Slack, et populært kommunikasjonsverktøy for arbeidsplassen, tilbyr nå en funksjon kalt Workflow Builder. Dette verktøyet lar deg automatisere gjentakende oppgaver. Her ser vi nærmere på hva det er, hva det kan gjøre og hvordan du kan bruke det.
Workflow Builder er en funksjonalitet som kun er tilgjengelig i Slacks betalte abonnementer: Standard, Plus eller Enterprise. Brukere av den gratis planen må oppgradere for å få tilgang til Workflow Builder, men det er mulig å få en gratis prøveperiode av de betalte planene, dersom man ønsker å utforske denne funksjonen.
Hva er Workflow Builder?
Med Workflow Builder kan du definere en utløser, etterfulgt av en rekke handlinger. Når utløseren aktiveres, vil handlingssekvensen settes i gang. Et eksempel fra Slack selv illustrerer dette: utløseren kan være at en ny person blir med i en kanal. Handlingssekvensen kan da være at vedkommende automatisk mottar en direktemelding med nyttig informasjon og et kort skjema for å presentere seg for de andre medlemmene.
Du kan velge mellom følgende utløsere:
Handlingsmeny: Brukeren velger manuelt arbeidsflyten fra kanalmenyen.
Nytt kanalmedlem: En ny person blir med i kanalen.
Emoji-reaksjon: Noen reagerer på en melding med en emoji.
En arbeidsflyt kan inneholde et ubegrenset antall trinn, men hvert trinn må være en av følgende handlinger:
Send en melding: Til en person eller kanal.
Send et skjema: Til en person eller kanal.
Selv om dette er enkle utløsere og handlinger, kan du likevel bygge ganske komplekse arbeidsflyter, som for eksempel godkjenningsprosesser eller datainnsamling. Slack planlegger å legge til støtte for å utløse arbeidsflyter ved hjelp av et API. I praksis betyr dette at du kan benytte tjenester som IFTTT eller Microsoft Flow for å starte en arbeidsflyt i Slack, eller utvikle en trigger i din egen app.
Foreløpig er alle Slacks utløsere og handlinger interne i systemet.
Hvordan bruker du Workflow Builder?
Du designer en arbeidsflyt, og publiserer den for å gjøre den tilgjengelig for andre. For å begynne, klikk på pilen ved siden av navnet på arbeidsområdet ditt for å åpne hovedmenyen, og velg deretter «Workflow Builder».
I Workflow Builder-panelet, trykk på «Create Workflow».
Gi arbeidsflyten et beskrivende navn, da dette vil være synlig for andre brukere. Når du har navngitt arbeidsflyten, klikker du på «Neste».
Velg en utløserhandling for å starte arbeidsflyten. I dette eksemplet bruker vi «Handlingsmenyen» fordi vi ønsker at folk skal kunne starte arbeidsflyten ved behov.
Det neste trinnet vil variere avhengig av utløseren du valgte. Hvis du valgte «Nytt kanalmedlem», må du velge kanalen arbeidsflyten skal kjøre i. Hvis du valgte «Emoji-reaksjon», må du velge hvilken emoji som skal utløse arbeidsflyten.
Siden vi valgte «Handlingsmeny», må vi velge kanalen der folk kan starte arbeidsflyten, og gi den et navn som de kan identifisere. Deretter klikker vi på «Lagre».
Arbeidsflyten opprettes og vises på «Arbeidsflytoversikt»-siden. Klikk på «Rediger» for å endre detaljene. For en «Handlingsmeny»-arbeidsflyt, kan du endre navnet og kanalen den vises i, men du kan ikke endre utløseren – da må du lage en ny arbeidsflyt.
Nå må vi legge til en eller flere handlinger som arbeidsflyten skal utføre, så klikk på «Legg til trinn».
Du kan velge å «Sende en melding» eller «Opprette et skjema». I vårt eksempel trykker vi på «Legg til» ved siden av «Opprett et skjema».
I «Opprett et skjema»-panelet skriver du inn en tittel og et spørsmål, og velger deretter spørsmålstypen fra nedtrekksmenyen:
Kort svar
Langt svar
Velg fra en liste
Velg en person
Velg en kanal eller DM
I vårt eksempel velger vi «Velg fra en liste». Vi legger også til et alternativ i listen over valgmuligheter, og trykker på «Legg til listeelement» for å legge til flere. Gjenta dette til du har listet opp alle alternativene du vil at noen skal velge mellom.
Du kan bruke knappene til høyre for å flytte elementer opp og ned eller fjerne dem fra listen. Du kan også velge et «Standardvalg» (hvis ønskelig) fra nedtrekksmenyen under listeelementene.
Når spørsmålet ditt er fullført, kan du gjøre det obligatorisk, og deretter legge til et nytt. Du kan fortsette å legge til spørsmål til skjemaet er komplett, og deretter velge kanalen (eller personen) du vil sende resultatene til.
Når du er ferdig med skjemaet, klikker du på «Lagre».
«Arbeidsflytoversikt» viser nå trinnet du la til. Klikk på «Legg til trinn» for å legge til flere trinn til arbeidsflyten er ferdigstilt.
Når arbeidsflyten er klar, trykker du på «Publiser» øverst til høyre på siden.
En melding om at arbeidsflyten din er publisert vises med konfetti.
En melding legges ut i kanalen for å informere alle om at du har publisert en arbeidsflyt.
Vi la til arbeidsflyten vår i en kanal der alle kan bruke den, og Workflow-symbolet (lynet) er nå synlig. Ved å klikke på ikonet vil alle se arbeidsflyten, og de kan klikke på ikonet for å velge og bruke den.
Når du klikker på arbeidsflyten, vises skjemaet du har laget.
For å redigere eller endre arbeidsflyten, klikk på pilen ved siden av arbeidsområdenavnet for å åpne hovedmenyen, og velg deretter «Workflow Builder».
Workflow Builder-panelet åpnes.
For å redigere arbeidsflyten, klikk på den. Klikk på de tre prikkene til høyre for å åpne en meny som lar deg utføre handlinger som å oppheve publiseringen eller slette arbeidsflyten.
Over tid forventer vi at Slack vil legge til enda mer funksjonalitet til arbeidsflytene. I mellomtiden er dette et nyttig verktøy for å forbedre kommunikasjon og samarbeid.