Omfanget av arbeidsdokumentet hjelper deg å unngå gjetting og feilkommunikasjon i et prosjekt og holde det på rett spor når du samarbeider med eksterne kunder.
Dagens virksomheter samarbeider med flere parter før de fullfører et prosjekt. For slikt samarbeid trenger virksomheter et profesjonelt dokument. Så de kan henvise til det senere dersom de samarbeidende eksterne partene ikke leverer prosjektleveransene i henhold til avtalte spesifikasjoner.
Et slikt forretningsdokument er omfanget av arbeidet. Du trenger det når du tar opp prosjekter fra noen andre eller samarbeider med tredjeparter.
Fortsett å lese for å lære å skrive et arbeidsomfangsdokument på et tydelig og lettfattelig språk. Du vil også utforske noen nettbaserte ressurser som tilbyr ulike typer omfang av arbeidsmaler og skjemabaserte byggere.
Innholdsfortegnelse
Introduksjon
Arbeidsomfang, også kalt SoW-dokument, er en artikkel hvor detaljert informasjon om grunnlaget for et prosjekt er beskrevet. Mange anser det også som en skriftlig kontrakt mellom seg selv og andre interessenter i et prosjekt, inkludert agenter, tjenesteleverandører og underleverandører.
Dokumentet forklarer vanligvis hvordan hver oppgave eller fase i et prosjekt fullføres, leveransene, forventede resultater, betalingsplaner og prosessen. Ved å bruke dette kan frilansere eller team klart og konsist nevne hva interessentene kan forvente av et prosjekt.
I tilfelle misforståelser fungerer dette som et alternativ for alle parter. Fra den vet alle hva de må gjøre for å få prosjektet til å fungere for begge. SoW-dokument er også en fantastisk måte for effektiv kommunikasjon – mangel på noe kan føre til at et prosjekt og en kunde-interessenter-relasjon mislykkes.
Essensielle komponenter
Avhengig av prosjekttype og bransje, vil dokumentet variere. Dette er imidlertid de vanlige elementene du må inkludere i nesten alle SoW for åpenhet.
Nøkkelinformasjon
I hvert SoW-dokument må du inkludere de grunnleggende detaljene i et prosjekt slik at leserne umiddelbart kan forstå hva det handler om. Ta med prosjektnavnet, forfatterens navn, klientens navn, dato og annen viktig informasjon.
Prosjektmål
Det hjelper alltid å legge til en kort prosjektbeskrivelse i SoW. Sørg for å inkludere prosjektets bakgrunn, mål, problemformulering og personer involvert, men konsist.
Beskrivelse av varer og tjenester som en liste
Nå, kom til den mest avgjørende delen av dette dokumentet – varene og tjenestene du vil levere eller utføre innenfor prosjektrammene.
Det er bedre å dele opp leveransene i mindre biter og liste dem opp som oppgaver og underoppgaver. Enten det er et frilansprosjekt eller et teamprosjekt, presenter oppgavene i en tabell sammen med anslåtte fullføringsdatoer og kontaktpersoner.
Prosjektleveranser
Det er kanskje ikke nødvendig for alle SoW-dokumenter, men å nevne hva kunden vil få når prosjektet avsluttes er fordelaktig. Dermed vil de vite hva de kan forvente av deg og teamet ditt.
Prosjekttid
Tid spiller en avgjørende rolle i alle prosjekter; derfor må du inkludere gjennomføringstiden. Nevn når du skal begynne å jobbe med det og når du er ferdig med det. Ikke glem å nevne milepæler eller prestasjoner du ønsker å oppnå underveis.
En liste utenfor omfanget
En annen valgfri komponent i SoW-dokumentet vil ta det til neste nivå. I denne delen inkluderer du alt du ikke vil inkludere i prosjektet ditt, men kundene kan forvente at du gjør det. Dette vil gjøre ting klart og hjelpe deg å unngå misforståelser.
Protokoll for endringer
Når du oppretter SoW før du starter på et prosjekt, kan det oppstå nødvendigheter senere for å gjøre endringer i prosjektomfanget du nevner i dette dokumentet. Av denne grunn må du legge til en protokoll som du vil kunne gjøre endringer i den.
Betalingsbetingelser
Alle betalte prosjekter bør inneholde en seksjon der du må beskrive prosjektkostnaden og betalingsmåtene. Hvis prosjektet trenger at du investerer penger for varer, arbeidskraft, infrastruktur eller andre faste kostnader, inkluderer det i denne delen. Nevn også betalingsplaner, milepælsbetalinger og andre detaljer i SoW-dokumentet ditt.
Vilkår og betingelser
Du må inkludere alle vilkår og betingelser for prosjektet i denne delen. Her kan du også forklare begrepene som brukes i SoW og eventuelle forhold du ikke har avklart tidligere.
Godkjennelse
Til slutt, legg til denne delen som vil gjøre dette til en juridisk håndhevbar kontrakt. Ta her med klientens signatur og gi plass til underskriftene til andre interessenter.
Brukssaker
Enhver prosjektoppdragsavtale mellom en klient og en outsourcing-part bør skje gjennom et SoW-dokument. Nedenfor finner du noen eksempler på bruk i den virkelige verden av omfanget av word-dokumenter og malene deres:
#1. Bygningsarkitektoniske arbeider
Siden arkitektonisk arbeid for forretningsbygg og personlige bygninger medfører mange utgifter, risikoer og tidsinvesteringer, må du bruke et standard SoW-dokument som de fleste byggefirmaer bruker.
Malen nedenfor er et standardisert SoW-dokument som inkluderer alle de vitale komponentene som prosjektdefinisjon, klient- og prosjektinformasjon, arkitektutvelgelsesprosess, tidslinje for prosjektet, godkjenningskrav, generelle mål, etc.
Last ned: Architectural Works mal for gratis MS Word/Google Docs
#2. Innvendig og utvendig renovering
Ulike boliginnredningsbyråer og entreprenører bruker dette SoW-dokumentet til å fullføre avtaler om renovering av individuelle eller forretningsprosjekter. Du kan bruke en mal hvis du er en ny deltaker i dette feltet og ikke aner hvordan du oppretter en.
Følgende SoW-dokumentmal er utarbeidet i henhold til behovene til amerikanske hovedentreprenører for renovering av kommersielle bygninger eller boligbygg. Den inneholder alt «in-scope» innhold for renoveringsarbeid. Du kan imidlertid legge til flere eller slette noen i henhold til prosjektet du jobber med.
Last ned: Renovation Works-mal for gratis MS Word/Google Docs
#3. Bolig- og kommersielle landskapsprosjekter
Landskapsprosjekter inkluderer mye vått arbeid så vel som profesjonelle show-offs. SoW-dokumentet er sjansen for deg til å vise frem din kreativitet og designsmak slik at oppdragsgiveren får enda et solid poeng for å ansette ditt byrå.
Denne SoW-malen for landskapsarbeid består av bildeblokker der du kan plassere en merkevarelogo, merkefargepaletter, ikoner og arbeidseksempler. Det er en ekstra blank side som du kan bruke til å skrive mer innhold. For hver side kan du endre eksempelet på landskapsbilde.
Last ned: Landscaping SoW-mal for gratis MS Word/Google Docs
#4. Markedsføring i sosiale medier
Å hjelpe bedrifter med annonser og markedsføringskampanjer på sosiale medier er lukrativt. Ulike frilansere og digitale markedsføringsbyråer er inne på dette. Hvis du også er i dette domenet, så kan et SoW-dokument hjelpe deg i det lange løp.
Nedenfor finner du en organisert, skarp, profesjonell SoW-mal for markedsføring av sosiale medier som byråer og frilansere kan bruke kommersielt. Den inneholder de nødvendige SoW-dokumentkomponentene som klientdetaljer, prosjektbeskrivelser, kampanjedetaljer, nøkkelleveranser, kampanjetabeller, etc.
Last ned: SoW-mal for sosiale medier markedsføring for gratis MS Word/Google Docs
#5. Offentlige kontrakter
Et SoW-dokument er svært nødvendig for kontraktsmessige arbeider som du kan få fra føderale, statlige, kommuner og fylker. Du vil også finne at omfanget av arbeidsdokumenter er det mest forseggjorte når det gjelder innhold og omfang.
Her finner du et eksempel på SoW-malen for statlige kontraktsprosjekter. Den lar deg legge til byrålogoen din og annet SoW-innhold som organisasjonsnavn, prosjektnavn, forfatterdetaljer, prosjektbakgrunn og mål, prosjektbeskrivelse, tidsplan/plan, leverandørkostnadsforslag, etc.
Det kan hende du må legge til eller ekskludere innhold avhengig av det offentlige kontraktsprosjektet du er interessert i. Gå gjennom prosjektkravet for et SoW-dokumentformat før du sender inn det endelige utkastet.
Last ned: Offentlige kontrakter SoW-mal for gratis MS Word/Google Docs
Dos to Write SOW-dokument ✔
- Inkluder eksplisitte detaljer om jobben, betaling, ressurser, tidsfrist, milepæler osv.
- Legg til visuelle elementer som bilder av sluttproduktet eller tjenesten du forventer, grafer, diagrammer, tabeller osv.
- Hvis dokumentet inneholder forretningssjargong, sørg for at du og den signerende parten definerer disse før du setter i gang prosjektet.
- Hvis det er et langsiktig prosjekt med mange komplekse leveranser som avhenger av tidspunktet, inkluderer en tidsplan for gjennomgang av SoW med månedlige eller kvartalsvise intervaller.
- Dokumentet bør også inneholde definisjoner på prosjektsuksess. Når du fullfører prosjektet, kan oppdragsgiver enkelt gjennomgå suksessdefinisjonene, og det vil ikke være rom for unødvendige gjennomganger og etterarbeid.
- Hold SoW skarp, konsis og kort. Ikke bruk unødvendige fyllstoffer for å forlenge dokumentet.
- Du må utarbeide dokumentet ved å samarbeide med eksterne og interne interessenter. For eksempel vil interne interessenter være prosjektteamet ditt, og eksterne interessenter vil være klienten og tredjepartsleverandører.
- Nevn nært beslektede tjenester som ikke følger med prosjektet, som hosting etter nettsideutviklingen, apppublisering etter apputviklingen osv., med mindre klienten betaler for tjenesten.
La oss nå gå inn i det som ikke bør gjøres for å skrive et arbeidsomfang (SOW) dokument.
Gjør ikke for å skrive SOW-dokument ❌
- Ikke nøl med å bruke SoW-dokumentmaler og eksempler på et relevant prosjekt når du lager ditt. Det vil spare tid og krefter.
- Ikke inkluder vagt og tvetydig innhold i dokumentet som underleverandører, leverandører og andre tredjeparter kan bruke til sin fordel og påføre deg økonomisk skade.
- Ikke forhast utarbeidelsesprosessen av et arbeidsomfangsdokument. Sitt med samarbeidspartnerne dine og planlegg dokumentet nøye ved å inkludere alle definisjoner, milepæler, begrensninger, budsjett osv.
- Ikke glem å tydelig skissere leveranser i et prosjekt som er «utenfor omfang» og «i omfang.»
- Ikke glem å inkludere det i dokumentet sammen med kostnadene hvis prosjektet krever en viss varighet av profesjonell opplæring.
- Noen SoW-dokumenter mangler den trinnvise arbeidsflyten for hvordan klienten skal revidere leveransene slik at de kan erklære at prosjektet er fullført. Pass på at du ikke gjør denne feilen. Inkluder forhåndsgodkjente trinn som definerer prosjektet som komplett i henhold til idriftsettelsesvilkår.
- Langsiktige prosjekter kan kreve avledninger, omfangsendringer, leveranseendringer osv. Ikke glem å nevne slike muligheter i SoW-dokumentet.
Sjekk videre de gratis malressursene for SOW-dokumenter.
Gratis malressurser
Smartsheet
På Smartsheet kan brukere finne en rekke gratis arbeidsmaler for personlig bruk. Her er maler tilgjengelige i Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs og Google Sheets.
Digital markedsføring, kommersiell konstruksjon, programvareutvikling, interiørdesign, webdesign og ombygging er noen populære bransjer der du kan bruke disse malene til denne plattformen.
Malarkiv
Malarkiv er et annet nettsted hvor du kan finne gratis ressurser for å lage omfanget av arbeidsdokumenter. Malene er av ulike design og formater, slik at du kan velge i henhold til ditt merke eller prosjekt. Dessuten kan du enkelt laste ned og redigere disse for å komme opp med et unikt SoW-dokument.
FormSwift
FormSwift lar deg lage et omfang av arbeidsdokument for ditt neste prosjektforslag på to måter. Last først ned en generisk mal i Microsoft Word eller Adobe PDF fra nettstedet. Deretter kan du fylle ut de tomme feltene for å lage et tilpasset SoW-dokument.
For det andre kan du gå gjennom en guidet SoW-bygger hvor du skriver inn de relevante detaljene, og byggeren fortsetter å lage dokumentet. Det tar omtrent 20 minutter å lage dokumentet online på denne plattformen.
Siste ord
Så, nå vet du omfanget av arbeidsdokumentet, dets komponenter og hva du må og ikke må gjøre for å lage et profesjonelt SoW-dokument som kunden din vil elske. Videre har du også oppdaget noen brukstilfeller der du kan bruke SoW-dokumenter.
For å hjelpe deg videre, har artikkelen skissert noe online omfang av arbeidsdokumentbyggere og malbiblioteker. Du kan lage et SoW-dokument online ved å bruke en av plattformene ovenfor, enten ved å følge en trinn-for-trinn-guide eller laste ned og tilpasse en mal.
Du kan også være interessert i de beste verktøyene for eSign-dokumenter som omfanget av arbeid eller arbeidsordrer.