Det ideelle verktøyet for samarbeid og notater

Bedrifter i dagens fartsfylte, teknologidrevne miljø krever førsteklasses samarbeid og programvare for å ta notater for å forbli konkurransedyktig.

Fra studenter og fagfolk til prosjektteammedlemmer, et verktøy som hjelper til med effektiv og effektiv håndtering av informasjon er et must.

Confluence og OneNote er populære samarbeids- og notatverktøy som har eksistert en stund, og de store brukerbasene de har mellom seg har gjort dem pålitelige og pålitelige alternativer.

Hvis du har problemer med å velge mellom de to, har vi dekket deg. Vår guide tilbyr en omfattende sammenligning som inneholder detaljene i funksjonene deres for å hjelpe deg med å ta en kjøpsbeslutning. Velkommen om bord.

Oversikt over Microsoft OneNote

Microsoft OneNote er en digital notat- og organisasjonsapp som legger til rette for personlig produktivitet og teamproduktivitet. Programvaren lar brukere lage, fange, organisere og dele gjøremålslister, håndskrevne notater, ideer, bilder, lyd- og videoopptak i en fleksibel, søkbar digital notatbok.

OneNote gir praktiske funksjoner som passordbeskyttelse, merking av notatblokker og integrasjon med andre Microsoft-applikasjoner som Word og Outlook, noe som gjør det enkelt å dele og samarbeide. Det viktigste er at OneNote har et allsidig og brukervennlig brukergrensesnitt som gjør det kjent blant team som må samarbeide om ethvert prosjekt.

Les også: Toppnotatapper for å digitalisere notatene dine.

Oversikt over Confluence

Confluence er et teamsamarbeidsverktøy fra Atlassian og er eksplisitt designet for å hjelpe med innholdsskaping og informasjonsadministrasjon. Appen gir en sentralisert plattform der teammedlemmer kan lage, dele, organisere, dokumentere og diskutere planer og ideer på ett sentralt sted.

Confluences ledende funksjoner inkluderer blogger, wikier og sider som gjør det mulig for brukere å lage og administrere innhold mens de bevarer hvert dokuments historie og kontekst.

Verktøyet kan enkelt integreres med Trello og Jira, noe som gjør arbeidsflytautomatisering og prosjektstyring sømløs. Appen er ideell for små og store bedrifter, siden den hjelper til med å strømlinjeforme informasjonsdeling og gjør den lett tilgjengelig for alle teammedlemmer.

Confluence vs. OneNote: Hvordan fungerer de?

Hvordan Confluence fungerer

Confluence letter forbedret teamarbeid og samarbeid ved å gjøre det mulig for medlemmer å dele, lagre og organisere innhold. Brukere kan bygge prosjektplaner, lage notater og sende inn individuelle og teamprosjektbehov samtidig, i tillegg til å kunne forbedre tilbakemeldinger ved å legge til kommentarer.

Kommentarene dine som teammedlem er tilgjengelige for hele teamet i sanntid, og de kan svare deretter. Verktøyets skybaserte arkitektur og brukervennlige grensesnitt sikrer at hele teamet kan administrere prosjekter uansett hvor de er, uansett enhet.

Atlassian har gjort det mulig for brukere å integrere Confluence med tredjepartsapplikasjoner som Jira Align og Jira programvare. Verktøyet er også kompatibelt med andre tredjepartsapper, noe som betyr at de fleste bedriftsbrukere sannsynligvis vil finne at verktøyet integreres med prosjektstyringsverktøyene de allerede bruker. Dette gjør det mulig for brukere å strømlinjeforme forretningsdriften, og dermed styrke teamene deres til å samarbeide og jobbe mer effektivt.

Slik fungerer OneNote

OneNote forenkler digital notattaking og tilbyr brukere en sentralisert hub for å lagre notater, undersøke og planlegge relevant informasjon, som de kan bruke senere hjemme, på kontoret eller på skolen.

Appen tilbyr notatbøker du kan bruke på ubestemt tid, noe som betyr at du ikke lenger trenger å bekymre deg for penn og papir. Men hvis og når du trenger fysiske notater, gjør verktøyet det enkelt å skrive ut og distribuere notater siden du bare trenger å bruke søkefunksjonen for å hente nødvendig informasjon så lenge du husker et nøkkelord, selv om du har glemt datoen.

OneNote er vert online, noe som betyr at brukere alltid kan få tilgang til det mens de er på farten så lenge de har en internettforbindelse.

Confluence vs. OneNote: Fordeler

Fordeler med å bruke Confluence

Confluence kan føre til mange endringer i virksomheten din hvis du alltid arbeider med store prosjekter som spenner over flere team eller lokasjoner. Appen vil forbedre effektiviteten din ved å introdusere følgende fordeler:

➡️ Tidsbesparende: Confluence eliminerer tidkrevende frem og tilbake kommunikasjon siden du kan laste opp dokumenter der ledere og redaktører kan indikere nødvendige endringer i sanntid. Tilgjengeligheten av ferdige maler betyr at prosjektdokumentasjon kan gjøres raskt og enkelt, mens åpenhet gjør det enkelt å holde tidsplanen.

➡️ Eksternfunksjoner: Teammedlemmer trenger ikke å reise eller jobbe fra det nøyaktige stedet – de kan samarbeide uten å trenge møter ansikt til ansikt, da de kan synkronisere via Android- og iOS-enheter.

➡️ Sentralisert datalagring: Du kan lagre alle dataene dine på ett sted, men du kan opprette forskjellige arbeidsområder for forskjellige avdelinger. Denne funksjonen muliggjør enklere samarbeid mellom avdelinger.

➡️ Redigering: Du kan bruke verktøyets side- og filversjonsfunksjon for å redigere og lagre dokumenter, men beholde den originale filen for senere tilgang, noe som betyr at tidligere versjoner alltid er tilgjengelige for referanse.

➡️ Kommunikasjon: Prosjektledere kan komme med kunngjøringer for å adressere omfattende eller tilpassede grupper i tillegg til individuelle medlemmer med bedriftsoppdateringer.

Fordeler med å bruke OneNote

OneNote lar brukere formatere tekster, lage tabeller eller dra og slippe bilder, i tillegg til å legge til lyd- og videoopptak i notater. Andre fordeler med å bruke verktøyet inkluderer følgende:

➡️ Digitalisering av notater: Appen kan gjenkjenne og konvertere håndskrevne notater til tekst elektronisk, i tillegg til å muliggjøre skanning av håndtegnede diagrammer og innsetting av dem i notater – gunstig under idédugnad.

➡️ Notatdeling: Verktøyet gjør det enkelt å dele notater med andre – de kan se og redigere notatene dine, og sikre at teammedlemmer kan jobbe og bevege seg samtidig mens de gir og mottar tilbakemelding.

➡️ Flytt mellom enheter: Programvaren er kompatibel med Windows-, iOS-, Mac- og Android-enheter.

➡️ Sikkerhet på høyt nivå: OneNote garanterer den høyeste sikkerheten knyttet til Microsoft ved å bruke brukeridentifikasjon, datakryptering og passordbeskyttede individuelle notatbøker.

➡️ Gratis å bruke: Appen er ideell for brukere på et budsjett da du kan velge mellom gratis- og lavprisversjonene før du forplikter deg til premiumversjonene.

➡️ Integrasjoner: OneNote integreres enkelt med andre Microsoft-produkter, noe som gjør det mulig å referere til viktige data uten å bytte applikasjon.

➡️ Enkel dataorganisering: Appen gjør det mulig å lage individuelle notatbøker ved hjelp av forskjellige maler, slik at dataorganisering blir en lek.

➡️ Allsidighet: OneNotes allsidighet gjør det mulig for arbeidere å tilpasse verktøyet til deres behov, enten de jobber med et enkelt eller komplekst prosjekt.

Confluence vs. OneNote: Sammenligning

Egenskaper

OneNote er utformet eksplisitt for å ta notater og organisere innhold i digitale notatbøker. Den kommer med viktige verktøy for formatering – endre farge, stil eller fonter eller legge til bilder, video og lydfiler i tekst. I tillegg kan du skrive og tegne for hånd før du konverterer notatene dine til tekst, i tillegg til å kunne søke etter tekster fra dine lagrede notater. Denne funksjonen gjør det mulig for brukere å dele notatbøker og arbeide samtidig.

Confluence legger til rette for en enorm mengde samarbeid mellom medlemmene i tillegg til å ta notater. Brukere kan opprette, administrere, lagre og organisere filer og spore oppgaver og arbeidsflyter for teamprosjekter. Dessuten lar appen brukere manipulere tilgjengelige temaer, maler og makroer for å skreddersy innhold for spesifikke individuelle behov. Confluence har ytterligere avanserte verktøy for å muliggjøre sporing av endringer, legge igjen kommentarer og kommunikasjon i tillegg til tilgangskontroller, rapporteringsverktøy og revisjonsspor.

Prissetting

OneNote er gratis for brukere med en Microsoft-konto, men har færre funksjoner.

Omvendt er Confluence et fullt betalt verktøy som krever et abonnement, men kommer med en gratis prøveperiode. Den faktiske kostnaden for Confluence bestemmes av antall funksjoner du velger og antall brukere.

Brukergrensesnitt – brukervennlighet

OneNotes brukergrensesnitt ser mer brukervennlig ut og lettere å komme seg rundt ettersom det ligner en digital notatbok. Hovedskjermen viser en liste over notatbøker, der hver notatbok har seksjoner og sider du kan ordne som du ønsker. Du kan enkelt legge til bilder, tekster og andre former for medier som du ønsker, eller organisere notatene dine ved å bruke tagger og etiketter.

Confluences grensesnitt kan være komplisert og har en brattere læringskurve. Verktøyet er åpent for mange tilpasninger, med hovedskjermen med et dashbord du kan bruke til å endre widgets i tillegg til dingser som viser viktig informasjon. Du kan organisere innholdet ditt ved å lage områder, sider og blogger, i tillegg til å legge til tekst, bilder, lyd, videoer og andre medier til den eksisterende teksten. Ved å bruke merkevare- eller teamtemaer, farger og logoer kan du tilpasse sider og mellomrom.

Integrering

OneNote er en del av Microsoft Office-pakken og fungerer sømløst med fremtredende Microsoft-apper som PowerPoint, Excel og Word. Som et resultat kan du enkelt importere ekspertartikler mellom OneNote og de andre appene. Du kan også dele notatene dine via OneDrive og Microsoft Teams, i tillegg til andre tredjepartsapper som IFTTT eller Zapier, som letter arbeidsflyt og oppgaveautomatisering.

Confluence integreres enkelt med flere tredjepartsapper enn OneNote, med listen bestående av kjente apper som Slack, Trello, Jira og Salesforce; som et resultat er det lettere for team som bruker appen å samarbeide effektivt. Confluence-markedsplassen er stappfull av ekstra apper og tillegg du kan installere avhengig av dine individuelle behov. Noen fremtredende eksempler inkluderer muligheten til å legge til flytskjemaer, diagrammer eller tankekart på sidene dine ved å installere de relevante appene. Brukere kan koble appene sine til populære leverandører av skylagringstjenester som Google Drive eller Dropbox.

Opptreden

Confluence er en nettbasert notat- og samarbeidsapp som krever en internettforbindelse. Appens ytelse er sterkt forbedret eller redusert basert på hastigheten og påliteligheten til internettforbindelsen din og datamaskinens eller andre enheters minne og prosessorkraft. Sammenløp kan være litt tregere når det gjelder å vise innhold eller laste inn sider enn OneNote hvis internettforbindelsen din er treg eller ustabil. På baksiden har appen imidlertid mer avanserte verktøy og kan håndtere mye mer innhold, noe som gjør den til et ideelt valg for organisasjoner og store team.

På den annen side er OneNote en mindre app som er kompatibel med de fleste PC-er, bærbare datamaskiner, smarttelefoner og nettbrett. Du trenger ikke for mye minne eller prosessorkraft for å kjøre OneNote, siden det fungerer sømløst med eldre enheter, inkludert mindre kraftige enheter. Det mest spennende med å bruke OneNote er at du kan bruke det uten internett-tilkobling, noe som betyr at brukere kan gjøre nødvendige endringer eller andre endringer i notatene sine mens de er på farten i områder med begrenset eller dårlig tilkobling. Vær likevel oppmerksom på at appens ytelse ved bruk eller lagring av store medie-notatbøker eller de med flere mediefiler blir påvirket når den brukes i områder med dårlig internettforbindelse.

OneNote vs. Confluence: Brukstilfeller

Sammenløp

Europas førsteklasses underholdnings- og kommunikasjonsantrekk Himmel har et team på over 30 000 eksterne arbeidere som er avhengige av å levere originale filmer og abonnementsnyheter til en kundebase på over 22 millioner. Et så stort team fordelt på 32 avsidesliggende lokasjoner krever det høyeste nivået av samarbeid for å fungere effektivt og opprettholde tillit og synlighet. Skys programvareutviklingssjef David Grierson avslørte at selskapet bruker Atlassians Confluence, og indikerte at bruk av appen gjorde dem i stand til å bryte ned informasjonssiloer.

I følge Grierson, i tillegg til sporbarhet, styrket Confluence sitt grep om hørbarhet ved å forbedre synligheten til utvikling i stedet for å ha ting skjult i siloer. For Sky ble introduksjonen av Confluence en spillskifter fordi selv om appens verktøy ikke ga svar, viste de dem spørsmålene de trengte å stille og åpnet selskapets teammedlemmer for en kultur med åpen kommunikasjon som aldri har eksistert før.

OneNote

Å bruke OneNote har hjulpet internasjonal blogger, foredragsholder, forfatter og YouTuber Stale Hansen utvikle en mye ønsket balanse mellom arbeid og privatliv. Hansen har brukt Microsoft-pakken med produkter i minst åtte år og var alltid på utkikk etter en ny teknologi som ville forenkle livet hans slik at han kunne forlate vanen med å alltid måtte sjekke telefonen. I følge ham oppdaget han at OneNote var en avtalemaker, da det gjorde det mulig for ham å gjenvinne tapt tid som han nå bruker til å forholde seg til familien, forbedre arbeidskvaliteten og hengi seg til å se «Star Wars».

Hansen avslører at han bruker OneNote daglig på jobben for å sette ut ideene, tankene, gjøremålslistene, møtenotatene, oppgavene og tavleøktene på ett sted – hovednotatboken. Han registrerer hver eneste idé som dukker opp i hodet hans, som han lett kunne ha glemt. Siden han spiller flere roller i virksomheten sin, hjelper appen ham med å registrere informasjon og finne den når han søker. For Hansen er OneNote det ultimate verktøyet han mener alle i en lignende situasjon bør ta i bruk.

Siste tanker

OneNote og Confluence er dynamisk notat- og samarbeidsprogramvare som tilbyr forskjellige funksjoner du finner passende basert på dine behov og krav. Hvis du fortsatt er på gjerdet, her er hva vi sa.

Velg Confluence når du leter etter en app som:

• Forenkler sanntidssamarbeid av prosjekter og dokumenter
• Lagrer data på ett sted
• Integrerer redigering, samarbeidsskriving og administrering av blogger, sider og wikier
• Gir en historikk over endringer som er gjort

På den annen side, velg OneNote hvis du er interessert i et verktøy som tilbyr:

• Samarbeid i sanntid lar flere brukere jobbe samtidig
• Tilbyr valgfri passordbeskyttelse
• Integrerer enkelt med Microsoft-verktøy og får tilgang til flere enheter
• Den støtter tilpassbare notatbøker i tillegg til å ha en kraftig søkefunksjon

Når du sammenligner Confluence vs. OneNote, innser du at det er en tynn linje som skiller notat- og samarbeidsverktøy. Det «beste verktøyet» avhenger derfor av dine behov. Velg OneNote hvis du har et budsjett eller Confluence hvis du ikke har noe imot å bruke penger for å få tilgang til premiumfunksjoner.

Deretter kan du sjekke ut den detaljerte artikkelen om Confluence vs. Delingspunkt.