En ting er konsistent i virksomheten din – kravet om dokumentgenerering.
I den teknologidrevne æraen har bedrifter gått over fra papirbaserte dokumenter til skybaserte elektroniske filer som ikke bare reduserer papirforbruket, men også effektiviserer dokumentgenereringsprosessen.
Dine daglige arbeidsprosesser vil i enda større grad avhenge av dokumentgenerering hvis du jobber i lov-, forsikrings- eller bankbransjen.
Fakturaer, forslag, kontrakter, kundepresentasjoner, budsjetter og interne policyerklæringer er viktige dokumenter som din bedrift alltid vil stole på for å drive sin virksomhet og kommunisere med kunder, ansatte og leverandører.
Du må jobbe raskt for å forberede og levere policydokumenter, kontoavsløringer, rettsdokumenter og annen viktig kommunikasjon.
I denne artikkelen vil vi forklare hvorfor dokumentgenerering er viktig og hvordan det kan hjelpe deg med å øke effektiviteten i bedriften din. Så la oss starte rett nå uten videre!
Innholdsfortegnelse
Hvorfor du trenger programvare for dokumentgenerering
Bruk av dokumentgenereringsprogramvare har blitt viktig for bedrifter på grunn av følgende årsaker.
Teamet ditt vil dra nytte av tidsbesparelsen
Å designe, redigere, lage og importere dokumenter er bare noen få oppgaver som fremskyndes av et utmerket automatisert dokumentgenereringssystem. Dette frigjør kritiske menneskelige ressurser og reduserer behovet for å tvinge utviklingsteamet til å opprette og feilsøke prosessen.
Eliminerer feil og mangler
Automatisering av prosedyrer som inkluderer en rekke manuelle dataregistreringstrinn reduserer automatisk sannsynligheten for en menneskelig feil. Det samme gjelder for dokumentoppretting.
Ansatte lærer raskere og kan jevnlig produsere papirer av høyere kaliber når en brukervennlig løsning for å lage dokumenter av høy kvalitet tilbys innenfor salgsplattformen.
Din merkevarebygging blir konsistent
Et enhetlig utseende og følelse i all bedriftskommunikasjon er avgjørende for effektiv merkevarebygging. Dette gjelder for bedriftens papirkopi og elektroniske dokumentasjon, ikke bare markedsføringsmateriell.
Ansatte kan produsere svært tilpassbare utdata for en spesifikk klient samtidig som de beholder et konsistent bedriftsbilde ved å bruke et lyddokumentgenereringssystem.
Funksjoner av programvare for dokumentgenerering
En god dokumentgenereringsprogramvare inkluderer følgende funksjoner:
Automatisk formatering og flerformatering
Du kan raskt endre ethvert dokument for å endre skrifttype, størrelse eller dokumenttype (PDF, Docx, CSV), og det vil ikke kompromittere dokumentets integritet.
Siden mange kunder har spesifikke preferanser om hva slags dokumentformat de bruker, er dette en avgjørende funksjon. Sørg for at løsningen du velger gir et bredt spekter av formateringsvalg.
Enkel integrasjon
Du kan raskt slå sammen dokumenter fra mange forskjellige apper, inkludert JSON og XML, og integrere dem med andre programmer du ofte bruker.
Som et resultat blir dataruting mer overfladisk og raskere, og det er lettere å produsere et ferdig produkt vel vitende om at alt er gjort riktig.
Dynamisk innhold
Et av de avgjørende elementene i et dokumentopprettingsverktøy er muligheten til å kombinere dynamiske områder for å lage dokumentet ditt. For å tilpasse budskapet etter behov og nå den rette målgruppen, bør du velge et verktøy for å samle inn riktige data og inkludere dem i dokumentet ditt.
Overholdelse og sikkerhet
De beste løsningene vil tilby valget mellom sikkerhets- og samsvarsprotokoller etter behov eller per dokument. Sørg for at den valgte løsningen bruker sikre SSL-tilkoblinger og pålitelige, pålitelige brannmurer.
Nå som du vet hvordan sofistikert dokumentgenereringsprogramvare ser ut, nedenfor er en liste over noen av de mye brukte dokumentgenereringsplattformene av selskaper.
SmartDocuments
La oss begynne med SmartDocuments, en automatisert dokumentopprettingsplattform som tillater implementering av smarte maler som er i stand til å innovere dokumentarbeidsflyten, og dermed forbedre produktiviteten.
Den kan enkelt integreres med Microsoft Teams og Sharepoint og lagrer dokumentet automatisk.
SmartDocuments er i stand til automatisk å sette inn kunde- og produktdata fra SAP i dokumentene, noe som reduserer betydelig tid.
Ved å bruke det hendige SmartWizard-verktøyet kan du enkelt opprette og administrere standard dokumentmaler, sette inn data fra eksterne systemer og styrke bedriftens identitet.
Takket være mulighetene for dokumentoppretting og maladministrasjon, finner plattformen sin bruk i forskjellige bransjer som myndigheter, juridisk og rekruttering for å redusere tiden og risikoen som er involvert i å lage dokumenter.
Docmosis
Docmosis gir en rask, pålitelig og skalerbar dokumentgenereringsprosess ved å bruke den smarte malbaserte tilnærmingen. Du kan bruke plattformfunksjonene til å lage personlige brev, fakturaer, forslag, kontrakter, erklæringer og rapporter i PDF- og Word-formater.
Den er utstyrt med en selvdrevet dokumentgenereringsmotor som vellykket integreres med spesialbygde programvareapplikasjoner og tredjepartsapper. Docmosis tilbyr en rekke funksjoner for å effektivisere prosessen med å lage komplekse dokumentstrukturer.
- Bruk Microsoft Word eller LibreOffice Writer for dokumentmaler.
- Skriv eller legg til plassholdere i ren tekst for alt dynamisk innhold.
- Legg til tekst, bilder og tabeller, strekkode, QR-kode og mer.
- Legg til tilpassede rapporter til malene.
Fastdok
Fastdok er en allsidig dokumentopprettingsprogramvare som finner sin bruk i ulike sektorer, inkludert IT, Business, Education, Human Resources og mer, for å lage de nødvendige dokumentene.
Denne skybaserte dokumentgenereringsprogramvaren er rask og enkel og viser seg å være effektiv til å lage dokumenter for forskjellige formål.
Det som er unikt med Fastdok er automatiseringsprosessen som gir deg klare til bruk dokumenter basert på listen over spørsmål du svarer på.
Fastdok veileder den digitale dokumentasjonsprosessen ved å tilby et sett med fokuserte spørreskjemaer, et klart sett med eksempler og forklaringer med den hensikt å hjelpe deg med å generere dokumentene på enklest mulig måte.
Edocgen
Edocgen tilbyr en fleksibel dokumentgenereringsprosess ved å støtte datadrevet dokumentautomatisering og tilby en rekke enkle til komplekse maler for å forbedre teamets produktivitet.
Denne dokumentgenereringsprogramvaren er brukervennlig og garanterer for å transformere dokumentopprettingsprosessen, og gir bedre kommunikasjon og opplevelse til kundene.
Nøkkelfunksjonene til Edocgen er som følger:
- Den genererer tusenvis av dokumenter i bulk ved å fylle ut dataene fra flere kilder som JSON/XML/Excel, databaser og mer.
- Genererer automatisk webskjemaer fra maler for å lage dokumenter.
- Støtter On-Demand generering ved hjelp av REST API og laster ned uttalelser i sanntid.
- Den kan enkelt distribueres på stedet eller i skyen for å kjøre på Azure, GCP eller AWS.
- Gir dokumentmaler i PPTX, Microsoft Word, utfyllbar PDF og Excel-format.
Avmerkingsboks
Tiltrodd av navn som Deloitte, KPMG og BMW, Checkbox er en kraftig alt-i-ett dokumentopprettings- og administrasjonsprogramvare som letter den kjedelige dokumentopprettingsprosessen ved effektivt å redusere tiden brukt på å manuelt utarbeide og administrere dokumentene, slik at ledelsen kan fokus på viktigere strategirelatert arbeid.
Avmerkingsboks undersøker og eliminerer eventuelle feil i dokumentet ved å validere det mot de standardiserte malene. Avmerkingsboksen lar deg også få umiddelbar innsikt, se godkjenningsstatus, få e-signaturer og motta automatiserte resultater angående dokumentet du nettopp opprettet.
Verktøyet letter også forhandlings- og påloggingsprosessen, forbedrer dokumentets behandlingstid og hjelper til med å ta datadrevne beslutninger.
Docshifter
Docshifter er en sentralisert dokumentautomatiseringsprogramvare som hjelper deg med å administrere alle malbaserte dokumenter og konvertere dem til PDF-format.
Verktøyet er raskt, skalerbart og kompatibelt, og den automatiserte prosessen eliminerer behovet for å kopiere og lime inn dataene i dokumentmalene og lagrer verdifulle verdier.
Docshifter er ikke bare en dokumentopprettingsplattform; det er også en PDF-konverteringsprogramvare som tar flere filformater fra bedriften som input, beriker filene og konverterer dem til PDF. Noen av de berømte funksjonene til Docshifter er som følger:
- 10 ganger raskere PDF-konvertering med reduserte lisens- og infrastrukturkostnader
- Kan integreres med eksisterende verktøy ved hjelp av native koblinger eller Rest API
- Design malene i Microsoft Word for å redusere kostnadene.
Templafy
Templafy er verktøyet du trenger å distribuere for å administrere hele dokumentrelaterte aktiviteter til bedriften din. Plattformen tilbyr et sett med moduler og maler som også kan brukes til å designe en løsning som oppfyller bedriftens behov.
Templafy tilbyr et robust administrasjonssenter for bedrifter for å administrere alle aspekter av prosessen med å lage forretningsdokumenter. Det forenkler enkel administrasjon og distribusjon av forhåndsdesignede maler, dokumentressurser, fonter og e-postsignaturer.
Styrk IT-infrastrukturer og lever mer verdi med sikre integrasjoner til eksisterende dokumentinnholdsapplikasjoner. Templafy gir selskapene følgende funksjonssett for å oppfylle de individuelle behovene til virksomhetene:
- Et rikt bibliotek med firmamaler og eiendeler i dokumentapper.
- Smart automatiseringsteknikk for å hjelpe dynamisk og nøyaktig oppretting av dokumenter.
- Skann dokumentene og presentasjonene automatisk for å finne utdatert innhold og sjekk samsvar med regler.
- Del, samarbeid og få tilgang til handlingsrettet innsikt for å optimalisere dokumentytelsen.
Nintex
Bytt til Nintex for å automatisk opprette og dele alle bedriftsrelaterte dokumenter som kontrakter, arbeidsordrer og fakturaer direkte fra Salesforce eller Office 365. Dette eliminerer behovet for å kopiere og lime inn dataene og minimerer feil, og leverer dermed presise og kompatible dokumenter til de tiltenkte mottakerne.
Nintex hjelper deg med å automatisere dokumentopprettingsprosessen ved å tilby følgende funksjoner:
- Automatiser dokumentoppretting uten å skrive kode for å forbedre effektiviteten.
- Bruk forhåndsdesignede maler på forskjellige språk for å lage dokumenter i Word-, Excel-, PowerPoint- og PDF-filformater.
- Strømlinjeform den interne gjennomgangsgenereringen og dokumentsigneringsprosessen ved å automatisere dokumentruting.
- Tilknytt data dynamisk fra enhver kilde ved hjelp av dokumentmaler og skylagringsløsninger som Salesforce, SharePoint og Box.
Pandadoc
Pandadoc er programvaren du bør stole på for å lage, sende og administrere HIPAA-, FERPA- og GDPR-kompatible dokumenter uten å bruke mye tid. Dette gjør-det-selv-verktøyet tilbyr tonnevis av merkede maler og tilpassede temaer for å akselerere prosessen med å lage viktige dokumenter.
Pandadoc streber etter å forenkle dokumentgenereringsprosessen og sørger samtidig for at merkevarens stemme og stil beholdes.
Den legger ekstra vekt på kreativitet og detaljer, og tilbyr derfor merkede maler og spesialdesignede temaer, sammen med Canva-integrasjon som lar deg dra og slippe fantastiske designelementer med letthet.
Pandadoc lar deg legge inn blendende videoer, animerte GIF-er og en smart pristabell som gir kundens makt til å velge tjenestene de vil registrere seg for.
Dokumenter på en enkel måte
Drevet av Salesforce gir Docs Made Easy deg mulighet til å lage robuste, sofistikerte og dynamiske dokumenter som akselererer dokumentopprettingsprosessen i organisasjonen din.
Plattformen lar deg lage presentasjoner, rapporter, tilbud, fakturaer, kontakter og mye mer ved å overføre data fra et standardobjekt til forhåndsformaterte maler.
Docs Made Easy øker produktiviteten til fagfolk ved å gi dem kraften til å lage effektive dokumenter ved å bruke følgende funksjoner.
- Synkroniserer på elegant måte salesforce-dataene for å automatisere dokumentgenerering.
- Trekker ut data fra CRM og tilpasset objekt og slås sammen med forhåndsformaterte maler.
- Transporterer og leverer sømløst dokumenter med et profesjonelt utseende raskt og enkelt med bare noen få klikk.
- Bli varslet umiddelbart når en kunde samhandler med dokumentet ditt.
Formstack
Formstack er et annet alternativ for deg å sjekke ut for å automatisere dokumentgenereringsprosessen for organisasjonen din. Verktøyet minimerer kravene til papirarbeid for å lage profesjonelle og estetisk tiltalende dokumenter som enkelt kan sendes nesten hvor som helst.
Takket være den enkle dokumentskaperen og editoren som støtter dra-og-slipp-bevegelsen, kan du lage utallige dokumenter, som forslag, applikasjoner, avtaler og kontakter, i løpet av få minutter. Formstack gir deg tilgang til følgende funksjoner:
- Legg til betingede deler for å vise eller skjule innholdet for seeren.
- Generer flere dokumenter fra én enkelt datakilde.
- Del dokumentene hvor som helst eller last dem opp til en annen app rett fra Formstack-grensesnittet.
- Bruk forhåndsdesignede maler fra biblioteket for raskt å designe forretningsdokumenter.
SDocs
Til slutt, på listen, har vi SDocs, en utrolig rask og enkel dokumentgenereringsprogramvare bygget på Salesforce som tilbyr pålitelig sikkerhet til organisasjoner. Verktøyet er avhengig av flere virksomheter for å forbedre effektiviteten, redusere feil og eliminere kjedelig dokumentrelatert arbeid.
Siden SDocs er en innebygd dokumentopprettingsløsning for Salesforce, forlater dataene aldri økosystemet, noe som sikrer mer sikkerhet og raskere levering av tjenester. Det er også mulig å finjustere dokumentsynlighetsinnstillingene til brukerprofilene og filtrere dokumentene de har lov til å lage.
Plattformen er fullpakket med alle funksjonene du noensinne vil trenge for å strømlinjeforme dokumentautomatiseringsprosessen. Den innebygde dokumentredigereren er brukervennlig og enkel å bruke og enkel å bruke uten å kreve ytterligere opplæring for å fullføre oppgavene.
Konklusjon
Artikkelen kaster lys over noen av de robuste dokumentopprettingsverktøyene som er tilgjengelige på markedet. Når du velger en for organisasjonen din, er det best å analysere kravene til virksomheten din og deretter sammenligne verktøyene og funksjonene disse dokumentautomatiseringsverktøyene tilbyr.
Interessant nok tilbyr de fleste av alternativene som er oppført her en gratis prøveversjon som du kan bruke for å forstå om de leverer det lovede eller ikke.