Slik oppretter du raskt møtenotater i Google Dokumenter

Hvis du er ansvarlig for å ta møtenotater og dele dem med teamet ditt, vet du hvor vanskelig det kan være å holde styr på alt mens møtet utfolder seg. Du må holde deg organisert, skrive ned nøkkelpunkter, avgrense detaljer og angi handlingspunkter for deltakerne mens du deltar i møtet.

Heldigvis forenkler Google Dokumenters mal for møtenotater denne prosessen. Denne funksjonen er enkel, men den kan forbedre møtets produktivitet betydelig.

Hvordan lage og dele møtenotater i Google Dokumenter

Maler er produktivitetens brød og smør. I stedet for å bruke dyrebar tid på å bygge en sammenhengende struktur for notatene dine, kan du bruke Google Docs-maler og fokusere på de viktige tingene. Denne malen henter møtedetaljene fra møteagendaen din i Google Kalender – slik at du raskt kan ta notater og dele dem med kolleger.

Det er ganske enkelt å lage og dele møtenotater ved hjelp av Google Dokumenters innebygde mal. Her er hva du må gjøre:

Åpne Google Dokumenter-filen.

Skriv @ i dokumentet og velg Møtenotater (plassert under Byggeklosser) fra rullegardinmenyen.

En meny fylt med alle hendelsene fra Google-kalenderen din vises. Velg det aktuelle møtet eller arrangementet.

Legg til deltakerne og begynn å skrive ned notatene dine.

For å legge ved møtenotatene til kalenderhendelsen, klikk på Legg ved-knappen til høyre. Dette vil gi deltakerne tilgang til møtenotatene fra Google-kalenderen deres.

Alternativt kan du velge å sende møtenotatene på e-post til deltakerne. For å gjøre det, klikk på konvoluttikonet til venstre.

Du kan også legge ved eventuelle ekstra Disk-filer til møtenotatene dine. For å gjøre det, klikk på de tre prikkene til venstre og klikk på Legg ved Disk-filer.

Hvordan lage og tilordne handlingselementer i Google Dokumenter

Under møtet vil teamet ditt sannsynligvis bli enige om visse handlingspunkter som må fullføres. Google Dokumenter gir en enkel måte å registrere disse handlingselementene og tilordne dem til spesifikke medlemmer av teamene dine, noe som gjør det enkelt å følge opp. Slik kan du gjøre det:

List opp oppgavene som må fullføres under Handlingspunkter.

Dobbeltklikk på oppgaven for å markere den.

Klikk på Legg til kommentar-ikonet, og skriv inn kommentaren.

I samme tekstboks skriver du inn et at-tegn (@) etterfulgt av navnet på personen som er ansvarlig for oppgaven.

Merk av i boksen i kommentarfeltet for å tilordne oppgaven. Du må krysse av i denne boksen for at personen skal motta et varsel om handlingselementet.

Til slutt klikker du på Tilordne.

Fordeler med å bruke Google Dokumenter for å ta notater

Bruk av Google Dokumenters notatmal kan øke produktiviteten til møtet ditt og øke samarbeidet. Den viktigste fordelen med å bruke Google Dokumenter fremfor andre notatverktøy for møter er at du jobber i et kjent arbeidsområde og ikke trenger å installere noe nytt.

Her er noen flere grunner til hvorfor du bør begynne å bruke Google Dokumenter for å registrere viktige notater og handlingspunkter:

1. Samarbeid i sanntid

Google Dokumenters samarbeidsverktøy i sanntid lar alle møtedeltakere se oppdateringer, tildelte oppgaver og fullførte elementer etter hvert som de skjer.

2. Bedre ansvarlighet

Å tildele handlingselementer med avmerkingsbokser til passende teammedlemmer sikrer ansvarlighet og kan oppmuntre teamet ditt til å fullføre oppgaver i tide.

3. Fjerntilgjengelighet

Siden Google Dokumenter er skybasert, er møtenotatene dine tilgjengelige fra hvor som helst med en internettforbindelse. Teammedlemmer kan se gjennom, redigere og spore notater og oppgaver uavhengig av deres fysiske plassering.

4. Tidseffektivitet

Det brukervennlige grensesnittet og den innebygde notatmalen frigjør deg fra bryet med å organisere notater under møtet. Dette lar deg delta aktivt i møtet i stedet for å bli fastlåst med notater og organisering.

Strømlinjeform møtenotater med Google Dokumenter

Å lage møtenotater med Google Dokumenter er så enkelt som det kan bli. Denne smarte funksjonen lar deg skrive ned notater raskere og mer effektivt enn før.

Dessuten sikrer den sømløse integrasjonen med Google Kalender at du og alle andre deltakere kan se, samarbeide og spore oppgaver i sanntid. Ved å omfavne denne malen kan du øke produktiviteten og forbedre samarbeidet i teamet ditt.