Å håndtere møtenotater og dele dem med teamet kan være en utfordring. Det krever organisering, nøyaktig registrering av nøkkelpunkter og tydelige ansvarsfordelinger, alt mens man deltar aktivt i møtet.
Heldigvis finnes det en praktisk løsning i Google Dokumenter: en mal for møtenotater. Denne enkle, men kraftfulle funksjonen kan ha en betydelig positiv effekt på møteeffektiviteten.
Hvordan opprette og dele møtenotater i Google Dokumenter
Maler er et essensielt verktøy for å øke produktiviteten. I stedet for å bruke tid på å strukturere notatene fra bunnen av, kan du dra nytte av Google Dokumenters maler og fokusere på innholdet. Malen henter automatisk møtedetaljer fra din Google Kalender, slik at du raskt kan notere og dele dem med dine kolleger.
Det er enkelt å lage og dele møtenotater ved hjelp av Google Dokumenters innebygde mal. Slik gjør du det:
- Start med å åpne et Google Dokument.
- Skriv «@» i dokumentet, og velg «Møtenotater» (som du finner under «Byggeklosser») fra nedtrekksmenyen.
- En liste over alle hendelser i Google Kalenderen din vil vises. Velg det relevante møtet.
- Legg til deltakerne og begynn å føre notater.
For å koble notatene til kalenderhendelsen, klikker du på «Legg ved»-knappen til høyre. Dette gir alle deltakerne tilgang til møtenotatene via Google Kalender.
Du kan også sende møtenotatene direkte på e-post til deltakerne ved å klikke på konvoluttikonet til venstre.
I tillegg kan du legge til andre relevante filer fra Google Disk. Klikk på de tre prikkene til venstre, og deretter på «Legg ved Disk-filer».
Hvordan lage og tildele handlingselementer i Google Dokumenter
Under møtet kan det oppstå behov for å registrere spesifikke handlingselementer som må utføres. Google Dokumenter forenkler denne prosessen ved å la deg registrere og tildele handlingselementer direkte til teammedlemmer, noe som sikrer oppfølging. Slik gjør du det:
- Lag en liste over oppgavene som må utføres under «Handlingspunkter».
- Dobbeltklikk på oppgaven for å markere den.
- Klikk på «Legg til kommentar»-ikonet, og legg til din kommentar.
- I kommentarfeltet, skriv «@» etterfulgt av navnet på personen som er ansvarlig for oppgaven.
- Kryss av i boksen i kommentarfeltet for å tildele oppgaven. Dette er nødvendig for at den ansvarlige personen skal motta et varsel.
- Klikk til slutt på «Tildel».
Fordeler med å bruke Google Dokumenter for notater
Å bruke Google Dokumenters notatmal for møter kan forbedre produktiviteten og samarbeidet i teamet ditt. En stor fordel er at du jobber i et kjent miljø og slipper å installere ny programvare.
Her er noen flere grunner til at du bør bruke Google Dokumenter for å registrere notater og handlingselementer:
1. Samarbeid i sanntid
Google Dokumenters funksjon for samarbeid i sanntid lar alle møtedeltakerne se oppdateringer, tildelte oppgaver og fullførte elementer etter hvert som de skjer.
2. Bedre ansvarsfordeling
Tildeling av handlingselementer til spesifikke teammedlemmer med avkryssingsbokser gir bedre ansvarsfordeling og motiverer teamet til å fullføre oppgavene i tide.
3. Tilgjengelighet uansett sted
Siden Google Dokumenter er skybasert, er møtenotatene tilgjengelige hvor som helst med en internettforbindelse. Teammedlemmer kan gjennomgå, redigere og spore notater og oppgaver uansett hvor de befinner seg.
4. Effektiv tidsbruk
Det intuitive grensesnittet og den innebygde notatmalen eliminerer behovet for å bruke tid på å organisere notater under møtet. Dette frigjør tid til aktiv deltakelse i møtet istedenfor å bli sittende fast med notater og organisering.
Effektiviser møtenotatene med Google Dokumenter
Å lage møtenotater med Google Dokumenter er en enkel og effektiv løsning. Denne smarte funksjonen gjør det mulig å notere raskere og mer effektivt enn før.
Den sømløse integrasjonen med Google Kalender sikrer at alle deltakere kan se, samarbeide og følge opp oppgaver i sanntid. Ved å benytte deg av denne malen kan du øke produktiviteten og forbedre samarbeidet i teamet ditt.