene nedenfor har vi en liste over navn i en kolonne. Vi ønsker å skille for- og etternavn i ulike kolonner.
I dette eksemplet vil vi at fornavnet forblir i kolonne A for at etternavnet skal flyttes til kolonne B. Vi har allerede noe informasjon i kolonne B (avdelingen). Så vi må sette inn en kolonne først og gi den en overskrift.
Velg deretter celleområdet som inneholder navnene, og klikk deretter Data > Tekst til kolonner
Dette åpner en veiviser der du skal utføre tre trinn. Trinn én er å spesifisere hvordan innholdet er atskilt. Avgrenset betyr at de forskjellige tekstdelene du vil trekke fra hverandre, er atskilt med et spesialtegn som mellomrom, komma eller skråstrek. Det er den vi skal velge her. (Vi snakker om alternativet for fast bredde i neste avsnitt.)
I det andre trinnet angir du skilletegnet. I våre enkle eksempeldata er for- og etternavn avgrenset med et mellomrom. Så vi skal fjerne haken fra «fanen» og legge til en hake i «Mellomrom»-alternativet.
I det siste trinnet kan vi formatere innholdet. For eksempelet vårt trenger vi ikke bruke noen formatering, men du kan gjøre ting som å spesifisere om dataene er i tekst- eller datoformat, og til og med sette det opp slik at ett format konverteres til et annet under prosessen.
Vi vil også la destinasjonen være $A$2 slik at den deler navnet fra sin nåværende posisjon, og flytter etternavnet inn i kolonne B.
Når vi klikker «Fullfør» på veiviseren, skiller Excel for- og etternavn, og vi har nå vår nye, fullt fylte kolonne B.
Tekst til kolonner med tekst med fast bredde
I dette eksemplet vil vi dele tekst som har en fast bredde. I dataene nedenfor har vi en fakturakode som alltid begynner med to bokstaver etterfulgt av et variabelt antall numeriske sifre. Tobokstavskoden representerer klienten og den numeriske verdien etter den representerer fakturanummeret. Vi ønsker å skille de to første tegnene i fakturakoden fra tallene som etterfølger den og sette inn disse verdiene i kolonnene Client og Invoice No vi har satt opp (kolonne B og C). Vi ønsker også å beholde hele fakturakoden intakt i kolonne A.
Fordi fakturakoden alltid er på to tegn, har den en fast bredde.
Start med å velge celleområdet som inneholder teksten du vil dele, og klikk deretter Data > Tekst til kolonner.
På den første siden av veiviseren velger du alternativet «Fast bredde» og klikker deretter på «Neste».
På neste side må vi spesifisere posisjonen(e) i kolonnen for å dele innholdet. Vi kan gjøre dette ved å klikke i forhåndsvisningsområdet.
Merk: Tekst til kolonner gir noen ganger foreslåtte pauser. Dette kan spare deg for litt tid, men hold øye med det. Forslagene er ikke alltid riktige.
I «Forhåndsvisning av data»-området, klikk der du vil sette inn bruddet, og klikk deretter på «Neste».
I det siste trinnet, skriv celle B2 (=$B$2) i Destinasjon-boksen og klikk deretter «Fullfør.»
Fakturanumrene er vellykket separert i kolonnene B og C. De opprinnelige dataene forblir i kolonne A.
Så vi har nå sett på å dele innhold ved hjelp av skilletegn og faste bredder. Vi har også sett på å dele tekst på plass og dele den på forskjellige steder på et regneark. La oss nå se på to ekstra spesielle bruksområder for tekst til kolonner.
Konvertering av amerikanske datoer til europeisk format
En fantastisk bruk av tekst til kolonner er å konvertere datoformater. For eksempel å konvertere et amerikansk datoformat til europeisk eller omvendt.
Jeg bor i Storbritannia, så når jeg importerer data til et Excel-regneark, blir de noen ganger lagret som tekst. Dette er fordi kildedataene er fra USA og datoformatene ikke samsvarer med de regionale innstillingene som er konfigurert i min installasjon av Excel.
Så det er tekst til kolonner til unnsetning for å få disse konvertert. Nedenfor er noen datoer i amerikansk format som min kopi av Excel ikke har forstått.
Først skal vi velge celleområdet som inneholder datoene som skal konverteres, og klikk deretter Data > Tekst til kolonner.
På den første siden i veiviseren lar vi den være avgrenset, og på det andre trinnet fjerner vi alle skilletegnene fordi vi faktisk ikke vil dele noe innhold.
På den siste siden velger du alternativet Dato og bruker listen til å spesifisere datoformatet for dataene du har mottatt. I dette eksemplet vil jeg velge MDY – formatet som vanligvis brukes i USA.
Etter å ha klikket på «Fullfør», blir datoene konvertert og er klare for videre analyse.
Konvertering av internasjonale tallformater
I tillegg til å være et verktøy for å konvertere ulike datoformater, kan Tekst til kolonner også konvertere internasjonale tallformater.
Her i Storbritannia brukes et desimaltegn i tallformater. Så for eksempel er tallet 1 064,34 litt mer enn tusen.
Men i mange land brukes et desimalkomma i stedet. Så det nummeret vil bli feiltolket av Excel og lagret som tekst. De vil presentere tallet som 1.064,34.
Heldigvis når vi jobber med internasjonale tallformater i Excel, kan vår gode venn Text to Columns hjelpe oss med å konvertere disse verdiene.
I eksemplet nedenfor har jeg en liste over tall formatert med et desimalkomma. Så mine regionale innstillinger i Excel har ikke gjenkjent dem.
Denne prosessen er nesten identisk med den vi brukte for å konvertere datoer. Velg verdiområdet, gå til Data > Tekst til kolonner, velg det avgrensede alternativet og fjern alle skilletegnene. På det siste trinnet i veiviseren, denne gangen skal vi velge alternativet «Generelt» og deretter klikke på «Avansert» -knappen.
I innstillingsvinduet som åpnes, skriv inn tegnet du vil bruke i boksene for Tusen skilletegn og Desimaler. Klikk «OK» og klikk deretter «Fullfør» når du kommer tilbake til veiviseren.
Verdiene konverteres og gjenkjennes nå som tall for videre beregning og analyse.
Tekst til kolonner er kraftigere enn folk er klar over. Den klassiske bruken for å skille innhold i forskjellige kolonner er utrolig nyttig. Spesielt når vi jobber med data vi mottar fra andre. De mindre kjente evnene til å konvertere dato- og internasjonale tallformater er magiske.