Du trenger ikke lenger å signere kontrakter fysisk for at de skal være juridisk gyldige. Med Zoho Sign kan du signere dokumenter digitalt, noe som sparer deg for både tid, penger og unødvendige problemer.
I en verden hvor papirarbeid stadig blir mindre brukt, er det fornuftig å gå over til digitale signaturer. Dette er ikke bare raskere og mer praktisk, men også mer miljøvennlig.
Det finnes mange digitale signaturløsninger på markedet, men det er viktig å velge en pålitelig og kostnadseffektiv løsning som Zoho Sign.
Hva er en digital signatur?
En digital signatur er en metode for å bekrefte autentisiteten og integriteten til et digitalt dokument, programvare eller melding. Den benytter krypteringsteknikker for å beskytte dokumentet mot forfalskning og endringer. Digitale signaturer er anerkjent som juridisk bindende i mange land, inkludert Norge.
Hvorfor trenger du en digital signatur?
Spar tid og penger
Tradisjonell dokumentbehandling krever utarbeiding, utskrift, skanning og sending av dokumenter til flere parter. Det kan ta uker før de returneres ferdig signert. Digitale signaturer eliminerer disse trinnene og sparer dermed tid og penger.
Effektivt og sikkert
Digitale signaturer gir et trygt alternativ til papirbaserte signaturer. Du slipper å skrive ut, skanne eller sende fysiske dokumenter. Dette reduserer også faren for forfalskning.
Tilgjengelighet
Digitale signaturer er ekstremt praktiske for globale dokumenter og forretningsavtaler. Parter kan signere dokumenter trygt fra hvor som helst, noe som effektiviserer virksomheten.
Et bedre firmainntrykk
Papirbruk for dokumentsignaturer har miljømessige konsekvenser. Ved å gå over til digitale signaturer bidrar du til å redusere dette og gir et mer miljøvennlig inntrykk.
Juridisk gyldighet
Digitale signaturer er juridisk gyldige i mange land, akkurat som håndskrevne signaturer. Enten det gjelder kontrakter, avtaler, elektroniske transaksjoner eller andre juridiske dokumenter, bekrefter digitale signaturer deres autentisitet og integritet, og gjør dem rettslig bindende.
Integritet
Digitale signaturer bidrar også til å opprettholde integriteten til digitale dokumenter. Ved hjelp av kryptografiske algoritmer genereres en unik hash-verdi. Hvis dokumentet endres, vil hash-verdien endres, noe som beviser at dokumentet er blitt manipulert.
Automatisering av arbeidsflyt
Papirbaserte signaturer krever koordinering og manuell oppfølging for å sikre korrekt signering og databeskyttelse. Dette kan lett føre til forsinkelser, feil og brudd på retningslinjer.
Ved å gå over til digital signatur, får du en standardisert og automatisert arbeidsflyt som er konsistent og feilfri.
Hvordan Zoho Sign kan hjelpe deg med digitale signaturer
Hvis du fortsatt benytter deg av tradisjonell penn og papir for å signere forretningsdokumenter, er det på tide å vurdere Zoho Sign. Denne programvaren forenkler sikker signering og administrasjon av forretningsdokumenter fra hvor som helst i verden med noen få klikk.
Denne omfattende digitale signaturappen eliminerer den tungvinte prosessen med manuell signering. Med Zoho Sign kan du oppnå juridisk gyldige og manipulasjonssikre dokumenter som ikke kan endres etter signering. Programvaren gir deg også muligheten til å verifisere identiteten til underskriveren, samt signere dokumenter hvor som helst med fullt samsvar med gjeldende lover.
La oss se nærmere på de viktigste funksjonene i Zoho Sign.
Enkel signering og sending
Zoho Sign tilbyr en enkel og grei tilnærming til signering og sending av dokumenter for digital signatur. Du kan enkelt laste opp dokumentet, legge til mottakere og plassere ut skjemaelementer før sending. For å signere dokumentet, åpner du lenken som er sendt via e-post, taster inn en bekreftelseskode om nødvendig, og signerer dokumentet.
Sømløs dokumenthåndtering
Dokumenthåndteringen i Zoho Sign er også enkel og problemfri. Du kan overvåke dokumentenes status og utføre handlinger basert på denne statusen. Zoho Sign gir deg også et komplett revisjonsspor, inkludert en full historikk over handlinger utført på et dokument, samt et ferdigstillingssertifikat for dokumenter uten ventende oppgaver.
Gjenbrukbare dokumentmaler
Zoho Signs malfunksjon sparer deg for bryet med å lage nye avtaler hver gang du skal bruke dem. Som bruker av Professional- eller Enterprise-planen kan du lage maler for salgsavtaler, ansettelseskontrakter og retningslinjer for sosiale medier som du kanskje må bruke ofte.
Etter at du har laget maler tilpasset dine behov, kan du se og redigere disse malene ved behov. Du kan også endre eierskap, opprette SignForm (kun tilgjengelig for administratorer) og slette malene. Disse malene vil være tilgjengelige på kontoen din inntil du sletter dem manuelt.
Sende dokumenter i bulk
Zoho Sign lar deg sende ett eller flere dokumenter til flere mottakere samtidig via masseutsendelsesfunksjonen. Denne funksjonen er tilgjengelig med Enterprise-planen og er nyttig når HR-ledere for eksempel skal innhente signatur på en oppdatert policy fra alle ansatte.
Støtte for Open AI-integrasjon
Hvis du har et betalt Zoho Sign-abonnement med amerikanske datasentre og en gyldig brukergenerert OpenAI API-nøkkel, kan du dra nytte av ChatGPT og OpenAI-integrasjonen gjennom Zohos AI-assistent Zia. Ved hjelp av denne integrasjonen deles dokumentdataene dine med Open AI og kan brukes til ulike formål, inkludert å lage sammendrag av dokumenter.
AES og QES
Brukere med betalte planer og amerikanske datasentre kan skaffe AES (Advanced Electronic Signature)-sertifikater for signaturer via TrustFactory i Sør-Afrika. Brukere må registrere seg hos TrustFactory og konfigurere denne integrasjonen for å bruke denne funksjonen.
Zoho Sign samarbeider også med Uanataca SA, en EU-basert tjenesteleverandør for identitetsverifisering. Med denne integrasjonen kan Enterprise-abonnementsbrukere signere dokumenter med QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign-mobilapper
Hvis du alltid er på farten, kan du installere Zoho Signs Android- eller iOS-apper på dine mobile enheter. Disse appene er like effektive til å signere, spore og sende dokumenter, i tillegg til å administrere maler.
Zoho Sign APIer
Zoho Sign tilbyr også APIer for digital signaturintegrasjon i alle applikasjoner. Uansett prosjektkrav, kan du enkelt bruke kodeeksempler i det programmeringsspråket du foretrekker.
De fleksible og skalerbare APIene kan implementeres på få minutter. Alle dokumenter som signeres via disse APIene, er 100 % rettslig gyldige. Du får det høyeste sikkerhetsnivået med den industristandardiserte OAuth 2.0-protokollen.
Integrasjon med toppplattformer
Du bruker kanskje forskjellige verktøy for virksomheten og kommunikasjonen din. Zoho Sign kan integreres med kjente applikasjoner som Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents og Integromat.
Generer rapporter
Organisasjonsadministratorer har tilgang til detaljerte rapporter generert av Zoho Sign for alle dokumenter som er signert og sendt via kontoen. Det finnes også kategorifiltre for dokumenttype, dokumentstatus (fullført, tilbakekalt, avvist, utløpt), dokumentets gyldighet og aktivitetshistorikk.
Rapportene genereres som standard for de siste 30 dagene, men du kan også generere rapporter på ukentlig og månedlig basis. Du kan laste ned rapportene til ditt lokale system i CSV-filformat.
Priser for Zoho Sign
Enkeltbrukere kan velge den kostnadsfrie Zoho Sign-planen som gir mulighet til å signere fem dokumenter per måned. Hvis du har større behov, kan du velge mellom Standard-, Professional- og Enterprise-planene, som starter på 10 dollar per bruker per måned.
Zoho Sign tilbyr også en 14-dagers gratis prøveperiode der du kan teste alle funksjonene i Enterprise-planen. Det finnes også en enkel og oversiktlig betal-per-bruk API-plan for digitale signaturer.
Siste ord
Digital signatur gir ikke bare bekvemmelighet for fjernsignering av dokumenter, men tilfører også et ekstra lag med sikkerhet mot manipulering. Det er en miljøvennlig prosess som ikke innebærer papirarbeid og som er sporbar for revisjonsformål.
Zoho Sign er en rimelig digital signaturløsning som lar deg opprette dokumenter og sende dem for rask signering. Både små og store bedrifter, samt enkeltpersoner, kan benytte seg av denne programvaren for juridisk dokumentasjon.
Bedrifter kan også vurdere andre Zoho-applikasjoner som Zoho Assist og Zoho Payroll.