Excel har funksjoner «Sorter A til Å» og «Sorter Z til A» som lar deg sortere verdier alfabetisk eller numerisk, og en «Egendefinert sortering»-funksjon som lar deg sortere ved hjelp av flere kriterier. Slik bruker du dem.
La oss se på et eksempel
I dette eksemplet har vi valgt ni kjemiske grunnstoffer fra det periodiske systemet, og vi vil sortere dataene basert på celleinnholdet ved å bruke «Sort A til Å»-funksjonen og «Custom Sort»-funksjonen.
«Sorter og filtrer»-rullegardinmenyen er plassert helt til høyre på fanen «Hjem».
Her er våre eksempeldata, hentet fra det periodiske systemet. Hvert «element» har informasjon som er unik for det, for eksempel dets «Symbol» og «Atomnummer.» Men hvert element tilhører også andre kategorier, for eksempel dets «Fase ved STP» (dvs. om det er et fast stoff, væske eller gass i et rom ved standard temperatur og trykk) og dets «Elementkategori» på periodetabellen.
La oss starte enkelt og sortere dataene etter kolonnen «Atomnummer». Start med å velge kolonnen (du kan inkludere overskriftsraden hvis dataene dine har en).
Naviger nå til rullegardinmenyen «Sorter og filtrer» og velg enten det første eller andre alternativet. I dette eksemplet vil vi sortere fra laveste til høyeste numeriske verdi ved å bruke «Sorter A til Å»-funksjonen.
En «Sorteringsadvarsel»-boks vises hvis det er andre kolonner med data som Excel mener du kanskje vil inkludere i sorteringen. La oss først undersøke resultatene av alternativet «Fortsett med gjeldende valg». Klikk på det alternativet og trykk på «Sorter» -knappen.
Du kan se at kolonnen «Atomnummer» er sortert fra lavest til høyest, men at den tilsvarende informasjonen i de andre kolonnene ikke er endret. Dette kan være problematisk hvis du ønsker å sortere alle kolonnene. Så før du går videre, se på noen av radene for å se om de gir mening. I dette tilfellet er det åpenbart at de andre kolonnene ikke har blitt sortert fordi Hydrogen, elementet med det laveste «atomnummeret», er vist å ha «atomnummeret» av bly.
La oss nå prøve det andre alternativet for å se hvordan det fungerer. Velg alternativet «Utvid utvalget» og klikk på «Sorter»-knappen.
Du kan se at dataene i kolonnen «Atomnummer» er sortert og dataene i de andre radene fulgte dem. (Du kan også bare markere alle dataene og Excel vil ikke vise en «Sorteringsadvarsel»-boks.)
La oss nå se hvordan vi kan bruke funksjonen «Egendefinert sortering» for å sortere dataene etter flere forskjellige kolonner samtidig.
Velg alle dataene, ta med overskriftsraden hvis dataene dine har en.
Naviger nå til rullegardinmenyen «Sorter og filtrer» og velg kommandoen «Egendefinert sortering».
Dette får opp Sorter-vinduet.
Vi vil sortere dataene våre først ved å bruke «Fase ved STP»-kolonnen slik at alle gassene vil vises høyere på listen enn de faste stoffene. Velg «Fase ved STP»-kolonnen.
Trykk nå på «Legg til nivå»-knappen.
Et nytt nivå vises. Legg merke til at nivået sier «Så ved». Dette betyr at det vil være den andre kolonnen som brukes til å sortere dataene. Vi vil velge «Elementkategori» som det andre nivået slik at gassene sorteres etter kategori og edelgasser vil stå høyere på listen enn de reaktive gassene. Velg kolonnen «Elementkategori».
Legg merke til at det er andre alternativer. La oss ta en titt på «Sorter på»-rullegardinalternativene. Det finnes en rekke alternativer, men vi vil bruke alternativet «Celleverdier».
Legg til et nytt nivå ved å trykke på «Legg til nivå»-knappen igjen.
Velg «Element»-kolonnen. Dette betyr at «Element»-verdiene i hver «Elementkategori» vil bli sortert alfabetisk slik at edelgassen Argon kommer før den andre edelgassen, Neon.
La oss se på rullegardinmenyen «Bestill». Det er noen få alternativer, men for dette eksemplet vil vi velge standard «A til Å» sorteringsrekkefølge.
Du kan legge til så mange nivåer som får plass i «Sorter»-boksen. Når du er ferdig, klikk på «OK»-knappen.
Dataene har blitt sortert. Sorteringsrekkefølgen var først etter «Phase at STP», deretter «Element Category» og deretter etter «Element.» Du kan se at «Fase ved STP»-kolonnen er sortert alfabetisk, og innenfor hver «Fase ved STP»-type er «Elementkategori»-verdiene sortert alfabetisk. Og til slutt er «Element»-verdiene sortert alfabetisk innenfor hver «Elementkategori»-type.
Merk: Pass på å velge alle kolonnene du trenger når du forbereder å sortere dataene dine. Excel vil ikke advare deg om at du kan overse kolonner når du bruker funksjonen «Egendefinert sortering».