Et standard e-postkomposisjonsvindu har et Til-felt, et Avsender-felt og et emnefelt. Du kan også se to andre felt: CC og BCC. Disse to feltene er ikke obligatoriske felt, dvs. du kan sende en e-post uten å fylle dem ut, og de kan ofte være skjult fra standardgrensesnittet.
Innholdsfortegnelse
CC og BCC
CC- og BCC-felt er felt for å legge inn en e-post eller flere e-poster. Når du sender en melding, vil alle som er inkludert i Til-, Kopi- og Blindkopi-feltene motta den.
CC står for Carbon Copy og BCC står for Blind Carbon Copy. Hvis du ikke er sikker på hva karbonkopi betyr, er det et begrep laget av en relikvie fra den virkelige verden; karbon papir. Karbonpapir er papir, belagt med blekk (som vil gi flekker på hendene og alt annet det kommer i kontakt med). Den legges inn mellom to papirer. Du skriver på papiret på toppen, og det blir automatisk kopiert til papiret under takket være karbonpapiret.
Det er viktig å vite at CC og BCC ikke sender separate meldinger. Samme melding, samme tråd, sendes til alle.
Forskjellen mellom CC og BCC
E-postadresser som er oppgitt i CC-feltet er synlige for alle andre som meldingen sendes til. Hvis du CC noen på en e-post, vil mottakerne som ble lagt til i Til-feltet kunne se alle inkludert i CC-feltet.
E-postadresser som er oppgitt i BCC-feltet er ikke synlige for noen. De er «blinde» eller skjulte. Hvis du ønsker å sende en e-post til noen, men også inkludere noen andre i listen over mottakere uten at andre finner ut av det, er BCC-feltet verktøyet for jobben.
E-postetikett: Bruker CC
Det er ingen lover og skriftsteder om bruk av CC og BCC. Det er imidlertid e-postetikett du bør følge når du bruker disse feltene. Unnlatelse av å gjøre det vil gi deg fiender på jobben.
CC-feltet skal brukes når;
Du ønsker å holde noen orientert om noe, men det krever ikke et svar fra dem
Du føler at meldingen er noe personen kanskje trenger å vite om på et tidspunkt
En gjensidig veileder
Veileder/leder for deg og den andre personen, dersom du jobber i ulike avdelinger/seksjoner. Dette brukes best dersom veileder/leder krever dokumentasjon på når arbeid er fordelt mellom avdelinger.
Når du ikke skal bruke CC;
For å holde en veileder i løkken når det ikke er nødvendig.
For å bruke meldingen som en dokumentasjon på arbeidet du gjør
For å bevise et poeng
Motstridende bruk av CC;
Du bør ikke unødvendig bruke CC og inkludere personer i meldinger når de ikke trenger å inkluderes. Når det er sagt, hvis du mistenker at en medarbeider ikke kommer til å følge opp noe med mindre en veileder er inkludert i meldingen, kan du like gjerne legge dem til.
Du bør også bruke den hvis en leder krever bevis på at du jobber.
E-postetikett: Bruker BCC
Å bruke BCC betyr i utgangspunktet at du «forteller» om noen. Bruk denne forsiktig. Ingen vet hvem andre som har mottatt meldingen når du legger til personer i BCC-feltet. Tenk på det som å ta opp et møte i hemmelighet eller la noen høre på.
BCC bør brukes sparsomt og forsiktig. Det vil være en tid når du trenger å bruke det, og det vil være åpenbart når du trenger å gjøre det. Utenfor det, ikke BCC-personer i e-poster. Bruk CC-feltet i stedet.
Konklusjon
BCC-feltet er skjult slik at ingen vil vite at du brukte det. CC-feltet er ikke skjult, og bruken vil være åpenbar. Mottakere vil vite om de ble lagt til i CC- eller BCC-feltet. Sørg for at folk du BCC ikke ender opp med å bruke Svar alle-knappen.