Hvordan fullføre og begrense tilgang til delte Google-filer
Samarbeid om filer er en svært nyttig funksjon i Google Dokumenter, Regneark og Presentasjoner. Men når et dokument er ferdigstilt, kan det være nødvendig å begrense andre brukeres tilgang før du avslutter arbeidet og lukker det.
Å fullføre et dokument innebærer at de siste endringene er gjort, og at det ikke er mer som skal legges til. Når du samarbeider med andre, kan det derfor være ønskelig å forhindre ytterligere endringer i det endelige produktet. Heldigvis er det enkelt å begrense – eller helt fjerne – deling av et dokument når som helst.
Start nettleseren din og gå til Google Disk. Finn filen du vil fullføre, høyreklikk på den og velg «Del» for å åpne delingsinnstillingene for dette dokumentet.
Dersom du er usikker på om en fil er delt, se etter ikonet som ligner silhuetten av to personer.
Hvis deling via kobling er aktivert og du ønsker å beholde den, men bare la folk se filen, klikk på rullegardinmenyen og velg «Alle med koblingen kan se».
Hvis koblingsdeling er aktivert, og du vil deaktivere den, klikk på rullegardinmenyen og velg alternativet «AV – Bare spesifikke personer har tilgang».
Trykk deretter på «Avansert»-knappen.
I delen «Hvem har tilgang», trykk på rullegardinmenyen ved siden av navnet på en samarbeidspartner og velg «Kan se» for å endre deres tillatelser til kun visning.
Hvis du er eier av filen, kan du ytterligere begrense tilgangen ved hjelp av to innstillinger nederst i vinduet. Den første innstillingen hindrer andre redaktører – dersom det fortsatt er noen – i å endre tilgang eller legge til nye personer.
Den andre innstillingen deaktiverer nedlasting, utskrift og kopiering av filen for de som har visnings- eller kommentartilgang, som i praksis gjør filen skrivebeskyttet.
Klikk på «Lagre endringer»-knappen.
Når du er ferdig, trykk på «Ferdig» for å lukke delingsinnstillingene.
Til slutt, for å gjøre det klart for alle at filen har nådd siste fase, bør du legge til ordet «FINAL» i navnet. Dette informerer alle som får tilgang til filen etter at du har begrenset tillatelser, at dokumentet ikke krever flere redigeringer.
Høyreklikk på filen og velg «Gi nytt navn».
Skriv «[FINAL]» i begynnelsen eller slutten av filnavnet og klikk «OK».
Det er alt! Du har fullført Google-filen og begrenset hvem som kan redigere eller se dokumentet.