Hvordan lage Gmail-filtre for enkelt å organisere innboksen din

Viktige takeaways

• Gmail-filtre lar deg organisere og administrere innboksen din ved å legge til etiketter, merke e-poster som lest eller slette e-poster.
• Lag filtre fra søkefeltet, en e-post eller Innstillinger-menyen for å bruke kriterier og automatiserte handlinger på innkommende e-post.
• Rediger eller slett filtre i delen Filtre og blokkerte adresser i Gmails innstillinger for å holde innboksen din organisert og ryddig.

Gmail-filtre er nøyaktig hva navnet tilsier. De hjelper deg å holde e-postinnboksen din organisert og ryddet ved å omdirigere e-poster automatisk. Her er hvordan du oppretter, tilpasser og administrerer filtre i Gmail.

Hvordan lage filtre i Gmail

For å lage Gmail-filtre må du bruke en datamaskin. Per nå er det ikke mulig å lage filtre via Gmail-mobilappen (iOS eller Android).

Det er flere måter å lage et filter på i Gmail, men den enkleste måten er å bruke søkefeltet. Naviger til toppen av innboksen og velg skyveikonet merket «Vis søkealternativer».

I tillegg kan du opprette et filter direkte fra en e-post i innboksen din. Slik oppretter du et filter fra en mottatt e-post:

Åpne en e-post som samsvarer med kriteriene dine.

Klikk på alternativet Mer ved siden av avsenderens informasjon.

Velg Filtrer meldinger som dette fra listen over alternativer som kommer opp.

Vinduet «Søkealternativer» skal vises, med Fra-kriteriene allerede fylt ut. Dette alternativet fungerer best hvis du får flere e-poster fra samme adresse.

Etter å ha brukt de ønskede filterkriteriene i søkealternativvinduet, velg Opprett filter ved siden av Søk-knappen.

Du bør bli presentert med en liste over potensielle automatiserte handlinger som skal utføres når du får en e-post som oppfyller de definerte kriteriene.

Denne listen bør inneholde muligheten til å arkivere en e-post, merke den som lest, stjernemerke den, slette den, alltid eller aldri merke den som viktig, og bruke en etikett eller kategori på den. Du kan også velge å bruke filteret på eksisterende samtaler i innboksen din som samsvarer med de samme kriteriene.

For å lære mer om hvordan du angir kriteriene for filtrene dine, ta en titt på Google Workspace sin artikkel om emnet.

Eksempler på nyttige Gmail-filtre

Vi skal ta en titt på noen praktiske eksempler på Gmail-filtre som kan forbedre e-postbehandlingen din betraktelig.

1. Filtrer e-poster basert på nøkkelord i Gmail

For å blokkere alle e-poster som inneholder ordet «investering» fra en bestemt avsender, kan du følge trinnene beskrevet nedenfor:

Åpne vinduet Søkealternativer.

Skriv inn e-postadressen til avsenderen (eller slipp dette trinnet for å blokkere alle avsendere).

Skriv inn ordet «investering» i boksen Har ordene.

Hvis du vil filtrere e-poster basert på flere termer, bruk «ELLER»-operatoren for å skille dem; Gmail vil da søke etter e-poster som inneholder minst ett av de angitte termene. For e-poster som må inneholde alle termer, kan du slå sammen ordene med mellomrom eller bruke «AND».

Du kan klikke Søk for å finne alle gjeldende e-poster som samsvarer med de valgte kriteriene.

Når du er ferdig, klikker du på Opprett filter og merker av i boksen ved siden av Slett det for å sende alle e-poster som samsvarer med kriteriene til papirkurven. (Du kan velge å arkivere dem i stedet ved å velge Hopp over innboksen).

Velg Opprett filter igjen.

Du skal se en melding om at filteret ditt har opprettet. Alle e-poster som inneholder de angitte ordene vil nå bli slettet så snart de er levert.

2. Sorter Gmail-innboksen ved hjelp av Plus-adresseringsfiltre

Plussadressering er en funksjon som lar deg legge til tegn til e-postadressen din og fortsatt få meldingene levert til innboksen din. Dette kan brukes til å opprette engangs-e-postadresser for raske registreringer og til å organisere e-poster fra forskjellige avsendere.

For å bruke plussadressering, legg til et plusstegn (+) til e-postadressen din før @-symbolet. For eksempel, [email protected] ville bli [email protected].

Du kan bruke denne nye adressen til å registrere deg for et nyhetsbrev og deretter opprette et filter for automatisk å bruke en etikett på e-postene som sendes fra det nyhetsbrevet. En annen fordel med denne funksjonen er at hvis du begynner å få spam-e-post, kan du enkelt se hvilket selskap som har solgt ut e-postadressen din.

Følg trinnene nedenfor for å bruke plussadressering for å filtrere e-poster:

Åpne vinduet Søkealternativer.

Sett inn kriteriene dine i boksen Har ordene: {to:[email protected] levert til:[email protected]}. Pass på å erstatte «makeuseof+tech» med din egendefinerte e-postadresse.

Krøllete parenteser kan brukes i stedet for OR-operatøren, og de har samme funksjon her. Det er andre avanserte søkeoperatorer du kan bruke i Gmail-søkene og -filtrene dine, og de kan finnes oppført på Gmail Hjelp.

Klikk på Opprett filter og velg Bruk etiketten.

Du kan velge en passende etikett fra rullegardinboksen. Hvis du ikke har noen etiketter som passer, kan du lage en ny.

Når du er ferdig, klikker du på Opprett filter igjen.

3. Filtrer e-poster basert på emne eller avsender i Gmail

Det kan være lurt å sette opp et Gmail-filter for å kategorisere alle e-poster relatert til et spesifikt emne eller fra en utpekt avsender i en enkelt etikett. Gmail kombinerer imidlertid kriterier i vinduet Søkealternativer ved å bruke en OG-operator, i stedet for en OR-operator. Så dette resulterer i et filter som velger e-poster som oppfyller alle spesifiserte kriterier, i stedet for å finne e-poster som oppfyller et enkelt kriterium.

Selv om du kan lage separate filtre for hvert kriterium, er det mye enklere å bruke «Har ordene»-boksen. For å lage et filter for å organisere alle arbeidsrelaterte e-poster under etiketten «Arbeid», følger du en prosess som ligner på den som er beskrevet nedenfor:

Åpne vinduet Søkealternativer.

Skriv inn avsenderen foran fra:-operatøren. Du kan spesifisere flere avsendere ved å bruke krøllede parenteser eller OR-operatoren.

Du kan spesifisere et nøkkelord du skal se etter i emnelinjen ved å bruke subject:-operatoren.

Hvis du vil at filteret skal se etter bestemte ord gjennom e-posten (ikke nødvendigvis i emnelinjen alene), skriv dem inn etter å ha spesifisert avsender. Sørg for å slå sammen flere søkeord med OR-operatoren.

I det neste vinduet velger du etiketten som skal brukes på e-poster som samsvarer med kriteriene. Jeg har valgt etiketten «Arbeid».

Sørg for å sjekke ut listen vår over smarte Gmail-filtre for å håndtere e-postoverbelastning for flere eksempler på nyttige Gmail-filtre.

Hvordan redigere og slette Gmail-filtre

Hvis du ikke lenger trenger bestemte filtre eller ønsker å redigere dem for å inkludere visse kriterier, kan du redigere og slette Gmail-filtrene dine slik:

Velg tannhjulikonet og klikk på Se alle innstillinger.

Klikk på Filtre og blokkerte adresser.

Velg rediger eller slett ved siden av filteret du ønsker. Når du redigerer, endre filterkriteriene du ønsker og velg Fortsett > Oppdater filter.

Hvis du vil fjerne flere filtre, klikker du på avmerkingsboksen ved siden av hvert og velger Slett nederst når du er ferdig.

Filtre kan forenkle prosessen med å administrere e-postene dine og holde innboksen ryddig. Men filtre er ikke den eneste måten å holde innboksen din organisert. Du kan også lære hvordan du sorterer Gmail-innboksen etter avsender, emne og etikett.