Besøksstyringssystemer (VMS) blir populære ettersom organisasjoner er pålagt å oppgradere spillet sitt på grunn av økt risiko knyttet til helse, sikkerhet og samsvarsstandarder.
Ifølge en rapportvil markedsstørrelsen for det globale besøksstyringssystemet sannsynligvis utvide seg fra USD 1,1 milliarder i 2021 til USD 2,3 milliarder innen 2026.
Ulike faktorer er ansvarlige for veksten, inkludert økt sikkerhetsbevissthet, etterspørsel etter papirløst arbeid og behovet for å følge regelverket. Det er tydelig spesielt etter Covid-19-utbruddet, som førte til store endringer i måten industrien pleide å jobbe på.
Teknologi og sikkerhetssystemer har avansert for å takle den digitale arbeidsstyrken og verdensscenarier etter COVID.
Et besøksstyringssystem kan hjelpe organisasjoner med å tilpasse seg endringene sømløst, samtidig som de tilbyr best mulig tjenester, produkter og besøksopplevelse.
La oss diskutere denne programvaren og hvordan den kan hjelpe deg.
Innholdsfortegnelse
Hva er besøksadministrasjon?
Besøksadministrasjon refererer til prosessen med å spore og administrere besøkende som kommer og går fra organisasjonens lokaler. Enten din organisasjon har en resepsjonist eller ikke, er besøkshåndtering avgjørende for dine ansatte og selskapets sikkerhet.
Selv om du tilbyr enestående produkter, tjenester og kundeservice, går besøksadministrasjon et skritt foran for å sikre at de forlater lokalene dine med et godt inntrykk. Det øker ikke bare merkevarens omdømme og øker bevisstheten, men oppmuntrer også folk til å gå til deg igjen når de trenger det.
Nå tenker du kanskje hvem vi kaller besøkende her. Besøkende kan være:
- Leverandører og entreprenører
- Deltakere på et forretningsmøte
- Regulerings- eller revisjonsfagfolk
- Kandidater til jobbintervju
- Budbringere
- Folk som søker litt informasjon
- Leveringspersoner
Bortsett fra det kan besøkende være ansatte som kanskje ikke er hyppige besøkende til lokalene som folk som jobber hjemmefra. Noen ganger kan det også skje uventede drop-ins.
Hva er et besøksstyringssystem?
Et besøksstyringssystem eller -programvare (VMS) er et verktøy som sporer og administrerer folk som kommer til forretningslokaler og forlater dem. Det representerer ulike prosesser for å administrere besøksstrømmen fra ankomst til avreise for å gi den beste opplevelsen samtidig som alles sikkerhet og forretningsoverholdelse sikres.
Bedrifter i alle størrelser kan bruke programvare for besøksadministrasjon, ikke bare de større selskapene. I tillegg er VMS effektiv for ulike industrivertikaler, inkludert forsvar og romfart, bilindustri, kjemikalier, kommersielle tjenester og rekvisita, forbruksvarer, distribusjoner, helsevesen, IT, elektronikk, ingeniørfag og mange flere.
Det er forskjellige typer VMS tilgjengelig:
- Selvbetjent besøksadministrasjon: En kiosk brukes til innsjekking. Her venter besøkende i køene, fyller ut detaljer og sender inn nødvendige dokumenter for å få et gjestemerke.
- Personaladministrert VMS: Personalet i en organisasjon overvåker og kontrollerer besøkende ved hjelp av programvaren.
- Databasert VMS: Det er et datasystem med ett vindu som lar et selskap overvåke og kontrollere besøkende. Den kan samle data i sanntid og automatiserer manuelle oppgaver for en bedre opplevelse.
- SaaS-basert VMS: Det er en tredjepartsprogramvare for å overvåke og kontrollere besøkende fra virksomheter i forskjellige skalaer. Her trenger ikke organisasjoner å administrere infrastrukturen eller bruke tid på vedlikehold; tjenesteleverandører bryr seg om det, og kostnadene er overkommelige.
Hva er behovet for et besøksstyringssystem?
Besøksstyringssystemer er avgjørende for at organisasjoner skal overvåke og administrere besøkende, spesielt under og etter en global krise som Covid-19. Det hjelper deg med å tilpasse deg de nye utfordringene og sikre sikkerheten til arbeidsstyrken og besøkende.
Når det er sagt, er ansikt-til-ansikt forretningsmøter fortsatt på plass selv i denne tidsalderen med live webinarer og videokonferanser. Faktisk er mange virksomheter nå åpne og tillater besøkende, og sørger derfor for at alle besøkende blir tatt hensyn til samtidig som sikkerheten sikres; besøksstyringssystemer spiller en sentral rolle.
La oss se på noen av fordelene med VMS:
Bedre besøksopplevelse
Å tilby en god besøksopplevelse vil bygge merkevarens rykte og ønske flere besøkende velkommen. Folk vil velge deg i stedet for konkurrenter hvis du sørger for at de forlater lokalene dine med glede. En VMS kan hjelpe deg å oppnå det ved å la deg administrere alt på en enkel måte uten å skape problemer for besøkende.
Strømlinjeformet mottaksprosess
Med et godt VMS på plass vil alle prosessene styres effektivt, fra mottak av besøkende til avreise. Ved å bruke programvaren kan personalet behandle gjestene dine basert på deres grunner til å besøke deg. Det vil også hjelpe deg med å administrere møtene og sørge for at de starter i tide, og besøkende ikke blir frustrerte når de venter i lobbyen.
Sikkerhet og kontaktløs sporing
VMS-programvare vil hjelpe deg med å utføre kontaktløs sporing og administrasjon av besøkende. Det vil sikre alles sikkerhet inne i bygningslokalene dine. Som et resultat kan du opprettholde overlegen beskyttelse mot helserelaterte problemer som COVID eller andre smittsomme sykdommer. I tillegg vil programvaren hjelpe deg med å forsvare organisasjonen din mot risiko knyttet til åndsverk, sikkerhet på arbeidsplassen og så videre.
Samsvar
Ved å bruke VMS kan du registrere viktige data som er samlet inn fra besøkende, inkludert deres personlige opplysninger, ID-er, medisinske dokumenter og andre papirer. Det vil hjelpe deg å administrere dem enkelt og føre en oversikt, slik at du ikke støter på overholdelsesrisikoer som GDPR, HIPAA, etc.
Sporing av ansatte/ansatte
Bortsett fra å administrere besøkende, vil programvaren hjelpe deg med å spore dine ansattes eller ansattes aktiviteter. Det vil maksimere produktiviteten deres og hjelpe dem med å fokusere på viktige områder. Siden risikoer kan være eksterne og interne, hjelper det å holde et øye med dine interne ansatte med på å redusere risikoen.
Hvis du vil benytte deg av disse fordelene, her er noen av de beste VMS-leverandørene på markedet.
iLobby
iLobby er en global leder innen bedriftsbesøksadministrasjon, som er betrodd av internasjonale flyplasser, store banker, Fortune 500-selskaper og myndighetene for å administrere, overvåke og spore besøkende.
Skann foto-ID-kortdokumentet for å få informasjonen ved hjelp av en dedikert skanner eller innebygd kamera for å sikre riktig identifikasjon. Bruk en tredjeparts eller intern overvåkningslistedatabase for å sjekke umiddelbart og flagge eller nekte uvelkomne gjester.
Under en nødsituasjon vil den varsle hver ansatt og gi deg en liste over de som er på nettstedet for å hjelpe deg med antall ansatte. Den automatiserer den svært komplekse prosessen med å validere, overvåke og screene individer på tvers av alle lokasjoner for å oppfylle krav til samsvar, sikkerhet, sikkerhet og personvern.
Du kan screene besøkende, entreprenører, ansatte, tilbakevendende besøkende, tilpassede typer, intervjuer, møter, arrangementer og leveranser. Sikre bedriften din ved å sjekke hvem som er i bygningen din, strømlinjeforme påloggingsprosessen til de besøkende, automatisere overholdelse og sikkerhet og kontrollere fysisk tilgang.
Gjør dine besøkende kjent med juridiske dokumenter som ansvar, fraskrivelser og NDAer, og samle inn deres digitale signaturer. I tillegg kan du lagre alle de juridiske dokumentene på ett enkelt sted for å laste dem ned når det er nødvendig. Du kan også enkelt lage tilpassede rapporter med få klikk og se alle dashbordrapporter eller eksportere informasjonen.
Vær alltid klar for revisjonene ved å opprettholde en liste over signerte dokumenter og andre data. Integrer med forretningsverktøyene dine som Skype for Business, Google Hangouts, Slack, taleanrop, brukerkataloger som Azure Active Directory, Cisco, Google-identiteter osv., enkeltpålogging Okta, Onelogin, CRM, e-post og kalender, stasjoner, tilgang kontroll og mye mer.
Få det gratis for prøveversjon eller velg en plan som starter på $199/måned.
Utsending Besøkende
Gi en frisk opplevelse til deg selv og alle som besøker arbeidsplassen din med Utsending Besøkende. Hold arbeidsplassen din sikker med besøksstyringssystemet og spar tid. Sjekk hvem, hvorfor og når noen er på besøk, og begrens besøkende som ikke oppfyller kriteriene dine.
Gjør i tillegg arbeidsplassen din sunnere ved hjelp av berøringsfrie påloggingsalternativer. Det er ikke nødvendig å spore opp ansatte og holde styr på de signerte dokumentene eller håndskriftmerkene. I stedet får du alt på ett enkelt dashbord for å spore alt du ønsker med muligheten til å laste ned noen dokumenter.
Gjør et godt inntrykk når en gjest dukker opp ved å sende veibeskrivelse til arbeidsplassen, undersøke dem for å kjenne deres erfaring og få dem til å si wow med en iPad-pålogging. Du kan også fange opp og lagre alt sikkert for å være i samsvar med regelverket.
Under revisjoner, eksporter de nødvendige dataene raskt for en smertefri gjennomgang. I tillegg kan du opprette flere alternativer for pålogging som stiller ulike spørsmål for å vite formålet med hver gjests besøk. Dine ansatte vil også få varsler umiddelbart og automatisk når gjester ankommer.
Undersøk hver besøkende ved å angi noen kriterier og sjekk om de vises på tredjeparts eller interne overvåkingslister. Få også rapporter og analyser om besøksvolum og eksporter data raskt med noen klikk. Du kan også be gjestene dine om å signere juridiske dokumenter som fraskrivelser og NDAer på iPad.
Opprett dessuten egendefinerte merker eller la utsendingsbesøkende skrive ut merkene automatisk når en besøkende logger på. Be gjestene om å ta et bilde slik at verten deres trygt kan hilse på dem. Du kan også skape en sunn og trygg arbeidsplass, holde øye med kontoret, få data til å jobbe smartere og holde de ansatte fokuserte.
Få begrensede funksjoner hvis du velger en gratis plan eller velger den best egnede planen for virksomheten din til kun $99/måned/sted.
Hilsen
Hilsen er en enkel og enkel plattform for å bruke besøksstyringssystemet for å holde arbeidsplassen din trygg. I stedet for å bruke en tradisjonell resepsjonist, bruk denne brukervennlige og fullt tilpassbare plattformen som lar deg integrere velkjente CRM-er og meldingsapplikasjoner.
Verktøyet sørger alltid for at rett medlem vil bli varslet så snart gjesten fullfører påloggingsprosessen. Uansett hvor du er, vil du få varsler umiddelbart om gjestenes ankomst, slik at du raskt kan iverksette tiltak.
Greetly har som mål å gjøre grensesnittet mer tilgjengelig for besøkende å forstå og for deg å bruke det i resepsjonen. Det utvider også etos til de andre grensesnittfunksjonene. Du kan fullføre konfigurasjonsprosessen i løpet av minutter og være klar til å bruke den samme dag.
Verktøyet kan representere virksomheten din slik du vil at den skal gjøre med fullt tilpassbare arbeidsflyter for innsjekking. Den samler all data fra de besøkende og effektiviserer den slik at besøkende får den beste opplevelsen. Du kan også tilpasse velkomstgrensesnittet i henhold til dine behov og kunder og la Greetly være en hjelpende hånd.
Sikkerhet er en betydelig del av enhver resepsjon, og Greetly skriver øyeblikkelig ut merkene med besøkendes bilder, detaljer og annen relevant informasjon. Den tilbyr en gratis demo og ønsker deg velkommen med en trinn-for-trinn-guide for å starte.
De betalte planene starter på $79/måned per sted.
Logg på appen
Logg på appen er bygget for den moderne arbeidsplassen, som er trygg og intelligent for pålogging. Du kan bruke denne programvaren til besøksadministrasjon, pålogging av entreprenører og ansatte og booking av skrivebord. Den har Spaces – et fleksibelt og smart tillegg for bestilling av møterom og skrivebord.
Plattformen hjelper deg å omfavne din maksimale arbeidsstyrke og administrere kapasiteten effektivt. Du kan også la besøkende logge på ved å bruke smarttelefonen via en QR-kodeskanner. Gjestene dine trenger ikke å installere noen separat app; kontaktløs pålogging er sikker og fullt tilpassbar for bransjene.
Bygg i tillegg et spørreskjema for hver besøksgruppe ved å lage flervalgsspørsmål. Ta vare på selskapets helse- og personvern- eller sikkerhetskrav ved å redusere påloggingstiden. Det vil også gi full kontroll over dataene.
Logg på-appen balanserer lagring av nødvendig og viktig informasjon for sikkerhet og rapportering, samtidig som de besøkendes personvern opprettholdes. Den er bygget for å utvikle seg selv med nye funksjoner og funksjoner og levere en bedre opplevelse til besøkende. Få avanserte funksjoner som forhåndsregistrering av besøkende, personalpålogging, entreprenøradministrasjon, medfølgende app, meldinger, retningslinjer, NDAer, tilpassede datafelt, etc.
Du vil også få fordeler med evakueringsliste, flere nettsteder, språk, arrangementer, leveranser, velkomstskjerm, integrasjoner, tilpassede merker for hver besøkende, varsler og mange flere. Tilpass pakken du trenger eller ta en 15-dagers gratis prøveperiode. Hvis du synes det er nyttig, kan du når som helst bytte til et betalt abonnement.
Proxyclick
Gi besøkende, entreprenører og ansatte mulighet til å returnere trygt mens de respekterer personvernet og overholder kravene globalt Proxyclick. Bordbestilling er en enkel, trygg og enkel måte å ønske ansatte velkommen til arbeidsplassen.
La dine ansatte velge hvor, med hvem og når de sitter innenfor de forhåndsdefinerte områdene. Du vil få full oversikt over hvem som jobber og hvor alle sitter. Det vil hjelpe deg å organisere arbeidsplassen slik at den er trygg, imøtekommende og effektiv.
Videre kan du utforske volumet og dybden av muligheter med de ekstreme systemene. Integrer verktøyene du og teamet ditt er kjent med for sømløse implementeringer. Dette er det eneste VMS-systemet med en komplett ISAE 3000 Type 1-personvernattest slik at folk kan stole på deg.
Den støtter 30 millioner besøk på 7000 lokasjoner for å hjelpe deg å stole mer på teamet ditt. Du kan også skalere med VMS som tilbyr ubegrensede verter, kiosker og besøkende. Få en uendelig liste over funksjoner for å forbedre hver besøkendes opplevelse, strømlinjeforme resepsjonen og sikre eiendelene.
Funksjonene inkluderer bestilling av skrivebord og ansatte, besøksstrømmer, kraftige dashbord, smarte flyter for besøkende og ansatte, premium-integrasjoner, avansert sikkerhet, bedriftstjenester, kundesuksess og mange flere. I tillegg kan du holde dine ansatte og besøkende trygge med COVID-19-forebyggingsprogrammet.
Skjerm besøkende og ansatte før de ankommer, del sikkerhetsinstruksjoner, gi dem tilgang med QR-koden, vær sikker og fleksibel, og begrens helserisiko. Gå for en plan som best passer dine behov for $100/måned per sted.
WhosOnLocation
Hold entreprenører, besøkende og ansatte trygge og trygge med velværesjekker, kontaktsporing, berøringsfri pålogging og mer mens du jobber utenfor og på stedet med WhosOnLocation. Det er en omfattende løsning som administrerer forhåndsregistreringer, besøksidentitet, kontaktsporing, sikkerhetsvarsler og skaper bevissthet om besøkspolitikk.
Administrer entreprenørers overholdelse av farevarsel, induksjonsstyring på tvers av ulike fasiliteter og oppmøte. Du kan også administrere ansattes tillatelser og tilstedeværelse for å støtte nettstedsikkerhet og profiler. For ikke å nevne, alt er støttet med kraftig innsikt og rapportering.
Verktøyet tilbyr en berøringsfri og enkel pålogging for å spore hver ansatt som jobber alene. Få også nødfunksjoner som selvverifisering, evakuerings- og mønstringsrapporter, innsikt og samarbeid og manuelle navneopprop. Begrens tilgangen til kvalifiserte og autoriserte ansatte, entreprenører og besøkende for å sikre fasilitetene dine.
WhosOnLocation hjelper deg med å screene besøkende, entreprenører og ansatte for å redusere risikoen for inntrengere eller uautoriserte gjester. Sørg også for hvem som har lov til å være på stedet og har fullført helseundersøkelse.
Den har planer som fungerer for alle, uavhengig av bedriftens størrelse. Administrer alt til en startpris på $599/år per sted.
Traction Guest
Gi organisasjonen din ett enkelt sted å administrere, styre og sikre en hel prosess med besøksoperasjoner med Traction Guest. Traction Guest holder sidene dine sikre, prosesskompatible og ansatte trygge, og sikrer at hver interaksjon gir maksimal produktivitet.
Den hjelper besøkende og ansatte med å finne riktig inngang og plassering, validere eller skanne identifikasjonen deres, møte verten, velge språk. I tillegg kan du spore hvem som er på nettstedet for å opprettholde nød- og sikkerhetsprotokoller. Samle også inn nødvendige data for å oppfylle samsvarsstandarder.
Representer merkevaren din når du ønsker besøkende velkommen til å bygge opplevelser og skape en visuell effekt som gjør hvert besøk minneverdig og produktivt. Ved hjelp av ett enkelt konfigurerbart system kan du møte kravene til global plassering som tillatelser, språk og data.
Ta en passende plan for organisasjonen din for bare $115/måned/iPad.
Pronestor besøkende
Pronestor besøkende tilbyr en trygg plattform for å administrere besøkende. Det er en innovativ administrasjonsløsning der du kan få en hel oversikt over de besøkende fra fortid, nåtid eller fremtid. Den lar deg også spore alle møter og bookinger ved å gi automatiserte varsler.
Pronestor Visitor hjelper deg med å sende veibeskrivelse til de besøkende og gi deg et boardingkort som du kan skanne med telefonen for å sjekke inn. Med skikkelige rapporter vet du hvem som er hvor og hvem du skal se. Verktøyet kan også håndtere mange inngangspunkter på flere steder om gangen. I tillegg kan du informere de besøkende om retningslinjene ved registrering eller før møter.
Denne plattformen viser deg en 360-graders oversikt over organisasjonens aktiviteter. Begynn å kombinere tilbakemeldinger og data for å forbedre tilgjengeligheten til fasilitetene dine, noe som er avgjørende for produktiviteten. Dessuten gjør plattformen det enkelt for dine gjester og organisasjon å holde seg sunne og trygge.
Sveip på
Bygg det mest tilgjengelige påloggingssystemet for ansatte og besøkende Sveip på det er sikkert, enkelt og strømlinjeformet. Den lar deg oppleve et fleksibelt arbeidsmiljø med komplett arbeidsplassledelse.
SwipedOn hjelper deg med å transformere arbeidsplassen ved å erstatte gamle besøksbøker med en enkel, moderne og elegant løsning for besøksadministrasjon. Få mange fordeler fra denne enkeltplattformen, for eksempel å utføre kontaktløs pålogging for ansatte og besøkende.
Du vil få funksjoner som kontaktsporingsverktøy, umiddelbare varsler, ID-merkeutskrift, digitale avtaler, ansatt inn-ut-styre, evakueringsadministrasjon og screeningspørsmål med varsler. Besøkende kan logge på direkte ved å skanne QR-koden med mobilkameraet uten fysisk kontakt. Det vil forhindre at virksomheten din og ansatte blir utsatt for smittsomme sykdommer.
Videre kan du enkelt håndtere sikkerhets- og helseregistre, COVID-19-policy, taushetserklæringer osv. Mange bransjer bruker SwipedOn, som bygg, logistikk, ideell virksomhet, forsyning, utdanning, eldreomsorg, produksjon, sport, marine, turisme, co-working og mange flere. Det beste er at SwipedOn planter trær for hver nye kunde.
Opplev plattformen enda bedre med mange tilleggsprogrammer som catering, leveranser og ubegrenset SMS. For bedre administrasjonsalternativer for ansatte og besøkende kan du koble SwipedOn med forretningsverktøyene for å kjøre arbeidet ditt problemfritt, for eksempel Microsoft Active Directory eller Azure Active Directory.
Du vil også finne null oppsettskostnader, enkel kontaktsporing, verktøy for screening av besøkende og berøringsfri pålogging i alle abonnementer. Moderniser resepsjonen for de besøkende for bare $49/måned for et enkelt sted.
Konklusjon 👨🏫
Besøksstyringssystemer er etterspurt i disse dager på tvers av ulike bransjer og bedriftsstørrelser. Programvaren kan hjelpe deg med å tilby en enestående besøksopplevelse samtidig som den sørger for organisatoriske behov for sikkerhet, sikkerhet og samsvar.
Deretter kan du utforske noen av de beste tidsporingsprogramvarene for teamet.