Google Workspace: Perfekte verktøy for en sikker, effektiv og samarbeidskultur.
Eksternt eller ikke, du kan ikke forvente suksess mens du jobber i siloer. Og Google Workspace (tidligere GSuite) er stedet der du jobber sammen i sanntid.
Basert på abonnementet er Google Workspace en gruppe med flere applikasjoner, inkludert:
GmailSheetsCloud SearchMeet SlidesJamboardChat FormsAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Alene er dette enkle applikasjoner som du enkelt kan finne erstatninger for. Men sammen kan de være det nødvendige limet du har vært ute etter for å hjelpe til med å fungere virksomheten din som en.
Først vil vi se noen av disse individuelle applikasjonene som hjelper samarbeid, etterfulgt av innebygde sikkerhets- og administrasjonsverktøy.
Innholdsfortegnelse
Gmail
Vi har alle brukt Gmail (den gratis) siden vi først la hendene på datamaskiner. Forretningsaspektet ved Gmail forblir imidlertid skjult for slike brukere.
Å sende e-poster er bare en enkelt fasett av Gmail, men andre, som integrering med Google Meet, Chat, osv., gjør det mer enn det som ser ut til å være mulig fra overflaten.
Du kan for eksempel bytte til Chat og Meet fra Gmail for å holde hver samtale på ett sted med muligheten til å lagre eller slette loggen etter 24 timer.
I tillegg gjør Smart Compose arbeidet ditt enkelt som e-postavsender. Drevet med kunstig intelligens får du forslag mens du skriver e-post. Du kan også slå på personalisering for mer nøyaktighet, som forbedres over tid.
En annen utmerket ting med Gmail er spamfiltrering. Med maskinlæring holder Gmail over 99,9 % av søppelposten unna. Selv om dette er en utmerket funksjon for personlig sikkerhet, er den like eller viktigere for forretningskommunikasjon.
Men som en forretningsenhet er @dittmerkenavn.com den beste e-postadressen du kan få, og bruk av @gmail.com blir sett på som generisk.
For å løse denne bekymringen kan du bruke et tilpasset domene og få Gmail til å snakke om virksomheten din. Google Workspace støtter også en enkel overgang fra eldre e-postleverandører som Microsoft Outlook.
Workspace Gmail har også det du trenger for vellykket e-postmarkedsføring. Du kan dra nytte av de forhåndsdesignede layoutene, legge til din egendefinerte smak og bruke multi-send for å spre budskapet til et stort publikum på én gang.
Google Chat & Spaces
Det er her du snakker med jevnaldrende, deler dokumenter, planlegger møter og kan få ting gjort uten å bruke noen tredjeparts bedriftsmeldingsapplikasjoner som Slack.
Dette er delt inn i to: Chat og Spaces.
Du kan anta Google Chat ligner på alle meldingsapplikasjoner som Slack eller WhatsApp. Dette støtter å snakke med alle interne eller eksterne personer med bare en Google-konto.
I tillegg har Chat også gruppesamtaler.
Plasser er derimot best egnet for prosjekter. For eksempel ligner Spaces Chat & Share-seksjoner på Slack-kanaler hvor du kan legge til personer, dele filer osv.
I tillegg kan du tildele oppgaver til teammedlemmene dine og spore fremgangen deres.
Det finnes to typer Spaces i Google Workspace. Den første er begrenset der bare de ekstra medlemmene kan delta. Den andre er ment for hele organisasjonen, der hvem som helst kan bli med i et spesifikt rom med en lenke.
Her er skillet mellom gratisversjonene og L Workspace støtten for appintegrasjoner. Hundrevis av applikasjoner (som Twitter, Asana, Zapier, etc.) er tilgjengelige for kontroll uten å måtte flytte ut.
Interessant nok har Google implementert sin Natural Language Processing for å lage sammendrag i Chats and Spaces. Dette vil lage en kortversjon av hele samtalen øverst for å fange opp alt med et enkelt blikk.
Google Meet
Google Meet er den opprinnelige Workspace-erstatningen for alle tredjeparts videokonferanseapplikasjoner som Zoom.
Google har annonsert å legge til automatisk møtetranskripsjon og oppsummering i fremtidige oppdateringer. Dette sikrer mer produktive møter og holder hver samtale relevant i senere stadier.
Kilde: Google
Videre vil videoleveringen dra nytte av den kommende Portrait-gjenopprettingen, som vil bidra til å dempe forhold som omgivelser med lite lys, dårlige webkameraer eller ustabile nettverk.
På samme måte gir funksjoner som Portrait light deg et utseende i studiokvalitet på nettmøtene.
Selv om dette hovedsakelig handlet om videoen, vil ting som De-reverberation filtrere ekkoet og gi en optimal lytteopplevelse til alle, uavhengig av romakustikken.
Mens Meet kan være vert for mange deltakere, er det noen ganger ikke nok for en gigantisk organisasjon. I slike tilfeller har Meet inkludert Livestream-funksjoner for opptil 10 000 deltakere. Dessuten, i kommende oppdateringer, vil alle som har tilgang til direktestrømmen kunne delta i spørsmål og svar eller avstemninger, noe som gir mer inkludering til alle.
Selv om Google Meet først og fremst er en gratis programvare for videokonferanser, er noen premiumfunksjoner reservert for betalte abonnenter.
De ekstra godsakene innebærer lengre møtevarighet (opptil 24 timer), flere deltakere (opptil 500), håndheving, grupperom, avstemninger, bli med på telefon osv.
Dessuten gjør den intelligente støyreduksjonen, oppmøtesporing og samtaleopptak Workspace Meet til en særegen pakke alene.
I tillegg kan du opprette en egen bestillingsside for å hjelpe kundene dine med å finne en tidsluke som passer best for diskusjon. Og dette blir oppdatert hver gang noen bestiller tid, og nevner gratis spilleautomater.
Møter som gjennomføres via Google Meet er sikre i bedriftsklasse. Alt er kryptert under transport, og å dele skjermen med deltakerne er trygt uten frykt for snooper. Likevel, i senere oppdateringer, vil brukerne administrere krypteringsnøklene selv og kan velge ende-til-ende krypterte møter.
Google Dokumenter, Regneark og Presentasjoner
Dette er det meste du og teamet ditt vil bruke som organisasjon.
Disse verktøyene lar opptil 100 personer samtidig se, redigere eller kommentere en enkelt fil basert på tillatelsesnivåene deres.
Og tar samarbeidet til et nytt nivå, disse verktøyene er integrert med Meet. Så ikke bare kan folk jobbe med det samme dokumentet, de kan se og snakke med hverandre mens de gjør det.
Dette reduserer mye frem og tilbake og bidrar til å gjøre sanntidsjusteringer for å skape det beste på et minimum av tid.
Dessuten lar bilde-i-bilde-modusen deg multitaske mens du holder et øye med saksgangen og hoppe rett inn med et klikk når det er på tide å handle.
Mens mesteparten av funksjonaliteten er til stede for gratisbrukerne, har Google Workspace en viss fordel.
For det første dobles lagringsplassen selv i basisnivået, som blir ubegrenset for de høyere abonnementene og større lagene (mer enn fem). For en teamstørrelse på mindre enn fem kan lagringsplassen som er tildelt hver bruker gå opp til 1TB, betydelig mer enn det som følger med (15 GB) i gratisversjonen.
I tillegg kan man dele et dokument med en hel organisasjon med et enkelt klikk og gjøre det søkbart.
En annen unik funksjon i Google Workspace Docs er det automatiske sammendraget. Selv om det alltid er mulig å ha dette manuelt, gjør automatiseringen det enklere med valgfri redigering om nødvendig.
På sikkerhetsfronten planlegger Google å dekke Dokumenter, Slides og Regneark med samme skadelig programvare og phishing-beskyttelse som er distribuert i Gmail.
Dette vil sikre at du får varsler om slike koblinger eller forsøk som kan kompromittere din personlige eller selskapets sikkerhet.
Google Kalender
Kalenderen ser ut til å være den minst brukte av partiet. Det tillater imidlertid perfekt planlegging, og sikrer at du ikke overlapper noens travle spilleautomat.
Den beste brukssaken for Google Kalender slår sammen alles kalender for å se forventet tilgjengelighet. Dessuten kan du opprette og dele kalendere som indikerer spesifikke hendelser som mottakerne kan slå sammen med sine egne.
I tillegg blir alle møter som er satt opp i Kalender synkronisert overalt, og unngår eventuelle konflikter.
Google Jamboard
Google Jamboards er de digitale tavlene som hjelper deg med å skape ideer som driver frem innovasjoner. De fungerer som et delt rom hvor man kan tegne, slette, legge til bilder osv.
Skaperen av et Jamboard kan tillate andre som seere (med eller uten utløpsdato) eller redaktører.
Jamboard-innholdet kan også skyves til en fysisk, digital tavle som du kan kjøpe separat fra Google.
Men alt i Jamboard vi har diskutert til nå er tilgjengelig for alle brukere med en Google-konto. Differensiatoren igjen, til fordel for Workspace-brukere, er deling med ett klikk til institusjonen din.
Google Cloud Search
Google Cloud Search er en eksklusiv funksjon tilgjengelig for Google Workspace-brukere. Dette verktøyet bringer kraften til Google-søk til bedriften din.
Enkelt sagt, det er her du kan søke fra hele forretningsdokumentlageret ditt (som Dokumenter, Slides, Spreadsheets osv.) umiddelbart.
Og det beste er tilgangskontrollert dokumentoppdagelse. Dette betyr at de ansatte kun vil se dokumentene de har fått tilgang til i skysøket.
I tillegg til frittstående bruk, er skysøk tett integrert på tvers av Google Workspace-apper som Gmail, Dokumenter, Disk osv.
Andre
Siden denne delen er rettet mot samarbeid på arbeidsplassen, har vi lagt resten av Workspace-applikasjonene i denne delen.
Google Vault
Google Vault hjelper deg med å bevare brukerspesifikke data for alle Workspace-applikasjoner, slik at du ikke mister tilgang til noe hvis den brukeren forlater organisasjonen din.
Du kan bruke Arkiv til å lagre Gmail-meldinger, Disk-filer, Chat-meldinger (med logg på), Google Meet-opptak og relaterte filer, Nettsteder, Workspace Google Voice-data osv.
Vault beholder imidlertid bare data du forteller det til. I tillegg vil ikke data relatert til slettede brukere være tilgjengelige i hvelvet. I dette tilfellet foreskriver Google å suspendere brukere i stedet for å slette dem.
Vault har også rollebasert datatilgang.
Avslutningsvis logger Vault hver aktivitet til alle dine ansatte på ett enkelt sted som du kan eksportere til juridiske eller andre formål.
Google Nettsteder
Selv om WordPress er kjent som den enkleste måten å lage nettsteder på, Google Nettsteder er det beste alternativet for å få det til å skje enda raskere.
Og selv om du kan bruke dette til et viktig forretningsnettsted, skinner det når du vil vise frem et bestemt prosjekt eller bygge et arrangementsnettsted.
Alt dette er dra-og-slipp uten noe snev av koding.
Nettsteder støtter også bruk av et tilpasset domene for å gi nettstedet sin egen identitet. Alternativt kan man publisere det gratis med en generisk nettadresse fra Google.
Du kan også samarbeide om alle nettprosjekter som er opprettet ved hjelp av dette verktøyet. Til slutt er alle nettstedene som er designet gjennom Sites responsive på tvers av enheter og oppløsninger.
Endepunkt
Endpoint hjelper deg med å administrere ansattes enheter i tilfelle de blir stjålet for å bevare sensitive bedriftsdata.
Med dette kan du håndheve sterke passord og velge enhets- eller kontotørking i alvorlige tilfeller. Et endepunkt er et kryssplattformverktøy som beskytter bedriftsinformasjonen din på Windows, Mac, Linux, Android, iOS og ChromeOS.
I tillegg kan du bruke dette til å gjøre spesifikke forretningsapplikasjoner tilgjengelige via Google Play eller Apples App Store.
App Script
App Script er Googles applikasjonsplattform med lav kode som du kan bruke til å utvide Workspace-funksjonaliteten med HTML, CSS og JavaScript.
Målet er enkelt: automatiser de enkleste rutineoppgavene for å hjelpe deg med å fokusere på det som er viktig.
Dette er forhåndslastet med Workspace APIer og har innebygd integrasjon med 100+ Google-tjenester.
Google Work Insights
Dette er en måte å måle Google Workspace-adopsjon for bedriften din.
Du kan se bruken av individuelle Google-apper og sammenligne den med eldre apper. Innsikt kan også konfigureres til å vise deg dataene på team- eller gruppenivå eller for hele organisasjonen.
Dette er imidlertid ikke begrenset til adopsjon. I stedet kan du også sjekke ut samarbeidstallene for Workspace-applikasjoner. Dette gir deg data relatert til dokumentdeling, samredigering, møter osv., som indikerer sanntidseffekten disse verktøyene har på arbeidskulturen.
Likevel vil ikke dataene hindre det grunnleggende personvernet til dine ansatte, da dette samles inn som et aggregat for et team på ti eller flere. Selv om administratorer kan øke denne grensen for større organisasjoner.
Til slutt kan administratorer eksportere rapportene for videre analyse og ledelsesbeslutninger.
Konklusjon
Så dette er noen måter Google Workspace kan hjelpe deg med å samarbeide og jobbe effektivt på.
Men det er ikke alt. Du har også tilgang til Google Workspace Marketplace for å øke utdataene ytterligere.
PS: Du kan også justere Google Workspace til et annet nivå med disse verktøyene. I tillegg kan du sjekke denne individuelle Google Workspace-veiledningen for å se hvordan den kan transformere virksomheten din som soloprenør.