Hvilket prosjektstyringsverktøy å velge

Surfer du på internett etter et prosjektstyringsverktøy som passer best for teamet og virksomheten din?

Kanskje du befinner deg ved et veiskille, enten du vil velge den visuelt intuitive, full-Kanban-tilnærmingen til Trello eller de sideorienterte, minimalistiske og databasesentriske egenskapene til Notion.

Da er du på rett sted! Jeg kommer fra en solid bakgrunn innen programvaretesting og gjennomgang, og i dag skal jeg sammenligne de populære prosjekt- og arbeidsledelsesverktøyene Trello og Notion.

Les denne ultimate guiden til slutten mens jeg veier styrkene og svakhetene til Trello versus Notion, og gir deg mulighet til å ta et informert og selvsikkert valg.

Hva er Trello?

Trello er et moderne, dynamisk og visuelt prosjektstyringsverktøy som passer for enkeltpersoner, bedrifter, byråer og bedrifter. Den tilbyr en visuell og kodefri tilnærming til oppgave- og prosjektsporing, planlegging, oppgavetildeling og kommentering, og frilansere eller konsertarbeidere elsker å bruke det av disse grunnene.

Du kan lage tavler, lister og kort for å representere ulike aspekter av ditt personlige eller profesjonelle liv og enkelt administrere oppgaver med dra-og-slipp-grensesnittet.

Fra et forretnings- og byråsynspunkt utmerker Trello seg som et samarbeidsverktøy for prosjektledelse og teamkoordinering. Dens delte styrene, oppgaveoppdragene og kommunikasjonen i plattformen hjelper bedrifter og byråer med å administrere prosjekter og arbeidsstyrke på eksterne, på stedet og hybride arbeidsplasser.

Les også: Trello vs. monday.com: Sammenligning av de beste prosjektstyringsverktøyene

Trello som prosjektledelsesverktøy (PM).

Prosjektledelse, som de som bruker kjedelige Gantt-diagrammer i Excel, bør ikke være det ultimate valget for deg. Du fortjener mer, og her kommer Trello som et visuelt prosjektstyringsverktøy.

Enten du bare trenger å administrere hjemmearbeid eller en bedrift som sysselsetter tusenvis av ansatte, tilbyr Trello deg alt du trenger – som er enkelhet, intuitivt brukergrensesnitt, toppmoderne PM-verktøyfunksjoner og rimelighet.

Nedenfor finner du PM-funksjonene som gjør Trello til et må-ha-verktøy for alle:

  • Trello PM-maler hjelper deg å kickstarte prosjekter uten å kaste bort tid på planlegging.
  • Du kan automatisere Kanban-tavler eller andre prosjektvisninger med knapper, kommandoer og regler ved å bruke Butler-automatisering.
  • Gjør Trello til det eneste verktøyet for deg og dine ansatte ved å koble andre apper ved hjelp av Power-Ups.
  • Utforsk unike måter å bli produktiv og lønnsom i prosjekter ved å bruke Trello-integrasjoner.
  • Syv ulike visualiseringer av oppgaver og deloppgaver:
    • Dra-og-slipp Kanban-tavler
    • Tidslinjevisning for bedre forståelse av prosjektets fremdrift
    • Kalendervisning for å planlegge, omplanlegge og anslå ukentlig eller månedlig arbeidsstyrkeutnyttelse
    • Tabellvisning for det generelle publikum med tilgang til mer informasjon om oppgavene
    • Dashboard-visning gir deg et fugleperspektiv av ett eller flere prosjekter på Trello
    • Arbeidsområdevisninger for å visualisere prosjekter fra forskjellige avdelinger eller team
    • Kartvisninger for å få et perspektiv på oppgaver og prosjekter fra et regionalt ståsted

Hvordan fungerer Trello?

Din prosjektledelsesreise på Trello begynner med å lage et nytt arbeidsområde. Inne i et Trello-arbeidsområde kan du lage brett, og innenfor disse Trello-brettene kan du legge til så mange lister og kort du vil. Du kan imidlertid også legge til Trello Boards direkte, men du må uansett velge et overordnet arbeidsområde.

Du finner Trello-navigasjonsknapper på verktøylinjen øverst til venstre så vel som på panelet til venstre. Når du har opprettet et nytt arbeidsområde, bytter Trello visningen til det nyopprettede arbeidsområdet. For å finne de eksisterende eller utforske forhåndskonfigurerte Trello-maler, kan du klikke på alternativer som Workpaces, Recent, Starred og Templates på Trello-verktøylinjen.

Når du er inne i et arbeidsområde, kan du bruke navigasjonsruten på venstre side til å bla gjennom Kanban-tavlene til prosjektet, se hvem som jobber med et prosjekt fra fanen Medlemmer, eller bytte til alternative prosjektvisninger som Tabell eller Kalender.

Fordeler med Trello i PM

Trello har praktisk talt ingen læringskurve som et PM-verktøy, og det er den primære fordelen med denne praktfulle programvaren for arbeidsadministrasjon.

Andre store fordeler er som nevnt nedenfor:

  • Du kan sikre profesjonelle og forretningsdokumenter på nettet takket være flerveiskrypteringsstrategien til Trello-appen. Den krypterer data i hvile og under transport.
  • Enten du jobber fra en stasjonær PC, Chrome Book eller smarttelefon, er det dedikerte apper, og alle appene synkroniserer data mellom dem. Så du kan sette arbeidet på Trello Android-appen på pause og fortsette arbeidet på din Windows-PC når som helst og hvor som helst.
  • Det er en gratis prøveversjon, så du kan prøve den før du kjøper den.
  • Trello er svært tilpasningsdyktig og kan brukes til ulike typer prosjekter, fra personlige oppgaver til komplekse forretningsprosjekter.

Begrensninger for Trello som et PM-verktøy

  • En innebygd Gantt-diagrambasert prosjekttidslinje er ikke tilgjengelig i Trello. Du kan imidlertid installere en Trello Power-Up for å lage en.
  • Du kan ikke sette opp automatiske oppgavesekvenser eller enkelt visualisere avhengigheter mellom oppgaver.
  • Trellos rapporteringsfunksjoner er grunnleggende sammenlignet med dedikerte prosjektstyringsverktøy.

Les også: Trello vs. ClickUp: Velge den beste prosjektstyringsprogramvaren

Hva er forestilling?

Forestilling er et blokkbasert produktivitetsverktøy. Du kan bruke den til god bruk når du oppretter organisasjonswikier, produktutviklingsveikart, mål og nøkkelresultatsider (OKR), møtenotater eller en ferieplanlegger.

Som en blokkbasert innholdsredigerer lar Notion deg legge til nesten hva som helst til prosjektledelsen. Du kan for eksempel legge til blokker for tekster, tall, overskrifter, tabeller, sitater, bildetekster, bilder osv.

Det beste med Notion er at du kan publisere arbeidet ditt som et offentlig nettsted slik at alle kan få tilgang til det på en sikker måte uten å endre innholdet. Så hvis du skal lansere crowdfunding eller prosjekter av offentlig interesse, gir Notion deg en plattform for å lage prosjektstyrene og publisere prosjektet som en nettside.

The Notion er best egnet for både enkeltpersoner og bedrifter. Du kan også utvikle tilpassede visninger og arbeidsflyter på Notion ved å bruke sin lavkodeutviklingstilnærming. Denne funksjonen er nyttig når du har som mål å skape en unik opplevelse for dine kunder eller klienter.

Ideen som et prosjektledelsesverktøy (PM).

Notion er et fullserviceverktøy for prosjektstyring. Du kan få alle slags funksjoner for et PM-verktøy, for eksempel Blocks in Notion. Det være seg prosjektvisninger, sortering og filtrering, prosjektavhengigheter, undergrupper, database og prosjektegenskaper, du har alt du trenger.

Siden Notion er et minimalistisk produktivitetsverktøy med lav kode, kan det hende du synes det er litt vanskelig å begynne å administrere prosjekter på det allerede den første dagen. Her kommer Notion Template-funksjonen til unnsetning. Du finner hundrevis av relevante maler gratis på Notion Templates. Eller du kan gå på nettet og se etter premium og betalte maler laget av ekspert Notion-utviklere.

Hvordan fungerer begrepet?

Notion fungerer som et fleksibelt innholdsskapende medium som bruker et blokkbasert system. Du kan lage prosjekttavler ved å arrangere og tilpasse disse blokkene. Blokker kan representere ulike typer informasjon som tekst, databaser, kalendere, visninger og mer.

Notion tilpasser seg dine spesifikke behov, som å bytte et Kanban-tavle for prosjektstyring til en database eller omvendt med noen få klikk.

For eksterne forretningsbehov tilbyr den samarbeidende arbeidsområder hvor du kan invitere interne og eksterne medlemmer. Tvert imot, du kan bare bruke den som et personlig produktivitetsarbeidsområde for å administrere hjemmearbeid, profesjonelle oppgaver og hobbyer.

Du kan begynne å administrere prosjekter ved å legge til en tom side på Notion. Deretter kan du fylle ut andre felt som tabeller, tavler, kalendere, gallerier og mer fra blokkredigeringslerretet. Hvis du har flere prosjekter eller avdelinger i virksomheten din, kan du opprette individuelle Notion Teamspaces og legge til Notion Pages innenfor disse arbeidsområdene.

Fordeler med begrepet i PM

Den primære fordelen med Notion er utviklingsfunksjonen med lav kodeside. Du må bruke dette verktøyet hvis du har erfaring med prosjektledelse og ønsker å lage unike visninger som ingen annen virksomhet bruker. Du har også fleksibiliteten til å forvandle en Notion-side til forskjellige formater som wikier, databaser, nettsteder, dashbord, automatiserte arbeidsflyter og så videre.

Nedenfor finner du andre viktige fordeler med dette verktøyet:

  • Gratis prøveversjon for det kostnadsfrie prosjektet.
  • Den gratis prøveversjonen inkluderer alle de grunnleggende funksjonene som trengs for å administrere komplekse prosjekter.
  • Publiser sider som virkelige nettsteder uten å betale hostingavgifter.
  • Minimalistisk og distraksjonsfri prosjektledelsesplattform.

Begrensninger av begrepet som et PM-verktøy

  • Notion kommer med en bratt læringskurve.
  • Dens fleksibilitet og tilpasning kan være overveldende for nye brukere.
  • Den kommer ikke med en klassisk Gantt-lignende tidslinje.
  • Å lage en prosjekttidslinje i Notion krever ekspertise og mye manuell innsats hvis du ikke vil bruke en av Notions maler.

Trello vs Notion: En funksjonsmessig sammenligning

Denne tabellen vil hjelpe deg å forstå om du trenger Trello eller Notion for et kommende prosjekt:

Sammenlignede funksjonerTrelloNotionAutomation Det er enkelt å lage automatisering med veiledning på skjermen Automatisering av prosjektarbeidsflyter er en utfordrende oppgave MalerEn stor samling av relevante PM-maler for mange nisjer.Notion tilbyr hovedsakelig grunnleggende maler gratis; Du må kjøpe avanserte PM-maler fra tredjeparts Notion-utviklere Filopplastingskapasitet Ubegrenset fra gratisplanen5 MB-grensen i gratisplanen og ubegrenset for alle betalte planerFilopplastingsstørrelse10 MB/fil for gratisplanen og 250 MB/fil for alle betalte planer5 GB per vedlegg kun i betalte planer Sidehistorikk og aktivitetslogg Logg eller historikk for prosjektarbeidsområder er tilgjengelig i en levetid.Notion sletter historikk etter 7 dager for gratisnivået, 30 dager for plussnivået og 90 dager for forretningsnivået; Ubegrenset sidehistorikk er bare tilgjengelig for Enterprise-planen NettsidefunksjonDu kan ikke publisere Trello-tavler som nettsiderDu kan publisere forestillingssider som nettsteder Egendefinerte domenerDu kan ikke publisere Trello-tavler som nettsiderDu kan kjøpe egendefinerte begreper.nettsteddomener for offentlige nettstederGantt-diagram og tidslinjerDu kan enkelt lage Gantt-diagrammer eller tidslinjer i Trello ved å bruke fritt tilgjengelige Power-Ups. Du kan bare tilpasse en tidslinje på Notion selv eller bruke noen av de betalte malene som er kjøpt fra en tredjepartskildeWorkspace AdminTilgjengelig for Premium- og Enterprise-planenKun tilgjengelig for Enterprise-planenAPI AccessNot tilgjengeligTilgjengeligDatabaseautomatiseringIkke tilgjengeligTilgjengeligOpprette prosjektbudsjetterIkke støttetStøttetOpprette regninger og fakturaerIkke støttetStøttetFå tilgang til hjelp og støtteLettUtfordrende

Prosjektledelse Bruker av Trello

Trello passer til prosjekter som markedsføring, design, engineering, menneskelige ressurser, produktledelse, osv. Her er de to brukssakene der jeg brukte Trello med hell:

#1. Innholdskalenderplanlegging

Trello utmerker seg i administrasjon av innholdskalender for markedsføring. Markedsføringsteamene dine kan lage Trello Boards for planleggingsformål.

I tavler kan du legge til lister for å organisere innholdsskapingsstadier som ideer, utkast, redigering og publisering. Kort kan representere individuelle innholdsdeler (f.eks. blogginnlegg, sosiale medier-oppdateringer), med oppgaver og forfallsdatoer for å overholde frister.

#2. Lead Tracking og Sales Pipeline

Sporing av potensielle kunder og overvåking av salgspipeline er også uanstrengt med Trello. Du bør lage forskjellige brett for forskjellige salgsprosjekter. Deretter oppretter du disse listene for å representere en salgspipeline eller arbeidsflyt: Leadgenerering, Kvalifisering, Forhandling og lukkede avtaler. Individuelle Trello-kort kan representere potensielle kunder eller potensielle kunder. Du kan også tildele kort til forskjellige selgere.

Prosjektledelse Use Case of Notion

Du kan bruke Notion til å administrere prosjekter fra nisjer som design, produksjon, engineering og utvikling av produkter. Her er et eksempel der jeg nylig brukte Notion:

#1. Produktveikart og funksjonsplanlegging

Produkt- og programvareutviklingsteam bruker ofte Notion for grunnleggende og komplekse stadier av prosjektene sine. Du kan sette opp en database for å spore funksjoner eller brukerhistorier, inkludert detaljer som prioritet, status, mottakere og tidsfrister. Koble deretter databasekomponenter med prosjektelementer som tabellvisninger, tavlevisninger, tidslinjevisninger og kalendervisninger for umiddelbar visualisering.

I tillegg tillater Notions egendefinerte egenskaper, relasjoner og filtre dyptgående kategorisering og prioritering av produktfunksjoner. Til slutt kan du integrere dokumenter, mockups og møtenotater med Notion.

Trello vs Notion: The Verdict

Hvis du utelukkende er ute etter grunnleggende til avansert prosjektledelse, er Trello det beste valget.

For det første er det et enkelt PM-verktøy som alle kan bruke. Som ny bruker kan du bruke småskala prosjektledelse med personlige hobbyer, gjøremålslister, deling av små dokumentvedlegg, småskala samarbeidsarbeid, etc.

Motsatt krever Notion praksis for både nye og eksisterende prosjektledere. Du må forstå bruken av prosjekttidslinjer, prosjektfelt, oppgaver, oppgaveavhengigheter og blokkegenskaper før du kan administrere prosjekter på Notion.

For det andre er prisene på Trello også rimeligere enn Notion. Du får en anstendig mengde funksjoner for å administrere kommersielle prosjekter på Trello med et lite team gratis. På den annen side er gratisfunksjonene til Notion ganske begrenset og kun for individuelle brukere.

Når du vurderer betalte planer, tilbyr Standard abonnementsplanen til Trello mange flere funksjoner til en rimelig pris enn det samme abonnementet til Notion.

Neste opp, Jira programvarealternativer å prøve for sømløs prosjektledelse.