Hvordan lage og sende en Paypal-faktura i 7 enkle trinn

PayPal er en rask og effektiv måte å lage fakturaer og få betalt på. Enten du er frilanser, bedriftseier eller noen som ønsker å lære å lage profesjonelle fakturaer på noen få minutter, er denne artikkelen for deg.

I denne artikkelen skal du forstå hvordan du oppretter en faktura ved å bruke PayPals faktureringsverktøy ved å følge 7 enkle trinn. Du lærer hvordan du lager profesjonelle fakturaer og gjør det enkelt for kundene dine å betale deg.

PayPal lar bedrifter, frilansere og vanlige folk sende fakturaer til kunder og gir også en inngangsport for å hjelpe kundene med å betale på en problemfri måte.

Hvorfor er PayPal et godt valg for frilansere og små bedrifter?

• PayPals faktureringsverktøy er nyttig for å lage og sende profesjonelt utseende fakturaer til kunder.

• PayPal lar deg betale i lokal valuta uten valutakonvertering.

• Tilgjengelig i mer enn 200 land/regioner og støtter 25 valutaer.

• PayPals betalingssporingsfunksjon hjelper deg med å spore fakturaen din.

• PayPal gir robust sikkerhet. Så transaksjoner er sikre, noe som er avgjørende for frilansing eller forretning.

• Kunder har ulike preferanser for betalingsmåter. (betal med kredittkort eller bankoverføringer)

• PayPal lar deg lage personlige lenker for å tillate smidige transaksjoner.

• PayPal-fakturaer er nyttige for internasjonale kunder.

• PayPal fører en oversikt over alle transaksjoner, noe som forenkler bokføringen.

• Du kan sende fakturaer, spore betalinger og administrere økonomien din fra mobilen.

• Paypals automatiske betalingspåminnelsessystem.

La oss nå diskutere i detalj hvordan du oppretter en Paypal-konto og sender en faktura til en klient.

Hvordan opprette en PayPal-konto

Trinn 1: Besøk PayPal Nettsted

Trinn 2: Klikk på «Registrer deg»

PayPal Registrer deg

Trinn 3: Bestem og velg om du vil ha en «Individuell» eller «Bedrift»-konto.

Typer PayPal-konto

Trinn 4: Når du har gjort ditt valg, fyll inn viktige detaljer som e-postadresse, mobilnummer, passord, adresse og navn.

Epostadresse

Trinn 5: Ta en god titt på vilkårene og personvernreglene og godta dem.

Trinn 6: Klikk på «Opprett konto» eller «Neste» for å opprette kontoen din. Deretter vil PayPal sende deg en kode på e-post og telefon. Sjekk e-posten din og skriv inn koden for å bekrefte e-posten din.

PayPal e-postbekreftelse

Trinn 7: Du kan koble et kreditt-/debetkort eller en bankkonto til PayPal-kontoen din.

Koble til bankkonto

Trinn 8: Du kan angi sikkerhetsspørsmål.

PayPal sikkerhetsspørsmål

Merk: Basert på din plassering og aktivitet, kan PayPal be om tilleggsinformasjon for å bekrefte

Men hva om du har en personlig konto og vil bytte den til bedrift? Her er noen enkle trinn for å bytte konto fra personlig til bedrift.

Hvordan bytte fra Paypal Individual til Business Account

Trinn 1: Logg på din personlige Paypal-konto

Trinn 2: Klikk på innstillingsikonet (⚙️) i øvre høyre hjørne av PayPal-dashbordet.

Paypals innstilling

Trinn 3: I kontoinnstillingene dine bør du se et alternativ merket «Oppgrader til en bedriftskonto» eller noe lignende. Klikk på den. ELLER Rull ned og klikk på «Oppgrader til en bedriftskonto»

Oppgrader til bedriftskontoen

Trinn 4: Oppgi bedriftsinformasjon som bedriftsnavn, bedriftsadresse, bedrifts-e-postadresse, juridisk navn og bedriftsnettsted (valgfritt).

Fyll ut alle detaljer

Trinn 5: Oppgi tilleggsinformasjon i henhold til instruksjonene fra PayPal. PayPal kan be om ytterligere detaljer, for eksempel personnummeret ditt, arbeidsgiveridentifikasjonsnummeret (EIN) eller annen skatterelatert informasjon.

Trinn 6: Etter å ha gitt all nødvendig informasjon, bekreft og send inn.

Merk: PayPal kan be deg om å bekrefte bedriftskontoen din ved å bekrefte e-postadressen din eller koble til en bankkonto.

Du kan nå sende fakturaer, godta betalinger under firmanavnet ditt og nyte andre fordeler med en PayPal-bedriftskonto.

La oss nå lære hvordan du oppretter din første faktura.

Hvordan lage en faktura i PayPal

Før du går videre, må du vite hvilken viktig informasjon vi bør inkludere i vår faktura.

Dine fakturaer bør inneholde følgende informasjon:

• Ditt navn, kontaktinformasjon og bedriftsinformasjon.
• Betalingsbetingelser (forfallsdato, betalingsmåter, gebyrer og totalpris).
• Totalt skyldig beløp med valuta.
• Kundens navn og kontaktinformasjon.
• En spesifisert liste over tjenester med mengder og priser.
• Fakturanummer og dato.
• Beskrivelse av tjenestene eller arbeidet som tilbys.
• Eventuelle gebyrer eller vilkår for forsinket betaling.
• Betalingsinstruksjoner.

Eksempel på faktura

Du kan legge til ekstra informasjon i henhold til dine krav.

La oss lage din første faktura:

Trinn 1: Når du har opprettet kontoen din og koblet til en bankkonto, logger du på PayPal Business-kontoen din med e-postadressen og passordet.

Trinn 2: I dashbordet for PayPal Business-kontoen din bør du se et alternativ for «Fakturering.» Klikk på den for å opprette din første faktura.

Faktureringsmulighet i Paypal

Trinn 3: Klikk på «Opprett faktura»-knappen for å begynne å opprette en ny faktura.

Opprett faktura

Trinn 4: Fyll inn all nødvendig informasjon.

• Kundeinformasjon: Skriv inn kundens e-postadresse i feltet «Faktur til». Du kan også legge til en kundes navn hvis du vil. Du kan også opprette faktura for flere kunder.
• Fakturadetaljer:
  • Fakturanummer: PayPal vil automatisk generere dette, men du kan tilpasse det.
  • Fakturadato: Datoen du oppretter fakturaen.
  • Forfallsdato: Datoen du forventer betaling innen.
  • Referanse: Du kan legge til et referansenummer eller notat om nødvendig.
  • Varer: Du kan legge til varenavn, mengde, pris, avgift og beskrivelse angående tjenesten din.

Ny faktura

• Melding: Du kan også skrive tilpassede meldinger til klienter.
• Vilkår: Hvis du har spesifikke vilkår, kan du nevne dem på fakturaen.
• Vedlegg: PayPal lar deg tiltrekke fil (JPG, GIF, PNG og PDF Opptil 5 filer og 4MB per fil)
• Memo til seg selv og referansenummer

Trinn 5: Du bør legge til «Vare» eller «Tjeneste» beskrivelse som følger.

• Klikk på «Legg til» for å inkludere hver vare, og sørg for å spesifisere beskrivelse, mengde, enhetspris og avgift (hvis aktuelt) for hver vare.
• Klikk «Lagre» etter å ha lagt til hvert element.

Legg til vare eller tjeneste

Trinn 6: Du kan tilpasse fakturainnstillingene ved å klikke på «Flere alternativer» nederst på fakturaen. Her kan du velge valuta (PayPal støtter 25 valutaer), sette opp skattealternativer og konfigurere andre fakturapreferanser.

Etter å ha fylt ut alle detaljene og sikret at alt er nøyaktig, klikk på «Forhåndsvisning»-knappen for å se gjennom fakturaen.

Se nøye gjennom fakturaen for nøyaktighet, og foreta eventuelle nødvendige justeringer.

Trinn 7: Når du er fornøyd, klikker du på «Send»-knappen for å sende fakturaen på e-post til kunden din.

Paypal-faktureringseksempler

Det finnes ulike typer fakturaer du kanskje vil sende basert på arbeidet ditt og et krav. La oss forstå vanlige scenarier for generering av PayPal-fakturaer.

#1. Frilanserfakturering på leveringsbasis

I denne faktureringsmetoden er betalingen knyttet til fullføring og levering av spesifikke varer eller prosjekter som er skissert i frilanskontrakten. Frilanseren belaster kundene for tjenestene deres basert på de spesifikke oppgavene de tilbyr.

Hvis du er en frilanser innholdsforfatter og ønsker å få betalt på ordbasis. Her er noen ting du må huske på:

• Bestem ordprisen din, som er beløpet du vil belaste per ord (f.eks. $ 0,1 per ord)
• Avklar prosjektdetaljer og ordtelling med klienten din.
• Når du oppretter en faktura, inkluderer du kontaktinformasjonen din, kundens detaljer, betalingsbetingelser og et unikt fakturanummer.
• Oppgi hver artikkeltittel eller lenke som en egen linje på fakturaen. Spesifiser antall ord for hvert stykke, ordprisen og totalkostnaden for den artikkelen.
• Paypal beregner automatisk totalbeløpet og fyller ut totalbeløpet ved å summere kostnadene for alle artiklene som er oppført på fakturaen.
• Skriv en melding til kunden
• Se gjennom og send.

Faktura for innholdsforfatter på leveringsbasis

Merk: Du må legge til klientens e-postadresse.

Ikke glem å følge opp. Du kan bruke PayPals automatiske påminnelsesfunksjon for å hjelpe med dette.

Etter å ha mottatt betaling, registrer transaksjonen i regnskapsprogramvaren eller hovedboken. Merk fakturaen som betalt.

#2. Frilanserfakturering på timebasis

Det er mange plattformer der frilansere tar betalt på timebasis. De kommer opp med en timepris for arbeidet sitt og multipliserer det med antall timer brukt på arbeidet.

Hvis du er en av disse frilanserne og ønsker å lage fakturaer deretter, er denne delen for deg!

Det er noen ting du må huske på når du lager fakturaen.

• Bestem deg for timeprisen, som er beløpet du vil belaste per time (f.eks. $25 per time)
• Bruk et tidssporingsverktøy eller programvare for nøyaktig å registrere antall timer du har jobbet med prosjektet. Sørg for at du har klare og pålitelige oversikter over oppgavene du har fullført.
• Bruk PayPals faktureringsverktøy, oppgi navn/bedriftsnavn, kontaktinformasjon, kundens detaljer, betalingsbetingelser og et unikt fakturanummer.
• Oppgi timene du har jobbet med ulike oppgaver som linjeelementer på fakturaen. Inkluder datoen, en beskrivelse av arbeidet utført i løpet av den tiden, antall timer jobbet og timeprisen for hver oppgave.
• Paypal beregner automatisk totalbeløpet og fyller ut totalbeløpet.

Ved å følge disse trinnene kan du effektivt opprette og administrere fakturaer for frilansarbeidet ditt på timebasis, noe som sikrer åpenhet, nøyaktighet og rettidig betaling for tjenestene dine.

#3. Selger som selger varer

Hvis du er bedriftseier eller mindre selger som selger varer og ønsker å lage en faktura for flere kunder om gangen, har Paypal en løsning for deg også. Du kan lage personlige fakturaer for hver kunde. Ikke bare det, du kan beregne forskjellige salgsavgifter, rabatter og gjenværende totalbeløp på ett sted.

La oss følge disse enkle trinnene:

• Ta med bedriftens navn, adresse og kontaktinformasjon øverst på fakturaen. Denne informasjonen identifiserer deg som selger.

• Inkluder kundens navn, adresse og kontaktinformasjon. Du kan legge til flere kundenavn.

• Legg til datoen når fakturaen er opprettet. Tildel et unikt fakturanummer.

• List opp hvert element eller produkt du har solgt. Ta med en kort beskrivelse, mengde, enhetspris og totalpris for hver vare.

produktbeskrivelse

• Inkluder eventuell omsetningsavgift, MVA (merverdiavgift) eller andre gjeldende avgifter. Oppgi skattesatsen tydelig og beregn skattebeløpet basert på delsummen.

• Hvis du tilbyr rabatter, trekk dem fra delsummen.

• Hvis du tar betalt for frakt- eller håndteringsgebyrer, inkluderer disse kostnadene også.

• Beregn det totale skyldige beløpet.

Faktura for selgere

• Spesifiser betalingsbetingelsene, inkludert forfallsdato og aksepterte betalingsmåter.

• Du kan også legge til personlige meldinger for kunder.

• Ikke glem å nevne refusjon og returpolicy.

En godt strukturert faktura opprettholder profesjonaliteten og legger til rette for rettidig betaling.

Det er mange flere bransjer og felt der Paypal-fakturaer kan sendes, for eksempel abonnementsbaserte tjenester, konsulenttjenester, e-handel og mange flere.

Beste praksis for å lage PayPal-fakturaer

For å sikre en jevn faktureringsprosess og få betalt umiddelbart, bør du vurdere følgende beste fremgangsmåter:

1. Nøyaktig kontaktinformasjon: Dobbeltsjekk mottakerens e-postadresse for å unngå å sende fakturaer til feil person.

2. Fjern fakturadetaljer:

• Inkluder en klar og detaljert beskrivelse av varen eller tjenestene som tilbys.
• Spesifiser mengder, priser og eventuelle rabatter.
• Spesifiser kostnader for enkel referanse.

3. Fakturanummerering: Tilordne et unikt fakturanummer for hver transaksjon for å opprettholde klarhet og forhindre forvirring.

4. Betalingsvilkår:

• Oppgi tydelig forfallsdato for å angi forventninger til rettidige betalinger.
• Spesifiser forsinkelsesgebyrer eller straffer for forsinket betaling hvis aktuelt.

5. Profesjonelt utseende:

• Bruk en PayPal-mal med bedriftslogo og kontaktinformasjon.
• Sørg for at fakturaen er godt strukturert og lett å lese.

6. Valuta og betalingsmåter:

• Angi valutaen du ønsker å motta betaling i.
• Nevn tydelig de aksepterte betalingsmåtene, inkludert PayPal, bankoverføringer eller kredittkort.

7. Skatter og avgifter:

• Inkluder eventuelle gjeldende skatter eller avgifter på en gjennomsiktig måte.
• Nevn om avgifter er inkludert i de oppgitte prisene eller legges til separat.

8. Vilkår og betingelser:

• Oppgi refusjons- eller returretningslinjene hvis det er relevant.
• Inkluder eventuelle ytterligere vilkår og betingelser knyttet til transaksjonen.

9. Betalingslenker:

• Bruk PayPals faktureringsfunksjon til å generere betalingslenker direkte i fakturaen.
• Gjør det enkelt for kunder å klikke og betale direkte via PayPal.

10. Sending og oppfølging: Send fakturaen umiddelbart etter levering av produktene eller tjenestene. Følg opp med en høflig påminnelse før eller på forfallsdatoen for å sikre at betalingen ikke blir forsinket.

11. Journalføring: Oppretthold en oversikt over alle sendte fakturaer og mottatte betalinger. Bruk en faktureringsprogramvare eller et regneark for å spore dine økonomiske transaksjoner.

12. Avstem betalinger: Avstem regelmessig betalinger mottatt med fakturaene dine for å oppdage eventuelle avvik.

13. Sikker kommunikasjon: Bruk sikker e-postkommunikasjon når du sender fakturaer for å beskytte sensitiv finansiell informasjon.

14. Personlige meldinger: Legg til en kort, personlig takkemelding for å vise takknemlighet for kundens virksomhet.

15. Backup-dokumentasjon: Legg ved eventuelle nødvendige støttedokumenter, som kontrakter eller kvitteringer, til fakturaen.

16. Tilgjengelighet og klarhet: Sørg for at fakturaen din er tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne ved å følge retningslinjer for tilgjengelighet.

Vanlige spørsmål

Er det gratis å lage en PayPal-faktura?

Ja. PayPal-faktura er gratis. Men du må betale gebyrer når du får betalt av klienten din.

Hvorfor bør du bruke faktureringsprogramvare fremfor å lage en faktura manuelt?

Det er tidsbesparende, reduserer menneskelige feil og øker profesjonaliteten. Den tilbyr også funksjoner som automatiske påminnelser og sporing for bedre betalingshåndtering.

Siste ord

Fakturaer er en av de viktige delene av virksomhet og økonomi. Paypal er en nyttig plattform for å lage fakturaer i detalj med sin faktureringsfunksjon. Ved å følge fremgangsmåten ovenfor og legge til nødvendig informasjon, kan du lage dine egne fakturaer og forbedre betalingseffektiviteten.

Det er mange andre plattformer som tilbyr maler og verktøy for å lage fakturaer. Hvis du vil utforske dem, her er en artikkel om de beste fakturageneratorene for å godta klientbetalinger.