Kontrakten din trenger ikke å signeres manuelt for å være juridisk bindende – du kan signere et dokument digitalt og spare tid, penger og problemer ved å bruke Zoho Sign.
I dagens verden, hvor papirarbeid gradvis blir foreldet, er det fornuftig å bytte til digitale signaturer. Digitale signaturer er ikke bare raskere og mer praktiske, men de er også miljøvennlige.
Selv om det finnes ulike digitale signaturprogramvare på markedet, bør du velge en pålitelig løsning som Zoho Sign som er dyktig og rimelig på samme tid.
Innholdsfortegnelse
Hva er en digital signatur?
En digital signatur er en teknikk som validerer ektheten og integriteten til et digitalt dokument, programvare eller melding. Den bruker kryptografi for å beskytte dokumentet mot tukling og etterligning. Digitale signaturer anses som juridisk bindende i mange land, inkludert USA.
Hvorfor trenger du en digital signatur?
Spar tid og penger
Manuell dokumentbehandling for signaturer inkluderer utkast, utskrift, skanning og utsendelse til andre parter. Det kan til og med ta uker å få disse tilbake etter at de er signert. Digital signatur sparer deg for tid og penger ved å eliminere disse oppgavene.
Effektiv og sikker
Digitale signaturer fungerer som et sikkert alternativ til tradisjonelle signaturer laget på papir. Du trenger ikke skrive ut, skanne eller sende de fysiske dokumentene til de andre partene. Det reduserer også risikoen for forfalskning.
tilgjengelighet
For alle slags eksterne og globale dokumenter er den digitale signaturen svært praktisk. Det hjelper partene med å signere dokumenter på en sikker måte fra et hvilket som helst sted, og forbedrer dermed virksomhetens effektivitet.
Bedre firmabilde
Bruk av papir til dokumentsignatur har også en miljøpåvirkning. Med digitale signaturer kan du redusere det og skape et miljøvennlig inntrykk i næringslivet.
Juridisk gyldighet
I mange land er digitale signaturer juridisk gyldige, som håndskrevne signaturer. Enten det er en kontrakt, avtale, elektronisk transaksjon eller et hvilket som helst annet juridisk dokument, sikrer digitale signaturer dets autentisitet og integritet for å gjøre det anerkjent som juridisk bindende i retten.
Integritet
En digital signatur er også nyttig for å opprettholde integriteten til et digitalt dokument. Den bruker kryptografiske algoritmer for å generere en unik hashverdi. Hvis noen endrer det dokumentet, vil det være en annen hash-verdi som vil fungere som bevis på dokumentendring.
Automatisering av arbeidsflyt
Papirbaserte signaturer krever koordinering og manuell sporing for å sikre at dokumentene signeres nøyaktig og at datakonfidensialitet er beskyttet. Dessuten er det sjanser for forsinkelser, feil og brudd på retningslinjene i manuelle signaturer.
Å bytte til en digital signatur betyr å bytte til en standard og automatisert arbeidsflyt som er konsistent og feilfri.
Hvordan Zoho Sign kan hjelpe med digital signatur
Hvis du fortsatt er avhengig av den tradisjonelle penn- og papirmetoden for å signere forretningsdokumenter, er det på tide å velge Zoho Sign. Denne programvaren forenkler sikker signering og administrasjon av forretningsdokumenter fra et hvilket som helst globalt sted med noen få klikk.
Denne komplette digitale signaturappen hjelper deg å eliminere den tungvinte prosessen med å signere et dokument manuelt. Med dens hjelp kan du få juridisk gyldige og manipulasjonssikre dokumenter som ikke kan endres når de er signert. I tillegg lar denne programvaren deg bekrefte identiteten til underskriveren og signere dokumenter fra hvor som helst med maksimal lovlig overholdelse.
La oss nå se på toppfunksjonene til Zoho Sign.
Enkel signering og sending
Zoho Sign implementerer en no-nonsense tilnærming til å signere og sende dokumenter for digital signatur. Du kan enkelt laste opp dokumentet, legge til mottakerne og plassere skjemafelt for dem før du sender det. For å signere må du åpne lenken som sendes via e-post, angi bekreftelseskoden om nødvendig og signere dokumentet.
Sømløs dokumenthåndtering
Å administrere dokumentene på denne plattformen er også fri for problemer. Den lar deg sjekke dokumentstatusen og utføre ytterligere handlinger basert på den. Dessuten kan Zoho Sign brukes til komplette revisjonsspor. Den gir deg en fullstendig historikk over handlinger utført på et dokument og sertifisering av fullføring for dokumenter uten ventende oppgaver.
Gjenbrukbare dokumentmaler
Malfunksjonen til Zoho Sign sparer deg for å lage nye avtaler fra bunnen av hver gang du vil bruke dem. Som bruker av profesjonelle og Enterprise-planer kan du lage maler for salgsavtaler, ansettelseskontrakter og retningslinjer for sosiale medier som du kanskje må bruke ofte.
Etter å ha opprettet malene for dine forretningsbehov, kan du se og redigere disse malene for hver unike anledning, endre eierskap, opprette SignForm (kun tilgjengelig for organisasjonsadministratorer) og slette malene. Disse malene vil være på kontoen din til du sletter dem manuelt.
Sende dokumenter i bulk
Zoho Sign lar deg sende ett eller flere dokumenter til flere mottakere om gangen ved å bruke massesendingsfunksjonen. Kun tilgjengelig med Enterprise-planen, er den nyttig når HR-ledere trenger å få den oppdaterte policyen signert av amm-ansatte i en organisasjon.
Støtte for Open AI-integrasjon
Hvis du har et betalt Zoho Sign-abonnement med amerikanske datasentre og en gyldig brukergenerert OpenAI API-nøkkel, kan du bruke ChatGPT og OpenAI-integrasjonen gjennom Zohos AI-assistent Zia. Ved å bruke denne integrasjonen blir dokumentdataene dine delt med Open AI og kan brukes til ulike formål, inkludert å få et dokumentsammendrag.
AES og QES
Brukere av alle betalte planer og amerikanske datasentre kan få AES (Advanced Electronic Signature)-sertifikater for sine signaturer gjennom Sør-Afrika-baserte TrustFactory. Brukere må registrere seg hos TrustFactory og konfigurere denne integrasjonen for å få denne funksjonen.
Zoho Sign samarbeider også med Uanataca SA, som er en EU-basert tjenesteleverandør for identitetsverifisering. Med hjelpen kan Enterprise-abonnementsbrukere signere dokumenter gjennom QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign-mobilapper
Hvis du alltid er på farten, kan du installere Zoho Signs Android- eller iOS-apper på dine mobile enheter. Disse appene er like effektive når det gjelder å signere, spore og sende dokumenter sammen med å administrere maler.
Zoho Sign APIer
Zoho Sign tilbyr også API-er for digital signaturintegrasjon i enhver applikasjon. Uansett prosjektkrav, kan du enkelt bruke kodeeksemplene på ditt foretrukne programmeringsspråk.
De fleksible og skalerbare APIene kan implementeres på noen få minutter. Alle dokumenter som er signert med disse API-ene er 100 % tillatt i retten. Du får det høyeste sikkerhetsnivået med industristandard OAuth 2.0-protokoll.
Integrasjon med toppplattformer
Du bruker kanskje forretnings- og kommunikasjonsverktøy for organisasjonen din. Zoho Sign kan integreres med fremtredende applikasjoner som Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents og Integromat.
Generer rapporter
Organisasjonsadministratorer kan få tilgang til de detaljerte rapportene generert av Zoho Sign for alle dokumentene som er signert og sendt med kontoen din. Kategorifiltre er også tilgjengelige for dokumenttype, dokumentstatus (fullført, tilbakekalt, avvist, utløpt), dokumentets gyldighet og aktivitetshistorikk.
Den genererer rapporter for de siste 30 dagene som standard; Du kan imidlertid generere rapporter på ukentlig og månedlig basis. Du kan også laste ned rapportene til det lokale systemet i CSV-filformat.
Zoho-skiltpriser
Enkeltbrukere kan velge gratis Zoho Sign-planen som lar deg signere fem dokumenter per måned. Hvis du har flere krav, kan du velge mellom Standard-, Professional- og Enterprise-planer, som starter på $10/bruker/måned.
Det er en 14-dagers gratis prøveversjon tilgjengelig på Zoho Sign, hvor du kan prøve alle funksjonene i Enterprise-planen. Den har til og med en enkel og gjennomsiktig pay-as-you-use digital signatur API-plan.
Siste ord
Digital signatur tilbyr ikke bare bekvemmelighet for ekstern dokumentsignatur, men legger også til et ekstra sikkerhetslag mot tukling. Det er en miljøvennlig prosess som ikke involverer papirarbeid og kan spores for revisjonsspor.
Zoho Sign er et rimelig digitalt signaturprogram som lar deg lage dokumenter og sende dem til andre for rask signatur. Små og store selskaper og personlige brukere kan bruke denne programvaren for juridisk dokumentasjon.
Bedrifter kan også velge andre Zoho-applikasjoner som Zoho Assist og Zoho Payroll.