Dersom du jobber med et dokument sammen med flere, er det alltid en risiko for at innhold du ønsker å bevare intakt, blir endret. Du kan beskytte deg mot uforutsette feil ved å låse visse områder av et Word-dokument fra redigering.
Slik beskytter du spesifikke deler av et Word-dokument
Du er i ferd med å dele et Word-dokument, men vil forsikre deg om at enkelte passasjer forblir uendret. Istedenfor å satse på tillit, kan du bruke en funksjon som gir deg muligheten til å gjøre utvalgte deler av innholdet skrivebeskyttet, og dermed ikke redigerbart.
Start med å åpne det aktuelle Word-dokumentet og naviger til fanen «Se gjennom».
Trykk deretter på knappen «Begrens redigering».
Panelet «Begrens redigering» vil nå vises på høyre side av skjermen. Her markerer du for «Tillat kun denne typen redigering i dokumentet».
Når dette er gjort, vil du se at rullegardinmenyen under blir tilgjengelig. Forsikre deg om at «Ingen endringer (skrivebeskyttet)» er valgt fra menyen. Du vil også legge merke til et nytt alternativ kalt «Unntak», men det går vi nærmere inn på senere.
Nå må du spesifisere de delene av dokumentet som skal være åpne for redigering. Alle andre deler vil automatisk bli skrivebeskyttet. Marker teksten ved å klikke og dra markøren over den. Hvis du har innhold i to separate seksjoner som skal være redigerbare, holder du nede Ctrl-tasten mens du markerer de ulike seksjonene.
Når teksten er markert, går du tilbake til panelet «Begrens redigering» og krysser av for «Alle» under «Unntak». Dette gir alle som mottar dokumentet rett til å redigere det markerte innholdet. Hvis du er på et nettverk og kun ønsker å tillate enkelte brukere å redigere innholdet, velger du «Flere brukere» og skriver inn de respektive brukernavnene. (Merk: Dette krever tilgang til en sentral nettverksbrukerkatalog.)
Til sist, under «Start håndhevelse», trykker du «Ja, begynn å håndheve beskyttelse.»
Vinduet «Start håndhevelse av beskyttelse» vil nå dukke opp, og informerer deg om at dokumentet ikke er kryptert og derfor kan være sårbart for ondsinnede brukere. Du blir bedt om å angi et passord. Gjør dette, og trykk deretter «OK». Hvis du har valgt spesifikke brukere som skal ha redigeringsrettigheter, velger du alternativet «Brukerautentisering» istedenfor.
Word vil nå markere den valgte teksten med klammer. Dette viser for brukerne hvilke deler som er redigerbare.
I panelet på høyre side vil du også se et nytt valg som lar deg hoppe mellom redigerbare seksjoner. Dette gjør du ved å trykke på «Finn neste region jeg kan redigere».
Alternativet «Vis alle regioner jeg kan redigere» fremhever de redigerbare delene, som navnet tilsier. Hvis du ønsker å fjerne uthevingen av teksten, fjerner du markeringen ved siden av «Uthev regionene jeg kan redigere».
For å fjerne beskyttelsen, trykker du på «Stopp beskyttelse» nederst i «Begrens redigering»-panelet.
Nå kan du trygt dele dokumentet for samarbeid, uten å bekymre deg for at deler av innholdet blir endret på uønsket vis.