Oppgaveautomatiseringsprogramvare reduserer manuelt arbeid og øker produktiviteten i de fleste virksomheter som bruker teknologi i digital eller fysisk form!
Automatisering er den lavthengende frukten for bedriftseiere og ledere når de trenger å redusere overheadkostnader uten å gå på bekostning av produktivitet og produksjon.
Fra forbrukerapparater, varer og kjøretøyproduksjon til programvarekoding, all industri drar nytte av automatisering av oppgaver og prosesser.
Hvis du er ny på oppgaveautomatisering eller allerede bruker automatisering, men ønsker å effektivisere eksisterende automatiseringsscenarier, har du kommet til rett sted!
Denne artikkelen vil skissere noen fremragende oppgaveautomatiseringsverktøy som er ledende SMB-er, startups og bedrifter bruker. Videre vil du lære mer om oppgaveautomatiseringstrinn og fordeler. Så begynn å lese!
Innholdsfortegnelse
Hva er oppgaveautomatisering? 👩💻
Oppgaveautomatisering er bruk av programvare eller programmeringsalgoritmer for å fullføre repeterende og prediktive manuelle oppgaver ved å bruke datamaskiner, smarttelefoner, nettbrett eller enkeltbordsdatamaskiner (SBC) som Raspberry Pi.
Det forbedrer konsistensen og nøyaktigheten til arbeidsflyter. For ikke å nevne, oppgaveautomatisering gir ekstraordinær effektivitet til de mest komplekse oppgavene. Mest åpenbart minimerer det det manuelle arbeidet som kreves for å produsere et spesifikt resultat samtidig som hele virksomheten eller det kommersielle prosjektet strømlinjeformes.
Oppgaveautomatisering fjerner ikke involvering av mennesker fullstendig. Det reduserer bare behovet for manuell intervensjon fra bedriftens arbeidsstyrke mens de kan investere tid i å øke salget, forbedre markedsføringsmålinger og til slutt få inn mer inntekter.
Trinnene for å automatisere en forretningsoppgave 🏦
Automatisering av forretningsoppgaver er i stor grad avhengig av conditionals, et segment av dataprogrammering som løser IF Then Else (aka If This Then That)-problemene.
Du trenger imidlertid ikke gå inn i koding fordi det finnes dra-og-slipp-verktøy for oppgaveautomatisering. Du kan lage svært komplekse automatiseringsoppskrifter uten å skrive en eneste linje med kode.
Her er trinnene du må følge for de fleste av verktøyene som er nevnt i denne artikkelen eller funnet andre steder på nettet:
#1. Lag en arbeidsflyt for repeterende oppgaver
Først må du identifisere om forretningsprosessen er repeterende. Ta en titt på følgende arbeidsflyt for prosjektledelse på Asana. Det er et godt eksempel på en automatiseringsoppskrift:
- Prosjektlederen la til en oppgave på Asana.
- De la også til en mottaker på Asana.
- Oppdragstakerens Google Kalender-app vil automatisk vise denne oppgaven som en oppgaveplan.
Du kan bruke fantasien og kreativiteten til å lage arbeidsflyter som dette.
#2. Velg en utløser-app og legg til utløserhendelse(r)
De fleste oppgaveautomatiseringsprogramvare vil be deg velge en Trigger-app og Trigger-hendelse som vil sette i gang den automatiserte arbeidsflyten. I eksemplet ovenfor:
- Trigger Event: Lagt til ny oppgave og tildelt et teammedlem
#3. Velg en handlingsapp og handlingshendelse(r)
Nå velger du bare Google-kalenderen som handlingsapp og legg til kalenderhendelse som handlingshendelse.
#4. Publiser automatiseringen
Automatiseringsverktøyet vil utføre ulike tester og kontoautentisering under hele prosessen. Når du ser at testautomatiseringen fungerer som du hadde tenkt, publiser oppskriften.
Fra nå av vil oppgaveautomatiseringsappen automatisk bestille kalenderplassen til teammedlemmene dine når du tilordner en ny oppgave. Du trenger ikke å jage dem eller sende påminnelser på e-post!
Fordeler med oppgaveautomatisering 👍
Fordelene din bedrift nyter godt av fra oppgaveautomatisering avhenger fra bransje til bransje. Men følgende er de vanlige fordelene i enhver bransje:
- Det øker hastigheten på repeterende oppgaver. Hvis du kan forutsi de nøyaktige trinnene i en oppgave, kan programvaren gjenskape disse trinnene, og du kan slappe av mens programmet utfører oppgavene etter hverandre.
- Du kan redde arbeidsstokken din fra utbrenthet og tretthet ved å bruke en algoritmisk kode for å utføre repeterende oppgaver.
- Folk har en tendens til å gjøre mindre feil som skrivefeil når de jobber med de samme trinnene i en oppgave gjentatte ganger. Men slike feil kan bli fatale for kundene dine. Du kan bruke oppgaveautomatiseringsprogramvare for å utføre repeterende oppgaver og redde bedriften din fra omdømmetap.
- Slike verktøy frigjør arbeidsstokken din fra manuelt arbeid, slik at du kan oppgradere dem og utnevne dem i andre inntektsgenererende avdelinger som salg, markedsføring, mersalg og kundeservice.
- De fleste forbruksvarer, apparater og bilindustrien bruker en kombinasjon av algoritmer og robotarmer for å automatisere hele produksjonslinjen. Det reduserer hovedsakelig produksjonskostnadene.
- Oppgaveautomatisering sikrer at den digitale forretningsprosessen er i samsvar med bedriftens retningslinjer, som automatisering av dokumentarbeidsflyt for å lage og godkjenne forretningsdokumenter.
- Du får mer kontroll over forretningsdriften og produksjonslinjene. I nødstilfeller kan du enkelt påkalle katastrofegjenopprettingsløsninger som å overføre sky-appen til en annen skyleverandør eller produksjonsbehovene til en upåvirket fabrikk.
- Til slutt, den mest ettertraktede fordelen er bedre ROI i manuelle forretningsprosesser som digital markedsføring, e-postmarkedsføring, online kundeonboarding, digital KYC-verifisering og mer.
Nå vet du definisjonen av oppgaveautomatiseringsprogramvare, trinnene og fordelene. Det er på tide å utforske noen populære verktøy for enkel og rimelig oppgaveautomatisering for enhver bedrift eller personlig bruk:
Pipefy
Når det gjelder å automatisere oppgavene eller arbeidsflyten, er Pipefy her for deg. I tillegg til automatisering, kan du opprette og endre enhver form for arbeidsflyt på denne plattformen med mulighet for endeløs og uanstrengt skalering. Med det intuitive visuelle grensesnittet blir automatiseringsprosessen sømløs.
Som et resultat øker teamets effektivitet, og de kan få mest mulig ut av appene sine. Det hjelper deg også med å administrere raske endringer i arbeidsflyten på grunn av tilbakemeldinger fra kunder eller nye interne krav.
Nå må du være mindre avhengig av e-postspor og regneark siden denne automatiseringsprogramvaren lar deg unngå feil ved å eliminere dupliserte dataoppføringer.
Pipefy lar deg bygge en arbeidsflyt fra bunnen av ved hjelp av den visuelle editoren eller velge en av malene for å tilpasse etter dine behov. Dessuten er tilpassbare instrumentbord og rapporter for dette verktøyet nyttige for KPI-sporing, statusovervåking og identifisering av nye muligheter.
Denne applikasjonen lar deg slå sammen, sortere og rute innkommende forespørsler, inntak og billetter, uavhengig av deres kilder. Den støtter samarbeid ved å sette hvert teammedlem på samme side og bestemme brukertillatelse for synlighet og samarbeid.
Zoho Flow
Er du lei av å administrere flere apper individuelt for teamene dine? Zoho Flow lar deg automatisere arbeidsflyter og oppgaver ved å koble til appene du bruker. Bli kvitt alle informasjonssiloer med den smarte integrasjonsfunksjonen til denne programvaren.
Appen kobler sammen alle appene slik at alle e-poster, poster og rapporter beveger seg i en uavbrutt flyt. Du kan designe flyter ved å tilpasse forhåndsbygde flytsamlinger for maksimal produktivitet og utføre rutineoppgaver.
Dessuten er det ingen grunn til å legge krefter på kompleks integrasjonskoding, siden den dynamiske byggeren lar deg sette en trigger og handlinger gjennom sømløs integrasjon. Team kan til og med lage arbeidsflyter som kobler sammen på tvers av avdelinger for bedre forretningsorganisering.
I tillegg kan organisasjoner lage tilpassede integrasjoner med dette verktøyet på tvers av ulike forretningsfunksjoner. Noen toppstøttede apper er Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox og Salesforce.
Wrike
Hvis teamet ditt er lei av å utføre kjedelige prosesser som påvirker produktiviteten, er det på tide å velge Wrike. Den kraftige og effektive automatiseringsmotoren kan automatisere daglige arbeidsflyter slik at du kan takle aktivitetene som er mest avgjørende for virksomheten din.
Bedrifter kan lage regler for repeterende oppgaver ved å bruke triggere og handlinger for raskere og smartere arbeidsprosesser. Dessuten varsler og oppdaterer verktøyet deg automatisk for raskere skalering, prosessstrømlinjeforming og feilreduksjon.
Når du bruker Wrike, flytter den automatisk oppgaven til neste arbeidsflytstadium, avhengig av oppgaveprioritet, status og risiko. Siden alle teammedlemmene har full oversikt over arbeidsflytene, vil det være åpenhet.
Applikasjonen har også funksjoner som @omtaler, varsler og påminnelser for bedre samarbeid.
Klikk opp
Med ClickUp Automations-funksjonen kan du enkelt automatisere rutineoppgavene dine og hjelpe teamet ditt med å fokusere på viktigere arbeid.
Ved å bruke denne plattformen kan man lage oppgaver på mer enn 100 måter. I tillegg til å lage tilpasset automatisering, lar den deg automatisere oppgaver relatert til mottakere, statuser, prioriteringer, datoer, opprettelse og flytting.
Dessuten lar den deg tildele oppgaver, endre status, legge inn kommentarer og utføre en rekke andre aktiviteter. Brukere kan velge handlingen som skal skje under en automatiseringsutløser og dermed spare dyrebar tid.
ClickUp Automations støtter flere eksterne apper, inkludert Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform og Airtable, for å lage en enkelt, men delt arbeidsflyt. Fremfor alt sikrer den brukerdatasikkerhet med en sikker plattform og tilbyr høy oppetid.
Jira automatisering
Ser du etter en oppgaveautomatiseringsløsning som hjelper deg med å fokusere på dine viktige oppgaver? Velg Jira Automation for å automatisere enhver oppgave eller arbeidsflyt for virksomheten din med noen få klikk.
Med denne plattformen er mulighetene uendelige – du kan bruke den til å automatisere oppgavetildelinger for å synkronisere oppgaver på tvers av avdelinger.
Den trenger heller ikke at du skriver koder. Velg en av de over 100 malene (DevOps, Slack, Business, Global, etc.) og begynn å lage automatiseringsregler på få minutter. Du kan også bruke guidene og videoene for å starte prosessen.
Bedrifter kan bruke denne programvaren med andre populære forretningsverktøy som MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.
Zapier
Med 5000 apper og uendelig automatisering er Zapier den beste løsningen for oppgaveautomatisering for kjente merker som Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable og mer. Det er en oppgaveautomatiseringsprogramvare uten kode med følgende bemerkelsesverdige funksjoner:
- Flertrinns automatisering som kan inkludere opptil 100 apper
- Enkel hvis/da-logikk for betinget programmering i et visuelt arbeidsområde
- Fullstendig dra-og-slipp automasjonsoppskriftsbygging
- Flere filtre slik at du kan lage komplekse automatiseringsoppskrifter
- Formater dataene dine innenfor automatiseringsformelen ved å bruke formateringsfunksjonen
I skrivende stund er appintegrasjonsplattformen egnet for forretningsroller som salg, informasjonsteknologi (IT), småbedriftseiere og online markedsførere.
Når du snakker om forretningsarbeidsflyter, kan du bruke Zapiers app-integrasjoner eller Zaps for kundekommunikasjon, databehandling, leadsadministrasjon og forretningsprosesser.
Tallyfy
Tallyfy er svært egnet for bedrifter med et større volum av dokumenter, filer og data enn andre. Utvikleren av automatiseringsplattformen har selv lagt vekt på oppgaveautomatisering for nettskjemaer, forretningsflyter, prosesser, oppgaver, dokumentgodkjenninger og mer.
Den har integrasjoner og webhooks for ulike forretnings- og profesjonelle apper som Google e-post (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau og mer.
Oppgaveautomatiseringsprogramvaren støtter også tredjeparts automasjonsverktøy som Zapier Connector og Power Automate. Derfor, hvis du ikke finner en integrasjon for bedriftsappen din på Tallyfy, kan du integrere appen med Power Automate eller Zapier og deretter bruke den på Tallyfly.
Nintex
Når det gjelder å bruke en komplett automatiseringsplattform, er Nintex et ideelt valg for bedrifter. Dette verktøyet lar brukere automatisere manuelle og daglige oppgaver og administrere forretningsflyten gjennom robotprosessautomatisering.
Alt du trenger å gjøre er å finne ut prosessene som krever automatisering og begynne å automatisere dem med noen klikk – og helt uten koder. Det er ikke nødvendig å bruke papirskjemaer da bedrifter kan samle informasjon digitalt fra skjemaer og smarttelefoner.
Dessuten muliggjør Nintex e-signatur i dokumentene dine og lar deg generere dokumenter automatisk når det er nødvendig. Du kan også bli en del av det globale partnernettverket for rask og vellykket automatisering.
Siste ord
Oppgaveautomatisering er hemmeligheten bak bedriftens produktivitet, effektivitet og lønnsomhet. Det hjelper deg å unngå straff for feil og fullføre fysiske eller digitale oppgaver raskere. Suksess innen automatisering ligger imidlertid i programvaren du bruker til å skrive automatiserte prosesser eller oppgaveoppskrifter.
Prøv ut oppgaveautomatiseringsprogramvaren ovenfor, og velg en som passer dine behov for forretningsdomene og automatiseringsstil.
Deretter kan du sjekke ut automatiseringsverktøyene for leverandørgjeld.