Prosjektplanmaler hjelper teamene med å være i rute for å nå mål med bedre produktivitet, samarbeid og effektivitet.
Når et prosjekt går knirkefritt uten å gå glipp av et eneste trinn, får alle involverte i prosessen, fra teammedlemmer til ledere, et seierssmil om munnen.
Det er mange prosesser og oppgaver når man starter et prosjekt, fra idédugnad og produksjon til å overvåke prosjektet og analysere rapportene.
Teamene må ta vare på hver eneste detalj for å holde prosjektet på rett spor, for eksempel å arrangere møter, tildele arbeid, ta tilbakemeldinger, forbedre arbeidsflyten og så videre.
Det kan bli litt vanskelig og tidkrevende hvis du gjør alt manuelt.
Men ved å bruke prosjektplanmaler kan du strømlinjeforme hver prosess og holde oversikt på ett enkelt sted. Dette gir deg en klar plan som viser hvor du skal begynne og hvilken oppgave som prioriteres.
På denne måten vet alle hva som er nødvendig å gjøre og innen hvilken tid de trenger for å fullføre hele prosjektet.
Som et resultat kan du akselerere arbeidsflyten og oppnå mål raskt samtidig som du måler kvalitet.
La oss forstå noen få ting om prosjektplanen, dens essensielle bestanddeler, fordeler, noen gjør og ikke må, og de beste prosjektplanmalene.
Innholdsfortegnelse
Hva er en prosjektplan?
En prosjektplan definerer et dokument eller et excel-ark der du kan oppbevare alle nøkkeldetaljene til prosjektene dine, inkludert start- og sluttdatoer, milepæler, eiere, oppgaver, tidsfrister osv. Den gjør det mulig for teammedlemmene å administrere oppgavene sine i henhold til gitt instruksjoner uten å gå glipp av et eneste trinn.
En perfekt prosjektplan inkluderer en erklæring om arbeidet ditt, ressursliste, prosjektplan, struktur for arbeidssammenbrudd og åpenbart en risikoplan. Det hjelper med å forhindre tung innsats og overdreven budsjett.
Hva mener du med en prosjektplanmal?
En prosjektplanmal er et verktøy som fungerer som en byggestein for dine høyverdiprosjekter. Ved å bruke disse malene blir arbeidet ditt enklere å komme i gang med prosjektplanen. Prosjektplanmaler inkluderer eksempeloppdrag, oppgavekoder, seksjoner, en prioritert fane og mer.
Med en prosjektplan som blåkopi av komponentene, kan teamet ditt forstå prosjektet i dybden for å nå målene. Og en god prosjektplanmal hjelper med å skissere prosjektleveransene, tidsplanen og omfanget.
Hva er de viktigste komponentene i en prosjektplan?
Prosjektplaner kan variere fra prosjekt til prosjekt, men alle inneholder mer eller mindre samme type informasjon. En perfekt prosjektplan inneholder:
- Et sammendrag som oppsummerer hele prosjektinformasjonen på en enkelt side
- Prosjektmål som skisserer sluttmålet for et prosjekt
- Nøkkelansvar som skisserer rollene til hver enkelt i teamet
- Nøkkelleveranser og oppgaver som fremhever de mest nødvendige leveransene samt oppgaver gjennom hele prosjektet
- Tilgjengelige ressurser for å sikre at du har alle ressursene til å fullføre prosjektet og vil legge til noen flere om nødvendig
- Risikoanalyse hjelper til med å identifisere mulige risikoer før oppstart av prosjektet for å sette planen deretter
- Viktige milepæler identifiserer beregningene du trenger for å måle fremdriften i prosjektet
- En foreslått prosjektfrist viser deg estimert tid for hver oppgave, leveranse og milepæl.
- Budsjettdetaljer viser deg det foreslåtte budsjettet for prosjektet
- beredskapsplan
- Kommunikasjonsstrategier som må opprettholdes gjennom hele prosjektets tidslinje
- Evalueringsstrategi for å evaluere suksessen og fiaskoen til prosjektet
Hvorfor er prosjektplanlegging avgjørende?
En person ekspert på å håndtere prosjekter kan si hva som skal til for å administrere hele prosjektet. Men ting har endret seg i teknologiens verden. Nå vil du finne mange verktøy, som prosjektplanmaler, for enkelt å planlegge prosjektet fra starten.
La oss ta en titt på fordelene ved å bruke prosjektplanleggingsmaler.
Forbedrer teamytelsen
Når ledere har perfekte planer for prosjektene sine, kan de holde styr på hvert teammedlem basert på deres oppgaver og tidsfrister. Det oppmuntrer teamet ditt til å jobbe effektivt.
Dette fungerer spesielt når du jobber med lange prosjekter der teamet kanskje mangler motivasjon på veien. Ved å bruke prosjektplanmaler kan teamet ditt spore fremgangen deres og lære av feilene for å prestere bedre. Med et klart bilde av alt, kan ytelsen øke betydelig.
Øker produktiviteten
Når du jobber med et prosjekt uten solid prosjektplanlegging, må du tenke på hvilke steg du skal ta videre og hvor langt du har kommet i prosjektet. Men med prosjektplanlegging vil du vite prosjektets eksakte status og hva du skal gjøre videre. På denne måten sparer du tid og hardt arbeid, noe som resulterer i høyere produktivitet.
Bedre teamsamarbeid
Et perfekt prosjektplanleggingsverktøy forteller alle i teamet nøyaktig hva som må gjøres innenfor tidslinjen for å nå målet. Derfor er alle teammedlemmene på samme side, noe som gjør at lederen enkelt kan tildele roller, evaluere fremgang og ytelse og se etter forbedringsområder. Lag kan også enkelt kommunisere med hverandre med de fullstendige detaljene de har.
Forbedrer prosjektkvaliteten
Når det ikke er noen forvirring eller tvil på grunn av en tydelig plan, kan du jobbe med selvtillit. Hver dag du starter oppgaven, vet du hvor du skal begynne og hva du skal fullføre samme dag. Du jobber deretter og avslutter arbeidet i tide. I perfekt prosjektplanlegging er det også en buffertid for å innse om du trenger å gjøre en oppgave på nytt.
Gjøre og ikke gjøre av prosjektplanlegging
Gjøre:
- Tenk på ny utvikling
- Vær et støttende medlem
- Beskytt laget ditt mot unødvendige forstyrrelser
- Vær positiv gjennom hele prosjektet
- Ta den tiden du trenger til å fullføre oppgavene dine
- Sett deg mål og arbeid med dem
- Ta ansvar
- Sett milepæler og tidsfrister
ikke:
- Ikke ignorer dårlige nyheter
- Prøv å ikke ta unødvendige risikoer mens du planlegger
- Unngå å dele noen planer før diskusjonen
- Hindre teamet ditt fra å engasjere seg i unødvendige ting
- Få aldri panikk over resultatet; fortsett å forbedre deg
La oss nå utforske noen av de beste prosjektplanmalene.
Smartsheet
Få en omfattende liste over maler med Smartsheet Prosjektplan for Microsoft Word. Du kan bruke malene til å lede, veilede og administrere prosjektet som pågår. Ved å bruke de enkle prosjektplanmalene kan du spore prosjektdetaljene dine, administrere tidslinjer og visualisere prosjektstatus.
Smartsheet hjelper deg med å holde alle de kritiske detaljene i dokumentform, som start- og sluttdatoer, budsjettdetaljer, nødvendige ressurser og mer, med den brukervennlige og omfattende malen. Det er en skybasert plattform som lar teamet ditt planlegge godt, administrere hver prosjektdetalj og sende inn rapporter.
Sett hovedmålet ditt, identifiser handlingene som kreves for å oppnå dette målet, og tildel en person som er ansvarlig for hver oppgave med handlingsplanmalen. I tillegg kan du tildele prioritet til oppgavene, listedatoer og visningsstatus for å holde prosjektet fremover.
Med Smartsheet går du aldri glipp av noen trinn gjennom hele prosjektet. De profesjonelt utformede malene kan holde dine interne og eksterne interessenter, den øverste ledelsen og kundene oppdatert i hver fase av prosjektet.
Smartsheet tilbyr maler du gjerne vil jobbe med, for eksempel prosjektgjennomføringsplan, én-sides prosjektplan, utskrivbar prosjektplan, smidig prosjektplan, byggeprosjektplan, programstyringsplan, milepælskart, prosjektsjekkliste, prosjektoppgaveliste, sporing, statusrapport og mer.
Prøv Smartsheet gratis og glede teamet ditt med de omfattende malene.
Wrike maler
Fjern barrierer, oppnå målene dine og finn bedre klarhet i prosjektet ditt med Wrike. Dette robuste verktøyet kan forvandle måten du pleide å planlegge prosjektet på og hjelpe deg med å gjøre alt på fingertuppene.
Få 360-graders synlighet, kraftig automatisering og samarbeid på tvers av avdelinger med letthet. Wrike tilbyr ulike maler som ytterligere hjelper deg med å sette mål, milepæler og tidsfrister for prosjektet ved å tildele oppgaver til hvert medlem.
En kommunikasjonsplanmal hjelper deg med å strukturere kritisk informasjon gjennom prosjektet ved å definere hvem som er ansvarlig for hva, hva de inneholder og hva frekvensen er. Med denne malen kan du holde interessenter oppdatert.
Wrike-maler tilbyr en effektiv tilnærming til å administrere prosjektet ditt ved å dele opp komplekse prosjekter i håndterbare. Du kan tildele forfallsdatoer, spore fremdriften visuelt og levere prosjektet innen budsjett og tid. Ved hjelp av prosjektplanleggingsmaler kan du også administrere innkommende forespørsler gjennom et skjema og spore den generelle ytelsen med handlingsrettede rapporter.
Start Wrike gratis.
TemplateLab
TemplateLab tilbyr 48 profesjonelle maler for Microsoft Excel, Word og PDF for å planlegge og utføre prosjektet ditt. Enten det er prosjektplanlegging av arrangementer, planlegging av oppussing av hjemmet, planlegging av kjøkkenoppussing eller IT-prosjektplanlegging, vil du få alt i malen for å administrere prosjekter effektivt.
Ved hjelp av disse malene kan du definitivt se hva som er der og hva som kommer videre. Du kan sette mål, identifisere leveranser, planlegge planer, lage støttende planer under en nødsituasjon, administrere kommunikasjon, menneskelige ressurser osv. TemplateLab hjelper deg også med å fullføre ting enkelt innenfor gitt tidsramme og budsjett.
Ved å bruke prosjektplanleggingsmaler kan du definere alle større oppgaver, gi en ledelsesgjennomgang og kontrollramme, og estimere nødvendige ressurser og tid. Mens du visualiserer malene du foretrekker, vil du forstå hva du skal inkludere i hvilken rad eller kolonne for å få de perfekte rapportene.
Du kan laste ned prøveprosjektplanmalene i PDF-format for å se hvordan alt vil se ut mens du starter prosjektet. TemplateLab tilbyr også gratis planmaler i Word-, Excel- eller PDF-format for å hjelpe deg med å planlegge prosjektene dine.
Monday.com
Kom i gang med ferdige maler som tilbys av Monday.com for bedre prosjektplanlegging i din organisasjon. Malsenteret tilbyr ulike maler for ulike virksomheter, bransjer og team.
Ta med milepæler, tidsfrister, budsjett, interessenter, oppgaver og mer på ett sted for å perfekt planlegge og administrere hvert aspekt av prosjektet. Følg fremdriften og sørg for at ingen oppgaver slipper forbi. Det hjelper deg også å forstå flyten av fasene med ulike synspunkter, slik at du kan holde et øye med innkommende tidsfrister.
Du kan bygge grupper i henhold til stadiet eller kategorien i prosjektet og deretter avgrense dem for å vise team- og individuelt eierskap. Kategoriser hver oppgave basert på prioritet og status, slik at teamet ditt har en klar oversikt over alt de trenger å vite.
Integrer med eksisterende forretningsverktøy for å synkronisere forfallsdatoer, filer og mye mer, noe som gjør arbeidet ditt enkelt og raskt. Du kan også integrere den med Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Kalender, Outlook og Drive.
Klikk opp
Enten du planlegger et enkelt eller komplekst prosjekt, Klikk opp tilbyr deg de mest nyttige malene for perfekt prosjektplanlegging slik at du aldri vil gå glipp av noe i flyten din. Det gir også et forhåndslaget dokument som hjelper deg med å organisere ulike prosjektelementer i ett enkelt dokument.
Roadmap-malen lar deg informere teammedlemmene dine om prosjektets tidslinje i en fullstendig visuell form. Skisser forventningene og koble til de angitte oppgavene for en bedre opplevelse. Budsjettmalen hjelper deg også med å visualisere utgiftene enkelt og planlegge det fremtidige budsjettet.
ClickUp-maler gir deg tillit til å prioritere prosjektplanlegging, organisere status og mer. Organiser arbeidsflytene, tidsfristene og filene dine slik at du kan fokusere på å lage arbeid. Den tilbyr også en Gantt-kartmal som gir et tydelig prosjektbilde.
Begynn å bruke malene gratis.
Deretter, la oss grave i litt prosjektledelsesprogramvare som lar deg administrere hele prosjektet enkelt.
Monday.com
Samarbeid, administrer og planlegg ethvert prosjekt med mandag, fra grunnleggende prosjekter til komplekse. La teammedlemmene yte sitt beste, koble hver bevegelige del av prosjektet til én enkelt plattform, og få større effekt for å nå målene dine.
Du kan til og med administrere flere prosjekter med denne prosjektstyringsprogramvaren. Monday.com lar deg lage dashboards, forstå flaskehalser, kjenne til risikoene, tildele oppgaver til teamene dine og mer slik at du kan fortsette å bevege deg raskere.
Automatiser prosjektgodkjenninger og prioriter oppgavene for å spare verdifull tid og krefter. Du vil også få tilpassbare skjemaer for å lage elementer umiddelbart på tavlene og enkelt spore tingene på veien. Du kan også overvåke ytelsen og enkelt ta effektive beslutninger.
Prøv individuelle prosjekter gratis og forstå bruken deres.
Smartsheet
Velkommen til en ny verden av arbeidsledelse med Smartsheet, som lar deg administrere prosjektene dine, automatisere prosessene og skalere opp bedriftsprogrammer på én enkelt plattform. Det gir et sett med arbeidsflyter, dashbord, rapporter og visninger for å spore og fange opp planene, tidsplanene og ressursene dine.
Bedrifter i alle størrelser kan enkelt skalere med selvtillit for å levere høyest mulig verdi med de nødvendige malene og verktøyene. Smartsheet integreres også med programvaren du allerede bruker i din organisasjon. Det er nyttig for IT-fagfolk, designere og andre som er avhengige av prosjekter.
Finn ressursene du trenger og begynn å administrere prosjektet fra begynnelsen.
Teamarbeid
Kjør ditt viktige prosjekt med Teamwork-prosjektstyringsprogramvare. Den lar deg se alt fra start til slutt på ett enkelt sted, slik at du enkelt kan administrere prosjekter.
Få de avanserte funksjonene du ønsker for å administrere prosjektet ditt, fra tidsregistrering til ressursallokering og budsjettering. Legg til Desk, Chat, Spaces eller CRM til prosjektledelsen som er sømløst konfigurert for å få en enda bedre opplevelse.
Start din gratis prøveversjon i dag og øk produktiviteten og lønnsomheten.
Konklusjon
Å lede prosjekter fra start til slutt er utfordrende for organisasjoner. Bruk de beste prosjektplanleggingsmalene og -programvaren for å planlegge og utføre prosjektene dine med større fleksibilitet, letthet og selvtillit. Det hjelper deg å spare tid og redusere innsats og mentalt stress.
Du kan også se på noen av prosjektveikartmalene.