Smartsheet fremstår som en avansert programvareløsning for prosjektledelse, utstyrt med funksjoner som gjør det mulig for team av alle størrelser å effektivt styre sine prosjekter.
Moderne arbeidsplasser legger vekt på samarbeid og synergi. Det er viktig at ulike team jobber samordnet for å sikre raskere gjennomføring og høyere suksessrater.
Dette forutsetter tilgang til kraftfulle samarbeids- og arbeidsflytfunksjoner, noe som er en sentral del av det moderne prosjektstyringsverktøyet.
Introduksjon
Smartsheet presenterer seg som en slagkraftig plattform for prosjektledelse, beriket med et bredt spekter av funksjoner. Med en overflod av verktøy tilgjengelig på nettet, kan det være utfordrende å identifisere det mest passende verktøyet for ditt team.
Smartsheet er, med sitt potensial, et solid valg.
For å hjelpe deg å avgjøre om Smartsheet er det ideelle valget for ditt team, presenterer vi en grundig gjennomgang av plattformens evner, funksjoner og prismodeller.
Hvordan kan Smartsheet bistå?
Smartsheet er en betrodd løsning for over 90 % av Fortune 100-selskaper, og bistår med å automatisere prosesser, administrere prosjekter og skalere opp til porteføljer og programmer i bedriftsklassen. Den leverer skreddersydde løsninger som er tilpasset din arbeidsflyt i alle skalaer.
Med sine robuste funksjoner gir Smartsheet hvert teammedlem mulighet til å utvikle løsninger raskt. Du kan utnytte en omfattende funksjonspakke, inkludert visninger, rapporter, dashbord og arbeidsflyter, for å spore og dokumentere dine planer, tidslinjer og ressurser. Plattformen er fleksibel og kan tilpasses virksomhetens spesifikke behov, enten det er snakk om enkle prosjekter eller komplekse initiativer.
Virksomheter av alle typer og størrelser kan enkelt vokse trygt, samtidig som de skaper verdi i takt med de økende kravene til virksomheten.
Smartsheet integreres sømløst med en rekke verktøy og teknologier for å effektivisere arbeidshverdagen. Den prioriterer datasikkerhet og sørger for et trygt miljø for virksomheten din. Du har full kontroll og kan tilpasse plattformen etter dine egne preferanser.
Funksjoner og Kapabiliteter
Her presenteres funksjonene og egenskapene til Smartsheet:
Teamsamarbeid
Smartsheet knytter alle i teamet sammen og fremmer samarbeid. Uansett om du leder små prosjekter, større prosesser eller store porteføljer, bidrar Smartsheet til effektiv styring med økt sikkerhet og fleksibilitet.
Med plattformen kan teammedlemmer planlegge, automatisere, rapportere og overvåke arbeid. Du kan enkelt visualisere og spore fremdrift ved å veksle mellom ulike visninger: Gantt, Kalender, kort og rutenett. Dette gir teamet mulighet til å utføre oppgaver med ansvarlighet og raskhet.
Skjemaer for datainnsamling
Du kan koble til og benytte pålitelige og konsekvente data fra både eksterne og interne aktører ved bruk av tilpassede skjemaer, som kan inkludere virksomhetens logo, bilder og farger.
Oppgaveautomatisering
Med automatiserte arbeidsflyter kan du implementere effektive og brukervennlige prosesser på få minutter. Dette sparer tid og ressurser, og gir deg kapasitet til å utføre mer på kortere tid.
Automatiser repeterende oppgaver ved hjelp av varsler, lås rader på forhåndsbestemte tidspunkter, varsle om arkendringer og innhent godkjenninger og oppdateringer.
Du kan kombinere ulike betingede baner og handlinger gjennom et visuelt redigeringsverktøy. Det er også mulig å sette opp gjentakende arbeidsflyter, som daglige påminnelser og ukentlige statusforespørsler.
Filadministrasjon
Med Smartsheet kan du enkelt planlegge, gjennomgå og administrere produksjon av innhold, og fullføre dine ressurser raskere. Du kan også publisere innholdet ditt til Brandfolder, som er et sentralt verktøy for administrasjon av aktiva.
Smartsheet gir deg oversikt over innholdsproduksjonsprosessen gjennom et samlet prosjektark. Du kan benytte automatiske påminnelser og varsler for å sikre at designere overholder tidsplaner. Videre kan du inkludere oppgaver i dashbord og rapporter for økt synlighet.
Gi kunder, leverandører og kolleger mulighet til å vurdere innholdet uten direkte tilgang til arket. Det er også enkelt å gi detaljert tilbakemelding gjennom kommentarer, godkjenninger og diskusjoner.
Unngå flaskehalser i prosessene dine med samtidig gjennomgang. Verktøyet bidrar også til å eliminere forvirring rundt ulike versjoner, da det tilbyr automatisk låsing og enkle oppdateringer.
Smartsheet Kontrollsenter
Smartsheet Control Center lar deg automatisere prosjekter og prosesser og levere prosjekter konsekvent i stor skala. Det hjelper deg å automatisere prosjektoppretting, samle inn porteføljeanalyser og administrere endringer.
Dette effektiviserer teamledelsen, slik at du kan administrere hele porteføljen din ved å benytte de riktige ressursene.
Du kan også sentralisere og kontrollere godkjenningsprosessen for kommende prosjektforespørsler. I tillegg kan du bruke maler for å skape enhetlighet i rapportering og utførelse, og automatisk replikere prosjektplaner og arbeidsflyter.
Smartsheet tilbyr en sentral konsoll for opprettelse av godkjente prosjekter. Dette forenkler distribusjonen av endringer fra den sentrale konsollen til eksisterende og nye prosjekter. Du kan også koble ressurstilgjengelighet med behov og sørge for at riktig team er sammensatt for å fullføre jobben.
Videre kan du overvåke porteføljens helse gjennom porteføljeanalyse for å optimalisere resultatene. I tillegg kan du lagre, fryse og rapportere historiske prosjekter for å sikre overholdelse og utføre trendanalyse.
Oversikt for Ledelsen
Sentraliser alle ressurser og informasjon teamet trenger, og gi interessenter sanntidsinformasjon om prosjektstatus ved hjelp av visuelle elementer og nøkkeltallsindikatorer.
Smartsheet tilbyr Dynamic View, som lar bedriftseiere dele data med de rette personene når det er nødvendig for redigering og visning. Du kan også administrere kritiske prosesser med leverandører, eksterne og interne team, og på tvers av organisasjoner.
Dette bidrar til sikker administrering av prosessene. Du kan benytte detaljert kontroll og forbedre samarbeidet basert på de spesifikke kravene. Uavhengig av oppgavens kompleksitet, kan Smartsheet forenkle prosessen og gi bedre innsikt i fremdriften.
Du kan også bruke et forhåndsdefinert skjema for å filtrere, samle og vurdere forespørsler. Det er også mulig å automatisere dataflyten fra tildeling til gjennomgang, godkjenning og avslutning.
Smartsheet bidrar også til sikker administrasjon av datavern for tredjepartsleverandører, og skaper tillit.
Du kan benytte tilstandsbasert tilgangskontroll eller identitetskontroll for styring av datatilgang. I tillegg gir veiledning gjennom ulike trinn, med rekkverk og hjelp, støtte til brukerne.
Strømlinjeformede Applikasjoner
Med skjemaer, ark, rapporter og dashbord, er det enkelt å navigere i Smartsheet. Dette effektiviserer arbeidet og forenkler prosesser, uavhengig av hvor du befinner deg. En dedikert applikasjon samler alt arbeidet på ett sted.
Med WorkApps er det enkelt å utvikle intuitive mobil- og nettapplikasjoner uten programmeringskunnskaper. Dette kan gjøres raskt gjennom Smartsheet og eksternt innhold, som Google Docs eller Tableau-dashboards.
Du kan velge en hvilken som helst WorkApps-mal eller starte fra bunnen av, og tilpasse applikasjonen etter virksomhetens behov.
WorkApp tilbyr også en tilpasset brukeropplevelse som sikrer at interessenter samarbeider effektivt og fokuserer på relevant innhold.
Du kan også bruke personlig merkevarebygging for å gi inntrykk av at applikasjonen er laget eksklusivt for din virksomhet. I en enkel WorkApp kan du gjennomføre komplette prosjekter med en skreddersydd opplevelse.
Styring og Kontroll
Smartsheet tilbyr omfattende styring og kontroll ved hjelp av plattformens kjernefunksjonalitet, forhåndsdefinerte løsninger og premium-tillegg. Det kan endre måten du arbeider på med verktøy som aktivitetslogger, administrasjonssenter, administrasjonsverktøy og mer.
Administrasjonssenteret gir deg mulighet til å enkelt konfigurere og administrere Smartsheet-kontoen fra ett enkelt sted. Du får rask tilgang til administrasjonsverktøy gjennom en sentral kontrollkonsoll, noe som forenkler navigeringen mellom bruksrapporter, gruppe- og brukeradministrasjon, og bedriftskonfigurasjoner.
Administrasjonssenteret hjelper deg å holde oversikt over lisenser, grupper og integrasjoner som folk i din organisasjon har tilgang til.
Det forbedrer også innsikten i tilgjengelige konto- og sikkerhetsinnstillinger, og anbefaler relevante tiltak for å optimalisere kontokonfigurasjonen i tråd med Smartsheet anbefalte praksis.
Intelligente Arbeidsflyter
Automatiser dine prosesser på tvers av plattformene dine ved hjelp av Bridge. Dette er et kodefritt grensesnitt som hjelper deg å koble data på tvers av ulike systemer og automatisere rutineoppgaver.
Dette øker effektiviteten og nøyaktigheten, og gir teamet mulighet til å fokusere på innovasjon i stedet for manuelle trinn eller å benytte flere systemer for å lagre data og utføre arbeid.
Dette betyr at du kan eliminere mye dataarbeid i systemer som CRM, og fokusere på det viktigste uten å kopiere og lime inn data på tvers av systemer.
Du kan også koble journalsystemer til relevante prosesser og ta informerte, datadrevne beslutninger. I tillegg kan du sette opp nye konfigurasjoner mellom systemer og tilpasse eksisterende løsninger for å dekke dine behov.
Ressurser og Digital Ressursforvaltning
Smartsheet gir deg mulighet til å utnytte medarbeidernes og teamenes potensial fullt ut, for å styre, måle og distribuere ressurser effektivt. I tillegg til aktiva, bistår plattformen med administrasjon av ressurser.
Du kan enkelt engasjere teamet til å utføre en oppgave, spore timebudsjetter og tidsplaner, og forutse bemanningsbehov.
Planlegg og finn det best egnede prosjektteamet, forutse bemanningsbehov og løs bemanningskonflikter, for å forenkle ressursallokeringen.
Få oversikt over dine prosjekter, spor team og planlegg prosjekter i henhold til teamets kapasitet. Med forhåndsutfylte timelister kan du la teamene sende inn timer mens du holder dem fokusert på arbeidet.
Du kan bruke dynamisk rapportering til å visualisere komplekse data, identifisere prosjekttrender, planlegge for vekst og forstå ytelsen i hele organisasjonen.
Smartsheet, med Brandfolders ledende plattform for administrasjon av digitale ressurser, hjelper teamet med å administrere innholdet, arbeide på ett sted og levere en forbedret kundeopplevelse. Det bidrar også til å maksimere innholdets effekt.
Som et resultat kan distribusjon av aktiva forbedres med 7 ganger raskere og merkes for søkbarhet. Det tilbys også funksjoner som analyse og måling, rik filmetadata, korrektur, Smart CDN og mer.
Integrasjon
Smartsheet kan integreres med flere verktøy og systemer som brukes av moderne virksomheter. Noen av verktøyene det integreres med inkluderer Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads og mer.
Ved å koble til disse tjenestene kan du effektivt dele informasjon, forbedre samarbeidet og ta bedre beslutninger i hele organisasjonen.
Andre muligheter:
- I tillegg til det ovennevnte, tilbyr Smartsheet andre funksjoner, inkludert:
- API
- Filvedlegg
- Grunnlinjer
- Kalender og kort
- Cellekobling og lenker
- Customer Managed Encryption Keys (CMEK)
- Innholdssamarbeid
- Egendefinerte e-postdomener
- Kontroller for oppbevaring av data
- Dokumentgenerering og e-signatur
- Mobilapplikasjoner og portaler
Og mer
Prismodeller
Smartsheet tilbyr ulike prisplaner for å imøtekomme og tilpasse virksomhetens behov. Den egner seg for ulike bruksområder, enten du vil administrere prosjektene dine effektivt eller skalere opp og standardisere beste praksis i din organisasjon.
Her er prisplanene:
- Gratis: Planen er kostnadsfri for 1 bruker og opptil 2 redaktører. Dette er et godt alternativ for nybegynnere innen prosjekt- og oppgaveledelse. Den inkluderer funksjoner som 2 ark, 100 automatiseringer i måneden, 500 MB lagringsplass for vedlegg og mer.
- Pro: Planen koster $7 per måned og gjelder for maksimalt 10 brukere og et ubegrenset antall seere. Den passer for team og enkeltpersoner som ønsker å spore, administrere og dele prosjekter med et ubegrenset antall seere. Den inkluderer gratisplanens funksjoner, ubegrensede ark, rapporter, skjemaer og dashbord, 250 automatiseringer i måneden, 20 GB lagringsplass for vedlegg og mer.
- Business: Planen koster $25 per måned og gjelder for minimum 3 brukere og et ubegrenset antall redaktører. Den passer for virksomheter som ønsker å administrere programmer og prosjekter med mange redaktører og krever flere funksjoner. Den inkluderer alle Pro-planens funksjoner, samt ubegrenset automatisering, 1 TB lagringsplass for vedlegg og flere avanserte funksjoner.
- Enterprise: Kontakt Smartsheet-teamet for et tilpasset tilbud som er tilpasset dine behov. Den passer for organisasjoner som gjennomfører prosesser i stor skala med kontroller på bedriftsnivå. Den inkluderer alle funksjonene fra Business-planen, ubegrenset lagringsplass for vedlegg, flere integrasjoner, tilpassede e-postdomener og flere avanserte funksjoner.
Smartsheet vs Monday
Smartsheet sammenlignes ofte med monday.com, ettersom begge er programvare for prosjektstyring med lignende funksjoner. Begge fungerer som systemer for ressurshåndtering, oppgavestyring og porteføljestyring. Begge plattformene er tilgjengelige via en nettleser eller en mobilapplikasjon for Android og iOS.
Begge plattformene har imidlertid funksjoner som skiller dem fra hverandre.
Hvor Smartsheet overgår Monday
Smartsheet er enkel å lære og bruke. Plattformen har også sterk støtte og opplæring, slik at brukerne lett kan forbedre sine Smartsheet-ferdigheter og gå fra nybegynnere til eksperter. Smartsheet er også fleksibel, og lar deg enkelt veksle mellom oppgaveliste, kortvisninger og tidsplaner.
Smartsheet tilbyr ulike visninger, som Gantt, kalender og Kanban-tavle, i tillegg til påminnelser, oppgaveavhengigheter og et oppgavehierarki med mer enn 4 nivåer. På den annen side tilbyr monday.com kun et Kanban-brett.
Når det kommer til arbeidsledelse, tilbyr Smartsheet rapporter, skjemaer, diagrammer med sanntidsdata, dashbord, tilpassede felt, sortering på flere nivåer, 50+ formelfunksjoner og mer. Monday.com tilbyr kun tilpassede felt, skjemaer og betinget formatering, mens de andre funksjonene bare er tilgjengelige i dyrere planer.
Både Smartsheet og monday.com er gode når det gjelder samarbeid. Noen funksjoner, som endringshistorikk, automatiserte oppdateringsforespørsler, korrektur og forgreningsskjemaer er imidlertid bare tilgjengelige i Smartsheet.
Smartsheet har også bedre sikkerhet med funksjoner som EPM, Customer Managed Encryption Keys (CMEK), SSO, aktivitetslogger og rapportering.
Smartsheet er spesielt godt egnet for profesjonelle serviceteam, da det er en fleksibel plattform med avanserte funksjoner for sikkerhet og personvern.
Hvor Monday.com overgår Smartsheet
monday.com er brukervennlig for både nybegynnere og erfarne brukere. Brukergrensesnittet er estetisk og lett å navigere. Plattformen synkroniserer lett med brukernes e-post, slik at alle oppdateringer og meldinger blir levert.
Plattformen har et godt utvalg produktivitetsfunksjoner som gjør det mulig for flere personer å jobbe og samarbeide om samme prosjekt samtidig. Den tilbyr bedre avhengighetssporing, oppgaveadministrasjon og forbedret visuell kalenderadministrasjon. Den er også lett å integrere med andre verktøy.
monday.com tilbyr også en gratis plan, noe som gjør det enkelt å komme i gang. monday.com passer spesielt godt for startups og frilansere som ønsker å bruke et oppgavestyringssystem for å forbedre produktiviteten uten for store kostnader.
Konklusjon
Smartsheet er et robust verktøy med mange funksjoner som gjør oppgave- og prosjektledelsen fleksibel og smidig.
Med funksjoner for samarbeid, oppgavestyring og integrasjon, samt sikkerhet og overholdelse av regler, tilbyr Smartsheet alt du kan ønske deg i en programvare for prosjektledelse. Med en gratis plan og en 30 dagers gratis prøveperiode, kan du prøve plattformen for å se om den passer ditt team.
Etter dette kan du undersøke hva en arbeidsordre er.