Har du ikke tid til å la kundene vente på vent? Effektiviser samtalehåndteringsoppgavene dine med virtuelle resepsjonisttjenester.
Virtuelle resepsjonisttjenester er den beste måten å spare lønnskostnader og øke bedriftens produktivitet. Disse tjenestene hjelper deg å frigjøre tid og fokusere på å løse andre viktige forretningsproblemer.
Denne artikkelen vil hjelpe deg med å finne de beste virtuelle resepsjonisttjenestene for å motta anrop selv når du ikke er tilgjengelig.
La oss dykke ned i flere detaljer.
Innholdsfortegnelse
Hva er virtuelle resepsjonisttjenester?
Telefonsamtaler er avgjørende for forespørsler og nivåer opp potenseringsprosessen for enhver bedrift. Å besvare og håndtere kundeserviceanrop er avgjørende og kan ikke unngås selv om du er opptatt med å drive forretningsdrift.
Tradisjonelt ansetter store selskaper med et stort budsjett en resepsjonist på heltid for å ta seg av innkommende samtaler og kundeservice. Men en intern resepsjonist blir en fast utgift for små bedrifter med begrensede medlemmer.
Det er her de virtuelle resepsjonisttjenestene kommer inn i bildet.
Virtuelle resepsjonisttjenester gir levende menneskelige resepsjonister for å hilse på innringere og forstå årsaken til samtalene deres. Etter å ha analysert den oppgitte informasjonen, blir disse samtalene rutet til de aktuelle teammedlemmene, og forbedrer dermed kundens interaksjon med selskapet.
Generelt gir disse tjenestene 24/7 live-mottakere for innkommende anrop og tekstmeldinger. På denne måten kan du være trygg på at ingen kundeanrop går glipp av.
Hvorfor bør du ansette en virtuell resepsjonist?
Å ansette en virtuell resepsjonist er en subjektiv sak. Det avhenger av om du vil ha et internt teammedlem eller du kan sette ut arbeidet.
Mens store selskaper kan ha et dedikert team av resepsjonister, er det ikke tilfelle med småbedriftseiere og oppstart. For å redusere driftskostnadene bør små selskaper velge en virtuell resepsjonisttjeneste.
Med det sagt, la oss se på noen av fordelene ved å ansette virtuelle resepsjonisttjenester:
- Legger til profesjonalitet: Å ta imot kundenes innkommende anrop med en profesjonelt innspilt hilsen gir en langvarig innvirkning på virksomheten din. Det skaper en følelse av tillit at de ikke har med en nybegynner å gjøre.
- Kostnadseffektivt: Virtuelle resepsjonister er billigere og har ingen bindingstid. Du kan aktivere og sette opp en telefonsvartjeneste som tar seg av kundespørsmål.
- Forbedret kundebehandling: Profesjonelle resepsjonister får opplæring i å håndtere samtaler og kundehenvendelser effektivt. De har erfaring med å håndtere ulike situasjoner og hjelper deg med å øke virksomhetens effektivitet.
- Tilpasningsvennlig: Virtuelle resepsjonisttjenester lar deg endre reglene for viderekobling, velkomsthilsen og andre forretningskommunikasjonsdetaljer.
- Tilgjengelighet: Resepsjonister i huset kan kun delta på innkommende samtaler i arbeidstiden. Mens virtuelle resepsjonister kan operere hele dagen, hver dag, og tilby en 24/7 direkte samtalesvartjeneste til kundene dine.
- Integrasjoner: Integrer virtuelle resepsjonisttjenester med bedriftens kommunikasjonsverktøy som Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams og mange flere.
Nå som du vet fordelene med å ansette virtuelle resepsjonisttjenester, la oss starte med listen vår.
Resepsjon HQ
ReceptionHQ er en global leder for små bedrifter som ønsker å være mer tidseffektive, men som fortsatt har en heltidsansatt på laget. Deres virtuelle resepsjonisttjenester inkluderer 24/7 live svar og håndtering av innkommende samtaler, e-poster og tekstmeldinger. De kan også håndtere utgående anrop og andre oppgaver, som å planlegge avtaler og sende påminnelser.
ReceptionHQ håndterer de fleste samtaler for amerikanske bedrifter i rushtiden. De tilbyr tospråklige tjenester uten noen innlåsingskontrakt, slik at du kan starte med deres risikofrie prøveversjon for 7-dagers tjenester.
Jodel.io
Yodel.io er et virtuelt resepsjonistfirma som har eksistert i over 15 år, så de vet hva de gjør. Du kan velge mellom en helautomatisk IVR-vakt eller en menneskelig resepsjonist som jobber eksternt for å håndtere samtalene dine. Noen bemerkelsesverdige funksjoner til Yodel inkluderer intelligente stemme IVR-systemer, samtalescreening og integrasjon med kommunikasjonsverktøy som Hubspot, Zendesk, Intercom og Slack.
De tilbyr en gratis prøveversjon uten noen kontrakt. Men hvis du vil fortsette å bruke tjenestene deres etter at prøveperioden er over, har de forskjellige planer avhengig av dine behov.
Gresshoppe
Hvis du leter etter en virtuell resepsjonisttjeneste som lar deg bruke et eget telefonnummer og motta anrop fra hvor som helst i verden, er Grasshopper et flott alternativ. Den gir også et virtuelt telefonnummer for å svare på innkommende anrop på datamaskinen eller mobilenheten. På denne måten forblir nummeret ditt privat, og du kan fokusere på å gjøre forretningsoppgavene dine uten avbrudd.
Tjenesten starter en 7-dagers gratis prøveperiode, uten kontrakt nødvendig, så hvis det ikke fungerer for deg, er det ingen forpliktelse involvert.
Min Resepsjonist
MyReceptionist tilbyr virtuelle resepsjonist- og resepsjonsstøttetjenester for å gi virksomheten tilgjengelig 24/7 til en lavere pris enn å ansette en resepsjonist på stedet. Du får alle fordelene med personlige resepsjonister for å hjelpe deg med å administrere innkommende samtaler, planlegge avtaler eller møter og bestille reisearrangementer, uten noen av problemene du kan møte når du ansetter en intern ansatt.
MyReceptionist tilbyr mange forskjellige pakker avhengig av hvor mye tid per uke eller måned du trenger hjelp til å håndtere kundeanrop til din bedrift.
Rubin
Ruby Resepsjonister gir deg profesjonell telefonstøtte for bedriften din ved å bruke kraften til kunstig intelligens (AI) for å håndtere innkommende anrop fra bedrifter over hele verden. De kan svare på spørsmål om bedriften din i sanntid, svare kunder på vegne av bedriften din og til og med planlegge avtaler for deg.
Med Ruby får du en dedikert mobilapp for å sjekke samtalehåndteringsaktiviteter og tekstmeldinger mottatt fra kunder. Du kan enkelt synkronisere de daglige timeplanene dine med Rubys kalenderintegrasjoner.
Muntlig
Conversational er en virtuell resepsjonisttjeneste for bedrifter som trenger en fullservice virtuell resepsjonist eller de med flere lokasjoner og trenger noen til å administrere innkommende samtaler fra hele verden.
Med Conversational får du tre hovedkomponenter: resepsjonsadministrasjon, anropsruting og talepostadministrasjon (for eksempel konfigurering av auto-attendants), samt en online avtaleplanlegger og e-postmarkedsføringsplattform.
Du kan også bruke samtaletjenester på toppen av dine eksisterende telefonsystemer som Microsoft Lync eller Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce er en fullverdig virtuell resepsjonist som lar deg administrere innkommende samtaler med deres 24/7 resepsjonisttjenester. Den har mange funksjoner, inkludert et tilpassbart dashbord der du kan se innkommende anrop og administrere dem fra ett sted.
Du kan også integrere AnswerForce med et IVR-system som IVRX eller Intercom hvis du vil ha enda mer kontroll over hvordan innringere blir møtt når de ringer inn på firmakontoret eller via mobiltelefonen.
AnswerConnect
AnswerConnect er et telefoniselskap som har vært i virksomhet siden 2001, og tilbyr virtuelle resepsjonisttjenester. Det er medlem av Better Business Bureau, National Association of Professional Women og mer.
Du kan velge mellom to typer virtuelle resepsjonister: Live Chat og Instant Messaging (IM). AnswerConnect gir en fordel for brukerne fordi du kan velge hvilken type du vil ha basert på dine spesifikke behov.
Enten du er arbeidsgiver eller bedriftseier, eller en enkeltperson som ønsker hjelp til å svare på anrop, kan AnswerConnect skreddersys for å passe dine behov.
Hjelpeprogram
Helpware er en virtuell resepsjonisttjeneste for små og mellomstore bedrifter. Det tilbyr en rekke tjenester, inkludert avtaleplanlegging, viderekobling, talepost og e-poststøtte.
Helpware er en nettbasert virtuell resepsjonisttjeneste som lar deg administrere innkommende anrop fra hvor som helst og når som helst. Du kan også sette opp automatiserte svar avhengig av innringerens behov (for eksempel å sette opp en avtale) eller legge til funksjoner som automottakere som tar notater under møter med potensielle kunder, slik at du ikke trenger å gjøre det selv.
Abby
Abby er en virtuell resepsjonisttjeneste levert av Zendesk som kan brukes til å administrere innkommende anrop, e-poster og chatter. Du kan sette opp automatiske svar for kundehenvendelser om bestillinger eller leveringstider.
Med Abby blir du varslet hver gang en ny kunde registrerer seg for nyhetsbrevet ditt, og du kan sende en takkemelding til kunder som gir tilbakemelding på opplevelsen deres.
MoneyPenny
Moneypenny er en 24/7 svartjenesteleverandør med hovedkontor i Storbritannia og USA siden 2000. Du får friheten til å velge dedikerte personer fra teamet deres, og Moneypenny vil trene dem til å svare på bedriftssamtaler og gi live chat assistanse, ring overføring, CRM og kalenderintegrasjoner.
Du kan oppdatere tilgjengeligheten din på portalen deres for å svare på planlagte anrop og også sjekke historikken til tidligere anrop og meldinger ved å trykke på fingertuppene.
Avslutningsnotat
La oss oppsummere at vi snakker om relasjonsbygging med kundene dine.
Å angi riktig tone i begynnelsen av hver samtale er viktig, eller kunder kan føle at de har blitt snakket ned til av et automatisert system som ikke engang husker navnene deres.
Å velge et hvilket som helst selskap fra listen over virtuelle resepsjonister er nok til å få virksomhetene dine til å se mer profesjonelle ut og strømlinjeforme forespørselsprosessen.
Vi håper denne artikkelen har hjulpet deg med å lære mer om hvordan virtuelle resepsjonstjenester kan hjelpe deg med å fokusere på å utvide virksomheten din uten å bekymre deg for hvordan ting blir håndtert bak kulissene.
Ikke glem å sjekke listen vår over beste IT-helpdesk-løsninger for å minimere innvirkningen av problemer på forretningsdriften.