Å styre en virksomhet innebærer å håndtere en daglig prioriteringsliste for å nå det ønskede målet.
Oppgavehåndtering er en metode for å sikre at du fokuserer på de viktigste oppgavene og arbeider så effektivt som mulig.
Det kan virke enkelt, men det er en utfordring å holde oversikt over store prosjekter, og enda vanskeligere å følge opp mindre oppgaver.
Hvis du samarbeider med flere teammedlemmer, er det nødvendig med en god programvare for oppgavehåndtering.
Denne artikkelen vil undersøke ulike aspekter ved oppgavehåndtering og se hvordan du kan løse utfordringene knyttet til programvare for oppgavehåndtering.
Hva er Oppgavehåndtering?
Oppgavehåndtering er en kritisk faktor for et vellykket prosjekt. Uten god oppgavehåndtering er det vanskelig å sikre at alle oppgavene fullføres i tide og at prosjektet holder seg på planen.
En effektiv måte å administrere prosjekter på er å fokusere på å fullføre prioriterte oppgaver og skape en oversikt over kommende arbeid.
Oppgavehåndtering omfatter planlegging, organisering og prioritering av oppgaver for å nå definerte mål. Dette inkluderer å lage en oppgaveliste, tildele oppgaver til teammedlemmer og sette tidsfrister. Det er også viktig å følge med på fremdriften og justere planen ved behov.
Selv om det kan høres lett ut å administrere prosjekter og lede team, kan du møte mange utfordringer underveis.
La oss se nærmere på noen av disse utfordringene i oppgavehåndtering.
Utfordringer i Oppgavehåndtering
Ethvert prosjekt kommer med en rekke utfordringer.
Du må opprette og justere flere oppgaver i en systematisk rekkefølge, samtidig som du håndterer oppgavefordeling, kommuniserer med teammedlemmer og overholder prosjektfrister.
La oss se nærmere på noen av de vanlige utfordringene innen oppgavehåndtering.
- Manglende teamsamarbeid: Uten et godt styringssystem er det vanskelig for teammedlemmene å samarbeide om pågående og kommende oppgaver.
- Dårlig informasjonsdeling: Korrekt og presis kommunikasjon er avgjørende for et vellykket prosjekt. Dette gjør at teammedlemmer kan arbeide sammen, og interessenter kan holde seg oppdatert på prosjekter.
- Ustrukturert oppgaveorganisering: Det er vanskelig å spore oppgaver som er tildelt i Excel-ark og holde kontroll på fullførte oppgaver ved forsinkede tidsfrister.
- Teamkonflikter: Vellykket prosjektledelse krever samarbeid mellom ledere og utførende. Manglende retning, misforståelser og dårlig kommunikasjon kan skape konflikter i teamet. Dette kan bli et problem i lengden, og fokuset flyttes fra arbeidet til andre uproduktive tanker.
- Uklar oppgavefordeling: Mangel på et prosjektstyringssystem skaper uklarhet rundt oppgavefordelingen. Dette kan føre til at oppgaver tildeles medlemmer som ikke har de nødvendige ferdighetene, noe som kan føre til at prosjektet mislykkes.
For å overvinne utfordringer med oppgavehåndtering, kan du vurdere å bruke en plattform som Monday.com.
Dette er et skybasert arbeidsverktøy der team kan opprette arbeidsflyter og strukturere prosjekter.
Monday.com er 100 % kodefritt, slik at alle involvert i et prosjekt enkelt kan gjøre endringer, som å opprette oppgaver, sette tidsfrister, angi prioriteringer og legge til kommentarer.
La oss se nærmere på noen av funksjonene til Monday.com som hjelper deg med å organisere prosjekter på en bedre måte.
Visuelle Oversikter
Mandays Kanban-oversikt lar deg og teamet ditt se statusen til enhver tid.
Du kan bruke en tidslinje, kalender, diagrammer og andre visninger for å spore fremdriften fra overordnet nivå til de minste detaljene.
Mandays dataverktøy lar deg prioritere oppgaver, dele filer og visuelt sjekke arbeidsstatusen til teammedlemmene. På denne måten kan du ta bedre avgjørelser om hvordan du skal gå videre med prosjektene dine.
Med det brukervennlige grensesnittet kan du raskt opprette tilpassede oversikter og sette budsjetter på et øyeblikk.
Automatisering
Monday.com tilbyr mange kodefrie automatiseringsfunksjoner som sparer tid på unødvendige møter og manuelle oppdateringer via e-post. I stedet kan du opprette arbeidsflyter for ulike team og synkronisere forfallsdatoer med Google Kalender.
Du kan også integrere Monday med populære tredjeparts automatiseringsapper som Zapier for å bygge tilpassede utløsere. Hver gang en hendelse utløses, oppretter den automatisk et nytt element i Mandays oversikt.
Det betyr ingen manuell oppgaveoppretting. Enkelt og greit!
Integrasjoner
Mandag forstår utfordringene prosjektledere har med å kombinere ulike kommunikasjonskanaler.
For å løse dette problemet tilbyr Monday smidige integrasjoner med dine foretrukne kommunikasjonsverktøy som Slack, Microsoft Teams, Outlook og mange flere for å forbedre arbeidsflyten.
Gmail-integrasjonen lar deg for eksempel gjøre e-poster om til handlingselementer og holde teamet oppdatert på samtaler.
Kanban og Gantt Arbeidsflyt
Kanban er en visuell metode for å effektivisere teamets arbeidsflyt.
Det hjelper deg med å vise data i et lettfattelig kolonneformat og hjelpe deg med å ta raskere avgjørelser. I tillegg er det enkelt for teammedlemmer å bruke og synkroniserer endringer i sanntid.
Kanban-oversikten er også en fin måte å spore iterasjoner og oppgaver slik at du kan overvåke milepælene.
Med Gantt-diagrammer kan du konvertere regneark til smarte visuelle tavler som hjelper deg med å spore viktige datoer, milepæler og avhengigheter. Så du kan være sikker på at alt gjøres i tide og i henhold til dine høye standarder.
Monday.com Bruksområder
Nå som du kjenner til funksjonene til Monday, la oss se hvordan du kan bruke Monday.com til å håndtere prosjekter.
Programvareutvikling
Å administrere Sprint-sykluser og følge smidig metodikk er avgjørende for programvareutviklingsbransjen.
Det er tidsfrister for pågående oppgaver og effektivisering av kommende oppgaver. For å være effektiv må du justere og prioritere oppgaver i sanntid.
Monday hjelper deg med å planlegge, prioritere og administrere sprints, lage veikart og dele produktvisjonen med interessenter. Du kan også automatisere oppgavetildelinger og godkjenning av produktdesign, og integrere dem med verktøy som GitHub.
Markedsføring og Innholdsplanlegging
Bedrifter bruker mye tid på å lage markedsføringskampanjer.
Prosessen involverer vanligvis godkjenning av ideer, kreative dokumenter og hyppige møter med tekstforfattere og designere for å gjøre endringer.
Med Monday.com kan du overvåke alle markedsføringskampanjene dine i ett enkelt dashboard. De visuelle tavlene hjelper deg å ta raskere beslutninger og holde alle oppdatert om kampanjeendringer og tidsplaner.
I stedet for å skrive e-post for endringer, kan du skrive direkte på filer for å unngå å sende frem og tilbake for statusoppdateringer. Du kan også koble Monday til favorittappene dine som Adobe Photoshop, Acrobat med mer.
Personaladministrasjon og Drift
Med Mondays system for medarbeideradministrasjon kan HR-team spore rekrutteringsprosessen og effektivisere introduksjonsprosessen.
Uten et godt system for medarbeideradministrasjon ville HR trenge en assistent for å gjennomføre daglige møter, planlegge intervjuer og spore ansattes daglige prestasjoner.
Monday tilbyr ferdige HR-maler for sporing av oppmøte, ferier og vedlikehold av ansattes informasjon. Du kan også integrere plattformer som Slack, LinkedIn og Gmail for å importere ansattdata automatisk.
Salg CRM-plattform
Monday.com fungerer som et sentralisert system for å kommunisere med kundene dine. Du kan bruke CRM-programvare ved å integrere den med e-posten din, lage e-postmaler og sende e-postsvar fra ett enkelt dashboard.
Du kan også automatisere repeterende salgsoppgaver som samtaler og møter, angi påminnelser og spore sendte e-poster for å generere nye leads.
Som alle andre SaaS-verktøy på markedet, har Monday.com både fordeler og ulemper. Selv om fordelene oppveier ulempene, er det viktig å være klar over dem før du velger et verktøy.
La oss først se på fordelene med Monday.com.
Fordeler
- Monday.com har et intuitivt grensesnitt, er enkelt å bruke, og kan enkelt skaleres etter hvert som bedriften din vokser uten problemer.
- Du kan bytte mellom ulike visualiseringsvisninger som Gantt, Kanban, kalender og tidslinje med et enkelt klikk.
- Monday tilbyr ferdige maler for kampanjeplanlegging, onboarding av kunder, kontaktadministrasjon, oppgavehåndtering, oppmøtesporing og mye mer.
- En pålitelig plattform for å organisere prosjektinformasjon, samarbeide med team, legge til og tildele oppgaver og gjøre prosjekter tilgjengelige for alle i organisasjonen.
- Innebygde integrasjoner med populære kommunikasjonsverktøy som Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Kalender, Dropbox og mange flere.
Ulemper
- Mobilappen synkroniseres ikke alltid med nettappen i sanntid, så du må kanskje oppdatere appen for å få oppdatert visning.
- Begrenset automatisering med e-post og e-postsporingsfunksjon er ikke tilgjengelig via Pulse.
- Selv om det er mange integrasjoner tilgjengelig, mangler full funksjonsintegrasjon med Salesforce og andre populære tredjepartsplattformer i de rimeligste abonnementene.
- Abonnementer på startnivå mangler viktige funksjoner som private tavler, automatisering og mange grunnleggende integrasjoner. Noen annen programvare for oppgavehåndtering tilbyr disse funksjonene i sine gratisversjoner.
Monday.com tilbyr fem ulike prisplaner du kan velge mellom:
Individuell plan
Hvis du starter en ny virksomhet og har et team på bare to medlemmer, kan du bruke Mondays gratisversjon.
Med den individuelle planen har du tilgang til opptil 3 tavler, over 200 maler, 20 kolonnetyper og dokumenter.
Grunnplan
En grunnplan er det beste valget hvis du er en gruppe med noen få medlemmer. Den er rimelig, og koster kun $8 per sete/måned for å administrere teamaktivitetstavler.
Grunnplanen inkluderer prioritert kundestøtte, ubegrenset antall gratis seere og tilgang til funksjonene i den individuelle planen.
Standard plan
Standardplanen er den mest populære for å samarbeide med teamet ditt og øke den totale produktiviteten.
Denne prisplanen gir deg tilgang til tidslinje- og Gantt-visninger, kalendervisninger, prosessautomatisering og plattformintegrasjoner.
Pro Plan
Med Mondays Pro-plan kan du strømlinjeforme komplekse prosesser og få tilgang til alle Monday.com-funksjonene.
Denne planen koster $16 per sete/måned, og lar deg lage et dashboard som kan kombinere opptil 10 tavler.
Enterprise Plan
Bedriftsplaner kan hjelpe med å skalere automatiserings- og integrasjonsprosesser. Du kan lage et dashboard som kombinerer opptil 50 tavler.
Selv om Monday.com er en av de beste programvarene for prosjektstyring, finnes det andre lignende SaaS-programvarer du kan prøve.
Her er en liste over våre tre beste alternativer til Monday.com.
ClickUp
ClickUp er en annen fantastisk programvare for prosjektledelse, spesielt utviklet for team som jobber eksternt. Det er en brukervennlig plattform som tilbyr nesten alle funksjonene som er tilgjengelige på Monday.com.
ClickUp hjelper teamet ditt med å være produktivt og organisert, og samarbeide på en enkel måte på visuelle tavler. Teammedlemmer kan lage sprints, chatte, tildele oppgaver, legge til kommentarer og dokumenter, tildele ressurser, sette tidsfrister og få varsler om alt på ett sted.
Wrike
Wrike er en løsning for prosjektledere som trenger hjelp til å samle inn og organisere prosjektkrav, lage prosjektplaner og visualisere tidsplaner i et Gantt-diagram.
Med Wrike er det enkelt å gjøre endringer i prosjektplanene etter hvert som arbeidet skrider frem, og alle involverte team vil få varsler om eventuelle endringer.
Smartsheet
Smartsheet er et utmerket alternativ hvis du er på utkikk etter en skyapp som kan hjelpe med arbeidsledelse og samarbeid. Med millioner av brukere over hele verden er Smartsheet et populært valg for mange bedrifter.
Smartsheet-appen ligner på et regneark, noe som gjør den enkel å bruke og kjent for mange. Den er egnet for sporing av oppgaver, salgsprosesser, planlegging av oppgaver og effektivisering av forretningsprosesser.
Du kan bruke Smartsheet til automatisering av arbeidsflyt, innholdssamarbeid, prosjektstyring, aktivitetsloggføring, planlegging, sanntidsdataspørring med mer.
Sammendrag
Vi har forsøkt å gi en kort oversikt over Monday.com og hvordan det kan hjelpe deg med å effektivisere forretningsoppgavene dine.
Vi håper du har funnet denne artikkelen nyttig og er klar til å organisere prosjektene dine enkelt på Monday.com. Det er brukervennlig, tilgjengelig og en pålitelig løsning for hundrevis av bedrifter over hele verden.
Så hva venter du på? Sjekk ut Monday nå.
Du kan også utforske den beste måten å administrere salgsarbeidet ditt med Mandags salgs-CRM.