Kunstig intelligens (AI) har potensial til å strømlinjeforme møter, løse underliggende problemer under møter og gjøre dem mer produktive.
Møter, enten online eller offline, er viktige for alle profesjonelle og bedrifter. Dette gjør det mulig for team å diskutere viktige spørsmål eller strategier over en kort diskusjon.
Det er imidlertid ikke så lett å forberede et møte og gjøre det vellykket. Det krever mye brainstorming, lage agendaer, dokumentere, redigere, presentere, planlegge og mer.
Hvis du gjør alt manuelt, kan det ta mye tid og krefter og kan innebære visse ineffektiviteter og feil.
Dette kan påvirke møtet og resultatet. Derfor trenger du en løsning for alle møteutfordringene du møter.
Du kan utnytte potensialet til kunstig intelligens for å gi energi til møtene dine, administrere dem som en proff og gjøre dem vellykkede.
I denne artikkelen skal jeg diskutere noen av utfordringene knyttet til møter og hvordan AI kan løse dem.
La oss begynne!
Innholdsfortegnelse
Administrere tid
Noen ganger kan nettmøter strekke seg utover den tildelte tiden. Dette kan være slitsomt og upraktisk for deltakerne siden de kan ha andre forpliktelser etter møtet.
På samme måte, hvis møtet ikke starter til rett tid, skaper det problemer. Dette får folk til å vente, noe ingen liker i denne fartsfylte verdenen. Dette kan også tyde på at verten ikke er så seriøs med å verdsette andres tid. Som et resultat kan noen av dem forlate økten, noe som kan påvirke agendaen din.
Derfor er det nødvendig å administrere møtetiden riktig. Dette vil gjøre det mulig for alle deltakerne å bli med på møtet, ha en god diskusjon, fullføre den til rett tid og deretter gå tilbake til sine forpliktelser.
AI-løsning: AI kan hjelpe deg med å administrere onlinemøtene dine og gjøre arrangementet vellykket. For dette er det AI-verktøy for å overvåke fremdriften til onlinemøtene dine, slik at du kan sikre at riktig timing opprettholdes fra begynnelse til slutt.
Bortsett fra overvåking, kan AI-verktøy sende påminnelser når det er på tide å avslutte. Dermed kan du avslutte møtet skikkelig i stedet for å gjøre det i all hast.
Planlegging av møtet
Enten det er et online eller offline møte, kan planlegging være veldig utfordrende. Det krever at du finner en passende dato og klokkeslett som passer for alle deltakerne. Og gitt hvor travle alle er i dag, blir det vanskelig å samle alle om gangen, selv om det er online.
I tillegg er det andre utfordringer under planleggingsprosessen, som å referere til kalendere, koordinere med teamet ditt, løse konflikter og mer.
AI-løsning: Med AI blir prosessen med å planlegge et møte enklere. Det kan ikke bare effektivisere planleggingsprosessen, men også gjøre det mer effektivt. Du kan få et pålitelig AI-drevet planleggingsverktøy for å forenkle denne prosessen. Den kan analysere timeplanene til hver deltaker og, avhengig av tilgjengeligheten, foreslå foretrukne møtetider.
Videre er disse AI-verktøyene designet for å vurdere deltakernes andre faktorer som tidssoner de tilhører, reisetid osv. for å foreslå passende tidspunkt for møter. I tillegg kan verktøyet løse konflikter knyttet til planlegging og sende invitasjoner til deltakere automatisk.
For planlegging kan du bruke verktøyene som Reclaim.ai, Clockwise, etc.
Sette en klar agenda
Noen ganger kan det hende at agendaen for et møte ikke er tydelig for deltakerne eller verten. Dette betyr at ingen har en klar forståelse av hva temaet for diskusjonen er, noe som trosser det overordnede formålet med å delta i et møte i utgangspunktet.
Dessuten er det ikke så lett å komme opp med en effektiv agenda. Det krever timer med grundig research, diskusjoner, organisering, dokumentasjon og rettelser.
Som et resultat kan folk lett avlede fra diskusjonen eller ha andre forventninger enn det som egentlig skjer i økten. Dette kan gjøre møtet kontraproduktivt, og målet med møtet virker fjernt å oppnå.
AI-løsning: AI kan bidra til å lage møteagendaen din selv på prioritert basis. Det kan automatisere prosessen med å bygge agendaen for å spare mye krefter og tid. Det kan hjelpe deg å undersøke, organisere, dokumentere, formatere og korrigere agendaen din automatisk.
I tillegg kan AI-verktøy presentere agendaen på en måte som er godt organisert og lett å lese. Dette sparer deg for å manuelt samle inn og formatere data.
Håndtere repeterende oppgaver
Å gjennomføre et møte innebærer mange repeterende, tidkrevende oppgaver som planlegging, forskning, manuell dataregistrering, dokumentasjon, organisering, sending av invitasjoner osv. Så hvis du investerer mesteparten av tiden din i disse hverdagslige oppgavene, vil du ikke ha nok tid til kreativitet og forbedringer. Dermed vil det påvirke organisasjonens vekst.
AI-løsning: Hvis du bruker AI-verktøy for å automatisere disse repeterende prosessene, kan du spare mye tid. Ved å bruke en AI-møteassistent kan du effektivisere møteforberedelsene, sende invitasjoner og oppfølginger og andre oppgaver.
Det kan hjelpe deg med agendagenerering, dokumentere detaljene i møtet, planlegge møter, sende invitasjoner, sende varsler og varsler og mye mer.
Sesjonsopptak
Hvis noen avgjørende ting blir diskutert i møtet, kan det være lurt å komme tilbake til det og senere implementere det i læringen eller prosjektet. Årsaken er at mange ting kan bli diskutert i møtet og det er ikke mulig å huske alt. For dette kan det være lurt å ta opp et pågående møte slik at du kan komme tilbake til det og referere til punktene som er diskutert i det.
Imidlertid tilbyr ikke alle nettbaserte møtetjenester denne funksjonen for opptak av møteøkter. Så du kan miste viktige diskusjoner eller poeng for alltid. Dette kan påvirke prosjektet ditt eller din forståelse av et emne eller emne du lærer om.
AI-løsning: AI-verktøy kan hjelpe med å ta opp hele møtet slik at du ikke mister noe som er diskutert i det. Du kan spille av den innspilte økten på nytt og forstå viktige emner. Dette vil hjelpe deg med å fullføre prosjektene og oppgavene hvis de trinnvise prosedyrene er forklart i møtet.
Noen AI-verktøy du kan bruke til å ta opp møteøkter inkluderer Loom, Fathom, Fireflies, etc.
Oppsummer møtet
Hvis du av en eller annen grunn ikke var i stand til å delta på et møte, kan det virkelig være nyttig å få en oppsummering av punktene som er diskutert i det. Og selv om du har deltatt på møtet, kan en oppsummering likevel være til hjelp.
Et omfattende, godt utformet oppsummering av møtet vil inkludere viktige handlingspunkter, beslutninger, utfall, prosedyrer osv. Men hvis du prøver å oppsummere møtet selv, kan det ta mye tid og krefter og kan medføre visse feil og unøyaktigheter .
AI-løsning: Du kan bruke AI for å oppsummere møtet. Et AI-verktøy kan hjelpe deg med å oppnå det slik at du kan fange opp viktige poeng, beslutninger og andre detaljer og bruke dem i læringen eller arbeidet ditt.
Du kan bare bruke dette verktøyet for å få et omfattende, godt formatert og dokumentert sammendrag. Dermed, enten du har deltatt på møtet eller ikke, kan du forstå hele hovedsaken av møtet ved å gå gjennom denne oppsummeringen. Dette vil gi deg fullstendig klarhet i de diskuterte emnene med nøyaktighet.
Dette gjør det også problemfritt for deltakerne slik at de ikke trenger å ta notater under økten og miste viktige detaljer i prosessen. De kan delta på møtet med fullt fokus og oppfylle målet om å bli med på møtet.
Noen av verktøyene du kan bruke for møteoppsummering er MeetGeek, Otter, Sembly, etc.
Analyserer data
Det er viktig å få innsikt om ytelsen til møtene dine. Det vil hjelpe deg med å finne de underliggende problemene under møtet, enten det er relatert til agenda, planlegging, tid, koordinering eller noe annet.
Du kan analysere disse dataene for å fikse disse problemene og forbedre møtene dine. Det vil sikre at deltakerne får en jevn møteopplevelse uten konflikter eller problemer.
Så når møtet er fullført, må du bruke noen måter å måle hvordan møtet gikk og det positive og negative med økten. Men hvis du ikke måler disse dataene, vil du aldri bli kjent med problemene, som kan påvirke de neste øktene dine.
AI-løsning: AI-drevet analyse kan hjelpe deg med å samle nyttige analyser og innsikt for å forbedre møtene dine og gjøre dem mer effektive. Mange verktøy i markedet kan hjelpe deg med å samle virtuelle møtedata, for eksempel video, lyd, notater, oppmøte, engasjement, deltakelse, resultater, tidsstyring, effektivitet, agendabruk og mer.
I tillegg kan AI-drevne analyseverktøy presentere denne informasjonen i et lettfattelig, strukturert format. På denne måten blir det lettere for deg å forstå dataene ved å se på dem. Dermed kan du raskt finne problemene, spore fremdriften til møtene dine over tid og gjøre nødvendige forbedringer.
Videre lar AI-verktøy for å hente detaljene deg få et større bilde av de virtuelle møtene dine, måle hvordan møtene går og hva som fungerte og hva som ikke gjorde det. Dette kan føre til bedre møter og effektivitet i fremtidige møter.
Noen AI-verktøy for å samle møteanalyse er Gong, Chorus.ai og mer.
Effektivt samarbeid og kommunikasjon
Kommunikasjonshull blant deltakerne i et møte kan føre til redusert koordinering. Men den overordnede ideen med å gjennomføre et møte er å ha en sunn diskusjon for å komme til en konklusjon og målet med møtet.
Noen ganger kan språket være barrieren mellom deltakere eller visse fysiske funksjonshemminger. Dessuten kan deltakerne i et møte være nye for hverandre, så det kan virke som en utfordring å starte en samtale. Til dette må verten sørge for å skape et slikt miljø at alle kan møte hverandre virtuelt og bli komfortable med å delta i en diskusjon.
Men hvis det ikke opprettholdes, vil det påvirke teamsamarbeidet. På samme måte, hvis du holder en nettkurs, må du sørge for at alle elevene dine får et sunt læringsmiljø og verktøy for å kommunisere med deg i nød.
AI-løsning: AI-drevet programvare kan redusere kommunikasjonsgapet blant møtedeltakerne. Den tilbyr funksjoner som naturlig språkbehandling, talegjenkjenning, språkoversettelse, etc.
For å gjøre møtet mer produktivt, gjør deltakerne kjent med agendaen på forhånd ved å sende dem en godt dokumentert agenda. Dette vil gjøre dem i stand til å forberede seg til møtet og holde fokus under økten.
Videre kan du bruke AI-verktøy for samarbeid under møter. Den kommer med funksjoner som datadeling, sanntidskommunikasjon og dokumentredigering, virtuell tavle, prosjektledelse og mer. Med disse funksjonene kan du gjøre det mulig for teamene dine å jobbe effektivt sammen.
Derfor, hvis noen blant deltakerne ønsker å legge til noe, kan de bruke en funksjon for håndheving (mange programvare støtter denne funksjonen). Verten kan slå på lyden for deltakerne og la dem snakke. På samme måte, gjennom sanntidsdokumentredigering, kan flere brukere få tilgang til og redigere et enkelt dokument for rettelser eller for å komme med forslag.
Noen av AI-verktøyene du kan bruke for å forbedre kommunikasjon og samarbeid er ClickUp, Spacemaker, Voice App for oversettelse, etc.
Ta informerte beslutninger
Mange ganger blir det vanskelig for team å ta en god beslutning, selv etter timer med diskusjoner. Og hvis du ikke kan komme til en bestemt avgjørelse eller ta avgjørelser i all hast uten å måle alt, ser hele hensikten med å ha et møte ut til å være meningsløs.
En dårlig beslutning kan påvirke hele organisasjonen og dens aspekter. Det er derfor det er nødvendig å ta informerte, riktige beslutninger til rett tid.
AI-løsning: AI kan bidra til å strømlinjeforme beslutningsprosessen. Ved å bruke AI-verktøy kan du få sanntidsdata, utføre nøyaktige analyser og utnytte prediktiv modellering for å ta mer informerte, datadrevne beslutninger.
I tillegg kan AI bidra til å forbedre møter ved å:
- Aktiverer sanntids språkoversettelse
- Ta møtenotater
- Automatisk transkribering av møter
- Integrering av flere verktøy slik at brukere kan få tilgang til ulike verktøy fra ett grensesnitt
- Sikring av møter med avanserte krypteringer, MFA og andre metoder
- Hjelper deg å opprettholde samsvar med regelverk som GDPR, HIPAA, etc.
AI-verktøy du kan bruke for å ta beslutninger inkluderer Rationale, Scaler, etc.
AI møteassistenter
La oss nå kort snakke om noen AI-verktøy som kan hjelpe deg å strømlinjeforme møtene dine og gjøre dem mer effektive.
#1. MeetGeek
Bruk MeetGeek, en alt-i-ett AI-møteassistent som fungerer med alle plattformer, inkludert Zoom, Teams og Google Meet. Det vil øke verdien av dine møter, kundesamtaler og ansettelsesintervjuer.
AI-verktøyet kan automatisk ta opp møtevideoer og oppsummere møter, transkribere dem og dele innsikt om dem. MeetGeek kan automatisere alt, fra å ta notater og transkribere til å koordinere beslutninger.
Verktøyet organiserer alle møtedetaljene sikkert på et søkbart sted og lar deg berike bibliotekene dine ved å legge til lydfiler og transkripsjoner. Den integreres med 2000+ apper via Zapier sammen med mange andre verktøy.
#2. Otter
Gjør møtene dine svært produktive og få mest mulig ut av dem med Otter. Den tilbyr viktige takeaways, notater og direkte transkripsjoner. Det vil også hjelpe deg med å planlegge og planlegge møtene dine ved å koble Otter til Microsoft eller Google Kalender.
Otter fungerer med plattformer som Teams, Zoom og Google Meet. Du kan ta opptak i sanntid som du kan referere til senere og tagge lagkameratene dine med ulike handlingspunkter for å gi dem en idé om møtet. Otter kan også lage automatiserte sammendrag med hyperkoblinger og sende dem på e-post til deltakerne.
#3. Laxis
Laxis kan styrke team ved å forenkle møter og fange nøkkelinnsikt fra kundeinteraksjoner. Over 20 000 fagfolk stoler på denne AI-møteassistenten som kan hjelpe deg med å holde fokus på møtene, flagge elementer for å følge opp senere, og fange kommentarer.
Verktøyet fanger også opp møteresultater og hjelper deg med å ta klare beslutninger. Den tilbyr personlige maler for å fokusere på samtaler. Den tilbyr også sanntidstranskripsjoner, tagging, redigering i verdensklasse, lyd-til-tekst-funksjoner og integrasjon med populære verktøy.
Konklusjon
Med kunstig intelligens kan du gjøre møtene dine produktive og vellykkede siden det kan hjelpe deg å strømlinjeforme nesten alle aspekter av møtene dine. Fra planlegging, opprettelse av agenda og dokumentasjon til å planlegge møtet, invitere medlemmer og gjennomføre møtet, AI kan hjelpe deg hele veien.
Du kan også utforske noen beste agendamaler for mer produktive møter.