Å ha en god forståelse av hvordan en (fremtidig) suksess for et prosjekt ser ut nå bør alltid være det endelige målet for hvert prosjekts kick-off.
En ting som sikkert kan bringe deg dit er et veldefinert prosjektomfang. Å lage en er imidlertid ikke en triviell aktivitet.
Prosjektomfang er ikke bare en beskrivelse av prosjektmålene og milepælene dine, en liste over leveranser, obligatoriske oppgaver som skal håndteres, oppregnede oppdelte kostnader, nødvendige ressurser eller forpliktede tidsfrister.
Ofte skisserer den også konkret hva prosjektet ikke vil levere. Dette høres kanskje litt vanskelig ut, da jeg vil hevde at et prosjekt ikke skal levere utover det som er i omfang. Uansett, noen liker å fremheve det bare for ekstra personlig sikkerhet.
Det er dokumentasjon som angir avtalene mellom alle interessenter, og forventningen er at alle vil referere dem under hele prosjektets varighet. Så la oss se på hvordan vi kan nærme oss konstruksjonen av et slikt dokument.
Innholdsfortegnelse
Utvikle omfanget
Før noe eksisterer, må du ha en tilnærming for å generere en god mengde ideer og innhold som vil danne et potensielt fremtidig prosjektomfang. Det er flere teknikker du kan bruke for det, og her er en liste over noen av dem.
#1. Brainstorming
Det er en metode som er så gammel at alle sikkert har hørt om den allerede, men likevel, å se en god idédugnad, i virkeligheten, er like mye av en overraskelse som det var for 20 år siden.
Hensikten er å samle en gruppe interessenter og generere så mange ideer som mulig. Gå deretter gjennom dem en gang til, finpusse det som er nødvendig, prioriter resultatene og bli til slutt enig om det endelige settet med uttalelser som danner prosjektkrav.
Moderatoren for en slik diskusjon er en svært viktig del av suksessen, siden diskusjonen alltid skal gå fremover og rett til målet samtidig som friheten til idégenerering bevares.
Du kan også opprette fokusgrupper og gjøre stort sett det samme, men med flere grupper av interessenter enn bare én. Kanskje har interessentene få utmerkede kompetanseområder, og da kan dette gi mening.
#2. Intervjuer
En annen tilnærming kan være å sette opp dedikerte en-til-en-sesjoner der du intervjuer interessenter etter hverandre hver for seg. Dette kan eliminere litt kaos underveis, men det krever også å stille høye forventninger fra intervjueren.
#3. Undersøkelser
En mindre effektiv, men fortsatt mulig metode er å gjennomføre noen detaljerte undersøkelser med forhåndsdefinerte alternativer for svarene. Dette vil fjerne en god del autentisitet fra interessentene. Men hei, kanskje du kjenner alternativene bedre enn de gjør, og da vil dette gi litt mening igjen.
#4. Referansemåling
Du kan undersøke og samle prosjektomfangsresultater fra flere lignende prosjekter som det du skal starte. Da kan innsamling av beste praksis og potensielle utfordringer forenkle hele prosessen. Du vil heller ikke involvere noe spesielt gjennombrudd, men hvis det er det endelige målet ditt, så gjør det det.
#5. Prototyping
Dette er en veldig interessant metode, som sannsynligvis ikke brukes ofte nok. Det går rundt å lage en mockup av det endelige prosjektet og identifisere kravene og til og med potensielle problemer rett fra denne (allerede funksjonelle) prototypen. Dette vil gi deg en følelse av informasjon du bokstavelig talt kan ta på før prosjektet i det hele tatt starter.
#6. Arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS)
WBS er en gammeldags teknikk for hvordan man strukturerer fremtidige oppgaver på prosjektet. Problemet med dette er at det krever at du kjenner og forutser alle oppgavene du trenger under prosjektet helt i begynnelsen.
Naturligvis er dette sjelden tilfellet, og derfor blir WBS oppdatert, omarbeidet eller refaktorisert i løpet av prosjektet. Så det mister liksom opprinnelseshensikten. Likevel er det en gyldig måte å definere omfanget av prosjektet ved å liste ned alle de forventede oppgavene prosjektet vil gjøre.
Hvorfor er prosjektomfanget viktig?
Prosjektomfanget definerer grensene for prosjektet og setter forventninger til hva prosjektet skal levere. Her er noen mer spesifikke grunner til at prosjektomfanget er viktig:
#1. Klarhet
En klar forståelse av hvordan leveransen skal se ut er viktig. Uten denne visjonen kan ingen tydelig si hvordan det gode skal se ut.
#2. Sette forventninger
Omfanget setter forventningene til teamet, interessenter og brukere. Det fjerner eller (i det minste) i stor grad minimerer fremtidige konflikter eller misforståelser. Den definerer hva du skal gjøre i en hjørnesituasjon (som ingen antar vil skje, men selvfølgelig vil det skje).
#3. Retningslinje
Et godt prosjektomfang vil definere retningslinjer for beslutninger. Det endelige målet er at hver beslutning skal samsvare med prosjektmålene.
Retningslinjer vil også hjelpe prosjektet med å holde seg innenfor de opprinnelige grensene og ikke utvide seg utover dem.
#4. Ressursforvaltning
Prosjektomfanget styrer ressurser ved å identifisere oppgavene og leveransene som kreves for å fullføre prosjektet. Dette bidrar igjen til å sikre riktig ressursallokering.
Komponenter av prosjektomfang
Nå som vi vet hvordan vi skal begynne å utvikle omfanget og hvorfor vi trenger det, er det viktig å forstå hva som er komponentene som et godt prosjektomfang bør inneholde.
- De beskriver de overordnede målene og formålet med prosjektet og hva prosjektet skal oppnå.
- Liste over dokumenter, tjenester eller komplette produkter som er en del av det forventede resultatet av prosjektet.
- Selv om prosjektplanen er for en bestemt tidsramme, er det viktige tidshøydepunkter eller sjekkpunkter i prosjekttidslinjen, som vil erklære riktig fremdrift for hele prosjektet. Deres nøyaktige definisjon sikrer at hvis milepælene nås, så er prosjektet i rute.
- Dette er en eksplisitt definisjon av hva som er innenfor og hva som potensielt er utenfor scope. Det er rettferdig å inkludere i ikke-i-omfang-listen, spesielt de elementene som ellers noen av interessentene kunne anta at de faktisk fortsatt er innenfor omfanget.
- Dokumenter eventuelle forutsetninger som er gjort om prosjektet. Disse kan for eksempel inkludere tidslinjer, milepæler, budsjettprognoser eller ressursallokering over prosjektperioden. Det kan også inkludere innholdsrelaterte antakelser om de spesifikke leveransene.
- Hvis det er noen begrensninger som kan påvirke fremdriften til prosjektet, skriv det opp her.
- Du skal identifisere potensielle risikoer som kan sette prosjektet i fare eller i stor grad påvirke prosjektet hvis de blir reelle problemer. Enda viktigere er det å definere strategier for hvordan slike risikoer kan redusere prosjektet.
- I denne delen ønsker du å identifisere alle nøkkelinteressenter som deltar i prosjektet sammen med deres roller og ansvar.
- Dette er en kritisk del som definerer når nøyaktig leveransen anses som vellykket eller fullført. Hva skal egentlig oppfylles for å merke prosjektet som fullført?
Mal for opprettelse av prosjektomfang
Å bringe det hele sammen vil danne en mal for hvordan du kan skape et prosjektomfang som vil definere hele levetiden til et prosjekt. Her er en trinn-for-trinn-metode for å lage en prosjektomfangserklæring for et programvare-, app- eller nettutviklingsprosjekt:
➡️ Definer prosjektmålene ved å bruke en av utviklingsteknikkene beskrevet ovenfor. Start med å definere de overordnede målene og konverter deretter til spesifikke krav. Dette bør inkludere en definisjon av hva programvaren eller nettstedet skal oppnå som sluttresultat.
➡️ Identifiser prosjektleveransene som produkter, dokumenter, tjenester eller enhver viktig aktivitet i løpet av prosjektet som er underlagt mål på suksess. Dette kan inkludere en liste over alle funksjoner og funksjonaliteter til programvaren eller nettstedet.
➡️ Definer grensene for prosjektet, inkludert hva som er inkludert og hva som ikke er inkludert i prosjektets omfang. Dette bør inneholde en tydelig beskrivelse av prosjektets begrensninger og utelukkelser.
➡️ Identifiser prosjektforutsetningene som er gyldige for prosjektet, for eksempel forutsetninger om ressurser, tidslinjer eller budsjetter.
➡️ Definer prosjektbegrensningene som kan påvirke prosjektet. Dette kan til og med inkludere lignende områder som forutsetningsdelen, men denne gangen fra begrensningssynspunktet (hva om dette eller hint vil skje i stedet for det som var avtalt før).
➡️ Identifiser prosjektrisikoer og strategier for å overvinne dem. Risikoer er i utgangspunktet ikke utviklet problemer ennå, så det er greit å løse dem før de blir reelle problemer.
➡️ Liste ned prosjektets interessenter som er involvert i prosjektet, inkludert deres roller og ansvar.
➡️ Definer prosjektakseptkriteriene som må oppfylles for at prosjektet skal anses som komplett og vellykket. Dette er i utgangspunktet en omfattende beskrivelse av hva det vil si å ha et vellykket resultat for prosjektet.
Beste praksis for å opprette et prosjektomfang
Mens du følger denne malen og konstruerer det perfekte omfanget for ditt neste prosjekt, er det alltid greit å vurdere noen erfaringer fra fortiden.
Til slutt var det allerede levert mange prosjekter, og med rette; du kan anta at dette emnet allerede er mye utforsket, og hver nye prosjektdefinisjon må derfor være en suksess.
Det er interessant å vite at dette faktisk er langt fra sannheten. Likevel, selv i dag, er det en enorm mengde prosjekter som ikke lykkes. Det kan være mange grunner til det, men en av dem er absolutt den mangelfulle definisjonen av prosjektets omfang. Så her er noen beste fremgangsmåter for å skape et pålitelig prosjektomfang.
#1. Involver interessentene
Involver alle interessenter så tidlig som mulig og så mye som mulig. Jo færre antakelser og jo mer reelle fakta, jo bedre for prosjektet. Å legge ideene og ønskene til de viktigste interessentene til side har potensial til å føre til betydelige problemer i løpet av prosjektets varighet.
De fleste av dem vil komme frem i løpet av akseptkriteriefasen av prosjektet, som er den verste tiden for å fikse problemene innenfor de opprinnelige tidslinjene for prosjektet.
#2. Hold deg til malene og prosessene
Jo mindre solide prosesser, jo mer aksept for kaos og uforutsigbarhet. Prosesser skal gi prosjektet en struktur. Maler vil implisitt definere formforventningene, og det er mer sannsynlig at leveransene blir akseptert tidligere.
#3. Vær spesifikk og målbar
Bruk et velkjent språk som er kjent for alle interessenter. Kommuniser med spesifikke fakta, ikke med følelser eller uklare utsagn. Ikke formuler utsagnet på en slik måte at det kan dekke noens rygg i tilfelle noe ikke går etter ønskene. Hvis formuleringen er åpen, ærlig og målbar for alle delene, er dette den beste forsikringen om et godt forhold du kan få.
#4. Samarbeidende tilnærming
Hver gang en beslutning er nødvendig, bruk en samarbeidstilnærming. Involver så mange parter og interessenter som mulig, også for å uttrykke sine synspunkter. Deretter kan du ta dem og vurdere dem når du formulerer konklusjonene. Alles visjon og standpunkt er viktig på en eller annen måte. Så søk etter forståelse før interessentene kan forstå deg.
#5. Gjennomgå og oppdater ofte
Gjør revisjonene og oppdateringene av omfanget så tidlig som mulig innenfor prosjektets tidslinje. Jo senere slike endringer vil komme på plass, desto vanskeligere vil det være å løse konsekvensene de vil bringe på bordet. Å vente med potensielle problemer for å se om de vil forsvinne av seg selv, viste seg aldri å være den riktige strategien, så gjør det stikk motsatte i alle aktuelle situasjoner.
Fordeler med et godt prosjektomfang
Så du fulgte alle de gode rådene ovenfor, laget en solid mal og prosesser, involverte alle interessenter og dannet et nøyaktig strukturert prosjektomfang. Hvis du spør nå hva som skal være fordelene med all denne gode innsatsen og arbeidet, så her er noen av fordelene i den virkelige verden du kanskje legger merke til før eller siden.
For det første kan du forvente store forbedringer i prosjektplanlegging. Siden du allerede har investert mye tid i planene uansett (for eksempel med WBS-definisjonen), er du bedre forberedt på alle planleggingsaktiviteter i løpet av prosjektet.
Du kan også se bedre kommunikasjon på tvers av hele spekteret av parter og interessenter, ikke bare i ditt interne team. Enkelt sagt, alle er på samme side og har klare mål i tankene, som er like for alle. Hvis folket beskriver suksessen med de samme ordene, betyr det at du er synkronisert i porteføljen.
Reduksjon av uplanlagte risikoer er en annen stor bieffekt av et godt prosjektomfang. Jo mer innsats som legges ned i definisjonen av risikoer og demping av disse innenfor prosjektomfanget, desto mindre sannsynlig er det at det vil oppstå et annet uventet risikoscenario. Du er også bedre posisjonert til å utføre endringene i prosjektplanen dynamisk i tilfelle den nåværende situasjonen ber om det.
Så er det forbedringen i ressursforvaltningen. En god plan resulterer i optimal allokering av de riktige personene til de riktige faser av prosjektene. Dette er ikke magi, men et naturlig implisitt resultat av god prosjektplanlegging.
En annen direkte bieffekt er at interessentene dine blir fornøyde, og tilfredshetsmåling vil nå høye tall. Folk vil like å jobbe med prosjektet, og de vil sannsynligvis investere mer kreativ tid i prosjektet fordi de bare vil føle at dette er den rette tingen å gjøre. Det vil gi så mye mening. Åpenbart fører dårlig definisjon av prosjektomfang direkte til meninger om at ingenting betyr noe fordi det uansett ikke fungerer bra.
Til slutt vil prosjektresultatene dine øke i kvalitet. Resultatene er et direkte resultat av aktivitetene du utfører i løpet av prosjektets tidslinje. Hvis aktivitetene har en god plan og beskrivelse, er det mye mer sannsynlig at resultatene vil følge ledelsen.
Konklusjon
Der har du det. En konkret plan for hvordan du skal nærme deg opprettelsen av et prosjektomfang. Det er åpenbart ikke alt du trenger for å lykkes med denne oppgaven, men forhåpentligvis vil det bringe noen viktig veiledning på plass som viser deg den rette veien.
Deretter kan du sjekke ut de beste prosjektchartermalene for en jevn start på prosjektet ditt.