Enten du er en freelancer som arbeider for ulike oppdragsgivere, eller en bedrift som vurderer å øke kredittgrensen til dine kunder, er det uunngåelig at du vil trenge å utstede fakturaer. Det behøver ikke være komplisert å generere en skreddersydd faktura i Excel. Med noen enkle grep vil du raskt kunne sende ut fakturaene dine og motta betaling.
Bruk av fakturamaler
Det er forholdsvis lett å sette opp en basis faktura i Excel. Du kan opprette noen tabeller, definere regler og legge inn relevant informasjon, og vips, så er du i gang. Et annet alternativ er å benytte seg av de mange nettsidene som tilbyr gratis fakturamaler, ofte laget av erfarne regnskapsførere. Disse kan du enten bruke direkte, eller laste ned for inspirasjon når du lager din egen mal.
Excel tilbyr også et eget bibliotek med fakturamaler. For å finne disse malene, åpne Excel og velg «Fil»-fanen.
Her velger du «Ny» og skriver «Faktura» i søkefeltet.
Trykk Enter, og et utvalg av fakturamaler vil vises.
Bla gjennom de tilgjengelige malene for å finne en som passer dine behov.
Lag en enkel faktura fra bunnen i Excel
For å lage en enkel faktura i Excel fra scratch, trenger vi først å definere hvilken informasjon som er nødvendig. For å holde det enkelt, fokuserer vi på informasjonen som er essensiell for å motta betaling. Her er en oversikt over hva vi trenger:
- Selgers informasjon
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- Kjøpers informasjon
- Firmanavn
- Adresse
- Fakturadato
- Fakturanummer
- Beskrivelse av vare/tjeneste
- Pris per vare/tjeneste
- Totalbeløp
- Betalingsmåte
La oss starte!
Først åpner du et blankt Excel-ark. Det første vi vil gjøre, er å fjerne rutenettet for å få et ryddigere arbeidsområde. Gå til «Vis»-fanen og fjern haken for «Rutenett» i «Vis»-seksjonen.
La oss nå justere størrelsen på noen av kolonnene og radene. Dette gir oss ekstra plass for å håndtere mer omfattende informasjon, som for eksempel varebeskrivelser. For å endre størrelsen på en rad eller kolonne, klikk og dra.
Standardhøyden for rader er 20 piksler, mens kolonner er satt til en bredde på 64 piksler. Her er en anbefaling for optimale innstillinger:
Rader:
Rad 1: 45 piksler
Kolonner:
Kolonne A: 385 piksler
Kolonne B: 175 piksler
Kolonne C: 125 piksler
Rad 1 vil inneholde ditt navn og ordet «Faktura». For at denne informasjonen skal være lett synlig for mottakeren, øker vi skriftstørrelsen for å fange oppmerksomheten.
Kolonne A inneholder hoveddelen av viktig informasjon, som selger- og kjøperinformasjon, varebeskrivelse og betalingsmåte. Kolonne B inneholder spesifikke datoer, og trenger derfor mindre plass. Kolonne C vil inneholde fakturanummer, fakturadato, pris per vare og det totale beløpet. Også denne informasjonen krever mindre plass.
Juster radene og cellene til de foreslåtte spesifikasjonene, og la oss begynne å legge inn informasjonen vår!
I kolonne A, rad 1, skriver du inn ditt navn. Gi den en større skriftstørrelse (rundt 18 pkt) og fet skriften slik at den skiller seg ut.
I kolonne B, rad 1, skriver du «Faktura» for å tydeliggjøre dokumentets funksjon. Vi anbefaler 28 pkt skrift med store bokstaver, eventuelt en lysere farge.
I kolonne A, rad 4, 5 og 6, legger vi inn adresse og telefonnummer.
I kolonne B, rad 4 og 5, skriver du «DATO:» og «FAKTURA:» i fet skrift, og juster teksten til høyre. Kolonne C, rad 4 og 5, er der du fyller inn fakturadato og fakturanummer.
Til slutt, for den siste delen av den grunnleggende informasjonen, skriver du inn «Faktura til:» (i fet skrift) i kolonne A, rad 8. Under det, i rad 9, 10 og 11 skriver vi inn mottakerens informasjon.
Nå må vi lage en tabell for å vise varene/tjenestene, utførelsesdatoer og beløp. Slik setter vi det opp:
Først slår vi sammen kolonne A og B i rad 14. Dette vil fungere som overskriften for våre oppførte elementer (kolonne A, rad 15-30) og utførelsesdatoer (kolonne B, rad 15-30). Når du har slått sammen kolonne A og B i rad 14, gir du cellen en kantlinje. Dette gjøres ved å gå til «Skrift»-delen av «Hjem»-fanen, velge kant-ikonet og ønsket kanttype. Vi bruker «Alle kanter» i dette tilfellet.
Gjør det samme for celle C14. Du kan gjerne farge cellene dine hvis du ønsker det. Vi bruker en lys gråfarge. For å fylle cellene med en farge, velg cellene, trykk på pilen ved siden av «Fyllfarge»-ikonet i «Skrift»-seksjonen på «Hjem»-fanen, og velg farge fra nedtrekksmenyen.
I den første uthevede cellen skriver du «BESKRIVELSE» og justerer teksten til midten. I C14 skriver du «BELØP» med senterjustering. Bruk fet skrift for begge. Nå har du tabelloverskriften.
Vi ønsker å sørge for at tabellen er stor nok til å inkludere alle våre varer/tjenester. I dette eksemplet bruker vi seksten rader, men du kan justere etter behov.
Gå til bunnen av tabellen og gi de to første cellene i raden en bunnkant.
Marker deretter cellene C15-29 og gi dem alle venstre og høyre kantlinjer.
Velg nå celle C30 og gi den venstre, høyre og bunnkant. Til slutt skal vi legge til en «Total Sum»-seksjon i tabellen vår. Marker celle C31 og gi den kanter rundt hele cellen. Du kan også gi den en farge for å fremheve den. Husk å merke den med «TOTAL» i cellen ved siden av.
Dette fullfører rammen til tabellen vår. La oss nå sette opp noen regler og legge til en formel for å avslutte det hele.
Vi vet at utførelsesdatoene skal være i kolonne B, rad 15-30. Velg disse cellene. Når alle er valgt, klikk på «Format nummer»-boksen i «Nummer»-seksjonen av «Hjem»-fanen.
En nedtrekksmeny vises. Velg alternativet «Kort dato». Nå vil ethvert tall du skriver inn, som 12/26, i disse cellene automatisk bli omformatert til kort datoformat.
På samme måte, hvis du markerer cellene C15-30, hvor varebeløpene skal være, og velger alternativet «Valuta», vil et eventuelt beløp du skriver inn i disse cellene bli formatert tilsvarende.
For å automatisk summere alle de individuelle beløpene og få summen reflektert i «Total»-cellen vi opprettet, velg cellen (C31 i dette eksemplet) og skriv inn følgende formel:
=SUM(C15:C30)
Hvis du nå legger til eller fjerner et tall i de individuelle beløpscellene, vil dette automatisk reflekteres i sumcellen.
Dette vil effektivisere prosessen betydelig.
Skriv inn «Betalingsmåte:» i celle A34.
Informasjonen du legger inn her er mellom deg og mottakeren. De vanligste betalingsmåtene er kontanter, sjekk og bankoverføring. Av og til kan du bli bedt om å akseptere en postanvisning. Noen selskaper foretrekker direkte innskudd eller å bruke PayPal.
Og til slutt, ikke glem å takke din kunde eller klient!
Begynn å sende ut fakturaer og motta betaling!