Programvare for teamledelse bidrar til bedre kommunikasjon og oppgavekoordinering, noe som igjen øker den samlede produktiviteten og kvaliteten på arbeidet.
Selv de mest grunnleggende verktøyene, som tidsregistreringsapper eller oppgavetavler, kan være svært nyttige. Likevel, finnes det situasjoner der en fullstendig løsning for å styre hele teamet er nødvendig.
Oppgavelister og møteplanlegging er kun to av mange aspekter ved effektiv teamledelse. Ved å kombinere ulike programvarefunksjoner, kan samarbeidet forbedres og viktig informasjon om prosjekter, klienter, oppgaver og andre aktiviteter og ressurser lagres.
Antallet funksjoner du trenger å kombinere avhenger av teamets størrelse og typen arbeid som utføres.
Her er noen egenskaper som teamet ditt kan trenge for å nå sitt fulle potensiale:
- Arbeidsplanlegging, inkludert delegering og prioritering av oppgaver samt bruk av en felles kalender.
- Chat, fildeling og andre former for kommunikasjon og samarbeid.
- Prosjektledelse, som innebærer å knytte ressurser og ansvar til felles innsats og overvåke fremdriften.
- Datalagring gir en sentral plass for tilgang til informasjon om kunder, kontakter, team, bedrifter og andre relevante områder.
- Rapportering og analyse, inkludert arbeids- og prosjektrapporter, tidsregistrering og oversiktsdashbord.
I de fleste tilfeller har du to valg:
- Forsøke å integrere ulike teknologier som hver kun tilbyr en spesifikk funksjon, inn i en samlet teamadministrasjonsløsning.
- Bruke en enkelt, omfattende programvareløsning som allerede gir alle ønskede funksjoner.
Hva er utfordringen? Det finnes hundrevis av programmer og verktøy med en enkelt funksjon, men langt færre omfattende alternativer. Derfor vil denne gjennomgangen se på «Teamwork», en av de beste programvarene for teamadministrasjon på markedet.
En oversikt over Teamwork
Teamwork er et nettbasert programvareselskap med hovedkontor i Cork, Irland. Selskapet er privateid og utvikler programvare som forenkler oppgavehåndtering og teamsamarbeid.
I 2016 rapporterte selskapet at programvaren ble brukt av over 370 000 organisasjoner (inkludert Disney, Spotify og HP) og hadde mer enn 2,4 millioner brukere. Selskapet ble etablert i 2007.
Teamwork lar deg anslå tidsbruken for en oppgave og deretter spore hvor mye tid som faktisk brukes på prosjektene.
Med tiden vil du bli flinkere til å estimere og nøyaktig fastslå hvor lang tid det tar å utføre spesifikke oppgaver.
Teamwork er mer enn bare tidsregistreringsprogramvare. Den gir mulighet for prosjektadministrasjon og inkluderer også teamkommunikasjon med Teamwork Chat. Dette er en komplett løsning for å håndtere teamets tid og prosjekter.
Teamwork tilbyr ulike tjenester som kjører i skyen, inkludert Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM og Teamwork Chat.
Teamwork ble først tilgjengelig for publikum 4. oktober 2007 og tilbød da tidsstyring, milepælshåndtering, fildeling, tidsregistrering og chat-funksjoner.
Plattformen skal kunne integreres med markedsføringsteknologi som HubSpot og andre produktivitetsverktøy som Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox og QuickBooks.
Funksjoner i Teamwork
Teamworks tidsbesparende funksjoner og de som forbedrer samarbeidet, gjør prosjektledelsen mye mer effektiv og praktisk.
#1. Portefølje
Teamworks porteføljeverktøy for prosjektstyring gir en enkel oversikt over flere prosjekter samtidig. Dette er nyttig enten du trenger en enkel metode for tilgang til viktig informasjon eller en oppdatering om den generelle prosjektstatusen.
#2. Ressursforvaltning
Effektiv forvaltning av teamets ressurser er nødvendig for å fullføre klientarbeid i tide og innenfor budsjett. Dette inkluderer alt fra langsiktig planlegging til forberedelse for daglig kapasitet.
Teamwork kan hjelpe deg med sanntidsstyring av teamets arbeid. Du får en oversikt over alles kapasitet, noe som gjør det enkelt å omfordele arbeid og fjerne flaskehalser.
#3. Automatisering
Ved å bruke automatisering for å effektivisere prosjektledelse, vil du frigjøre tid til mer strategiske og kreative aktiviteter.
#4. Apper
Du trenger ikke å sitte ved skrivebordet for å gjøre en god jobb. Med Teamwork-applikasjoner for iOS og Android kan du fortsette arbeidet ditt også når du ikke er ved skrivebordet.
Mobilapplikasjonene har alle funksjonene du trenger for å utføre utmerket arbeid og hjelper deg med å administrere det store bildet uansett hvor du er.
#5. Tidssporing
For å kunne administrere arbeid, fakturerbare timer og prosjekter effektivt, er det viktig å ha en solid forståelse av hvordan (og hvor) tiden brukes.
Her kan et team hjelpe: Bruk av prosjektstyringsprogramvare med integrert online tidsregistrering kan hjelpe brukere med å fokusere, sørge for at arbeidet blir fullført i tide og få dypere innsikt i arbeidet sitt.
#6. Gantt-diagram
Verktøyet lar deg lage et online Gantt-diagram for å sikre at prosjektene holder tidsplanen. Oppdag hvordan bruk av en Gantt-prosjektplanlegger i Teamwork kan hjelpe deg med å bedre administrere tidsrammer og levere arbeid av høyere kvalitet.
#7. Samarbeid
Det er ikke lenger nødvendig å bruke penn og papir for å holde oversikt over alt som må fullføres. Programvaren du bruker til prosjektledelse, må kunne gjøre en betydelig mengde arbeid for deg.
Teamwork tar hånd om detaljene ved å tilby alle verktøyene som trengs for å samle alt arbeidet på ett sted, effektivt kommunisere med teamet og forenkle samarbeidet. Dermed kan teamet konsentrere seg om det de er best på, og du får mer tid til det du er best på.
#8. Team
Strømlinjeform prosessen med å planlegge og sette opp et prosjekt ved å delegere oppgaver til ulike team og underteam. Dette sparer tid på administrative oppgaver og gir en helhetlig oversikt over hvert teams ansvar og arbeidsmengde.
#9. Kanban-tavlevisning
Du kan bruke Kanban-tavler i Teamwork for å visualisere arbeidsflyten, få en rask oversikt over gjeldende aktivitetsstatus og automatisere arbeidsflyter.
Du får også full innsikt i logistikken i prosjektet og kan overvåke fremdriften i sanntid mens oppgavene går gjennom prosjektstyringen.
#10. Ubegrenset gratis klientbrukere
Klientene dine får bedre samarbeid, mer innsyn og en mer produktiv opplevelse når de får alle Teamworks funksjoner uten ekstra kostnad.
Klientbrukere lar deg inkludere klientene i prosjektene dine uten ekstra kostnad. Dette gjør det til en ideell løsning for reklamebyråer og andre profesjonelle tjenesteleverandører.
Funksjonene er delt inn i fem trinn i et prosjektledelsesprosjekt, og disse er videre underkategorisert.
La oss se nærmere på funksjonene.
#1. Plan
- Kalender
- Prosjekteier
- Milepæler
- Oppgavelistemaler
- Oppgaver og deloppgaver
#2. Samarbeid
- Notatbøker
- Filer og versjonskontroll
- Følgere
- Meldinger
- Personvern
- Tillatelse
#3. Lever
- Budsjettutgifter
- Oppgavelistebudsjetter
- Prosjektbudsjett
- Fakturering
- Risikoregister
- Tidslogging
#4. Rapporter
- Prosjektets lønnsomhet
- Filtre
- Oversiktsdashbord
- Prosjektoppdateringer
- Oppgavehistorikk
#5. Integrer
- Teamwork Spaces
- Teamwork Desk
- Teamwork CRM
- Teamwork Chat
Hvordan er Teamworks funksjoner nyttige for teamledelse?
Teamwork har flere funksjoner, som forklart tidligere. Oppgavelister kan være svært nyttige for teamledelse. Ved å lage oppgavelister kan du prioritere for teamet ditt.
I tillegg kan du dele opp arbeidet i deloppgaver for ytterligere innsikt og dybde. Den nyeste informasjonen er tilgjengelig ved å overvåke fremdriften i sanntid.
Teamwork varsler deg hvis det oppstår problemer, oppgaver er fullført, det er hindringer og så videre. Dette kan være svært nyttig for deg som teamleder, ettersom det gjør det lettere å overvåke teamets arbeid.
Henger teamet etter, eller følger de tidsplanen? Du kan finne svaret ved hjelp av Teamworks milepælsfunksjon som lar deg overvåke dashbord som sammenligner forfallsdatoer med eksisterende resultater.
Milepæler hjelper teamet med å fullføre det som må gjøres. Du kan også lage tydelige mål, legge ved oppgavelister og spore fremdrift.
Det er bortkastet tid å lete etter viktige prosjektfiler som kan ha blitt lagt feil i prosjektorganisasjonen. Du kan lagre alle viktige filer på ett sted med Teamwork, og enkelt laste opp nye versjoner når det er nødvendig for å vise fremdrift.
Følgere-funksjonen i Teamwork lar kundene overvåke utviklingen av prosjektet i sanntid. Dette er nyttig hvis du har kunder som er interessert i å følge prosjektets fremdrift.
Prissetting for Teamwork
Prisen for denne programvaren for teamledelse er delt inn i fire kategorier: Free Forever, Deliver, Grow og Scale, som er egnet for ulike selskaper basert på deres behov og kapasitet.
Teamwork tilbyr også to betalingsalternativer: Månedlig og årlig. Den årlige planen er billigere enn den månedlige.
| Månedsplan/Bruker | Årsplan/Bruker |
| Free Forever $0 | $0 |
| Lever $13,99 | $119,8 |
| Vekst $24,99 | $215,8 |
| Skala Kontakt Teamwork | Kontakt Teamwork |
Alternativer til Teamwork
Wrike
Wrike er et robust verktøy som scorer høyt innen programvare for kommunikasjon og prosjektstyring. Det ble spesifikt utviklet med tanke på team. Wrike er en nettbasert kommunikasjonsplattform for team samt oppgave- og prosjektledelse.
Selskapet, som nå er eid av Citrix, fortsetter å utvide på disse områdene samtidig som de introduserer nye funksjoner knyttet til disse.
Applikasjonen er nå oppdatert med flere funksjoner for arbeidsintelligens, for eksempel varsel når et prosjekt står i fare for å bli forsinket og fremheving av mulige årsaker til risikoen.
Wrike er enklere å installere og ta i bruk enn mange lignende prosjektstyringsapplikasjoner, selv om prisen er i det høyere sjiktet.
SmartSuite
SmartSuite er en samarbeidsplattform for arbeidsadministrasjon som lar team planlegge, måle og administrere alle arbeidsflyter, uansett om det gjelder et prosjekt, en pågående prosess eller vanlige daglige aktiviteter. Prisen per bruker starter på $10 per måned, og det tilbys 15 ulike språk.
Du får tilgang til alle verktøyene som trengs for å utvikle et samlet system for prosjektledelse på en enkelt plattform.
Du kan holde oversikt over statusen for et prosjekt ved å administrere oppgaver, milepæler, eiere og ressurser. Fleksible rapporter og tidslinjevisninger lar deg se hvordan alt faller på plass.
Forfatterens syn på Teamwork
Teamwork er brukervennlig og har mange funksjoner, inkludert fakturering. Derfor passer den godt for team som håndterer fakturerbart klientarbeid, ettersom den tilbyr begge disse funksjonene.
Selv om prisen har økt gradvis, er den fortsatt en utmerket investering. Teamwork har en mobilapplikasjon for iOS- og Android-enheter, som gjør det mulig for alle å holde seg oppdatert på prosjekter og oppgaver uansett hvor de er.
Dette er spesielt nyttig hvis du ofte jobber med kolleger på farten. Teamworks mobilapplikasjon gir en oversikt over gjeldende status for arbeidet og tidsrammer.
Den har likevel ikke alle funksjonene som er tilgjengelig i nettappen. Den er nyttig for å holde kontakten med teamet ved å oppdatere status eller legge til timer som er brukt på en oppgave, men mobilappen er ikke ment å erstatte nettappen.
Konklusjon
Du kan generere rapporter, visualisere arbeidet med Kanban, tildele oppgaver, lage lister, administrere tid, kommunisere med andre brukere og mer, alt via Teamworks brukervennlige grensesnitt.
Teamwork kan hjelpe deg med å lykkes og oppnå de resultatene du og teamet ditt søker etter, uansett erfaring med prosjektledelse eller om det er første gang du leder et prosjekt. Det beste av alt er at du kan begynne å bruke Teamwork uten å betale en krone.