Microsoft Flow, nå kjent som Power Automate, er et verktøy som lar deg konstruere automatiserte arbeidsflyter ved hjelp av utløsere. Det finnes en mengde ferdige maler, men her skal vi se på hvordan du bygger en helt ny flyt fra grunnen av, hvis ingen av malene passer dine behov.
For å ta i bruk Power Automate trenger du en gratis eller betalt konto. Hvis du ikke allerede har en, kan du registrere deg her. Etter at du har registrert deg, finner du appen ved å klikke på Office 365-appstarteren (de ni prikkene øverst til venstre), og deretter velge «Power Automate» (tidligere «Flow»).
Steg 1: Opprett en ny flyt
Når du åpner Power Automate, blir du vanligvis presentert for en oversikt over tilgjengelige maler. Siden vi skal lage en flyt fra bunnen av, velger du «Mine flyter» fra menyen på venstre side.
Hvis du ikke har opprettet noen flyter tidligere, vil denne siden være tom. Ellers vil du se en liste over flyter du har laget. Klikk på «Ny» og deretter «Opprett fra tom» for å starte med en helt blank flyt.
Du vil nå se en mulighet til å velge en populær utløser, men siden vi starter helt fra bunnen, klikker du på «Opprett fra tom»-knappen.
Steg 2: Velg en utløser
Nå må du velge en hendelse som skal starte flyten din. Du kan søke etter en spesifikk tjeneste, eller velge fra listen. Klikk på pilen under raden med ikoner for å se alle tilgjengelige tjenester.
La oss lage en enkel flyt som sender en e-post når en fil i en bestemt OneDrive-mappe blir endret. Dette er nyttig hvis du deler en mappe med andre og ønsker å bli varslet når noen gjør endringer. For å sette opp denne flyten, må vi velge en utløserhandling som er en OneDrive-filendring. Klikk på OneDrive-tjenesten.
Pass på at du velger riktig OneDrive – det finnes «OneDrive» (som er inkludert i gratis og personlige Office 365-abonnementer) og «OneDrive for Business» (som er en del av bedriftsabonnementer). Når du har valgt OneDrive-tjenesten, må du kanskje logge inn på Office 365 på nytt. Deretter vises en liste over OneDrive-utløsere. Vi leter etter «Når en fil endres»-utløseren, som du finner nederst på listen.
Klikk på «Når en fil endres» for å se alternativene for denne utløseren. Det eneste obligatoriske alternativet er å velge mappen som inneholder filene du vil overvåke. Klikk på mappeikonet.
En dialogboks viser din OneDrive-filstruktur, som starter med «Rot». Du kan velge «Rot» hvis du vil ha beskjed hver gang en fil i OneDrive endres, eller du kan navigere deg gjennom mappestrukturen og velge en spesifikk mappe.
I dette eksempelet har vi valgt mappen «/How-To Geek».
Steg 3: Velg en handling som skal utføres
Nå som utløseren er satt opp, må vi velge en handling som skal utføres. Klikk på «Nytt trinn» for å se de tilgjengelige alternativene.
Vi ønsker å sende en e-post hver gang en fil i «How-To Geek»-mappen endres, så vi velger Outlook.com-tjenesten. Det er mange tjenester å velge mellom, og de er ikke sortert alfabetisk. For å finne Outlook.com raskere, skriver du «Outlook» i filterfeltet.
Velg deretter handlingen «Send en e-post».
Nå ser du alternativene for «Send en e-post». Du kan se hvordan flyten tar form, med en utløser øverst og handlinger under.
Legg til e-postadressen du ønsker å sende e-posten til i «Til»-feltet. Når du klikker i «Emne»-boksen, dukker det opp et panel med «Dynamisk innhold» på høyre side. Her kan du legge til informasjon i emnefeltet basert på den endrede filen. Vi vil at emnet skal være «[filnavn] har blitt endret», der «[filnavn]» erstattes med det faktiske navnet på filen. For å gjøre dette, klikker du på «Filnavn» i «Dynamisk innhold»-panelet.
«Filnavn» legges til i emnefeltet. Legg til teksten » har blitt endret» (husk å legge til et mellomrom før ordet «har»).
Vi ønsker også å gjøre det enkelt å finne filen, så i «